변경 요청 양식 템플릿

변경을 예측할 수는 없지만, 변경에 대비해 계획을 세울 수는 있습니다. 변경 사항을 실행하는 데 필요한 정보를 수집하여 어떤 일이 발생하더라도 대응할 수 있도록 준비하세요. Asana에서 변경 요청 양식 템플릿을 만드는 방법을 소개하겠습니다.

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어떤 프로젝트 계획도 완벽하지 않습니다. 시간이 지나면서 자연스럽게 상황이 바뀌고 우선순위가 변경되곤 합니다. 그러나 올바른 계획이 없으면 프로젝트가 심각한 범위 변동으로 이어질 수 있으며 전체 프로젝트 타임라인에서 벗어나게 될 가능성이 있습니다.

미래를 예측할 수는 없지만, 필요시 프로젝트 계획을 조정하는 방안을 마련해 둘 수 있습니다. 이렇게 하면 변경에 대응하는 프로세스가 있다는 점을 알고 있기 때문에 수월하게 변경에 대처할 수 있습니다.

바로 이럴 때 변경 요청 양식 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

[제품 UI] 프로젝트 계획 템플릿 - 업무 요청 템플릿(보드)

변경 요청 양식이란?

변경 요청 양식이란 이해관계자가 프로젝트 계획을 변경하고자 할 때 작성하는 일련의 질문을 체계적으로 정리한 양식입니다. 변경 요청 양식을 사용하면 변경하는 이유, 변경의 우선순위, 요청된 실행 날짜 등을 포함하여 조정이 필요한지를 판단하기 위한 충분한 정보를 얻을 수 있습니다.

변경 요청 양식은 대규모 변경 관리 프로세스의 일부분입니다. 변경 관리 프로세스에서는 변경 요청의 우선순위를 지정하고 프로젝트에 반영하기 위해 수행해야 하는 단계를 설명합니다. 이 프로세스는 우선순위가 높은 새로운 결과물을 처리할 수 있을 정도로 유연하면서 범위 변동을 줄이는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 변경 요청을 승인하고 실행하는 결정을 내리기 전에 비용, 리스크, 프로젝트 품질에 미치는 영향을 평가해야 할 수 있습니다.

변경 요청 양식 템플릿이란?

변경 요청 양식 템플릿은 단순한 양식이 아닙니다. 변경 요청 양식 템플릿은 제출된 양식을 실행 가능한 작업으로 변환할 수 있는 재사용 가능한 워크플로입니다. 이해관계자가 답변할 수 있도록 구체적인 질문이 담긴 양식을 제공함으로써 변경 실행 여부를 결정하는 데 필요한 모든 정보를 확보하여 정보를 바탕으로 결정을 내릴 수 있습니다. 양식 요청이 제출되면 프로젝트 관리 플랫폼에 자동으로 작업이 생성되며 사전에 정의된 변경 관리 프로세스를 통해 팀을 안내하여 변경 요청을 평가하고 실행합니다.

한 가지 예시를 살펴보겠습니다. 이해관계자 한 명이 신규 웹사이트 기능의 글자 크기를 키우고 싶어 한다고 가정해 보겠습니다. 이해관계자는 이메일이나 Slack으로 요청을 보내는 대신 상대적 중요도, 우선순위, 해당 변경의 영향에 관해 질문하는 양식을 작성합니다. 그런 다음 이해관계자가 이 양식을 제출하면 작업이 자동으로 생성되어 요청을 기록하며, 비용, 리스크, 품질에 미치는 영향을 평가하기 위한 작업도 추가로 생성됩니다. 결과적으로 팀은 새로운 변경 요청을 평가하기 위해 따라야 하는 단계를 정확하게 파악합니다.

이 워크플로에 대해 재사용 가능한 템플릿을 만들면 모든 신규 프로젝트의 변경 관리 프로세스를 쉽게 수립할 수 있습니다. 템플릿을 복사하고 프로젝트에 대해 자세한 내용을 입력하고 업무를 시작하기만 하면 됩니다.

디지털 변경 요청 양식 템플릿의 이점

Excel 스프레드시트나 Google 문서 같은 정적인 변경 요청 양식 템플릿은 유지하는 데 많은 노력이 필요합니다. 이해관계자가 양식에 대한 액세스 권한을 갖도록 해야 하고, 제출 프로세스를 만들고, 수동으로 요청의 우선순위를 분류하고, 어떤 변경이 승인되거나 거절되었는지 기록하는 방법을 찾아야 합니다. 이렇게 하려면 여러 앱을 전환하면서 수많은 클릭을 해야 합니다.

디지털 변경 요청 양식 템플릿을 사용하면 이 모든 일이 자동화됩니다. 한 곳에서 양식을 작성하고, 요청을 기록하고, 실행 과제를 생성할 수 있습니다. 끊임없이 문서를 업데이트하는 대신 팀이 프로젝트 계획에서 변경을 평가하고, 승인하고, 실행하는 단계를 거치면서 진행 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다.

디지털 변경 요청 양식 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 이해관계자가 변경 요청 양식을 작성하면 자동으로 작업을 생성합니다.

  • 팀이 변경 요청을 평가하기 위한 충분한 정보를 확보할 수 있습니다.

  • 한 곳에서 모든 이해관계자의 요청 상태를 확인할 수 있습니다.

  • 이해관계자가 변경 요청을 편리하게 제출할 수 있습니다.

  • 팀이 사전에 정의된 프로세스에 따라 변경을 평가하고 실행하도록 합니다.

  • 변경을 실행하기 전에 적절한 승인 서명을 받도록 관리합니다.

  • 이해관계자가 프로젝트 변경 요청이 평가되는 방식을 이해하는 데 도움이 됩니다.

  • 스크린샷이나 문서와 같이 근거가 되는 자료를 요청에 첨부할 수 있습니다.

변경 요청 양식 템플릿에 포함해야 하는 내용

변경 요청 양식 템플릿에는 중요한 요소 두 가지가 있습니다. 바로 양식 자체와 제출된 양식을 기록하고 추적하기 위해 사용하는 템플릿입니다. 먼저 양식부터 소개하겠습니다.

변경 요청 양식을 생성하려면 각 요청을 평가하기 위해 팀이 알아야 할 모든 정보를 떠올려 보세요. 예를 들어 양식에 다음과 같은 필드를 포함할 수 있습니다.

  • 프로젝트 이름

  • 요청자 이름

  • 변경에 대한 설명

  • 변경 이유

  • 우선순위

  • 요청된 실행 날짜

양식을 작성하고 나면 템플릿을 생성할 차례입니다. 템플릿은 이해관계자가 작성하는 모든 정보를 볼 수 있도록 양식에 있는 다양한 필드를 반영해야 합니다. 위에 나온 예시를 토대로 이어서 설명하자면 템플릿에는 요청자, 변경에 대한 설명, 변경 이유, 우선순위, 요청된 실행 날짜를 추적하는 열을 포함해야 합니다. ‘요청됨’, ‘평가 중’, ‘승인됨’과 같이 각 요청의 상태를 확인하기 위한 사용자 지정 필드를 생성할 수도 있습니다.

이제 템플릿의 중추가 되는 부분을 만들었으므로 자동 트리거와 동작을 생성하도록 해주는 기능인 자동화 규칙을 설정할 수 있습니다(예: X가 발생하면 Y 실행). 이를 활용하는 방법은 무궁무진합니다. 예를 들어 새로 제안된 변경이 추가되면 해당 요청에 대한 비용, 리스크, 품질에 미치는 영향을 평가하기 위해 추가 작업을 자동으로 추가할 수 있습니다.

포함된 기능

  • 양식: 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

  • 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

  • 워크플로 빌더: 워크플로 빌더를 사용하여 팀의 워크플로를 시각화하고 팀 간 협업을 간소화할 수 있습니다. 워크플로 빌더는 코딩 없이 마우스 클릭만으로 강력한 자동화 워크플로를 시각화하고 구축할 수 있는 툴입니다. 조직의 모든 계층과 부분에서 팀을 연결하는 효과적인 프로세스를 쉽게 만들 수 있습니다. 또한, Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom 등과 같이 자주 사용하는 비즈니스 앱을 워크플로에 직접 연동하여 작업을 효율화하고 팀원과 항상 최신 정보를 공유할 수 있습니다.

  • 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

추천 앱

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Hubspot: HubSpot Workflows를 사용하여 자동으로 Asana 작업을 생성하세요. HubSpot Workflows를 사용하면 HubSpot CRM의 모든 고객 데이터를 사용하여 자동화된 프로세스를 생성할 수 있습니다. 이 연동을 통해 HubSpot에서 거래나 티켓이 종료되었을 때와 같이 팀 간에 수월하게 업무를 인계할 수 있습니다.

  • GitHub: GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화하세요. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

  • Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

FAQ

변경 요청 양식 템플릿은 어떻게 사용하나요?

템플릿을 생성하면 사용하기는 쉽습니다. 설정한 자동화 수준에 따라 작업의 우선순위를 분류하고, 작업을 적절한 팀원에게 배정하고, 요청 상태를 업데이트하고, 작업과 승인을 완료해야 할 수 있습니다. 템플릿은 대부분의 관리 작업을 수행해 줍니다. 궁극적으로 가장 중요한 점은 이해관계자가 변경 요청 양식이 어디에 있는지 알 수 있도록 하여 요청을 손쉽게 제출할 수 있도록 하는 것입니다.

변경 요청 양식 템플릿이 꼭 필요한가요?

변경과 변경 관리프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다. 프로젝트 리더라면 변경 요청을 관리하는 시스템을 만드는 것이 향후 변경에 대응하고 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 변경 요청 양식 템플릿을 사용하면 모든 신규 프로젝트에 대한 변경 관리 프로세스를 수월하게 수립할 수 있습니다.

변경 요청 양식 템플릿을 누구와 공유해야 하나요?

프로젝트 팀원, 여러 부서의 이해관계자, 변경을 승인하는 담당자 등을 비롯하여 변경 관리 계획에 대해 항상 최신 정보를 알고 있어야 하는 모든 사람과 템플릿을 공유하세요. 또한, 팀장은 템플릿을 부하 직원과 공유하여 모든 팀원이 사전에 정의된 동일한 변경 관리 프로세스에 따라 프로젝트를 수행하도록 할 수 있습니다.

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