O que é a gestão lean de portfólios (LPM)? Seis etapas para começar agora

A gestão de portfólio enxuta (LPM, na sigla em inglês) é uma nova maneira de gerir os portfólios das empresas para aumentar a eficiência e a satisfação do cliente. A LPM foi inspirada na metodologia Lean, que começou pequena, mas rapidamente se espalhou para as massas. 

A gestão enxuta começou quando os engenheiros da Toyota criaram um sistema para reduzir o desperdício na sua linha de produção. A metodologia Lean rapidamente ganhou força, e outros setores começaram a aplicar esses princípios aos seus fluxos de trabalho de projeto. Neste artigo, explicaremos como implementar a gestão lean de portfólios para agilizar os seus processos.

O que é a metodologia lean?

A metodologia Lean busca minimizar o desperdício no fluxo de trabalho da sua organização e aumentar o valor para o cliente. Os engenheiros japoneses desenvolveram pela primeira vez a metodologia Lean na Toyota, mas John Krafcik, presidente e CEO da Hyundai Motor America, introduziu o conceito de Lean na gestão de projetos em seu artigo de 1988 intitulado “Triumph of the Lean Production System” (“Triunfo do sistema de produção Lean”). 

A metodologia Lean é composta por cinco princípios (ou etapas):

1. Identificar o valor: determine o valor do seu produto ou serviço.

2. Mapear o fluxo de valor: faça um diagrama do seu fluxo de trabalho e compare-o com o fluxo de trabalho ideal.

3. Criar fluxo: remova o desperdício do seu fluxo de trabalho para promover a eficiência.

4. Estabelecer a atração: atraia o trabalho da etapa anterior do processo para movê-lo pelo ciclo de vida do projeto.

5. Continuar a melhorar: faça melhorias contínuas no seu fluxo de trabalho.

Seja na gestão de um projeto ou de um portfólio, você pode usar esses princípios para identificar pontos fracos nos seus processos e remover qualquer coisa que não agregue valor ao seu projeto. 

Juntamente com as ferramentas de gestão de portfólio, a gestão enxuta de portfólio pode ajudar a identificar rapidamente o desperdício no seu fluxo de trabalho e a agilizar os seus sistemas.  

O que é a gestão otimizada de portfólios (LPM, na sigla em inglês)?

A gestão de portfólio enxuta é uma extensão da metodologia enxuta. Ela usa os cinco princípios do método Lean para conectar a estratégia de negócios à execução do projeto. Como gestor de portfólio, você pode usar os princípios lean para avaliar as estratégias de negócios e alocar orçamentos apropriados para a execução dessas estratégias.

Há três dimensões na gestão otimizada de portfólios:

• Estratégia e financiamento de investimentos: alinhe e financie o portfólio para atingir as metas de Business.

• Operações ágeis de portfólio: permita que as equipes ágeis se adaptem às mudanças e resolvam rapidamente os problemas à medida que surgirem.

• Governança lean: forneça barreiras de proteção para gastos, auditoria e conformidade, e projeção de despesas.

A implementação da gestão enxuta de portfólio levará tempo, especialmente se a sua equipe estiver acostumada a um sistema tradicional de gestão de portfólio. Mas, uma vez adotada, essa nova maneira de gerir um portfólio pode ajudar a reduzir os custos indiretos e os atrasos. 

Abaixo estão as diferenças entre um portfólio tradicional e um lean para identificar qual método funciona melhor para a sua equipe.

O modelo mais enxuto também pode alinhar os seus investimentos à sua estratégia de negócios e aumentar o valor para os seus clientes. 

Seis etapas para a gestão otimizada de portfólios

Pense na gestão de portfólio enxuta como se fosse consertar um carro. Há ajustes que você deve fazer ao longo do caminho para colocar o motor em funcionamento. Estas seis etapas podem ajudar a implementar a gestão lean de portfólio no seu próximo projeto.

1. Reúna os líderes

Consertar um carro pode levar meses se você não tiver pessoas com conhecimento mecânico para ajudar. Da mesma forma, a gestão otimizada de portfólios é mais fácil com uma equipe devidamente montada. 

O primeiro passo ao gerir um portfólio deve ser formar um grupo de líderes com habilidades financeiras que possam ajudar a alinhar a estratégia de negócios com a execução do projeto. 

Dica: para montar uma equipe de liderança de portfólio forte, avalie os pontos fortes dos membros da equipe interna ou colabore com o gerente de contratação para recrutar pessoas com as habilidades certas para o trabalho. Os gestores de portfólio devem se destacar na coleta de dados, no monitoramento do desempenho dos projetos e na influência dos responsáveis pela gestão de prioridades.

2. Encontre financiamento

Mesmo com uma equipe qualificada pronta para consertar o seu carro, você não pode começar sem o dinheiro para comprar ferramentas e peças. A gestão enxuta de portfólios também requer financiamento adequado para transformar a estratégia de negócios em execução. 

Depois de saber quais projetos têm maior custo e prioridade para as principais partes interessadas, avalie o orçamento da empresa para poder alocar recursos com confiança.

Dica: encontrar financiamento geralmente significa analisar os recursos existentes da empresa e determinar onde o projeto pode se encaixar no orçamento. Se o orçamento da empresa não puder acomodar um projeto ou certas características de um projeto, comunique isso ao gestor do projeto e discuta como reestruturá-lo.

3. Desenvolva uma estrutura operacional

Agora que você tem uma equipe de pessoas prontas para trabalhar no carro e o dinheiro necessário para iniciar o reparo, pode desenvolver um plano de ação para consertar o carro. Você vai começar pelo motor ou pelo carburador? Todos trabalharão juntos ou cada pessoa cuidará de uma parte diferente do carro? 

O portfólio da sua empresa também precisa de um plano de ação. Com a sua equipe de liderança, discuta como será a transição para um plano operacional mais enxuto. Consulte os cinco princípios da metodologia lean e identifique áreas de desperdício no seu método original de gestão de portfólio. 

Dica: a satisfação do cliente deve ser a sua maior prioridade ao construir uma estrutura operacional que promova o desempenho enxuto do portfólio. Use o feedback dos clientes para melhorar as suas operações e priorize as práticas ágeis para que o fluxo do seu portfólio seja adaptável.    

4. Implemente um fluxo de trabalho enxuto

Agora que você tem um plano de ação, a sua equipe pode começar a reparar o carro. Se o último conserto de carro que você fez demorou muito porque havia muitas pessoas trabalhando no motor, certifique-se de que o seu plano de ação tenha todos trabalhando em diferentes áreas do carro. Enquanto você trabalha sob o capô, designe alguém para trabalhar sob o carro e outra pessoa para trabalhar dentro dele. Este plano será mais rápido e eficiente.

Para criar um fluxo de trabalho enxuto, elimine o trabalho desnecessário ou as ineficiências do seu processo de gestão de portfólio. Por exemplo, se você já se atrasou na priorização de projetos porque não recebeu notificações oportunas do gestor do projeto, pode estabelecer um sistema pull que o notifique quando a etapa anterior do processo for concluída.

Dica: você pode estabelecer um sistema pull com um software de gestão de portfólio. As ferramentas Kanban ou os diagramas de Gantt podem ajudar a visualizar as etapas do seu processo de gestão de portfólio. Crie dependências de projeto para notificar os membros da equipe quando a próxima etapa do processo estiver pronta para começar.

5. Adicione atualizações e clareza

Depois que os reparos do seu carro forem concluídos, você vai querer fazer um test drive com o produto final. É nesse momento que você pode prestar atenção a ruídos ou coisas que não parecem estar bem. Em seguida, você pode levar o carro de volta à oficina para fazer os ajustes finais e ter certeza de que o veículo está pronto para a estrada. 

Concentrar-se em iniciativas enxutas deve fazer com que o seu fluxo de trabalho de gestão de portfólio funcione sem problemas, mas, como essa estrutura será um ajuste para a sua equipe, você provavelmente precisará adicionar clareza e atualizações para aprimorar as coisas. Não é possível alcançar a excelência operacional sem flexibilidade e sem o desejo constante de melhorar.

Dica: use as boas práticas de gestão de mudanças para implementar as mudanças entre a gestão de portfólio tradicional e a gestão de portfólio enxuta. Ao implementar um processo de gestão de mudanças, você pode tornar a transição para a GPL o mais tranquila possível.

6. Comemore as melhorias

Sempre que você concluir um projeto, seja um conserto de carro ou a entrega de um produto, é importante celebrar o seu sucesso. É gratificante ver um carro correndo pela estrada depois de vê-lo imóvel em um ferro-velho, e também é gratificante ver a estratégia de negócios ganhar vida e satisfazer um cliente por causa do seu orçamento enxuto.

Dica: mesmo que o seu projeto não saia como planejado, use os erros cometidos como lições para otimizar o próximo projeto e melhorar a tomada de decisões no futuro. Se você mantiver uma visão de portfólio que se esforça para melhorar, então até mesmo os projetos que não terminam com um valor agregado valerão a pena celebrar. 

Melhore os fluxos de trabalho ágeis com a gestão otimizada de portfólios

A transição para a gestão de portfólio enxuta requer paciência e foco, mas, ao seguir os princípios enxutos, você pode melhorar o seu fluxo de trabalho ágil e aumentar o valor da sua entrega. 

Com o software de gestão de portfólios, você terá um roteiro navegável para o sucesso com todos os recursos necessários, incluindo monitoramento de projetos em tempo real, comunicação com o cliente e compartilhamento de equipe.