Modelo de lista para desincorporação de funcionários

Funcionários vêm e vão. Você se preparou não só para as vindas, mas também para as idas? Nós costumamos estruturar os processos de integração para ajudar novos funcionários a começarem com o pé direito, mas nem sempre fazemos o mesmo para o processo de desincorporação. Um adequado desligamento, ou o processo de ajudar funcionários a saírem da sua empresa, é tão importante quanto a integração, mas muitas vezes é negligenciado. A saída de um funcionário inevitavelmente afeta a equipe, os fluxos de trabalho e os projetos. Mas é possível facilitar esta transição e limitar ao mínimo as interrupções com um modelo reutilizável de desincorporação de funcionários.

O que é a desincorporação de funcionários?

Desincorporação de funcionários, ou desligamento, é o processo de transição no qual um funcionário deixa a sua empresa. Ter um processo estruturado ajuda a identificar e reunir todas as responsabilidades do funcionário, para que os membros que permanecem entendam o trabalho que precisam coordenar e assumir durante a transição. Isto também ajuda os funcionários de gestão de pessoas e RH a solucionarem os assuntos pendentes (como receber pedidos de afastamento e processar a devolução de ativos da empresa).

A sua experiência de desincorporação de funcionários dependerá da cultura da empresa e das necessidades organizacionais específicas, mas o processo deve: 

• Preparar a equipe para a saída do funcionário.

• Ajudar-lhe a se certificar de que fez todas as notificações necessárias.

• Ajudar o departamento de recursos humanos a reunir os documentos necessários.

• Favorecer a transferência de conhecimentos para reunir conceitos, processos e trabalhos em andamento antes do último dia do funcionário.

• Descrever os passos para recolher notebooks, cartões de identificação e qualquer outro material de propriedade da empresa.

• Incluir uma entrevista de desligamento para receber feedback e melhorar a experiência de trabalho de futuros funcionários.

Independentemente do que for incluído, há muitas etapas envolvidas no processo de desincorporação de um funcionário, inclusive detalhes importantes que passam facilmente despercebidos. Criar um modelo de lista para desincorporação de funcionários ajuda a monitorar o processo e realizar todas as ações necessárias para cada funcionário que for sair. Quando uma pessoa avisar que vai sair, basta duplicar o modelo da lista e dar início ao processo. 

O propósito de um modelo de lista digital para desincorporação de funcionários

Por vezes, a boa e velha lista de conferência ainda é a maneira ideal de manter o controle e a organização, mas em vez de escrever ou imprimir um documento muitas vezes confuso e difícil de atualizar, pode-se usar um modelo de lista digital para desincorporação de funcionários. Este modelo não só mantém tudo organizado durante o processo de desincorporação, como também ajuda a se certificar de que o processo seja uniforme por toda a organização.

Graças a isso, nenhuma etapa importante será perdida. Suponhamos que você precise enviar informações ao seu provedor de seguro-saúde como parte do processo de desincorporação do funcionário. Caso esta etapa não seja feita, o funcionário poderá perder o direito a uma eventual extensão do plano de saúde pós-desligamento, o que certamente não é a melhor maneira de concluir a sua experiência com a empresa. Usar a mesma lista para cada funcionário (copiada a partir do seu modelo) é uma maneira de se assegurar que nenhuma etapa — grande ou pequena — seja perdida durante o processo de desincorporação.

6 passos para criar um modelo de lista para desincorporação

Crie o seu modelo de lista para desincorporação seguindo seis passos simples:

1. Revise os materiais. Reúna todos os documentos necessários para desincorporar corretamente os funcionários e revise-os. Caso já tenha documentos, processos ou guias de desincorporação, não deixe de incluí-los aqui. 

2. Consulte outros departamentos. O gerente do funcionário e o departamento de RH geralmente supervisionam a desincorporação, mas também é importante considerar as necessidades dos outros departamentos. De que a equipe de TI precisa? E a de finanças? Com isso, é possível ter mais visibilidade das etapas importantes que podem ter sido esquecidas e que abrangem toda a empresa, como a assinatura de um contrato de não divulgação.

3. Crie seções para organizar as tarefas da lista de verificação. As tarefas exatas irão variar conforme as necessidades específicas da sua empresa, mas certifique-se de incluir informações básicas como o nome e o cargo do funcionário, os documentos que precisam ser preenchidos e as etapas a serem realizadas (por exemplo: agendar uma entrevista de desligamento).

4. Relacione documentos e informações relevantes. Além de coordenar processos, também pode-se utilizar um software de gestão de projetos para adicionar os documentos diretamente à lista de verificação. Pode-se, por exemplo, anexar formulários que precisam ser lidos e assinados, com datas de conclusão definidas para manter todos bem informados. 

5. Salve-o em um local acessível. Para que o modelo de lista possa melhorar a uniformidade dos processos da empresa, precisa ser usado por toda a organização. Depois de criar o modelo de lista para desincorporação, salve-o em um local central ao qual todos tenham acesso. 

6. Compartilhe-o. Compartilhe o seu modelo com alguém que possa precisar desincorporar funcionários, inclusive gerentes de pessoal, líderes de equipe e chefes de departamento.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. 

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Formulários. Quando um formulário é preenchido, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para focar nos trabalhos mais importantes.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes