Formulir permintaan perubahan

Tidak ada rencana proyek yang sempurna. Keadaan dan prioritas berubah dari waktu ke waktu, dan itu tidak masalah. Namun, tanpa perencanaan yang tepat, perubahan proyek dapat menyebabkan scope creep serius dan berpotensi mengacaukan seluruh linimasa proyek Anda. 

Meskipun tidak dapat memprediksi masa depan, Anda dapat merencanakan cara menyesuaikan rencana proyek saat diperlukan. Dengan begitu, Anda dapat menerima perubahan dengan tenang—mengetahui bahwa Anda memiliki proses untuk menghadapinya. 

Di situlah templat formulir permintaan perubahan berperan. 

Apa itu formulir permintaan perubahan? 

Formulir permintaan perubahan adalah serangkaian pertanyaan terstruktur yang diisi oleh pemangku kepentingan jika mereka ingin membuat perubahan pada rencana proyek Anda. Formulir ini memastikan Anda mendapatkan informasi yang cukup untuk menentukan apakah penyesuaian diperlukan—termasuk alasan perubahan, prioritasnya, dan tanggal implementasi yang diminta. 

Formulir permintaan perubahan adalah bagian dari proses kontrol perubahan yang lebih besar, yang menjelaskan langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk memilah dan memasukkan permintaan perubahan ke dalam proyek Anda. Proses ini membantu Anda mengurangi scope creep sekaligus tetap cukup fleksibel untuk menangani hasil akhir baru yang prioritasnya tinggi. Misalnya, Anda mungkin perlu mengevaluasi biaya, risiko, dan dampak kualitas proyek sebelum memutuskan untuk menyetujui dan menerapkan permintaan perubahan. 

Apa itu templat formulir permintaan perubahan? 

Templat formulir permintaan perubahan lebih dari sekadar formulir—ini adalah alur kerja yang dapat digunakan kembali yang membantu Anda mengubah pengiriman formulir menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Dengan menyediakan formulir yang berisi pertanyaan spesifik untuk dijawab oleh pemangku kepentingan, Anda memastikan bahwa Anda mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat terkait implementasi perubahan. Setelah permintaan formulir dikirimkan, formulir secara otomatis membuat tugas di platform manajemen proyek yang memandu tim Anda melalui proses kontrol perubahan yang telah ditentukan untuk mengevaluasi dan menerapkan permintaan perubahan. 

Berikut contohnya. Bayangkan salah satu pemangku kepentingan Anda ingin meningkatkan ukuran teks untuk fitur web baru. Alih-alih mengirimkan email atau Slack yang berisi permintaan, mereka mengisi formulir—yang menanyakan tentang kepentingan relatif, prioritas, dan dampak perubahan ini. Kemudian saat mereka menekan kirim, tugas akan otomatis dibuat untuk mendokumentasikan permintaan—bersama dengan tugas tambahan untuk mengevaluasi biaya, risiko, dan dampak kualitas perubahan. Hasilnya, tim Anda mengetahui langkah-langkah tepat yang perlu mereka ambil untuk mengevaluasi permintaan perubahan baru. 

Membuat templat yang dapat digunakan kembali untuk Alur Kerja ini memudahkan Anda menetapkan proses kontrol perubahan untuk setiap proyek baru. Anda hanya perlu menyalin templat, mengisi detail spesifik untuk proyek, dan mulai bekerja. 

Manfaat templat formulir permintaan perubahan digital

Templat formulir permintaan perubahan statis—seperti spreadsheet Excel atau Google Docs—membutuhkan banyak upaya untuk pemeliharaannya. Anda perlu memastikan pemangku kepentingan memiliki akses ke formulir, membuat proses pengiriman, memilah permintaan secara manual, dan menemukan cara untuk mendokumentasikan perubahan yang disetujui atau ditolak. Itu berarti banyak klik dan peralihan antar-aplikasi. 

Dengan templat formulir permintaan perubahan digital, semua pekerjaan itu otomatis. Anda dapat mengisi formulir, mendokumentasikan permintaan, dan membuat item tindakan di tempat yang sama. Alih-alih terus memperbarui dokumentasi, Anda dapat melihat progres secara real time saat tim Anda melakukan langkah-langkah untuk mengevaluasi, menyetujui, dan menerapkan perubahan pada rencana proyek Anda. 

Dengan templat formulir permintaan perubahan digital, Anda dapat: 

• Membuat tugas secara otomatis saat pemangku kepentingan mengisi formulir permintaan perubahan Anda.

• Memastikan tim memiliki informasi yang memadai untuk mengevaluasi permintaan perubahan. 

• Melihat status semua permintaan pemangku kepentingan di satu tempat. 

• Memudahkan pemangku kepentingan untuk mengajukan permintaan perubahan. 

• Memastikan tim mengikuti proses yang telah ditentukan untuk mengevaluasi dan menerapkan perubahan. 

• Memastikan Anda mendapatkan tanda tangan persetujuan yang tepat sebelum menerapkan perubahan.

• Membantu pemangku kepentingan memahami cara Anda mengevaluasi permintaan perubahan proyek. 

• Melampirkan dokumentasi pendukung ke permintaan, seperti tangkapan layar atau dokumen. 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat formulir permintaan perubahan

Ada dua komponen penting untuk templat formulir permintaan perubahan: Formulir itu sendiri dan templat yang Anda gunakan untuk mendokumentasikan dan melacak pengiriman formulir. Mari kita mulai dengan formulir. 

Untuk membuat formulir permintaan perubahan, pikirkan semua informasi yang perlu diketahui tim untuk mengevaluasi setiap permintaan. Misalnya, formulir Anda dapat mencakup bidang berikut: 

• Nama Proyek

• Nama pemohon

• Deskripsi perubahan 

• Alasan perubahan

• Prioritas

• Tanggal implementasi yang diminta

Setelah membuat formulir, saatnya membuat templat. Anda ingin templat Anda mencerminkan berbagai bidang pada formulir sehingga Anda dapat melihat semua informasi yang diisi oleh pemangku kepentingan. Untuk melanjutkan contoh di atas, artinya templat Anda harus menyertakan kolom untuk melacak pemohon, Deskripsi perubahan, alasan, prioritas, dan tanggal implementasi yang diminta. Anda juga dapat membuat bidang kustom untuk mengidentifikasi status setiap permintaan—seperti "diminta", "dievaluasi", dan "disetujui". 

Setelah landasan templat Anda siap, Anda dapat menyiapkan aturan otomatis —fungsi yang memungkinkan Anda membuat pemicu dan tindakan otomatis (yaitu, "ketika X terjadi, lakukan Y"). Kemungkinannya tidak terbatas—misalnya, saat perubahan yang diusulkan baru ditambahkan, Anda dapat secara otomatis menambahkan tugas tambahan untuk mengevaluasi biaya, risiko, dan dampak kualitas permintaan. 

Fitur terintegrasi

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan ini akan ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara memulai pekerjaan, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih memperlakukan setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika percabangan untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban pengguna sebelumnya. Pada akhirnya, Formulir membantu Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk. Jadi, tim dapat menghabiskan waktu yang lebih banyak untuk pekerjaan yang benar-benar penting.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur Bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Pembuat Alur Kerja. Visualkan alur kerja tim Anda dan sederhanakan kolaborasi lintas tim dengan Pembuat Alur Kerja. Pembuat Alur Kerja adalah alat tunjuk dan klik tanpa kode untuk memvisualkan dan membangun alur kerja otomatis yang hebat. Buat proses efektif dengan mudah yang menghubungkan tim di semua level dan pilar organisasi Anda. Selain itu, sederhanakan tugas dan buat rekan tim tetap selaras dengan mengintegrasikan aplikasi bisnis favorit Anda—seperti Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, dan lainnya—langsung ke alur kerja.

• Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setuju", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan petunjuk yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum. 

App yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Hubspot. Buat Tugas Asana secara otomatis menggunakan HubSpot Workflows. Dengan HubSpot Workflows, Anda dapat menggunakan semua data pelanggan di HubSpot CRM untuk membuat proses otomatis. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk menyerahkan pekerjaan antar-tim dengan lancar, misalnya, saat penutupan kesepakatan atau tiket di HubSpot.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke Tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Rampingkan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

Pertanyaan Umum