Modello di modulo per richiesta di modifica

Nessun piano di progetto è perfetto. Le circostanze e le priorità cambiano nel tempo, è normale. Ma senza la giusta pianificazione le modifiche al progetto possono causarne un grave slittamento e ciò potrebbe ripercuotersi sull'intera cronologia. 

Anche se non puoi prevedere il futuro, puoi pianificare come adattare il tuo piano di progetto quando se ne presenta la necessità. In questo modo, puoi gestire le modifiche con calma, sapendo che disponi di un processo per affrontarle. 

Ed è qui che entra in gioco il modello di modulo per una richiesta di modifica. 

Cos'è un modulo per una richiesta di modifica? 

Un modulo per una richiesta di modifica è costituito da una serie strutturata di domande a cui gli stakeholder rispondono se vogliono modificare il piano del progetto. Questi moduli ti assicurano di ottenere informazioni sufficienti per determinare se è necessario un adattamento e includono il motivo della modifica, la sua priorità e la data di implementazione richiesta. 

Un modulo per richiesta di modifica fa parte di un più ampio processo di controllo delle modifiche, che illustra i passaggi da seguire per valutare e integrare le richieste di modifica nel progetto. Questo processo ti aiuta a ridurre lo slittamento del progetto pur rimanendo sufficientemente flessibile per affrontare nuovi risultati finali con priorità alta. Ad esempio, potrebbe essere necessario valutare i costi, i rischi e le ripercussioni sulla qualità del progetto prima di decidere di approvare e implementare una richiesta di modifica. 

Cos'è un modello di modulo per una richiesta di modifica? 

Un modello di modulo per una richiesta di modifica è più di un semplice modulo: è un flusso di lavoro riutilizzabile che ti aiuta a trasformare i moduli ricevuti in attività. Fornendo un modulo con domande specifiche a cui gli stakeholder possono rispondere, avrai tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione informata sull'eventuale implementazione della modifica. Una volta inviato il modulo, la richiesta crea automaticamente un'attività in una piattaforma di gestione dei progetti che guida il tuo team attraverso un processo predefinito di controllo delle modifiche per valutare e implementare le richieste di modifica. 

Ecco un esempio. Immagina che uno degli stakeholder desideri aumentare la dimensione del testo di una nuova funzionalità web. Invece di inviarti un'e-mail o un messaggio su Slack con la sua richiesta, compila il modulo, al cui interno viene chiesto di indicare l'importanza relativa, la priorità e l'impatto di questa modifica. Quindi, dopo che l'ha inviato, viene creata automaticamente un'attività per documentare la richiesta, insieme ad altre attività aggiuntive per valutare il costo, i rischi e gli impatti sulla qualità derivanti dalla modifica. Di conseguenza, il tuo team conosce i passaggi specifici da seguire per valutare le nuove richieste di modifica. 

Creare un modello riutilizzabile per questo flusso di lavoro semplifica la definizione di un processo di controllo delle modifiche per ogni nuovo progetto. Tutto ciò che devi fare è copiare il modello, compilarlo con i dettagli specifici del progetto e iniziare a lavorare. 

I vantaggi di un modello digitale di modulo per una richiesta di modifica

I modelli statici dei moduli per le richieste di modifica, come Documenti Google e i fogli di calcolo di Excel, necessitano di un sacco di lavoro per tenerli aggiornati. Devi assicurarti che gli stakeholder abbiano accesso al modulo, creare un processo di invio, classificare manualmente le richieste e trovare un modo per documentare le modifiche approvate e quelle rifiutate. Si tratta di continuo cliccare qua e là e passare da un'app all'altra. 

Usando un modello digitale di modulo per una richiesta di modifica tutto questo lavoro viene automatizzato. Puoi compilare il modulo, documentare le richieste e creare delle azioni da attuare in un solo posto. Invece di aggiornare continuamente la documentazione, puoi vedere l'avanzamento in tempo reale man mano che il tuo team affronta i vari passaggi, per valutare, approvare e implementare le modifiche al tuo piano di progetto. 

Con un modello digitale di modulo per una richiesta di modifica puoi: 

• generare automaticamente le attività, quando gli stakeholder compilano il modulo di richiesta di modifica

• assicurarti che il tuo team disponga di sufficienti informazioni per valutare le richieste di modifica 

• vedere lo stato di tutte le richieste degli stakeholder in un solo posto 

• semplificare il processo di invio delle richieste di modifica per gli stakeholder 

• assicurarti che il tuo team segua un processo predefinito per valutare e implementare le modifiche 

• accertarti di ottenere le giuste firme di approvazione prima di implementare le modifiche

• aiutare gli stakeholder a comprendere come valuti le richieste di modifica del progetto 

• allegare la documentazione di supporto alle richieste, come screenshot o documenti 

Cosa includere nel modello di modulo per una richiesta di modifica

Il modello di modulo per una richiesta di modifica include due componenti importanti: lo stesso modulo e il modello che si usa per documentare e monitorare i moduli inviati. Iniziamo dal modulo. 

Per creare il tuo modulo per una richiesta di modifica, pensa a tutte le informazioni di cui il tuo team necessita per valutare ciascuna richiesta. Ad esempio, il modulo potrebbe includere i seguenti campi: 

• nome del progetto

• nome del richiedente

• descrizione della modifica 

• motivo della modifica

• priorità

• data di implementazione richiesta

Una volta creato il modulo, si può creare il modello. Quest'ultimo deve riportare i vari campi presenti sul modulo, in modo che tu possa vedere tutte le informazioni inserite dagli stakeholder. Continuando con l'esempio sopra riportato, il modello dovrebbe includere delle colonne per monitorare il richiedente, la descrizione, il motivo, la priorità e la data di implementazione richiesta della modifica. Puoi anche creare dei campi personalizzati per identificare lo stato in cui si trova ciascuna richiesta, come "effettuata", "in valutazione" e "approvata". 

Ora che la spina dorsale del tuo modello è stata creata, puoi configurare le regole automatiche, che sono le funzioni che ti consentono di stabilire dei trigger e delle azioni automatiche (cioè "quando accade X, fai Y"). Qui le possibilità sono infinite. Ad esempio, quando una nuova proposta di modifica viene aggiunta, puoi creare automaticamente delle ulteriori attività per valutare il costo, i rischi e l'impatto sulla qualità di tale richiesta. 

Funzionalità integrate

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto in Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure, usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Generatore di flussi di lavoro. Visualizza il flusso di lavoro del tuo team e semplifica la collaborazione tra i team con il generatore di flussi di lavoro. Si tratta di uno strumento "punta e clicca" che consente di visualizzare e creare potenti flussi di lavoro automatizzati senza scrivere codice. Potrai così creare facilmente processi efficienti, collegare i team su tutti i livelli e definire la struttura portante della tua organizzazione. Potrai inoltre semplificare le attività e tenere sempre aggiornati i colleghi del team, integrando direttamente nel flusso di lavoro le tue app aziendali preferite, come Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e tante altre.

• Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• HubSpot. Crea attività di Asana automaticamente utilizzando HubSpot Workflows. Con HubSpot Workflows, puoi utilizzare tutti i dati dei clienti in HubSpot CRM per creare processi automatizzati. Questa integrazione ti consente di trasferire senza problemi il lavoro tra team, ad esempio, quando si chiudono accordi o ticket in HubSpot.

• GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività di Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.  

Domande frequenti