Samtalslogg

Om du tillbringar mycket av din dag i telefon vet du hur tidskrävande det kan vara att ta och hålla reda på samtalsanteckningar. Från att ringa upp potentiella kunder till att följa upp försäljningsförfrågningar och bygga nya kundrelationer, mycket business sker via telefon, så det kan kännas som ett stort bakslag om du tappar bort dina anteckningar (eller inte kan läsa din egen handstil!).

Som tur är kan mallar för samtalsloggar hjälpa till. De här duplicerbara loggarna hjälper dig att spåra dina dagliga samtal – inklusive vem du pratade med och vad som ska göras efter samtalet – så att du aldrig behöver oroa dig för att tappa bort dina samtalsanteckningar igen. 

Vad är samtalsloggning?

Samtalsloggning innebär att man registrerar inkommande och utgående telefonsamtalsdetaljer i en samtalslogg. Vanligtvis använder teammedlemmar som gör mycket affärer via telefon, till exempel telemarketing eller säljare, samtalsloggar. Men alla team som vill föra ett detaljerat register över kommunikationen kan dra nytta av samtalsloggar. 

Vanligtvis registrerar man samtalets ursprung, datum, start- och sluttid, syfte och eventuella anteckningar eller punkter att göra. På så sätt vet du exakt vad ni pratade om och vad som behöver göras härnäst.

Vad är en mall för en samtalslogg?

En mall för samtalslogg är en återanvändbar version av en samtalslogg. Mallar för samtalsloggar fungerar som ett ramverk för all samtalsloggning. Även om innehållet i mallen för samtalsloggar kommer att ändras, kommer strukturen att förbli densamma, vilket minskar det förberedande arbetet med att skapa en samtalslogg för varje användningsfall eller dag. 

Det bästa av allt? Att skapa en redigerbar mall för samtalsloggar i ett projekthanteringsverktyg eliminerar risken för att du tappar bort eller misstolkar dina samtalsanteckningar. Om du dessutom använder en digital samtalslogg kan du se viktiga sammanhang – till exempel samtalets syfte, nästa steg och andra samtalsspecifika anteckningar – på ett ögonblick. Med en mall för samtalsloggar kommer du aldrig att behöva undra: "Vad menade jag med det?" igen. 

Med en digital mall för samtalsloggar kan du:

• Se alla dina samtalsanteckningar på ett och samma ställe.

• Hålla koll på samtalsrelaterad kundinformation.

• övervaka samtalsresultat, till exempel hur många kalla samtal som konverteras till kunder

• Spåra åtgärdspunkter som uppstår under samtal, till exempel vilka kunder som vill ha mer information eller behöver en uppföljning.

• Förbättra dina CRM-praxis (Customer Relationship Management).

• Bifoga relevanta dokument såsom Google Dokument eller Google Kalkylark till samtalsanteckningar.

• Bygga kundrelationer och förutse kundernas behov genom att granska samtalsloggar för att se vilka kunder som ofta ringer och varför 

• Få en bättre förståelse för teamets prestation och marknadsföringskampanjens effektivitet genom att övervaka samtalsdetaljer såsom samtalets varaktighet och konverteringsfrekvens.

Vanliga typer av mallar för samtalsloggar

Även om alla team som vill effektivisera och standardisera sina processer för samtalsloggar och anteckningar kan dra nytta av mallar för samtalsloggar, finns det några vanliga användningsfall för samtalsloggar, inklusive:

• Mall för samtalslogg för försäljning: Logga information och resultat relaterade till försäljningssamtal, inklusive den potentiella kundens namn och företag, samtalets syfte och om den potentiella kunden kräver en uppföljning. 

• Mall för samtalslogg för befintliga kunder: Spåra inkommande och utgående samtal till nuvarande kunder för att enkelt övervaka och bygga kundrelationer.  

• Mall för samtalslogg för sjukvård eller patienter: Anteckna patientinformation, såsom patientens läkare, deras symtom, eventuella instruktioner och om de behöver en uppföljning från sin läkare. 

• Mall för daglig eller veckovis samtalslogg: registrera dina dagliga eller veckovisa inkommande och utgående samtal för att övervaka dina kundrelationer eller din försäljning. 

• Mall för samtalslogg för kundtjänst eller support: Håll koll på information om inkommande support- eller servicesamtal, inklusive vem som initierade samtalet och vilken tjänst som behövs.

Vad bör ingå i en mall för en samtalslogg?

För att få ut så mycket som möjligt av din mall för samtalsloggar bör du se till att den innehåller viktig samtals- och kundspecifik information. Om du utformar din mall med taggar för kunduppgifter och åtgärdspunkter minskar du den tid det tar att registrera den viktigaste informationen från samtalen, så att du kan gå vidare till viktigare uppgifter, till exempel att göra en försäljning.

Här är några saker som bör ingå i en grundläggande mall för samtalsloggar:

• Namnet på personen som tar emot samtalet.

• Samtalsmottagarens företag. 

• Samtalsmottagarens kontaktinformation.

• Datum och tid för samtalet.

• Samtalets varaktighet.

• Samtalets syfte.

• Om du behöver följa upp med kunden.

• Ett utrymme för samtalsspecifika anteckningar eller punkter att göra efter samtalet.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

Vanliga frågor