Uppdateringar av projektstatus och rapportering
- Hoppa fram till
- Så här fungerar översikt och panel
- Exempel på rapportering
- Tips för statusuppdateringar
Att få meddelanden om projektuppdateringar blir snabbt stressigt och tidskrävande. Med Asanas vyer Översikt och Panel har du en informationsdriven metod för att förstå projektanalyser och en och samma plats för att sammanställa, dela och automatisera uppdateringarna.
Hur fungerar vyerna översikt och panel?
Översikt och panel är projektvyer i Asana (så du kan växla mellan dem när som helst).
Använd översikt för att bekanta dig med ett projekt och starta det. Översikt är även vyn för att skriva utkast, dela och se ett projekts samlade statusuppdateringar och aktiviteter.
Dra och släpp höjdpunkter i uppdateringar för att dela diagram och milstolpar. Asana sparar din mall för statusuppdateringar om du vill använda samma format varje gång.
Är du intresserad av att rapportera om flera projekt samtidigt? Kolla in vår artikel om bästa praxis för portfolior i stället.
Panel erbjuder en samling anpassningsbara diagram fyllda med er projektinformation och visar uppgiftsförlopp efter slutförande, tilldelad person, slutdatum och mer. Diagrammen hjälper dig att svara på viktiga frågor för att inte bara kunna fatta mer strategiska beslut snabbt, utan också använda information för att motivera och kommunicera dessa beslut.
Rapportering i Asana-exempel
I Asana är fungerar ingenting separat. Här är några exempel på rapporteringsfrågor och hur man kan besvara dem och vidta åtgärder i hela företaget.
| Startfråga | Vad man kan kontrollera i panelvyn | Hur man kan agera på insikter |
|---|---|---|
| Hinner vi slutföra de prioriterade uppgifterna? | Uppgifter efter slutförandestatus eller prioriterat anpassat fält | Hör med de ansvariga för uppgiften genom att kommentera på uppgiften och markera allt som riskerar att fördröja projektuppdateringen. |
| Varför är vi försenade? | Ej slutförda uppgifter efter avsnitt | Använd tidslinjen för att flytta flera deadliner och utvärdera konsekvenserna av att göra det. Dela sedan den nya planeringen i en förloppsuppdatering. |
| Är någon överbelastad? | Ej slutförda uppgifter efter tilldelad person | Använd tidslinjen eller listvyn för att flytta runt arbetet i ett specifikt projekt. (Använd arbetsbelastning i en portfolio för att göra ändringar i arbetskapaciteten i flera projekt.) |
| Hur går det med uppskattningarna jämfört med de faktiska resultaten? | Se till att ha numeriska anpassade fält i projektet och kontrollera sedan summan i panelen | Har ni överskridit budgeten? Använd projektinformationen för att be om mer resurser. |
Hur man bygger en bra statusuppdatering
- Ställ in projektets deadline (om det finns någon) så att den syns i förloppsdiagrammet för att alla ska kunna se den slutliga deadlinen.
- Ställ in milstolpar för projektet för att markera viktiga projektmål eller kritiska arbetsuppgifter som behöver slutföras för att projektet ska kunna utvecklas och/eller avslutas.
- Uppdatera projektstatusen regelbundet. Välj en färg (grön, gul, röd) för att ange om ett projekt är“i fas&ldquo, “riskerar att bli försenat” eller “ur fas,”.
- Använd statusverktyget och höjdpunkter för att snabbt dra och släppa detaljer i uppdateringen baserat på den befintliga informationen i Asana.
- Använd @omnämn för att berömma teamkollegor och hänvisa till arbete i Asana. Du kan till exempel @omnämna en uppgift med de slutliga formgivningarna bifogade ifall någon behöver dem som referens.
- Projektmedlemmar får en inkorgsavisering när någon lägger upp en ny statusuppdatering och portfolion uppdateras i realtid så att alla håller sig uppdaterade.
Nu kan du berätta en övertygande, visuell historia med hjälp av informationen som redan finns i Asana för att ge intressenterna de tydliga uppdateringarna de behöver.
