formulär för ändringsförfrågan

Ingen projektplan är perfekt. Omständigheter och prioriteringar förändras med tiden, och det är okej. Men utan rätt planering kan projektändringar leda till omfattningskrypning och potentiellt störa hela projektets tidslinje. 

Även om du inte kan förutse framtiden kan du planera hur du ska justera projektplanen vid behov. På så sätt kan du ta förändringar i lugn och ro, i vetskap om att du har en process på plats för att hantera dem. 

Det är här en mall för formulär för ändringsförfrågningar kommer in i bilden. 

Vad är ett formulär för ändringsförfrågningar? 

Ett formulär för ändringsförfrågan är en strukturerad uppsättning frågor som intressenter fyller i om de vill göra ändringar i din projektplan. Dessa formulär säkerställer att du får tillräckligt med information för att avgöra om justeringen är nödvändig – inklusive orsaken till ändringen, dess prioritet och det begärda implementeringsdatumet. 

Ett formulär för ändringsförfrågningar är en del av en större ändringskontrollprocess som beskriver de steg du bör vidta för att prioritera och införliva ändringsförfrågningar i ditt projekt. Den här processen hjälper dig att minska omfattningskrypning samtidigt som du är tillräckligt flexibel för att ta itu med nya leveranser med hög prioritet. Du kan till exempel behöva utvärdera kostnader, risker och projektkvalitetskonsekvenser innan du bestämmer dig för att godkänna och implementera en ändringsförfrågan. 

Vad är en mall för formulär för ändringsförfrågningar? 

En mall för formulär för ändringsförfrågningar är mer än bara ett formulär – det är ett återanvändbart arbetsflöde som hjälper dig att omvandla inskickade formulär till genomförbara uppgifter. Genom att tillhandahålla ett formulär med specifika frågor som intressenter kan svara på, ser du till att du får all information du behöver för att fatta ett välgrundat beslut om huruvida ändringen ska implementeras eller inte. När formulärförfrågan har skickats in skapas automatiskt en uppgift i en projekthanteringsplattform som vägleder teamet genom en fördefinierad ändringskontrollprocess för att utvärdera och implementera ändringsförfrågningar. 

Här är ett exempel. Tänk dig att en av dina intressenter vill öka textstorleken för en ny webbfunktion. I stället för att skicka ett e-postmeddelande eller ett Slack-meddelande med förfrågan fyller de i formuläret, som frågar dem om den relativa betydelsen, prioriteringen och effekten av ändringen. När de sedan trycker på Skicka skapas automatiskt en uppgift för att dokumentera förfrågan, tillsammans med ytterligare uppgifter för att utvärdera kostnaden, riskerna och kvalitetskonsekvenserna av ändringen. Som ett resultat vet ditt team exakt vilka steg de behöver ta för att utvärdera nya ändringsförfrågningar. 

Att skapa en återanvändbar mall för det här arbetsflödet gör det enkelt att etablera en ändringskontrollprocess för varje nytt projekt. Allt du behöver göra är att kopiera mallen, fylla i de specifika detaljerna för ditt projekt och börja arbeta. 

Fördelarna med en digital mall för formulär för ändringsförfrågningar

Statiska mallar för formulär för ändringsförfrågningar – som Excel-kalkylark eller Google Dokument – kräver mycket arbete för att underhållas. Du måste se till att intressenter har åtkomst till formuläret, skapa en inlämningsprocess, manuellt sortera förfrågningar och hitta ett sätt att dokumentera vilka ändringar som godkänns eller avvisas. Det innebär mycket klickande och växling mellan olika appar. 

Med en digital mall för formulär för ändringsförfrågningar automatiseras allt arbete. Du kan fylla i formuläret, dokumentera förfrågningar och skapa punkter att göra på ett och samma ställe. I stället för att ständigt uppdatera dokumentationen kan du se förloppet i realtid när teamet går igenom stegen för att utvärdera, godkänna och implementera ändringar i projektplanen. 

Med en mall för formulär för ändringsförfrågningar kan du göra följande: 

• Skapa uppgifter automatiskt när intressenter fyller i formuläret för ändringsförfrågan.

• Se till att teamet har tillräckligt med information för att utvärdera ändringsförfrågningar. 

• Se statusen för alla intressenters förfrågningar på ett och samma ställe. 

• Göra det enkelt för intressenter att skicka in ändringsförfrågningar. 

• Se till att teamet följer en fördefinierad process för att utvärdera och implementera ändringar. 

• Se till att du får rätt godkännanden innan du implementerar ändringar.

• Hjälpa intressenter att förstå hur du utvärderar förfrågningar om projektändringar. 

• Bifoga stöddokumentation till förfrågningar, till exempel skärmbilder eller dokument. 

Vad som bör ingå i mallen för formulär för ändringsförfrågningar

Det finns två viktiga komponenter i en mall för formulär för ändringsförfrågningar: själva formuläret och mallen du använder för att dokumentera och spåra inskickade formulär. Vi börjar med formuläret. 

För att skapa ett formulär för ändringsförfrågningar bör du tänka på all information som teamet behöver för att utvärdera varje förfrågan. Till exempel kan formuläret innehålla följande fält: 

• Projektnamn

• Namn på personen som skapar förfrågan.

• Ändringsbeskrivning 

• Anledning till ändringen

• Prioritet

• Begärt implementeringsdatum

När du har skapat formuläret är det dags att skapa mallen. Mallen ska spegla de olika fälten i formuläret så att du kan se all information som intressenterna fyller i. Om vi fortsätter med exemplet ovan innebär det att mallen bör innehålla kolumner för att spåra den som gör förfrågan, ändringsbeskrivning, anledning, prioritet och begärt implementeringsdatum. Du kan också skapa anpassat fält för att identifiera statusen för varje förfrågan, till exempel ”begärd”, ”utvärderar” och ”godkänd”. 

Nu när grunden för mallen är på plats kan du ställa in automatiska regler – en funktion som låter dig skapa automatiska utlösare och åtgärder (dvs. ”om X händer, gör Y”). Möjligheterna här är oändliga. När en ny föreslagen ändring läggs till kan du till exempel automatiskt lägga till ytterligare uppgifter för att utvärdera kostnaden, riskerna och kvalitetspåverkan av förfrågan. 

Integrerade funktioner

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en ad hoc-process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och insats det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det viktigaste arbetet.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Arbetsflödesverktyget. Visualisera teamets arbetsflöde och förenkla samarbetet mellan olika team med arbetsflödesverktyget. Arbetsflödesverktyget är ett enkelt verktyg som hjälper dig att visualisera och skapa kraftfulla automatiserade arbetsflöden utan någon kodning. Skapa enkelt effektiva processer som kopplar samman team på alla nivåer i organisationen. Dessutom kan du effektivisera uppgifter och hålla dina teamkollegor synkroniserade genom att integrera dina favoritappar för företag såsom Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom med mera, direkt i dina arbetsflöden.

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Hubspot. Skapa Asana-uppgifter automatiskt med hjälp av HubSpot Workflows. Med HubSpot Workflows kan du använda alla kunddata i HubSpot CRM för att skapa automatiserade processer. Med den här integreringen kan du smidigt föra över arbete mellan team, till exempel när affärer eller ärenden avslutas i HubSpot.

• GitHub. Synkronisera automatiskt statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete mellan tekniska och icke-tekniska team, allt från Asana.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team. Ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

Vanliga frågor