Hur uppgiftsgruppering kan öka din produktivitet på jobbet

Här är ett scenario: Du öppnar din e-post på måndag morgon för att titta på din lista över uppgifter. Din inkorg är en enda röra, godkännanden staplas på hög och du har ingen aning om var du ska börja eller vad du ska göra först. 

Om det här är du är du inte ensam. Ett av de vanligaste sätten att börja dagen är att gå till e-post och ta itu med den första korrespondensen i inkorgen. Men även om det är bra för de som har skickat mejl till dig, kanske det inte är det mest effektiva sättet att använda din tid. Att slå samman uppgifter kan hjälpa dig att organisera de uppgifter du behöver slutföra på ett sätt som är mest effektivt för dig, så att du kan börja dagen på dina egna villkor.

Vad är uppgiftsgruppering?

Uppgiftsgruppering är en produktivitetsstrategi som innebär att man grupperar liknande uppgifter för att slutföra dem under en tidsperiod. Huvudsyftet med den här strategin är att undvika kontextväxling, det vill säga att mentalt hoppa fram och tillbaka mellan uppgifter. Termen kontextväxling har sitt ursprung i datorvärlden och beskriver hur ett operativsystem kan köra flera processer samtidigt. Tänk på det som att klicka på två olika appar på telefonen och växla mellan dem. Hjärnan gör något liknande när den fokuserar på två olika uppgifter. Men eftersom vi är människor och inte datorer krävs det tid och mental insats för att vi ska kunna växla mellan olika sammanhang. Att slå samman uppgifter hjälper till att minska mängden kontextväxling under dagen. I stället för att ta itu med dina uppgifter när de dyker upp, uppmuntrar strategin för uppgiftsgruppering dig att gruppera liknande uppgifter så att du kan slutföra alla uppgifter för ett liknande projekt eller arbetsflöde på en gång. 

Uppgiftsgruppering vs tidsblock

Att dela upp uppgifter i grupper bygger på tidsblock. Även om de här två produktivitetsstrategierna liknar varandra finns det några skillnader mellan dem. 

• Uppgiftsgruppering grupperar uppgifter som är liknande eller ingår i samma projekt i en bestämd tidsperiod. Du kan till exempel välja att svara på alla dina e-postmeddelanden samtidigt i stället för när de kommer in. 

• Tidsblockering eller tidsgruppering innebär att schemalägga specifika tidsblock under dagen för att fokusera på arbetet. Med hjälp av det tidigare nämnda e-postexemplet kan du avsätta en timme varje dag enbart för att svara på e-postmeddelanden. 

Du kan ta din produktivitet ett steg längre och kombinera de två strategierna. Gruppera liknande uppgifter tillsammans och tilldela ett tidsblock för att slutföra den kategorin av uppgifter. 

Varför uppgiftsgruppering fungerar

Att gruppera uppgifter fungerar eftersom det gör det möjligt för hjärnan att fokusera på ena uppgiften i taget i stället för att multitaska. Dr Sahar Yousef, kognitiv neuroforskare och föreläsare vid Haas School of Business, University of California, Berkeley, säger att multitasking är en myt. Under Asanas Focus & Flow-evenemang sa Dr Yousef: "Den mänskliga hjärnan fungerar bäst när den fokuserar på en sak i taget. Vi har en viss kognitiv kapacitet och en viss uppmärksamhet."

Den mänskliga hjärnan fungerar bäst när den fokuserar på en sak i taget. Vi har en viss kognitiv kapacitet och en viss uppmärksamhet.”

För att undvika multitasking utnyttjar uppgiftsgruppering vårt individuella fokus för att ta itu med en specifik typ av uppgift. När du arbetar med en grupp av uppgifter kan du undvika att tänka på eller arbeta med en annan uppgift som inte ingår i den gruppen. Det hjälper dig att arbeta mer effektivt eftersom det tar tid och energi för din hjärna att växla mellan olika uppgifter. Det kan ta i genomsnitt 23 minuter att fokusera igen efter en distraktion, och uppgiftsgruppering förhindrar den här så kallade ”växlingskostnaden”.

"Det fina med mänsklig uppmärksamhet och fokus är att det är en värdefull, begränsad resurs", säger Dr Yousef. "Vi har inte en oändlig mängd uppmärksamhet. Vi måste vara mycket försiktiga med hur vi använder den begränsade resursen." 

Så här grupperar man uppgifter

Att slå samman uppgifter är en enkel teknik som hjälper dig att gå igenom din att göra-lista och förbättra din tidshantering. Här är stegen du kan följa för att slå samman uppgifter. 

Kategorisera dina uppgifter för dagen

Titta på allt du behöver göra under dagen och kategorisera uppgifter i liknande grupper. Du kan organisera dina uppgifter efter insatsnivå, efter projekt eller efter vilken typ av åtgärder som krävs för att slutföra en uppgift.  

Tips: Om du har svårt att växla mellan saker som du behöver göra under dagen kan du prova att använda GTD-metoden. Den här tekniken hjälper dig att flytta information från din hjärna till en extern källa, så att du inte behöver slösa energi på att komma ihåg allt du behöver göra. 

Blockera tid i din Kalender 

När du har grupperat liknande uppgifter kan du avsätta tid för att slutföra alla uppgifter på en gång. Om det behövs kan du schemalägga tiden i din Kalender. Det hjälper dig inte bara att hålla ditt åtagande, det låter också ditt team veta när du är tillgänglig och när du fokuserar. 

Låt oss till exempel säga att det tar dig ungefär 30 minuter att svara på e-post och Slack-meddelanden. För att använda tekniken för att gruppera uppgifter behöver du bara avsätta 30 minuter i början, mitten och slutet av dagen för att gå igenom de här uppgifterna. 

Tips: En vanlig invändning mot att använda tidsblock är att anställda vill vara ständigt tillgängliga för sitt team. Det är trevligt att tänka så, men att använda en tidsblockeringsteknik gör dig inte otillgänglig – det visar dina teammedlemmar den mest optimala tiden att nå dig så att du kan ge dem din odelade uppmärksamhet. När du skapar dina tidsblock ska du inte glömma att ta hänsyn till teammöten och matraster! 

Färgkoda dina tidsblock

Även om det här steget är helt valfritt kan färgkodning av tidsblocken hjälpa dig att få en bättre överblick över hur du spenderar din dag. Använd olika färger för möten, fokustid och individuella möten så att du snabbt kan se hur din dag ser ut.

Fördelar med att gruppera uppgifter

Om du funderar på att testa några produktivitetstips är det här anledningen till att uppgiftsgruppering är värt din tid. 

Främjar djupt arbete och fokus

Djupt arbete är ett tillstånd av maximal koncentration som gör det möjligt att enkelt lära sig utmanande saker och snabbt producera kvalitetsarbete. Begreppet skapades av Cal Newport, en datavetenskapsprofessor vid Georgetown University. I sin bok Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World definierar Newport djupt arbete som ett tillstånd av koncentration utan distraktioner där hjärnan arbetar med maximal potential. 

Genom att slå samman uppgifter kan din hjärna filtrera bort distraktioner och bara fokusera på uppgiften framför dig, så att du kan arbeta med den med hjärnans maximala potential. Det kan hjälpa dig att både komma in i ett djupt arbete och stanna kvar i det.

Minskar utbrändhet

Att växla mellan sammanhang avbryter inte bara ditt fokus utan kan också öka risken för utbrändhet. 

University of California Irvine upptäckte att arbete i en miljö med ständiga avbrott ökar stress och frustration. Att ständigt växla mellan sammanhang ökar mängden kortisol som hjärnan producerar, vilket kan göra att du känner dig mentalt utmattad och utbränd. 

Tänk på din arbetsdag som en vandringsled. När du är fokuserad kan du hålla dig på stigen och fortsätta framåt. Om du är distraherad kan du stanna och vandra bort från stigen för att titta på en blomma, men du måste fortfarande gå tillbaka till stigen och fortsätta framåt. Din hjärna gör samma sak när du byter uppgifter, och det kan vara svårt att verkligen se hur långt du har kommit om du hela tiden avviker från stigen. 

Detsamma gäller för ditt arbete – det är svårt att identifiera hur mycket arbete du har slutfört när du hela tiden multitaskar. När du delar upp dina uppgifter i arbetsblock är det tydligt för både dig och dina teammedlemmar vad du har slutfört. Att se dina konkreta resultat kan hjälpa dig att känna dig mer fulländad under dagen och visa att ditt hårda arbete har lönat sig.

Sparar tid 

Om du har svårt att få plats med allt arbete på en arbetsdag kan uppgiftsgruppering hjälpa dig att komma ikapp och minimera förhalning. Om deadliner är ett problem för dig kan tidsblock hjälpa till att skapa en känsla av brådska. Det kan hjälpa dig att få de mer krävande uppgifterna ur vägen i stället för att skjuta upp dem till senare. Som ett resultat kan du njuta av mer ledig tid senare. 

Tips för att gruppera uppgifter

Om du inte är van vid att gruppera uppgifter kan det vara lite knepigt att komma igång. Här är några tips som du kan använda för att få ut så mycket som möjligt av strategin för att slå samman uppgifter. 

Schemalägg mentalt krävande uppgifter under de tider då du är som mest produktiv

Varje person har olika tidsperioder då de är i sitt bästa mentala tillstånd. Vissa människor kan arbeta bättre tidigt på morgonen och andra kan få en energikick efter lunch. Oavsett när den tiden är för dig bör du schemalägga dina mer mentalt krävande uppgifter, som brainstorming eller strategiplanering, under de timmarna. 

Minimera distraktioner under fokuseringstimmar

När du fokuserar på en uppsättning uppgifter kan du inaktivera aviseringar, avsluta alla onödiga appar på skrivbordet eller aktivera läget stör ej. Stäng av dina telefonaviseringar och logga ut från sociala medier. En liten avisering på skärmen är tillräckligt för att distrahera dig, och du bör förhindra det så mycket som möjligt för att främja djupt arbete. 

Om du blir distraherad av din fysiska arbetsyta kan du ta dig tid att rensa ditt skrivbord och ställa in din arbetsstation på ett sätt som gör att du kan arbeta så effektivt som möjligt.

Informera teamet om dina fokustimmar

Det är viktigt att låta ditt team veta när du är i ett fokusblock. Du kan göra det genom att ställa in en status på Slack, ett automatiskt svar på din e-post eller genom att göra ett offentligt kalenderblock i din kalender. När du meddelar ditt team vet de att de inte ska störa dig om det inte är en nödsituation. Berätta för dem om olika sätt att få tag på dig, till exempel via e-post, Slack-meddelanden eller genom att tilldela uppgifter asynkront. Det är också en bra idé att ge dem en indikation på när de kan förvänta sig ett svar. Du kan till exempel ställa in en status på Slack som säger att du kommer att ta emot meddelandet, men att du kanske inte svarar direkt. 

Öka produktiviteten med arbetshanteringsverktyg

Det är lättare att vara produktiv när du har rätt verktyg i ditt arbetsflöde. Att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att hålla koll på arbetet så att du vet exakt vem som behöver göra vad och när.