I frontlinjen för Young Survival Coalitions (YSC) engagemang med sina medlemmar finns teamet för marknadsföringskommunikation. De övervakar marknadsföringen och leveransen av allt innehåll, evenemang, e-postmeddelanden, sociala medier och organisationens webbplats. Som Mary Atwater, YSC:s Digital Media Manager, förklarar letar väljarna efter användbara resurser, så att se till att deras webbplats och blogg är uppdaterade med den mest relevanta och aktuella informationen är teamets högsta prioritet.

Genom att hantera våra kalendrar för innehåll och sociala medier i Asana har vi uppnått en ökning på 190 % av bloggvisningar och en ökning på 175 % av sociala hänvisningar.

Med en stor mängd jobbförfrågningar, avdelningarnas oförmåga att enkelt följa projektets utveckling och ett litet team som arbetade med deadliner och prioriteringar samtidigt fick teamet svårt att hinna med allt de hade på sitt bord. Så de anställde Steph Poland som Operations Associate, Marketing 2018 för att hjälpa till med planering, samordning och arbetshantering.

Med Steph ombord och en ny biträdande direktör utvärderade MarCom-teamet varje arbetsflödesprocess på sin avdelning. De upptäckte att det stora antalet jobbförfrågningar från många olika avdelningar gjorde det svårt för teamet att samarbeta, uppdatera avdelningarna om statusen för deras projekt och hålla de deadliner som krävdes för att slutföra ett arbete av hög kvalitet. Tillsammans behövde de hitta en lösning som skulle ge transparens i teamprocesserna, minska stressen för hela teamet och ge dem möjlighet att göra sitt allra bästa.

Urvalsprocessen

Ett av de första stegen de tog var att identifiera teamets viktigaste behov. Med så många olika pågående projekt samtidigt letade teamet efter:

• Möjligheten att centralisera inkommande förfrågningar så att de inte glöms bort.

• Ett sätt att ta del av allt arbete som teamet utförde på ett och samma ställe för bättre prioritering.

• Ett verktyg för att planera projekt från början till slut så att ansvarsområden och deadliner var tydliga och inga viktiga steg missades.

Flera avdelningar använde redan Asana och var bekanta med verktyget, men integrerade inte sina Asana-projekt med varandra. Steph undersökte saken ytterligare och deltog i ett Asana Together-evenemang där hon fick reda på mer om Asanas rabatt för ideella organisationer. YSC:s ledarskap var övertygat om att Asanas funktionalitet skulle uppfylla teamets behov – och med den extra fördelen av rabatten för ideella organisationer – och att Asana kunde hjälpa organisationen att centralisera arbetet, öka transparensen och göra det möjligt för alla team att fokusera på den viktigaste delen av sitt arbete: att stödja medlemmarna.

Eftersom MarCom redan hade använt Asana fokuserade Steph på att hjälpa andra avdelningar att lära sig att använda det genom att bygga in deras processer i verktyget. Hon började med att leda Asana-introduktionsutbildningar för ledarskapet och varje avdelning så att de kunde förstå hur man använder viktiga funktioner och strukturerar sitt arbete. Sedan skapade Steph Asana-projekt och arbetsflöden för allt från förfrågningar till planering av deras specialprogram, så att de enkelt kunde följa med och bekanta sig med verktyget.

Skapa meningsfulla kontakter med medlemmar genom att arbeta mer effektivt

Nu använder MarComm-teamet, tillsammans med alla andra på YSC, Asana för att hantera allt sitt arbete – från att planera webblanseringarna för evenemangen Summit och Tour de Pink till att hantera sina innehålls- och varumärkesmarknadsföringsprogram. Genom att spåra sitt arbete i Asana kan de fokusera på att producera fler kvalitetsresurser för unga vuxna som drabbats av bröstcancer, i stället för att bara få ut saker. Och eftersom de har effektiviserat sina processer har de nu tid att producera ännu mer innehåll. Här är tre sätt på vilka Asana har gjort teamet mer effektivt och engagerat med medlemmarna:

Minska tiden och öka registreringarna för toppmötet

YSC har med Asana förnyat planeringen av sitt största program, YSC Summit. I stället för att förlita sig på flera kalkylark – och mycket manuellt arbete – använder de nu projektmallar. Detta har minskat planeringen för webbaserad lansering och marknadsföring från 30–40 timmar till 10–15 timmar. De har också förbättrat sin granskningsprocess genom att använda beroenden och underuppgifter för att se till att inget glöms bort. Med dessa effektivitetsförbättringar har teamet haft mer tid att fokusera på att skapa intresse för YSC Summit-evenemanget 2020 och har kunnat dubbla antalet Save My Spot-registreringar.

Med Asana minskar vi tiden det tar att starta planeringen av toppmötet med 80 %.

Öka noggrannheten och ansvarstagandet för att lansera Tour de Pink i tid

YSC Tour de Pink är kanske deras mest komplexa projekt och är en välgörenhetscykeltur som pågår i flera dagar. Från registrering till teamhantering, utbildningsguider och en app – Tour de Pinks framgång är beroende av flera avdelningar, oförutsedda händelser och integreringar. Genom att använda Asana för att planera evenemanget och hålla alla ansvariga för sina uppgifter och deadlines kunde teamet minska antalet revideringar som skickades till deras webbentreprenör. Resultatet blev att de förbättrade antalet lanseringar i tid med 50 %.

Leverera mer innehåll av hög kvalitet och få kontakt med fler intressenter

Tack vare de förbättrade projekttidslinjerna för YSC Summit och Tour de Pink har hela teamet mer tid att fokusera på att skapa innehåll av hög kvalitet till sin blogg. Sedan de införde Asana har de ökat produktionen av blogginnehåll med 50 % och innehåll på sociala medier med 45 %. Som ett resultat har deras blogg sett en ökning på 190 % av läsare och en ökning på 175 % av sociala hänvisningar.

Med ökad transparens och mer tid att fokusera på att stödja sina medlemmar har YSC MarComm-teamet kunnat förbättra sitt engagemang för sin community dramatiskt. Genom att hantera sitt arbete i Asana kan de fokusera på att ge det stöd och de resurser som de som drabbats av bröstcancer verkligen behöver när de går igenom en av de svåraste upplevelserna i sina liv.