Como conduzir uma entrevista de desligamento: modelo e exemplos

Quando um membro da equipe sai da sua empresa para uma nova função, há uma oportunidade de descobrir o motivo. Uma entrevista de desligamento pode dar aos funcionários que estão saindo tempo para explicar brevemente a sua demissão. Ao criar um espaço seguro para que eles falem com franqueza, você descobrirá a causa da saída e avaliará se a empresa contribuiu para isso.

Para obter informações valiosas das entrevistas de desligamento, faça perguntas abertas e bem pensadas. A sua meta deve ser deixar o entrevistado à vontade para que ele se sinta mais inclinado a ser honesto com você. As melhores entrevistas de desligamento ajudam a entender onde você errou, para que possa fortalecer o seu ambiente de trabalho e melhorar a motivação dos funcionários.

O que é uma entrevista de desligamento?

Uma entrevista de desligamento é uma conversa individual entre um profissional de RH e um funcionário que optou por sair da empresa. É uma oportunidade para entender por que o membro da equipe está saindo e se a empresa pode melhorar. Quando você entende a causa de uma demissão voluntária, pode desenvolver um plano de ação para melhorar a experiência dos futuros funcionários.

Além de procurar a causa da demissão, as entrevistas de desligamento dizem como o membro da equipe que está saindo se sente em relação à sua organização. Os membros da equipe que estão saindo podem achar que é mais fácil ser honesto com elogios e críticas em relação aos processos da empresa, ao seu gerente ou à sua função na equipe. 

Quem deve conduzir uma entrevista de desligamento?

Normalmente, um membro da equipe de recursos humanos conduzirá a entrevista de desligamento. Isso dá ao entrevistado a chance de falar com alguém fora da sua equipe imediata. Como o departamento de recursos humanos não está envolvido nas funções diárias, um membro do RH pode servir como um confidente de confiança.

Por que as entrevistas de desligamento são importantes?

As entrevistas de desligamento são valiosas para as empresas que buscam melhoria contínua. Os membros da equipe que estão de saída têm experiência em primeira mão sobre como a empresa funciona e o que eles acham que poderia ser melhor. Esta entrevista é uma oportunidade para os membros da equipe falarem com franqueza.

Benefícios das entrevistas de desligamento:

• Receber feedback honesto dos funcionários

• Descobrir a causa principal da saída de um membro da equipe

• Obter insights sobre onde a empresa pode melhorar

• Identificar maneiras de melhorar as taxas de retenção de funcionários

Faça perguntas sobre a experiência do membro da equipe com a integração, o desenvolvimento e a gestão da equipe. Ao definir as perguntas certas com antecedência, você terá uma visão clara de como o membro da equipe se sente.

7 perguntas comuns para entrevistas de desligamento

As perguntas da entrevista de desligamento que você escolher provavelmente dependerão da função do membro da equipe. Se a pessoa que está se demitindo estiver na liderança, você pode ter perguntas diferentes do que se ela fosse um associado. 

No entanto, há algumas perguntas comuns que você pode fazer para obter uma visão completa sobre por que o membro da equipe está saindo para uma nova função e como ele se sente.

1. O que levou você a decidir sair?

A primeira pergunta pode ser direta. Pergunte por que o membro da equipe pediu demissão e veja o que ele diz. Se você quiser que o membro da equipe explique o motivo, faça perguntas de acompanhamento com base na resposta dele. 

A razão pela qual o indivíduo está saindo pode não ter nada a ver com a empresa. Continue a entrevista fazendo perguntas sobre a experiência dele.

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• O que levou você a começar a procurar uma nova oportunidade? 

• Há algum cenário que teria mudado a sua opinião?

2. O que fazemos bem como empresa?

Quando você começa a entrevista com perguntas diretas, a pessoa que está saindo da equipe tem tempo para se sentir à vontade. Muitas vezes, é mais fácil para um membro da equipe expressar o que gosta na empresa e no seu cargo antes de passar para as críticas. 

Depois que o membro da equipe der uma resposta geral sobre o que a empresa fez bem, peça que explique.

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• Você pode elaborar a sua resposta?

• Você tem algum exemplo que gostaria de compartilhar?

3. O que a empresa pode melhorar?

Pergunte ao indivíduo sobre as melhorias gerais da empresa que ele acha que você pode implementar. Esta pergunta anda de mãos dadas com a resposta sobre o que a empresa faz bem. 

Use as respostas para passar naturalmente para os pontos que talvez não sejam tão positivos. Por exemplo, você pode dizer: “Você disse que gosta do estilo de liderança do seu gerente, mas há algo na dinâmica da equipe que você recomendaria melhorar?”

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• Você disse que gostou de [resposta do funcionário]. Havia algo sobre [característica da empresa] que você recomendaria melhorar?

4. Você se sentiu apoiado pelo seu gestor?

Dependendo da função do membro da equipe que está saindo, ele pode não ter uma perspectiva única sobre a cultura organizacional em um nível mais amplo. Uma área em que você sabe que o membro da equipe tem experiência direta é com o seu gestor. 

Depois de verificar se ele sentiu ou não que o gestor o apoiava, pergunte o que o gestor fez ou deixou de fazer bem.

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• O que ajudou você a fazer bem o seu trabalho e o que o impediu?

• Você acha que a liderança reconheceu as suas contribuições? Se não, como você acha que isso pode ser melhorado?

• Você pode dar exemplos para detalhar a sua resposta?

5. Você sentiu que recebeu oportunidades de treinamento e desenvolvimento?

É essencial saber se a sua empresa treinou os membros da equipe adequadamente para os seus cargos. As oportunidades de desenvolvimento profissional dentro da empresa também são importantes para a retenção de uma equipe.

Muitas pessoas mudam de empresa porque querem crescer na carreira. Use as respostas das entrevistas de desligamento para melhorar o seu plano de treinamento e programas de desenvolvimento. Essas melhorias podem reduzir a rotatividade e ajudar a aumentar as taxas de retenção de funcionários. 

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• O que teria melhorado a sua experiência de treinamento?

• O que teria fortalecido as nossas oportunidades de crescimento e desenvolvimento?

6. O que você procura na sua próxima oportunidade de emprego?

Os membros da equipe que estão de saída podem se ater a feedbackspectos positivos da experiência. Para aprender com a saída deles, faça perguntas de maneiras diferentes. Pergunte o que eles estão procurando no novo cargo e use a resposta para comparar o que a sua empresa oferece. 

Por exemplo, um membro da equipe pode dizer que sua experiência na empresa foi positiva. Mas, quando você pergunta sobre as expectativas futuras, ele diz que está procurando um pacote de benefícios mais forte, mais equilíbrio entre vida profissional e pessoal ou uma nova oportunidade que se alinhe melhor com a trajetória profissional dele. Isso é um sinal de que talvez seja necessário reavaliar a cultura da empresa e as cargas de trabalho da equipe.

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• O que nesta função não se alinhava à sua carreira?

7. [Motivo] faria você reconsiderar a sua decisão de sair?

Às vezes, os membros da equipe saem por causa de deficiências específicas de uma empresa. O membro da equipe pode estar buscando um salário mais alto ou ingressar em um departamento diferente. Considere se você é capaz de atender a esses requisitos. 

Se não for possível atender aos requisitos, determine se eles são razoáveis e se são coisas que você deve melhorar para os outros. Se ele disser que nada o impedirá de sair, seja compreensivo e aceite a resposta.

Possíveis perguntas de acompanhamento:

• Em que cenário, se houver, você consideraria voltar?

Modelo e exemplo de entrevista de desligamento

Aqui está um exemplo de formulário de entrevista de desligamento e um questionário para fazer aos funcionários que estão saindo. Estão incluídas possíveis respostas que você pode receber e maneiras de acompanhar essas respostas.

Use o modelo de entrevista de desligamento abaixo para fazer anotações e criar um plano de melhoria. 

Como conduzir uma entrevista de desligamento eficaz

Entrevistas de desligamento eficazes são a base da melhoria contínua nas estratégias de engajamento e retenção de funcionários. Veja como os profissionais e gerentes de RH podem coletar informações valiosas de forma eficiente, mantendo um relacionamento positivo com os funcionários que estão de saída.

Etapa 1: preparar e agendar a entrevista

Comece analisando a descrição do cargo do funcionário, os registros de desempenho, qualquer feedback que ele tenha fornecido anteriormente e a carta de demissão, se ele tiver enviado uma. Desenvolva um questionário estruturado com base em perguntas comuns de entrevista de desligamento para orientar a conversa. Um modelo de guia de entrevista e um modelo de quadro de resultados de entrevista de desligamento ajudam a organizar o fluxo de perguntas e a coletar o feedback mais útil.

O momento é crucial para uma entrevista de desligamento eficaz. Agende a reunião perto do último dia do funcionário, mas não no último dia, para dar a ele tempo para refletir sobre a experiência sem a pressão da saída iminente. Esse momento também permite uma discussão mais sincera e ponderada.

Etapa 2: comunique claramente o propósito

No início da entrevista, comunique claramente o seu propósito: obter feedback honesto para a melhoria organizacional. Enfatize que as informações compartilhadas serão tratadas com confidencialidade e respeito. Descreva a estrutura da entrevista para que o funcionário saiba o que esperar.

Realize a entrevista de desligamento em um ambiente privado e confortável para facilitar uma discussão aberta e honesta. Seja pessoalmente ou por meio de uma chamada de vídeo, o ambiente deve incentivar um feedback sincero.

Etapa 3: estabeleça um diálogo aberto

Use o questionário preparado como guia, mas permita que a conversa flua naturalmente. Concentre-se em perguntas abertas para obter informações detalhadas sobre a satisfação no trabalho do funcionário, os motivos para sair e sugestões para a empresa.

A escuta ativa é fundamental. Incentive o funcionário a ser honesto e aberto, assegurando-lhe que o seu feedback é valioso e será usado de forma construtiva. Reconheça seus sentimentos e experiências sem julgamento ou defensiva.

Etapa 4: discuta o desenvolvimento de carreira e o feedback organizacional

Explore a trajetória profissional do funcionário e as oportunidades futuras. Discuta como a experiência dele na empresa o preparou para a nova função e o que poderia ter sido feito melhor para apoiar o crescimento da carreira dele dentro da organização.

Informe-se sobre as opiniões do funcionário sobre o pacote de benefícios, as iniciativas de engajamento dos funcionários e quais melhorias ele acha que poderiam aprimorar o local de trabalho para os funcionários atuais e novos.

Etapa 5: encerre com uma nota positiva

Termine a entrevista com uma nota positiva, agradecendo ao funcionário por suas contribuições e desejando-lhe boa sorte em seu novo emprego. Esta etapa ajuda a manter um bom relacionamento e deixa a porta aberta para um possível reengajamento futuro.

Etapa 6: documente o feedback e planeje a ação

Após a entrevista, documente o feedback recebido e analise-o em busca de padrões e insights úteis. Essas informações devem ser usadas para informar as práticas de RH, aprimorar o ambiente de trabalho e aprimorar as estratégias para reter os melhores talentos e garantir altos níveis de satisfação no trabalho entre os funcionários futuros e atuais.

Boas práticas para entrevistas de desligamento

Ao realizar entrevistas de desligamento, há boas práticas que podem ser seguidas para que o membro da equipe que está saindo se sinta confortável. Ao criar um ambiente seguro e amigável, você receberá um feedback mais honesto.

Dicas para melhorar as entrevistas de desligamento:

• Escolha o momento certo: o melhor momento para entrevistar quem pediu demissão é no último dia de trabalho. Isso garante que o membro da equipe possa ser sincero sem ter reservas sobre como isso pode afetar suas relações de trabalho. 

• Mantenha o tom casual: a entrevista de desligamento deve ter uma estrutura, mas não precisa ser formal. Acompanhe cada resposta que receber para que a entrevista pareça uma conversa. 

• Observe as pistas não verbais: ouça ativamente as respostas do membro da equipe para entender o que ele diz. Embora as palavras do indivíduo sejam importantes, preste atenção à sua comunicação não verbal, como linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz.

• Guie a conversa: você terá uma lista de perguntas preparadas antes do início da entrevista, mas ela deve ser fluida. Em vez de conduzir a conversa com base nas suas perguntas, use as respostas do membro da equipe como guia. 

• Incentive a transparência: para obter respostas genuínas do membro da equipe, peça transparência no início da entrevista. 

• Faça anotações: para lembrar o feedback que os membros da equipe lhe deram, certifique-se de fazer anotações. Não deixe que as suas anotações interrompam o fluxo da entrevista de desligamento, mas anote comentários breves para reter qualquer feedback que receber. 

Esforce-se para que a entrevista de desligamento seja confortável. É uma oportunidade de obter insights do membro da equipe que está saindo.  

Use as entrevistas de desligamento para criar um local de trabalho melhor

O processo de entrevista de desligamento é extremamente valioso quando bem feito. É uma oportunidade para você e a pessoa que está saindo da equipe terem uma conversa sincera e sem reservas. Se você conseguir que o membro da equipe que está saindo fale abertamente sobre a experiência dele, receberá um feedback construtivo. Com esse feedback, você pode melhorar o ambiente de trabalho para os funcionários atuais e aumentar a satisfação deles.

Perguntas frequentes: entrevista de desligamento

Qual é o objetivo das entrevistas de desligamento?

As entrevistas de desligamento fornecem aos departamentos de recursos humanos insights vitais sobre a experiência do funcionário, ajudando-os a identificar as razões pelas quais um funcionário sai para assumir um novo emprego. Esse feedback é inestimável para aprimorar a cultura e as estratégias do local de trabalho para aumentar o moral dos funcionários, o que, em última análise, ajudará a reter os melhores talentos.

O que esperar das entrevistas de desligamento?

Durante as entrevistas de desligamento, os funcionários podem esperar uma conversa individual, presencial ou cara a cara, que explora sua satisfação no trabalho e as razões para buscar uma nova oportunidade. A discussão pode abordar a descrição do trabalho, o ambiente de trabalho e os fatores que influenciam a busca por uma nova oportunidade. É uma chance de sair com uma nota positiva e compartilhar feedback que pode melhorar a experiência de futuros funcionários.

É preciso ser honesto em uma entrevista de desligamento?

Ser honesto durante uma entrevista de desligamento é essencial para dar à organização o feedback necessário para melhorar o envolvimento dos funcionários e fazer mudanças. Durante o processo de desligamento, é importante manter o profissionalismo e a honestidade para garantir que todos saiam em bons termos.

As entrevistas de desligamento são obrigatórias?

As entrevistas de desligamento não são universalmente obrigatórias; a exigência varia entre as organizações. Algumas empresas as consideram essenciais para a melhoria contínua, enquanto outras podem não aplicá-las tão rigorosamente. Essas discussões, sejam formalizadas por meio de um formulário de entrevista de desligamento ou conduzidas de forma mais informal, ajudam a organização a crescer e a melhorar as condições para novos funcionários.