Software de integração de prestadores: agilize o processo de contratação

Considere uma grande rede de saúde que tem dificuldade para gerir o processo de integração de prestadores de serviços. A equipe de RH gasta tempo demais com a papelada manual, a verificação de credenciais e a coordenação do acesso ao sistema entre os departamentos. 

Essas ineficiências levam a atrasos na integração de novos prestadores, frustração entre os funcionários e aumento dos riscos de conformidade. No entanto, após implementar um software de integração de prestadores, a organização reduz significativamente o tempo de processamento e os erros, permitindo uma integração mais rápida de novos prestadores e, em última instância, aprimorando o atendimento ao paciente.

Neste artigo, vamos explorar o software de integração de prestadores e seu impacto transformador nas organizações de saúde. Você aprenderá como esses sistemas simplificam a integração de novos profissionais de saúde, reduzem os encargos administrativos e estabelecem a conformidade regulatória. Além disso, veremos como a combinação de um software de integração com soluções de gestão do trabalho pode fortalecer ainda mais a eficiência operacional, a satisfação dos profissionais e a qualidade geral do atendimento ao paciente.

O que é um software de integração de prestadores?

O software de integração de profissionais é uma ferramenta especializada projetada para agilizar o processo de integração de novos profissionais de saúde a uma organização. Ele automatiza muitas das tarefas repetitivas envolvidas na integração, como credenciamento, verificação de antecedentes e gestão de documentos. 

Essa solução de software gerencia todo o ciclo de vida da integração, desde o recrutamento inicial até a integração completa na rede de saúde. Além disso, esses sistemas centralizam a gestão de dados, automatizam fluxos de trabalho e verificam a conformidade com os requisitos regulatórios.

A meta principal do software de integração de fornecedores é criar uma experiência de integração perfeita para novos contratados, reduzindo a carga administrativa sobre os recursos humanos e a equipe médica. Ao digitalizar e automatizar muitos aspectos do processo de integração, esses sistemas ajudam as organizações de saúde a economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência geral.

5 recursos essenciais a considerar em sistemas de integração de prestadores de serviços

Ao avaliar um software de integração de prestadores, há vários recursos essenciais para garantir que o processo de integração seja eficiente, compatível e fácil de usar.

1. Credenciamento e verificação automatizados

Um dos aspectos mais demorados da integração de prestadores de serviços é o processo de credenciamento. O software de integração de profissionais simplifica isso, automatizando a coleta e a verificação de credenciais, licenças e certificações. Procure plataformas de integração de funcionários que ofereçam:

• Verificações de antecedentes automatizadas

• Verificação em tempo real de licenças e certificações

• Integração com bancos de dados nacionais para verificação de credenciais

• Alertas automatizados para credenciais prestes a expirar

Exemplo: um hospital que antes passava semanas verificando manualmente as credenciais de cada novo médico agora pode concluir o processo em dias, reduzindo o tempo de contratação e melhorando a eficiência operacional.

2. Gestão e armazenamento de documentos

A gestão centralizada de documentos elimina o risco de perda ou extravio de documentos. Considere soluções de integração de prestadores que ofereçam:

• Armazenamento seguro e baseado na nuvem para todos os documentos do provedor

• Facilidade para enviar e recuperar documentos

• Controle de versão para garantir que as informações mais atualizadas estejam sempre acessíveis

• Controles de acesso baseados em funções para proteger informações confidenciais

Exemplo: uma rede de clínicas com várias unidades usa um software de integração para acessar instantaneamente as certificações de um enfermeiro de qualquer unidade. Essa solução economiza tempo e fornece informações consistentes e de alta qualidade em todo o sistema de saúde.

3. Monitoramento de tarefas e lembretes

Esses recursos garantem que nada fique por fazer durante o processo de integração, mantendo todas as partes interessadas informadas e responsáveis.

• Listas de verificação personalizável para cada etapa do processo de integração

• Atribuições e lembretes de tarefas automatizados

• Atualizações de status em tempo real sobre o progresso da integração

• Procedimentos de escalonamento para tarefas atrasadas

Exemplo: a documentação extraviada atrasa a data de início de um novo cirurgião em semanas. Com notificações automatizadas e listas de verificação fáceis de usar, é possível evitar esses descuidos dispendiosos no fluxo de trabalho de integração, o que melhora a eficiência e a retenção de novos funcionários.

4. Integração com outros sistemas

O software de integração de prestadores deve se integrar perfeitamente aos seus sistemas existentes para criar um fluxo de trabalho unificado que elimine os silos de dados. As principais integrações a considerar incluem:

• Sistemas de informação de recursos humanos (HRIS)

• Sistemas de folha de pagamento

• Software de credenciamento de prestadores

• Sistemas de registros eletrônicos de saúde (EHR)

• Sistemas de gerenciamento de privilégios e pagadores 

Exemplo: um grupo médico pode usar integrações de API para preencher automaticamente o perfil de um novo médico em seus sistemas de EHR e de privilégios, economizando horas de entrada de dados duplicados.

5. Recursos de relatórios e análises

A tomada de decisões baseada em dados é essencial para melhorar continuamente o seu processo de contratação. Busque uma ferramenta de gerenciamento de integração que ofereça:

• Painéis personalizáveis para insights em tempo real

• Relatórios detalhados sobre métricas de integração (por exemplo, tempo de integração, taxas de finalização)

• Ferramentas de análise para identificar gargalos e áreas de melhoria

• Recursos de benchmarking para comparar o seu desempenho com os padrões do setor

Exemplo: uma agência de recrutamento de profissionais de saúde usa análises do seu software de integração para identificar gargalos no processo de verificação de antecedentes, o que reduz o tempo geral de integração em 30 % e melhora significativamente a gestão da força de trabalho.

Vantagens de usar um software de integração

 Se a sua unidade de saúde tem dificuldades com procedimentos de integração demorados, um software de integração de prestadores de serviços pode reduzir drasticamente o tempo necessário para credenciar novos contratados. Esse software não só simplifica as tarefas administrativas, como também oferece benefícios significativos que melhoram a eficácia geral das organizações de saúde.

Maior eficiência e economia de tempo

Por meio da automatização de processos, o software de integração de prestadores reduz drasticamente o tempo e o esforço necessários para trazer novos funcionários para a sua rede. Essa eficiência se traduz em:

• Tempo de produtividade mais rápido para novos contratados

• Redução da carga administrativa sobre o RH e a equipe médica

• Mais tempo para a equipe se concentrar em tarefas de alto valor e no atendimento ao paciente

• Melhores cronogramas para a integração de prestadores

Maior precisão e menos erros

Os processos de integração manuais são propensos a erros, o que pode levar a problemas de conformidade e atrasos. O software de integração de fornecedores mitiga esses riscos ao:

• Padronizar os processos de coleta e verificação de dados

• Implementar verificações e validações automatizadas

• Reduzir a necessidade de inserção e transcrição manual de dados

• Cria um núcleo de referência para as informações dos funcionários

Essas melhorias na precisão não apenas simplificam a integração de novos funcionários, mas também aprimoram a qualidade geral da gestão de dados.

Melhor conformidade e adesão regulatória

As organizações de saúde operam em um ambiente altamente regulamentado. O software de integração de prestadores ajuda a garantir a conformidade ao:

• Automatizar o monitoramento das certificações e licenças necessárias

• Fornecer modelos atualizados para documentação regulatória

• Gerar trilhas de auditoria para todas as atividades de integração

• Alertar a equipe sobre possíveis problemas de conformidade em tempo real

Ao manter a estrita adesão aos requisitos regulatórios, as organizações podem evitar penalidades dispendiosas e manter a sua reputação de excelência.

Melhor experiência e satisfação do provedor

Um processo de integração tranquilo define o tom para todo o tempo de permanência de um novo contratado na sua organização. O software de integração de prestadores melhora a experiência ao:

• Oferecer opções de autoatendimento para envio de documentos e atualizações de informações

• Fornece visibilidade clara sobre o progresso da integração

• Reduzir a necessidade de entrada repetitiva de dados

• Garantir uma comunicação oportuna durante todo o processo de integração

Limitações do software de integração de prestadores de serviços

Embora o software de integração de prestadores ofereça inúmeros benefícios, é importante estar ciente das possíveis limitações.

Opções de personalização limitadas

Alguns sistemas de integração de fornecedores podem oferecer flexibilidade limitada na adaptação do software às necessidades organizacionais específicas. Isso pode levar a:

• Restrições na adaptação do software a fluxos de trabalho específicos

• Dificuldade em acomodar requisitos de credenciamento especializados

• Possíveis ineficiências se o software não estiver alinhado aos processos existentes

Por exemplo, um hospital pode ter dificuldades em adaptar seu software de integração de profissionais de saúde para acomodar os requisitos de credenciamento exclusivos dos seus cirurgiões cardíacos pediátricos, o que pode atrasar o processo de contratação desses especialistas essenciais.

Baixa visibilidade e resolução dos desafios de integração

Apesar da automatização que o software de integração oferece, alguns sistemas podem ter dificuldade em fornecer visibilidade completa do processo de integração, o que pode resultar em:

• Dificuldade em identificar e resolver atrasos ou problemas prontamente

• Visibilidade limitada do status de integração entre os departamentos

• Desafios na coordenação de iniciativas complexas de integração

Por exemplo, uma clínica com várias especialidades pode ter dificuldade em acompanhar o progresso da integração de um novo oncologista em vários departamentos, levando a atrasos na capacidade de começar a atender pacientes.

Problemas de integração com sistemas existentes

Embora muitos sistemas de integração de prestadores ofereçam recursos de integração, ainda podem surgir problemas de compatibilidade, o que pode causar:

• Interrupção dos fluxos de trabalho estabelecidos

• Inconsistências de dados entre sistemas

• Maior complexidade na gestão de TI

Por exemplo, o software de credenciamento de prestadores de uma rede de saúde pode não se integrar perfeitamente ao sistema de registro eletrônico de saúde existente, causando a duplicação de dados e aumentando o risco de erros no atendimento ao paciente.

Três maneiras pelas quais o software de gestão do trabalho simplifica o software de integração

As soluções de gestão do trabalho estão se tornando cada vez mais populares entre as empresas de saúde como uma forma de superar as deficiências do software de integração de fornecedores independentes e melhorar o processo de integração. Essas plataformas oferecem recursos adicionais que aumentam a funcionalidade da integração de funcionários. 

1. Personalização e flexibilidade

O software de gestão do trabalho oferece a flexibilidade de adaptar os processos de integração às necessidades específicas da sua organização:

• Colete toda a documentação essencial e informações de licenciamento de novos prestadores com formulários personalizáveis

• Garanta que os novos prestadores estejam em conformidade com os requisitos regulatórios, de licenciamento e de treinamento com campos personalizados para monitorar o progresso

• Crie modelos de projeto personalizados com todos os principais requisitos de integração para as equipes usarem e aprimorarem ao longo do tempo

Esse nível de personalização permite criar uma experiência de integração de prestadores que se alinha perfeitamente aos seus fluxos de trabalho e requisitos organizacionais.

2. Visualizações de fluxo de trabalho e melhorias de processos

As plataformas de gestão do trabalho oferecem recursos Advanced de visualização e análise que proporcionam visibilidade do processo de integração:

• Crie relatórios gerados por IA para entender o progresso recente na integração de um novo fornecedor, permitindo a identificação oportuna de atrasos ou problemas

• Obtenha visibilidade abrangente do status de integração dos fornecedores em todos os departamentos com portfólios e painéis de relatórios, permitindo a resolução proativa de possíveis problemas

Esses recursos permitem identificar gargalos, otimizar processos e garantir uma coordenação tranquila entre todas as partes interessadas envolvidas no processo de integração.

3. Integração simplificada com os sistemas existentes

As soluções de gestão do trabalho geralmente oferecem recursos de integração mais robustos:

• Plataforma unificada que se integra a recursos humanos, credenciamento e sistemas médicos

• Fluxo de trabalho simplificado com integrações com o Microsoft Teams, o Google Workspace e o Slack para garantir que todas as equipes internas trabalhem com o mesmo conjunto de informações

Ao servir como um hub central para todas as atividades relacionadas à integração, o software de gestão do trabalho pode ajudar a preencher lacunas entre vários sistemas e departamentos, criando uma experiência de integração mais coesa.

Transforme a integração de prestadores de serviços com a Asana

A integração de prestadores pode ser um processo complexo, muitas vezes repleto de ineficiências e com potencial para erros. A Asana, uma plataforma de gestão do trabalho versátil, oferece uma solução para agilizar esse fluxo de trabalho crítico. 

Ao integrar a Asana à integração de novos funcionários, você pode aumentar a eficiência, reduzir os erros e criar uma experiência mais positiva para a equipe e para os novos fornecedores. 

Automatização de fluxos de trabalho

Os recursos de automatização da Asana permitem criar fluxos de trabalho de integração padronizados que atribuem tarefas, definem datas de conclusão e enviam notificações automaticamente. Isso garante a consistência em todas as iniciativas de integração de prestadores de serviços e reduz o risco de etapas perdidas.

Compartilhamento de informações

Com a Asana, você pode anexar e organizar facilmente todos os documentos relevantes para cada fornecedor, criando um repositório centralizado de informações. Esse recurso simplifica a gestão de documentos e garante que todas as partes interessadas tenham acesso às informações mais atuais.

Formulários personalizáveis

Os formulários personalizáveis da Asana facilitam a coleta e a organização das informações dos fornecedores. Você pode criar modelos para vários tipos de coleta de dados, simplificando o processo de coleta de informações e reduzindo erros.

Painéis de geração de relatórios em tempo real

Os recursos de relatórios e painéis da Asana fornecem insights em tempo real sobre o processo de integração. É possível monitorar o progresso, identificar gargalos e tomar decisões baseadas em dados para melhorar continuamente o seu programa de integração.

Melhorar o processo de integração de prestadores de serviços pode trazer benefícios de longo alcance para a sua organização de saúde. Ao aproveitar as funcionalidades da Asana, você pode criar um fluxo de trabalho de integração mais eficiente, transparente e eficaz que complementa os seus sistemas existentes. 

Agende uma demonstração com um especialista da Asana para ver essas funcionalidades em ação e saber como elas podem ser adaptadas às necessidades específicas de integração da sua rede.