どんなプロジェクト計画も決して完璧ではありません。時間の経過とともに状況が変化し、優先順位が変わっていくのは、仕方のないことなのです。しかし、きちんとした計画がなければ、プロジェクトに変更が生じた際にスコープクリープが発生し、プロジェクトのタイムライン全体が狂ってしまう可能性があります。

将来を予測することはできませんが、必要なときにプロジェクト計画を調整する方法を検討することはできます。そうすれば、変化に対応するためのプロセスを把握した上で、変化を冷静に受け入れることができるのです。

そこで活躍するのが、変更リクエストフォームのテンプレートです。

変更リクエストフォームとは

変更リクエストフォームとは、関係者がプロジェクト計画を変更する際に記入する、一連の質問を体系的にまとめたフォームです。このフォームを使うと、変更の理由、優先順位、希望する実施日など、調整が必要かどうかを判断するために必要な情報を把握できます。

変更リクエストフォームは、変更管理プロセスの一環として使用します。このプロセスでは、変更リクエストの優先順位を決定し、プロジェクトに反映させる際に取るべきステップが定義されます。このプロセスを活用することで、スコープクリープを抑えながら、優先度の高い新たな成果物にも柔軟に対応できるようになります。たとえば、変更リクエストの承認と実施を決定する前に、コスト、リスク、プロジェクト品質への影響を評価しなければならない場合もあります。

変更リクエストフォームのテンプレートとは

変更リクエストフォームのテンプレートは、ただのフォームではありません。このテンプレートは、繰り返し使えるワークフローであり、フォームから送信された情報を具体的なタスクに変換する際に役に立ちます。関係者に具体的な質問を提供し、それに答えてもらうことで、変更を実施するかどうかの判断に必要な情報を確実に入手できるようになります。フォームのリクエストが送信されると、プロジェクト管理プラットフォーム内にタスクが自動的に作成され、事前に定義された変更管理プロセスを通じてチームを導き、変更リクエストの評価と実行が行われます。

ここで 1 つの例をご紹介します。ある関係者が、新しいウェブ機能の文字サイズを大きくすることを検討したとします。この関係者は、メールや Slack で担当者にリクエストを送る代わりに、リクエストフォームに必要事項を入力し、この変更に関する相対的な重要度、優先度、影響度について回答します。そして、この関係者が送信ボタンを押すと、リクエストを記録するためのタスクが自動的に作成され、さらに、コスト、リスク、品質に与える影響を評価するためのタスクも追加されます。その結果、チームは新しい変更リクエストを評価するために、どのようなステップが必要なのかを正確に把握できます。

このワークフローを再利用可能なテンプレートとして作成することで、新規プロジェクトごとに変更管理プロセスを簡単に設定できます。テンプレートをコピーして、プロジェクトの詳細を記入し、仕事に取り掛かるだけでよいのです。

デジタル変更リクエストフォームテンプレートのメリット

Excel スプレッドシートや Google ドキュメントのような静的な変更リクエストフォームのテンプレートは、メンテナンスがとても大変です。関係者がフォームにアクセスできるように設定し、提出プロセスを作成し、リクエストの優先度を手作業で決め、どの変更が承認または却下されたかを記録しなければなりません。このように、さまざまなアプリケーションをクリックしたり、切り替えたりするのはとても手間がかかることです。

デジタル変更リクエストフォームのテンプレートを使えば、その作業をすべて自動的に行えるようになります。フォームへの入力、リクエストの記録、アクションアイテムの作成が一か所で行えます。また、書類の更新に追われることなく、チームがプロジェクト計画の評価、承認、変更の実行といったステップを進めるたびに、リアルタイムで進捗状況を確認できます。

デジタル変更リクエストフォームのテンプレートを使うと、次のことができます。

• 関係者が変更リクエストフォームに記入し送信すると、自動的にタスクが生成されます。

• チームが変更リクエストの評価に必要な情報を持っていることを確認できます。

• 関係者のリクエストのステータスをすべて、一か所で確認できます。

• 関係者が変更リクエストを出しやすい環境を整えます。

• チームが事前に定義されたプロセスに従って、変更を評価し、実施することを確認できます。

• 変更を実施する前に、承認署名を正しく確実に得られます。

• 関係者がプロジェクトの変更リクエストの評価方法を理解できる環境を提供します。

• スクリーンショットやドキュメントなどのサポートドキュメントをリクエストに添付できます。

変更リクエストフォームのテンプレートに盛り込むべき内容

変更リクエストフォームのテンプレートには、重要な要素が 2 つあります。そのうちの一つはフォームそのもので、もう一つはフォームの内容を記録し、管理する目的で使うテンプレートです。まずはフォームから説明します。

変更リクエストフォームを作成するには、それぞれのリクエストを評価するために、チームがどのような情報を知っておく必要があるかを細かな点まで考えてください。たとえば、次のようなフィールドが含められます。

• プロジェクト名

• リクエストした人の名前

• 変更内容

• 変更の理由

• 優先度

• 実施希望日

フォームを作成したら、次にテンプレートを作成しましょう。フォームのさまざまなフィールドを、テンプレートにそのまま反映させ、関係者が記入した情報をすべて確認できるように構成します。上記の例で言えば、テンプレートには、リクエストした人、変更の内容、理由、優先度、実施希望日を記録する欄を設けると効果的でしょう。また、カスタムフィールドを作成して、「リクエスト済み」「評価中」「承認済み」など、各リクエストのステータスを確認できるように設定することもできます。

これでテンプレートの土台ができたので、次は自動ルールを設定します。自動ルールとは、「X が発生したら、Y を行う」というように、自動的にトリガーやアクションを作成する機能です。この機能の活用方法は、アイデア次第でいろいろあります。たとえば、新しい変更案が追加されたら、そのリクエストがコスト、リスク、品質に与える影響を評価するタスクを自動的に追加することができます。

組み込まれている機能

• フォーム: メンバーがフォームに入力すると、Asana のプロジェクト内に新しいタスクとして表示されます。フォームを介して情報を取り入れることで、仕事を開始する方法や必要な情報を集める方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。リクエストをその場限りのプロセスとして処理するのではなく、標準のシステムやメンバー全員が回答しなければならない一連の質問を作成するとよいでしょう。あるいは、ブランチ機能を用いて、ユーザーの過去の回答に基づいて質問を調整する手もあります。フォームは、入ってくるリクエストを管理するために費やす時間と手間を省く効果があり、チームはより多くの時間を重要な仕事に使えるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• ワークフロービルダー: ワークフロービルダーを使用すると、チームのワークフローを見える化し、チーム間のコラボレーションを簡単に実現できます。ワークフロービルダーとは、コーディングの知識がなくても、クリックするだけで強力なワークフローが視覚的に作成できるツールです。組織のあらゆる階層や区分を超えてチームをつなげる効果的なプロセスを簡単に作成できます。さらに、Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom など、お気に入りのビジネスアプリケーションをワークフローに直接連携できるので、タスクの流れがスムーズになり、チームメイト間の情報共有も容易になります。

• 承認リクエスト: タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されたかどうかを確認しなければならない時もあります。承認リクエストは Asana の特別なタイプのタスクで、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」する選択肢が備わっています。これにより、タスクの担当者は、どのようなアクションを取るべきか、自分の仕事が承認されたかどうかをはっきりと把握できるようになります

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Hubspot: HubSpot Workflows を使用すると、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成し、Asana タスクを自動的に作成できます。この連携を行えば、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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