Modelo de lista de conferência para novos funcionários

Parabéns, o candidato aceitou a sua proposta e está oficialmente no processo de contratação. Agora você tem um novo membro da equipe! O próximo passo é preparar todas as tarefas que você precisa realizar para que ele ou ela possa começar o novo trabalho com o pé direito. A melhor forma de fazer isso é usando um modelo de lista para novas contratações.

O que é um modelo de lista para novas contratações?

É um modelo reutilizável que ajuda os gestores a manter o controle de todas as tarefas que precisam realizar para integrar novos funcionários de forma eficaz. Isso assegura que todas as pessoas recém-contratadas estejam preparadas para o sucesso antes mesmo de começarem na função. 

Qual é a diferença entre os modelos de lista para novas contratações e de integração de funcionários?

À primeira vista, ambos os modelos parecem a mesma coisa. Mas, na verdade, há algumas diferenças. Um modelo de lista de conferência para novos funcionários se concentra em todo o trabalho de preparação que um gestor precisa concluir antes que o colaborador comece o trabalho. Isso inclui preparar o novo equipamento, agendar reuniões e coordenar reuniões com o RH. 

Os modelos de integração de funcionários são usados para orientar os novos funcionários durante o processo de integração. Um excelente modelo de integração de funcionários inclui, entre outros, um manual para o funcionário, informações sobre o primeiro dia de trabalho e o que os funcionários devem esperar para o plano de 30, 60 e 90 dias. 

Quem deve usar um modelo de lista de conferência para novos funcionários?

A integração de novos funcionários tem muitos aspectos dinâmicos, sem contar que pode ser complicado acompanhar tudo o que se precisa fazer antes de o funcionário começar no trabalho. Um modelo de lista de conferência para novos funcionários ajuda a simplificar o processo de integração de funcionários em regime presencial e remoto, permitindo que você veja de imediato as próximas tarefas de integração. Além disso, a integração eficaz pode realmente melhorar a satisfação e retenção dos funcionários, portanto usar um modelo pode ajudar a assegurar o êxito muito além do primeiro dia do funcionário.

O que inclui um modelo de lista de conferência para novos funcionários?

Um bom modelo de lista de conferência para novos funcionários deve incluir uma lista abrangente de tarefas de pré-integração, ou seja, todas as tarefas a fazer desde o momento em que o novo funcionário aceita a oferta de emprego até o primeiro dia de trabalho. Tarefas comuns de pré-integração incluem:

• Tarefas de preparação, como atribuir pedidos de equipamento à TI e aos recursos humanos, enviar e-mails de boas-vindas e garantir que as verificações de antecedentes sejam concluídas.

• Enviar (e receber) a documentação do novo funcionário, como documentos trabalhistas, comprovante de residência e aceite da política da empresa.

• Enviar por e-mail um panorama do que o novo funcionário pode esperar no primeiro dia, incluindo as comunicações esperadas no primeiro dia, um breve cronograma e informações sobre o local de trabalho (no caso de expediente presencial).

• Enviar uma visão geral do que o novo funcionário pode esperar na primeira semana e no primeiro mês, incluindo os marcos que se espera que ele ou ela atinja e quaisquer cronogramas de avaliação de desempenho.

• Dar ao novo funcionário qualquer informação sobre o programa oficial de integração à empresa, incluindo treinamento formal de integração.

• Enviar qualquer informação adicional que possa ser útil, como uma visão geral da cultura da empresa e as expectativas em relação à sua função.

Como usar um modelo de lista de conferência para novos funcionários

A maneira mais fácil de criar uma lista de conferência para novos funcionários é começar com o modelo gratuito da Asana. Com a Asana, você pode pré-adicionar aos modelos para novos funcionários colaboradores de outros setores, como de RH e TI, a fim de assegurar que cada tarefa necessária seja concluída antes da data de início do novo integrante da empresa. 

A partir daí, você pode personalizar os seus modelos para atender às necessidades de funções específicas ou criar modelos distintos para departamentos distintos. Isso ajuda a poupar tempo a longo prazo porque você não precisará pensar nas tarefas que deve concluir sempre que fizer a integração de um novo indivíduo à sua equipe. 

Recursos integrados

• Visualização de lista. Um modo de exibição em forma de grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. A visualização de lista, tal como uma lista de pendências ou planilha, exibe todas as tarefas de uma vez, permitindo ver não só os títulos e as datas de conclusão das tarefas, mas também campos personalizados relevantes, como prioridade, status, entre outros. Promova uma colaboração descomplicada fornecendo visibilidade a toda a equipe sobre o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

• Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo com o trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta já pode ser executada. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se também é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente. 

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Google Workspace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workspace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar abrir o navegador.

• Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e ações a realizar em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack. 

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração com o Zoom já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam revê-la sempre que necessário.

Perguntas frequentes