Форма запроса на изменение

Ни один план проекта не идеален. Обстоятельства и приоритеты меняются со временем, и это нормально. Но без правильного планирования изменения в проекте могут привести к серьезному разрастанию объема и потенциально сорвать весь график проекта. 

Хотя вы не можете предсказать будущее, вы можете спланировать, как при необходимости скорректировать план проекта. Так вы сможете спокойно реагировать на изменения, зная, что у вас есть процесс, позволяющий справиться с ними. 

Именно здесь на помощь приходит шаблон формы запроса на изменение. 

Что такое форма запроса на изменение? 

Форма запроса на изменение — это структурированный набор вопросов, которые заполняют заинтересованные лица, если они хотят внести изменения в план вашего проекта. Эти формы позволяют получить достаточно информации, чтобы определить, нужна ли корректировка, включая причину изменения, его приоритет и запрашиваемую дату реализации. 

Форма запроса на изменение является частью более широкого процесса контроля изменений, который определяет шаги, которые необходимо предпринять для сортировки и включения запросов на изменение в ваш проект. Этот процесс помогает сократить разрастание объёма, сохраняя при этом достаточную гибкость для решения новых, высокоприоритетных задач. Например, вам может потребоваться оценить затраты, риски и последствия для качества проекта, прежде чем принимать решение об утверждении и реализации запроса на изменение. 

Что такое шаблон формы запроса на изменение? 

Шаблон формы запроса на изменение — это не просто форма, а рабочий процесс, который можно использовать многократно и который помогает преобразовывать данные, полученные через форму, в конкретные задачи. Предоставляя форму с конкретными вопросами для заинтересованных сторон, вы получаете всю информацию, необходимую для принятия обоснованного решения о целесообразности внесения изменений. После отправки запроса на изменение автоматически создаётся задача на платформе управления проектами, которая направляет вашу команду через заранее определённый процесс контроля изменений для оценки и реализации запросов на изменение. 

Вот пример. Представьте, что один из ваших заинтересованных лиц хочет увеличить размер текста для новой веб-функции. Вместо того чтобы отправить вам запрос по электронной почте или в Slack, он заполняет форму, в которой указывает относительную важность, приоритет и влияние этого изменения. Затем, когда он нажимает кнопку «Отправить», автоматически создаётся задание для документирования запроса, а также дополнительные задачи для оценки стоимости, рисков и влияния изменения на качество. В результате ваша команда будет знать, какие именно действия необходимо предпринять для оценки новых запросов на изменение. 

Создание многоразового шаблона для этого рабочего процесса упрощает внедрение процесса контроля изменений для каждого нового проекта. Всё, что нужно сделать, это скопировать шаблон, заполнить конкретные детали для вашего проекта и начать работу. 

Преимущества цифрового шаблона формы запроса на изменение

Статические шаблоны формы запроса на изменение, такие как таблицы Excel или Google Docs, требуют много усилий для поддержания. Необходимо убедиться, что у заинтересованных сторон есть доступ к форме, создать процесс подачи заявок, вручную сортировать запросы и найти способ документировать, какие изменения были одобрены или отклонены. Это требует много щелчков мышью и переключения между различными приложениями. 

С помощью цифрового шаблона формы запроса изменений вся эта работа автоматизируется. Вы можете заполнять формы, документировать запросы и создавать задачи в одном и том же месте. Вместо того чтобы постоянно обновлять документацию, вы можете видеть прогресс в реальном времени по мере того, как ваша команда выполняет этапы оценки, утверждения и внесения изменений в план проекта. 

Возможности, которые даёт шаблон цифровой формы запроса на изменение: 

• Автоматически создавать задачи, когда заинтересованные стороны заполняют форму запроса на изменение.

• Убедиться, что у вашей команды достаточно информации для оценки запросов на изменение. 

• Просматривать статус всех запросов заинтересованных сторон в одном месте. 

• Упростить для заинтересованных лиц подачу заявок на изменения. 

• Обеспечить соблюдение командой заранее определённого процесса оценки и внедрения изменений. 

• Получать необходимые подтверждения перед внесением изменений.

• Помогать заинтересованным лицам понять, как вы оцениваете запросы на изменение проекта. 

• Прикреплять к запросам подтверждающую документацию, например скриншоты или документы. 

Что должно быть в шаблоне формы запроса на изменение

Шаблон формы запроса на изменение состоит из двух важных компонентов: самой формы и шаблона, который вы используете для документирования и отслеживания отправок формы. Давайте начнём с формы. 

Чтобы создать форму запроса на изменение, подумайте обо всей информации, необходимой вашей команде для оценки каждого запроса. Например, ваша форма может включать следующие поля: 

• Название проекта

• Имя инициатора

• описание изменения; 

• Причина изменения

• Приоритет

• Запрашиваемая дата внедрения

После создания формы можно переходить к созданию шаблона. В нём должны быть отражены все поля формы, чтобы вы могли видеть всю информацию, которую заполняют заинтересованные стороны. В нашем примере шаблон должен включать столбцы для отслеживания инициатора, описания изменения, причины, приоритета и запрашиваемой даты реализации. Вы также можете создать нестандартные поля для определения статуса каждого запроса, например «запрошено», «оценивается» и «одобрено». 

Теперь, когда основа шаблона готова, можно настроить автоматические правила — функцию, которая позволяет создавать автоматические триггеры и действия (например, «когда происходит X, выполнять Y»). Возможности здесь безграничны. Например, при добавлении нового предлагаемого изменения можно автоматически добавлять дополнительные задачи для оценки стоимости, рисков и влияния запроса на качество. 

Интегрированные функции

• формы. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте Asana. Собирая информацию с помощью формы, вы можете стандартизировать начало работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничто не оставалось без внимания. Вместо того чтобы рассматривать каждый запрос как отдельный процесс, создайте стандартизированную систему и набор вопросов, на которые должен ответить каждый. Используйте логику ветвления, чтобы задавать вопросы на основе предыдущего ответа пользователя. В конечном итоге формы помогают вам тратить меньше времени и сил на управление входящими запросами, чтобы ваша команда могла уделять больше времени работе, которая имеет значение.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий — по сути, «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

• Конструктор рабочих процессов. Визуализируйте рабочий процесс своей команды и упростите взаимодействие между командами с помощью конструктора рабочих процессов. Конструктор рабочих процессов — это инструмент, позволяющий несколькими щелчками мыши визуализировать и создавать действенные автоматизированные рабочие процессы без единой строчки программного кода. Легко создавайте эффективные процессы, объединяющие команды на всех уровнях и в разных подразделениях вашей организации. Кроме того, вы можете оптимизировать задачи и синхронизировать работу своих коллег, добавив повседневные приложения — такие как Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom и многие другие — непосредственно в свои рабочие процессы.

• Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный результат, а знать, одобрен он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия они должны предпринять и была ли их работа одобрена или нет. 

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Hubspot. Автоматически создавайте задачи Asana, используя HubSpot Workflows. С помощью HubSpot Workflows можно использовать данные клиентов из HubSpot CRM для создания автоматизированных процессов. Эта интеграция позволяет передавать работу между командами, например, когда в HubSpot закрываются заявки или сделки.

• GitHub. Автоматически синхронизируйте обновления статуса запросов Github на внесение изменений в задачи Asana. Отслеживайте ход выполнения заявок на внесение изменений и улучшайте межфункциональное взаимодействие между техническими и нетехническими командами, не выходя из Asana.

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий Business и технической команд. 

Вопросы и ответы