För oss är det det som håller oss sammanlänkade. Det ger oss en tydlig bild av vad som händer och gör det möjligt för oss att växa och ha kontroll. En person som nu sköter 600 fakturor jämfört med 200–300 med 2–3 personer tidigare. Vi behöver bara en person, och vi kan inte bara göra det bättre, utan nu gör vi mycket mer.

Peter Cheok, verkställande direktör

Asana för verksamhet

Samordna komplexa tjänster i stor skala

OneO2Plants verksamhetsteam samordnar komplexa projekt med flera intressenter som omfattar hyreskontrakt för växter, underhållsscheman, landskapsarkitektur, grönska för evenemang och hantering av leverantörer för företagskunder, gästfrihetskunder och detaljhandelskunder i Singapore. Teamet hanterar återkommande serviceavtal, projektbaserade installationer och upphandling från över 600 leverantörer varje månad, inklusive små och medelstora företag och utländska leverantörer. Deras arbete påverkar direkt kundnöjdheten, servicekvaliteten och affärsmarginalerna, särskilt när det gäller högprofilerade engagemang som F1 Singapore Grand Prix-partnerskapet.

För att effektivisera genomförandet och förbättra samordningen centraliserade OneO2Plants verksamheten i Asana. Teamet hanterar nu samtidiga projekt, arbetsflöden för leverantörer och återkommande tjänsteleveranser på ett och samma ställe, med tydligt ägarskap och insyn i realtid i allt arbete.

Centraliserad projekthantering förbättrar synligheten och samordningen

• Tvärfunktionella landskapsarkitekturprojekt hanteras i Asana från den första konsultationen till installation och löpande underhåll, vilket skapar en tydlig helhetsvy över varje engagemang.

• Tidslinjer, beroenden och leveranser är synliga för alla intressenter, vilket förbättrar samordningen mellan olika team

• Eftersom allt arbete samlas på ett ställe fungerar Asana som en central referenskälla för verksamheten, vilket gör det möjligt för ledarskapet att behålla kontroll och synlighet när verksamheten växer. 

Strukturerad intagning ersätter ad hoc-koordinering

• Asana-formulär standardiserar hur förfrågningar skickas in i teamen och fångar upp rätt sammanhang i förväg, så att arbetet kan gå snabbare och mer konsekvent.

• Inlämnade formulär dirigerar automatiskt uppgifter till rätt ägare genom regelbaserade arbetsflöden, vilket eliminerar manuella överlämningar.

• All dokumentation finns på ett ställe, vilket gör det lättare att validera, granska och godkänna förfrågningar, även när volymen ökar.

Skala kapacitet utan att öka personalstyrkan

• Arbetskraftsfördelningen mellan samtidiga projekt, underhållsavtal och installationer hanteras centralt i Asana, vilket ger insyn i realtid för att planera och anpassa.

• Synlighet på portföljnivå gör det lättare att proaktivt planera kring säsongstoppar och se till att rätt resurser finns på plats vid rätt tidpunkt.

• Med allt arbete registrerat och tilldelat i Asana kan chefer omfördela arbetsbelastningen, identifiera flaskhalsar tidigt och upprätthålla servicekvaliteten utan att behöva anställa personal reaktivt.