O que é o desligamento de funcionários? 6 práticas recomendadas para começar

Uma integração eficaz ajuda os novos funcionários a encontrar seu lugar na empresa e reduz a sensação de estresse que acompanha o início de um novo emprego. Mas é igualmente desorientador deixar um emprego para trás. E, embora muitas empresas implementem um processo de integração robusto para novos contratados, algumas ignoram a importância do desligamento quando esse mesmo indivíduo decide sair.

O desligamento de funcionários é mais do que um bolo de despedida e uma oferta de referência. Quando bem feito, o offboarding pode fortalecer a marca do empregador, elevar o moral e fornecer um feedback inestimável que não se obtém em nenhum outro lugar.

O que é o desligamento de funcionários?

O desligamento de funcionários é o processo de transição de um funcionário que está deixando a empresa. Durante o processo, o funcionário que está saindo e o seu gerente passam por uma série de etapas para garantir que ele saia em bons termos e que todas as questões pendentes sejam resolvidas. Isso pode incluir a captura de qualquer conhecimento institucional, a realização de uma entrevista de desligamento e o cumprimento dos requisitos de RH. O offboarding tem a vantagem adicional de preparar a equipe para trabalhar com um membro a menos, o que pode incluir a distribuição de responsabilidades anteriormente atribuídas ao colaborador ou o treinamento de alguém novo. 

Integração vs. desligamento

Um processo de integração ajuda os novos funcionários a se adaptarem à nova função e à empresa em geral quando ingressam. A integração pode ser divertida, com brindes e festas de boas-vindas, mas também inclui treinamentos práticos, uma lista de conferência para novas contratações e a distribuição de ativos da empresa, como notebooks ou cartões de crédito corporativos.

O offboarding reverte esses processos para concluir o ciclo de vida do funcionário. O processo de desligamento deve incluir muitos dos mesmos elementos da integração, como a devolução dos mesmos ativos e a comunicação com as equipes de RH e TI para garantir uma transição tranquila. Por exemplo, você pode agendar um horário com a equipe de RH para resolver o último salário do funcionário e colaborar com o departamento de TI para garantir que o funcionário devolva todos os equipamentos da empresa.

7 boas práticas para o desligamento de funcionários

O desligamento de funcionários é uma responsabilidade compartilhada entre o gerente e a equipe de RH. A equipe de RH deve orientar o funcionário em todos os processos legais e documentos necessários para a transição para fora da empresa. Mas, como gestor, você está em posição de apoiá-lo durante todo o processo de transição para fora da equipe. Dedicar um tempo para coordenar um processo de desligamento com antecedência garante que os funcionários saiam da melhor maneira possível. Torne o processo de desligamento acionável e repetível, incorporando as boas práticas listadas abaixo.

1. Gerentes, liderem o desligamento do funcionário

Como gestor do funcionário, você deve estar presente durante todo o processo de desligamento, da mesma forma que esteve durante a integração. Muitas vezes, o gestor é a pessoa que melhor conhece o funcionário que está saindo. Não deixe que ele se sinta abandonado só porque está saindo. Acompanhe de perto o processo de desligamento dos membros da equipe, continuando a apoiar os últimos dias do funcionário da mesma forma que fez no início.

2. Capture o conhecimento institucional

Antes de o funcionário sair, analise com ele os seus fluxos de trabalho. Quais são as suas responsabilidades atuais? Quais processos ele gerencia? Certifique-se de que tudo seja documentado e compartilhado corretamente, incluindo:

• Transferir a propriedade de qualquer informação digital, como Documentos ou Planilhas Google.

• Registrar todas as tarefas que ele realiza semanalmente.

• Determinar com quem colaborar nos projetos sob sua responsabilidade.

• Anotar processos ou guias não documentados que eles usam.

3. Fique por dentro das tarefas administrativas

Assim como a contratação, o desligamento de um funcionário exige muita papelada e tarefas administrativas. Verifique com a equipe jurídica e de RH se o funcionário tem todas as informações necessárias para o desligamento. O departamento de RH orientará o membro da equipe em relação às tarefas administrativas finais que ele precisa concluir. Isso pode incluir:

• Notificar o departamento de TI sobre o último dia do funcionário para que possam alterar o acesso a softwares específicos.

• Alertar o departamento de folha de pagamento sobre os últimos salários.

• Entrar em contato com o RH para discutir o encerramento dos benefícios.

• Assinar toda a documentação, incluindo uma carta de demissão e um acordo de confidencialidade, se necessário.

• Devolver crachás de identificação, notebooks e qualquer outra propriedade da empresa.

• Agendar a entrevista de desligamento.

4. Colabore na elaboração de um anúncio para a equipe

Escreva uma declaração coordenada entre você e o funcionário para anunciar que ele está saindo. É importante dar a ela a oportunidade de comunicar a saída aos colegas da maneira que achar melhor, em vez de você fazer isso.

5. Marque uma entrevista de desligamento

Normalmente realizada pelo departamento de RH, uma entrevista de desligamento permite que você receba feedback significativo sobre a equipe, o seu estilo de gestão e a empresa como um todo. Como o funcionário está saindo, é mais provável que o feedback seja honesto. As entrevistas de desligamento são uma das poucas oportunidades em que a sua empresa pode obter insights sobre como melhorar a retenção, os processos e a experiência geral dos funcionários.

Exemplo de perguntas para entrevista de desligamento:

• O que você achou do processo de integração e desligamento?

• Como podemos apoiar melhor nossos novos funcionários?

• Quais oportunidades de crescimento você teria interesse em buscar aqui?

• O que fez deste um ambiente de trabalho positivo? E negativo?

• Você sentiu o apoio do seu gestor? E pelos seus colegas de trabalho?

• O que motivou você a procurar uma nova oportunidade?

• Qual foi o seu melhor dia ou conquista aqui? E qual foi o pior?

6. Desenvolva um plano temporário

Se não houver um novo contratado para substituir o funcionário imediatamente, você precisará de um plano de trabalho temporário para garantir que nada fique por fazer. Peça ao funcionário que documente as suas tarefas diárias. Ao analisá-las, avalie o trabalho que está sendo feito e, possivelmente, adie, delegue ou exclua a organização para o trabalho desnecessária. Se necessário, atribua temporariamente tarefas que não podem ser ignoradas a outros membros da equipe. 

Se esta for uma mudança de longo prazo, talvez seja interessante usar a gestão de mudanças para ajudar no processo. Por exemplo, se não houver planos de preencher o cargo, pode-se usar uma estratégia de gestão de mudanças para elaborar um plano de reestruturação da equipe e redistribuição do trabalho. 

7. Contrate o funcionário substituto

Trabalhe com a equipe de RH para iniciar o processo de contratação de substituição assim que possível. Enquanto isso, use o plano de transição criado para manter o trabalho em dia. Dessa forma, você não se sente pressionado a contratar o primeiro candidato com quem conversar e pode se concentrar apenas em encontrar a melhor pessoa para a função. Se o funcionário demorar mais para sair, é ideal contratar o substituto enquanto ele ainda estiver lá para uma transição mais tranquila. Essa sobreposição deixa tempo para o funcionário que está saindo passar por uma transferência de conhecimento para o novo, treinando-o e preparando-o para a função. 

Quais são os benefícios do desligamento de funcionários?

O offboarding de um funcionário ajuda todos os envolvidos: o funcionário, a equipe, o gestor e a empresa em geral. Estes são alguns dos muitos benefícios:

• Experiência do funcionário: proporcione uma boa experiência para seus funcionários do primeiro ao último dia. 

• Reforça a marca do empregador: o offboarding deixa o funcionário com uma experiência final positiva, então é mais provável que ele saia divulgando os benefícios de trabalhar na sua empresa.

• Contratação de funcionários bumerangues: os funcionários que saem e retornam à mesma empresa são conhecidos como funcionários bumerangues. Nunca se sabe por que um funcionário está saindo. Ele pode ter sofrido burnout ou precisar de um período sabático, e gostaria de voltar depois de ter tido algum espaço. Um processo de desligamento ajuda a pessoa a se sentir mais à vontade para voltar ao trabalho se e quando for o momento certo.

• Reduz os riscos de segurança: recupere computadores, altere senhas de contas e revogue o acesso ao software da empresa para ajudar a evitar violações de segurança.

• Obter feedback valioso: os funcionários tendem a ser mais honestos quando estão saindo. Este é um ótimo momento para identificar oportunidades de melhoria e ouvir feedback que pode realmente fazer a diferença na equipe, no estilo de liderança e na organização.

O que deve constar no seu processo de desligamento? 

O processo de desligamento é a última impressão que o funcionário que está saindo terá de você e da sua empresa. Deve ser atencioso e inclusivo, com etapas claras que ajudem todos a se sentirem confortáveis muito antes do último dia.

Aqui estão algumas coisas que você deve incluir no seu processo de desligamento para que ele seja um sucesso:

• Entrevista de desligamento

• Lista de conferência para desligamento de funcionários

• Reunião de desligamento com o RH para analisar as opções de benefícios e questões de folha de pagamento

• Processo para recolher os ativos da empresa, incluindo cartões de crédito e notebooks

O melhor processo de desligamento? Um processo automatizado

Menos trabalho para você significa mais tempo para fortalecer o relacionamento entre você e o funcionário que está saindo e para se concentrar no que a equipe precisará na ausência dele. A automatização reduz esse trabalho, permitindo que você crie um processo de desligamento reutilizável com desencadeadores e dependências que simplificam cada etapa.

Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível criar: 

• Modelos de desligamento para usar repetidamente sempre que um funcionário sair.

• Fluxos de trabalho de desligamento para que todos os membros da equipe saibam quais são as suas responsabilidades e quando devem estar disponíveis durante o processo de desligamento. 

Crie um processo de desincorporação de funcionários que funcione

O desligamento de funcionários pode ser a diferença entre um funcionário que sai sentindo-se bem por sair ou cheio de esperança de que um dia possa retornar. Afinal, ele trabalhou duro para você. O desligamento é a última etapa do que esperamos ter sido uma relação de trabalho longa e gratificante, por isso, faça valer a pena.

Automatizar o processo de desligamento reduz o tempo gasto com a organização para o trabalho. Dessa forma, você pode manter o foco no que mais importa: proporcionar a melhor experiência possível ao funcionário em cada etapa do processo.