Como a Asana usa a gestão do trabalho na integração de funcionários

O processo de integração de uma empresa pode ser decisivo para o desempenho de um novo funcionário. Ninguém sabe disso melhor do que Mike Jordan, chefe de crescimento e impacto da Asana. Com mais de 20 anos de experiência, Jordan ajuda a Asana a criar as estruturas certas para ajudar todos os funcionários a prosperar. 

A sua equipe abrange quatro áreas principais: 

• Parceiros globais de Recursos Humanos

• Aprendizagem e desenvolvimento

• Gestão de talentos e desempenho

• Relações com funcionários

Juntas, essas áreas compõem toda a experiência dos funcionários na Asana, incluindo o melhor programa de integração da empresa. E, de acordo com Jordan, a plataforma Asana tem sido fundamental para o sucesso da integração. “Se a Asana não tivesse a Asana, eu ficaria surpreso se tivéssemos a mesma ótima experiência de integração”, diz ele. 

Veja a Asana em ação

Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.

Veja uma demonstração

Superação dos desafios de integração com a Asana

“Em todas as empresas em que trabalhei, os gerentes têm dificuldades com a integração”, diz Jordan. “Eles tentam criar uma experiência atenciosa para os funcionários, mas isso é desafiador sem um espaço central para compartilhar informações e acompanhar o progresso. Isso pode ser especialmente verdadeiro para as equipes de RH, que tecnicamente não são responsáveis pela experiência nem têm os recursos necessários para criar a experiência de alta qualidade que desejam.” 

Os gerentes são forçados a navegar em várias plataformas para dar aos novos contratados os recursos e o treinamento de que precisam, além de fornecer contexto e apresentá-los às pessoas certas, no momento certo. E, em meio a tudo isso, não há uma maneira clara de acompanhar o progresso e entender como os novos funcionários estão se saindo. “É preciso muito esforço para acertar tudo”, diz Jordan. 

Mas, com a Asana, a integração é mais simples. “A Asana nos permite compartilhar informações em um só lugar, criar modelos de integração padronizados para que todos os funcionários tenham uma experiência consistente e dar aos gerentes uma visão do que está acontecendo, sem ter que fazer muito trabalho”, explica Jordan. “Como resultado, os novos funcionários têm mais sucesso e podem se integrar mais rapidamente à empresa.”

Vejamos em detalhes como a equipe de Jordan otimiza a integração com a Asana.

Padronização dos processos de integração

Na integração, a consistência é essencial. Na experiência de Jordan, esse é um desafio para todas as empresas — de pequenas startups a grandes corporações — onde não há um processo padronizado para todas as equipes. “Os funcionários tendem a ter uma ótima experiência se ingressarem em uma equipe que coloca muitos recursos na integração, ou uma experiência terrível em equipes com menos recursos e mais pressão de tempo”, diz Jordan. 

Para resolver isso, a equipe de Jordan criou um fluxo de trabalho de integração padronizado com modelos de projetos.  Na maioria das vezes, eles assumem a forma de listas de verificação de integração. Assim, eles podem facilmente duplicar esses modelos para cada novo funcionário, garantindo que todos sigam as etapas certas no momento certo. Cada equipe pode personalizar esses projetos para atender às suas necessidades, mantendo a mesma experiência de qualidade. “Para a equipe de pessoas, os gerentes e os funcionários, um processo padronizado nos dá mais confiança de que os novos contratados terão uma boa experiência”, explica Jordan. Embora esses projetos não substituam workshops ou sessões de boas-vindas para novos funcionários, eles aprimoram a experiência e conectam os pontos para os funcionários.

Por exemplo, Jordan tem um novo líder que entrará em breve e está trabalhando nesse processo. “Recebi todas as minhas tarefas de integração para garantir que eu configure o projeto de integração, atribua um mentor ao novo funcionário e o adicione ao projeto para que possa começar as suas tarefas”, diz ele. “Depois, posso adicionar tarefas de integração mais específicas para a função e o trabalho, mas já tenho 90 % do trabalho feito.”

Simplificação das transferências

Na Asana, várias equipes colaboram para garantir que os novos funcionários estejam preparados para o sucesso, e tudo começa quando eles assinam a carta de oferta. Os recrutadores transmitem informações à equipe de Recursos Humanos, que inicia etapas como configuração de TI, pagamento, benefícios, tarefas do gerente de contratação, comunicações com novos contratados e muito mais. Há muitas partes móveis, e a Asana ajuda a equipe a acompanhar tudo para que nada se perca pelo caminho. 

Aqui está uma visão geral de como isso funciona: 

1. Quando um novo funcionário assina a carta de oferta, uma automatização notifica instantaneamente o departamento de Recursos Humanos sobre a contratação. 

2. As integrações com o Greenhouse e o Workday extraem automaticamente os dados do novo funcionário para que a equipe os revise e aprove. 

3. Depois que as informações são aprovadas, uma Automatização inicia as tarefas de preparação para o gerente de contratação. 

4. A equipe de Recursos Humanos usa um projeto principal para monitorar todas as operações de pré-integração, com etiquetas personalizadas para detalhes como status de isenção, localização e muito mais. 

5. Uma biblioteca de modelos de projeto permite que eles dupliquem rapidamente as listas de verificação de integração para cada nova contratação, garantindo uma experiência padronizada. 

O segredo para o sucesso da integração da Asana? As integrações. “Especialmente para as empresas, as integrações são fundamentais para escalar os processos de integração com a Asana”, diz Zach Warner, gerente do programa de desenvolvimento de pessoas da Asana. “Dessa forma, você pode continuar usando ferramentas especializadas, como Greenhouse e Workday, integrando-as perfeitamente ao seu fluxo de trabalho na Asana.” 

Transforme os primeiros dias em primeiras vitórias

A integração não precisa ser tão difícil. A Asana oferece ao seu Business um núcleo central de referência para padronizar processos, passar informações entre as equipes e cumprir todos os requisitos antes e depois da entrada de novos funcionários. 

Deixe os novos funcionários a par de tudo mais rapidamente

Mantenha as prioridades da sua equipe em dia com a integração simplificada dos funcionários e períodos mais curtos de adaptação.

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