Hur man navigerar organisatoriska förändringar
Sammanfattning
"Ch-ch-ch-ch-changes"
David Bowie hade rätt – förändring sker, oavsett om vi gillar det eller inte. I livet och i Business utvecklas vi ständigt. Och ibland är förändringarna så stora att deras efterskakningar kan kännas i hela organisationen.
Vad är en organisationsförändring?
Organisatorisk förändring inträffar när ett företag upplever en större övergång som påverkar de flesta eller alla anställda. Den här typen av förändring är omfattande eftersom den påverkar företagskultur, infrastruktur, teknik eller interna processer. Med andra ord förändrar organisationsförändringar teamets dagliga upplevelse. Ibland är de stora förändringarna noggrant planerade, och andra gånger sker de utan förvarning.
Här är några exempel på organisatoriska förändringar:
Förändringar i ledarskapet, till exempel en ny VD eller avdelningschef.
Företagsfusioner eller förvärv.
Business-omstrukturering.
Introduktion av ny teknik, till exempel att byta från e-post till en programvara för projekthantering.
Uppdatera företagets mål när ni växer, till exempel att byta från leadgenerering till merförsäljning.
Organisatorisk förändring vs organisatorisk ändringshantering
Termerna organisationsförändring och organisationsändringshantering går ofta hand i hand. Det beror på att det är viktigt att planera hur man ska vägleda anställda för att se till att alla är redo för framgång i den nya miljön när stora förändringar sker. Det är vad organisatorisk ändringshantering handlar om: att förbereda för och hantera nya organisatoriska förändringar.
Å andra sidan beskriver organisatorisk förändring i sig bara övergången – inte processen du har infört för att hantera förändringen. Det innebär att när du förutser eller upplever en organisatorisk förändring bör du också börja förbereda din ändringshanteringsprocess för att planera hur du ska hantera övergångar i takt.
En ledares guide till ändringshantering
Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.
Förändringsspektrumet
Organisatoriska förändringar kan vara stora, små eller något däremellan, och det är här förändringsspektrumet kommer in i bilden. På ena sidan av spektrumet finns inkrementella förändringar, som representerar mindre övergångar som företaget gör över tid. På andra sidan finns transformativa förändringar, som representerar stora övergångar när företaget återskapar befintliga processer eller infrastruktur. Vi har beskrivit skillnaden mellan inkrementella och transformativa förändringar nedan, men kom ihåg att din specifika situation kanske inte passar in i någon av de här kategorierna. Snarare kan du befinna dig någonstans däremellan.
Inkrementell förändring
Inkrementella förändringar är mindre övergångar som företaget gör över tid. Inkrementella förändringar går ofta hand i hand med stadig tillväxt och kontinuerlig förbättring, eftersom gamla processer, strategier och resurser kanske inte fungerar lika bra som tidigare när organisationer blir större. Inkrementella förändringar har mindre omedelbar inverkan än transformativa förändringar, men de kan byggas upp över tid. Det innebär att det fortfarande är viktigt att vägleda teamet genom inkrementella övergångar och se till att alla fortfarande har det stöd och den klarhet de behöver.
Exempel på inkrementell förändring: företaget ökar varumärkeskännedomen genom att producera innehåll i olika onlinekanaler. Som ett resultat har du fler varumärkestillgångar än du kan hålla reda på, inklusive fotografier, designer och videor. För att organisera allt investerar du i ett nytt verktyg för hantering av digitala tillgångar (DAM). Även om det är nödvändigt för att företaget ska kunna växa och organisera arbetet kan det leda till vissa svårigheter, till exempel att lära intressenter att använda ett nytt verktyg, migrera innehåll och skapa processer för att säkerställa att innehåll läggs till i DAM på rätt sätt.
Transformativ förändring
Omvandlingsförändringar är storskaliga övergångar där företaget måste återuppfinna befintliga processer eller infrastruktur. I stället för att långsamt anpassa sig över tid gör organisationen en stor förändring på en gång. Om de inte hanteras på rätt sätt kan transformationsförändringar skapa förvirring och tvetydighet, vilket i sin tur kan påverka teamets moral och prestation negativt. Därför är det viktigt att skapa en ändringshanteringsplan för att vägleda organisationen eller teamet genom större övergångar.
Exempel på en transformerande förändring: Ditt företag är bara verksamt i Sverige just nu, men du har bestämt dig för att expandera internationellt. Därför behöver du bygga ett nytt internationellt kontor, ett säljteam och infrastruktur för att kunna arbeta utomlands.
Olika typer av organisationsförändringar
Organisatoriska förändringar finns i tre huvudformulär: strategiska förändringar, processförändringar och strukturella förändringar. Här är en översikt över varje typ, med exempel.
Strategiförändringar
Strategiförändringar är förändringar i företagets strategiska plan, affärsmål eller visionsbeskrivning. Den här typen av organisationsförändring påverkar dina individuella teammål och hur teammedlemmarna bör prioritera arbetet.
Exempel på strategiförändring: När företaget växer kan fokus flyttas från att skapa nya produkter till att förfina befintliga produkter. Det innebär att även affärsmålen måste ändras – från att öka varumärkeskännedomen och lagersaldot till att öka kundlojaliteten och nöjdheten. För ditt produktteam kan det innebära att fokusera mindre på att skapa funktioner och mer på användartester.
Processändringar
Processändringar är ändringar i hur anställda utför sitt arbete. Det kan innebära ändringar i befintliga processer eller implementering av helt nya arbetsflöden. Processändringar har ofta en betydande inverkan på teamets dagliga upplevelse.
Exempel på processändring: Föreställ dig att företaget har skapat en ny juridisk granskningsprocess för all extern kommunikation. Det påverkar ditt marknadsföringsteam direkt eftersom det nu finns ett extra juridiskt granskningssteg i arbetsflödet för att skapa innehåll.
Strukturella ändringar
Strukturella ändringar är ändringar i hur organisationen eller teamet är organiserat. Om de görs på fel sätt kan strukturella förändringar skapa förvirring kring vem som är ansvarig för vad och vem som ska informeras och när.
Exempel på strukturell förändring: Föreställ dig att ditt nystartade företag just har skapat ett nytt HR-team för att hantera ett växande antal nyanställda. Som ett resultat är enskilda rekryteringschefer inte längre ansvariga för introduktionsprocessen från början till slut. På grund av de här ändringarna i organisationsstrukturen måste du avgöra vilka uppgifter som faller inom personalavdelningens ansvarsområde och vilka uppgifter som rekryteringscheferna ska slutföra.
3 fallgropar med organisatoriska förändringar och hur man undviker dem
Organisatorisk förändring är som när någon gör en kanonkula i en pool. Efter den första stöten bildas vågor som expanderar utåt och så småningom stör hela poolens yta. På samma sätt kan en förändring inom organisationen orsaka vågor av störningar som påverkar alla anställda.
Men lite extra planering kan hjälpa dig och ditt team att smidigt navigera i en föränderlig arbetsmiljö. Här är de tre största fallgroparna med organisatoriska förändringar, och hur man undviker dem.
Minskad moral och företagskultur
Det är mänskligt att känna motstånd mot förändring, särskilt om man inte vet varför förändringen sker och vad framtiden kan innebära. Det innebär att stora förändringar kan slå ner på företagets och de anställdas moral om det inte finns en effektiv kommunikation.
Den här effekten är ofta den svåraste att identifiera men den viktigaste att ta itu med. Företagskulturen formar och definierar arbetsmiljön – och utan en bra kultur kommer teamet inte att vara motiverat och redo att lyckas.
Du kan till exempel stöta på mycket motstånd från anställda när du introducerar ett nytt verktyg för personalavdelningen för ditt team. Folk är bekväma med den nuvarande programvaran och även om den inte är idealisk kan det kännas lättare att hålla sig till det man känner till än att lägga tid och energi på att lära sig att använda ännu ett verktyg. Utan rätt sammanhang kan förändringen kännas som ännu ett hinder för teamet och påverka moralen negativt.
Men det är inte realistiskt att undvika förändringar för alltid, särskilt när nya processer kan hjälpa teamet att undvika tråkigt jobb om jobb och göra det lättare för dem att samarbeta. Organisatorisk förändring kan försämra moralen när den inte görs på rätt sätt, men med rätt processer kan du använda förändring för att bygga en ännu starkare företagskultur.
Som chef kan du skydda (och till och med förbättra) kulturen i förändringens spår. Så här går det till:
Använd en process för ändringshantering. En förändringsprocess är avgörande för att kommunicera varför förändring är viktig, vad ditt team kan förvänta sig och hur man lyckas framöver. På Asana har vi till exempel tagit fram ”Asanas väg till förändring” som hjälper team att framgångsrikt implementera nya verktyg eller tekniker på organisationsnivå. Asanas väg till förändring bygger på en modell för ändringshantering som har utformats av Dr John Kotter och innehåller steg för att definiera varför, fastställa mätvärden för framgång och fira teamets första framgångar.
Skapa gemensamma mål. Att skapa och kommunicera tydliga mål hjälper teamet att förstå varför organisationsförändringen är viktig. Mål hjälper till att uppmuntra inre motivation och hålla teamet entusiastiskt inför framtiden. Du kan till exempel skapa det här smarta målet när du övergår till ett nytt verktyg för personalhantering: ”Vid slutet av första kvartalet ska tiden som läggs på personaluppgifter (som att begära och godkänna ledighet, hantera ersättning och skicka in prestationsutvärderingar) minskas med 50 %.”
Utöva emotionell intelligens. Förändring är svårt, och det är viktigt att inse att olika människor hanterar förändring på olika sätt. Att odla din emotionella intelligens hjälper dig att förstå dina egna känslor och känna igen andras känslor på ett korrekt sätt, så att du kan kommunicera med empati, bygga starkare relationer och hantera konflikter på ett effektivt sätt. Under övergångsperioder hjälper emotionell intelligens dig att förstå hur det går för teamet och ge dem det stöd de behöver.
Be om feedback. Att be om feedback hjälper på två sätt. För det första hjälper feedback dig att förstå teamets problem och förbättra processer och teamkommunikation. Och för det andra visar det att du värdesätter varje teammedlems åsikt, särskilt när du vidtar konkreta åtgärder för att ta itu med teamets problem. Feedback är särskilt viktigt under tider av organisatorisk förändring, eftersom teamet kan stöta på fler hinder eller svårigheter än vanligt.
En ledares guide till ändringshantering
Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.
Beslutsfattande förlamning
Stora förändringar kan innebära mycket osäkerhet. Utan tydlig kommunikation kan organisatoriska förändringar göra det svårt att veta vad man ska prioritera och vem som är ansvarig för vad. På grund av den tvetydigheten kanske ditt team inte har den vägledning och information de behöver för att fatta bra beslut.
Här är ett scenario: Föreställ dig att du arbetar i ett produktutvecklingsteam och att ditt företag precis har skapat ett helt nytt team för användarundersökningar (UXR) – komplett med fem nyanställda forskare. Tidigare testade ni bara produkter för att se till att de fungerade korrekt. Men nu har du ytterligare resurser för att testa och förbättra dina produkter. De nya resurserna innebär dock en viss tvetydighet. Driver du fortfarande testningen eller är det UXR-teamets ansvar? När ska du involvera dem i produktens skapandeprocess? Vem bestämmer om en produktfunktion är framgångsrik eller inte? Alla dessa frågor kan göra det svårt att fatta beslut.
Lyckligtvis kan den här osäkerheten lösas med några olika strategier:
Skapa en RACI-matris för viktiga initiativ. En RACI-matris beskriver vem som är responsible (utförare), accountable (huvudansvarig), consulted (konsulterad) och informed (informerad) för varje uppgift, milstolpe eller leverans i ett projekt. Att skapa en RACI-matris fastställer tydliga roller och ansvarsområden och minskar förvirringen om vem som ska informeras och när. För att fortsätta med exemplet ovan kan du skapa en RACI-matris för att beskriva intressenternas ansvar för din produkttestningsprocess. Du kan också skapa en ad-hoc RACI-matris för särskilt knepiga eller komplexa produkter som kan kräva en något annorlunda process.
Koppla mål till arbetet. Beslutsfattande är egentligen en form av prioritering. För att fatta ett beslut måste man avgöra om ett alternativ är viktigare än ett annat. Och innan du kan bestämma vad som är viktigt måste du veta hur ditt dagliga arbete bidrar till övergripande mål. Det innebär att skapa tydliga mål (och koppla dem till teamets arbete) är ett av de bästa sätten att hjälpa teamet att fatta bra beslut under tider av organisatorisk förändring. Tänk dig till exempel att ditt produktutvecklingsteam har som mål att förbättra användarnöjdheten med 30 % i år. Om alla i teamet är samordnade kring det målet kan de lättare besluta att arbeta med UXR-teamet för att optimera befintliga produkter i stället för att skapa nya.
Centralisera samarbetet på ett ställe. När det gäller beslutsfattande är klarhet nyckeln. Du måste se till att varje teammedlem och intressent har tillgång till aktuell information om varje projekt. Vad är det för mening med en RACI-matris och projektmål om ingen vet var de finns? Därför kan centralisering av samarbetet i ett projekthanteringsverktyg säkerställa att teamet har de resurser och den information de behöver för att fatta bra beslut i föränderliga tider. Med Asana kan du till exempel dela projekt- och uppgiftsinformation, så att viktiga detaljer delas där arbetet faktiskt sker. Du kan också koppla arbetet direkt till målen, så att det blir tydligt hur varje uppgift bidrar till de övergripande målen.
Instabila Business-prestanda
Ibland beror organisatoriska förändringar inte på tillväxt, utan snarare på en oförutsedd störning i verksamheten, till exempel förlorade intäkter, en säkerhetsöverträdelse eller förlusten av viktiga anställda. Business-prestandan kan vara i riskzonen när den typen av plötslig förändring inträffar, särskilt om du inte har en beredskapsplan för nödsituationer.
Många av oss upplevde just det under covid-19-pandemin. Business som tidigare förlitade sig på besökare på plats tvingades att flytta sin verksamhet online. Museer var tvungna att skapa virtuella utställningar, restauranger övergick snabbt till hemleverans och reseföretag kämpade för att skapa onlineupplevelser. Var och en av dessa företagstyper var tvungna att ändra sina övergripande mål för att gå från personlig försäljning till onlineförsäljning – och justera sina företagsprocesser för att producera olika typer av produkter. Och som om det inte vore nog var de också tvungna att lära sig hur man arbetar i en distansmiljö. Med allt detta att hantera är det inte förvånande att många organisationer upplevde – och fortfarande upplever – instabila Business-resultat på grund av de omfattande organisatoriska förändringarna.
Men det betyder inte att du är dömd att misslyckas nästa gång en oförutsedd Business-störning inträffar. Nyckeln är att vara proaktiv. Med lite förberedelser nu kan du skapa en plan för att hantera risker på grund av oväntade organisatoriska förändringar, så att du kan komma igång direkt och hålla din prestanda så stabil som möjligt. Det här är vad du kan göra:
Genomför en Business Impact Analysis. En Business Impact Analysis hjälper dig att förutse konsekvenserna av störningar i affärsprocesser, så att du har den information du behöver för att proaktivt skapa återhämtningsstrategier. Den hjälper dig att svara på frågor som vilka processer som är viktigast för att hålla igång verksamheten, vilka resurser du behöver för att driva verksamheten framgångsrikt och hur lång tid det tar att komma tillbaka på rätt spår efter en störning. De uppgifter du samlar in under dina bedömningar hjälper dig att planera i förväg hur du ska hantera oförutsedda händelser när de inträffar.
Skapa en beredskapsplan. En beredskapsplan är din reservstrategi. Den beskriver hur du ska reagera om oförutsedda händelser gör att ditt företag inte fungerar – till exempel hur du ska göra om du behöver ändra dina företagsmål och vad du ska göra om du förlorar intäkter och behöver omstrukturera ditt företag. Du kan skapa en beredskapsplan för varje betydande risk som du identifierat i din Business Impact Analysis. När en oförutsedd organisatorisk förändring inträffar kan du då agera.
Skapa en stark grund. När ditt Business har en stark kultur, tydlig kommunikation och effektiva samarbetsverktyg kan du klara av även de värsta stormarna. Det innebär att det är viktigt att kontinuerligt förbättra processerna över tid i stället för att bara hålla sig till status quo, så att du är förberedd på framgång när förändringar inträffar. Det kan innebära att skapa en förstklassig introduktionsprocess för att stärka företagskulturen, etablera en regelbunden cykel för att ge och ta emot feedback eller investera i ett projekthanteringsverktyg för att hjälpa teamet att samordna det dagliga arbetet.
Lär dig att omfamna förändring
Organisatorisk förändring kan vara svårt, men det är också så vi växer. Och när vi kan hantera stora förändringar effektivt förbereder vi våra team för framgång i en värld som ständigt förändras.
Om det är något du ska ta med dig från den här artikeln är det att klarhet och kommunikation är viktigt i tider av organisatorisk förändring. Ta reda på hur Asana kan hjälpa ditt team att få klarhet genom att koppla mål till arbete, låta personer samarbeta direkt på uppgifter och göra information lättillgänglig.
En ledares guide till ändringshantering
Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.
