Gestão de recursos captados: o guia de uma organização sem fins lucrativos

Como líder de uma organização sem fins lucrativos, você provavelmente sabe como o processo de gestão de captação de recursos é complexo. Desde a busca pelos subsídios certos até o tratamento dos requisitos de relatórios e a apresentação de candidaturas, pode ser um esforço demorado. Felizmente, há uma maneira de simplificar o processo. 

Com a ajuda de ferramentas de software, você pode organizar e priorizar as suas solicitações de subsídios até a aprovação final. Com um processo em vigor, você pode dedicar mais tempo à criação de fluxos de trabalho significativos que apoiem a sua missão. Já imaginou o bem que você poderia fazer com todo esse tempo a mais no seu dia? 

Neste artigo, definimos todo o processo de gestão de captação de fundos, mostramos como implementá-lo e fornecemos dicas que podem ajudar você ao longo do caminho.

O que é a gestão de subsídios?

A gestão de concessões é um processo que ajuda as organizações sem fins lucrativos a administrar as propostas de concessões, priorizando e processando os pedidos de concessão. 

O sistema de gestão de captação de fundos administra todo o ciclo de vida da captação, que inclui a organização do dinheiro, o acompanhamento e o processamento das candidaturas, além de supervisioná-las até a pós-concessão e, por fim, o encerramento da captação. 

Este sistema envolve três partes distintas, que incluem:

• Concessão de subsídios: a concessão de subsídios é composta por oportunidades de financiamento concedidas pelo governo federal. 

• Financiamento: as organizações sem fins lucrativos devem atender aos requisitos de elegibilidade para receber o financiamento. 

• Elegibilidade: para ser elegível, pode ser necessário fornecer informações sobre membros da equipe, partes interessadas, relatórios de subsídios, lucros de subsídios, tipos de subsídios adquiridos anteriormente e objetivos de financiamento futuros prontamente disponíveis.  

Uma grande parte do processo de gestão de subsídios envolve a redação de subsídios, que é quando os membros da equipe dedicada escrevem fisicamente a proposta de subsídio com as informações que coletaram.

Concedentes vs. candidatos

A gestão de recursos captados envolve duas funções principais: os concedentes e os solicitantes. Ambos são fundamentais para o processo geral. Outras funções envolvidas no processo incluem concedentes e financiadores que auxiliam na concessão de fundos, embora não sejam tipicamente voltados para os negócios.

Um concedente é diferente de um solicitante com base nas suas funções e responsabilidades. 

• Um concedente é alguém responsável por criar subsídios. Essa função envolve uma variedade de entregáveis, incluindo a definição de metas estratégicas, a avaliação de regulamentos e a concessão de subsídios. Um concedente trabalha para uma agência federal dentro do departamento de concessão.

• Um solicitante de subsídios é alguém que procura oportunidades de subsídios, que é provavelmente a posição em que você está atualmente. Isso envolve identificar necessidades, coletar informações internas, redigir e solicitar subsídios. Pode ser uma organização como uma 501(c)(3) ou uma pequena empresa.

Ambas as funções desempenham papéis vitais em um processo eficaz de gestão de captação de recursos e muitas vezes trabalham juntas para alcançar os resultados desejados de um ciclo de vida bem-sucedido da captação de recursos. A seguir, descrevemos o processo e as etapas para um candidato a subsídios de uma organização sem fins lucrativos como você.

O processo de gestão de captação de recursos

O ciclo de vida da captação de fundos consiste em três fases distintas: pré-concessão, concessão e pós-concessão. Cada fase garante que o processo de captação de fundos ocorra sem problemas do início ao fim, incluindo o planejamento inicial até o encerramento final da captação. 

O processo é essencial para o sucesso geral do novo financiamento de subsídios e pode ajudar você, o solicitante, a organizar as informações para se candidatar com eficiência às propostas de subsídios. 

Considere esta lista de etapas para começar a elaborar uma proposta de captação de fundos:

1. Reúna informações internas: colete informações sobre o fluxo de caixa, o número de funcionários e os voluntários para o processo de candidatura. 

2. Busque oportunidades de subsídios: pesquise no banco de dados de subsídios para obter atualizações sobre novas oportunidades e ver os requisitos de elegibilidade. 

3. Candidate-se a subsídios relevantes: encontre os subsídios certos para a sua organização com base nas necessidades financeiras e na elegibilidade para financiamento. 

4. Execute o financiamento do subsídio: depois de receber o subsídio, use o financiamento para executar as suas missões. 

5. Encerrar a proposta de captação: armazene as informações necessárias em um espaço compartilhado que possa ser acessado em qualquer lugar, a qualquer momento.

Essas etapas ajudarão você a se manter em dia com as tarefas necessárias sempre que se candidatar a um novo programa de subsídios.

Vamos passar por cada uma dessas fases e explicar os passos necessários em cada uma delas para criar uma proposta de subsídio completa.

1. Fase de pré-concessão

A fase de pré-concessão inclui todas as tarefas anteriores à escolha do beneficiário do subsídio. Isso inclui planejar, coletar informações internas, encontrar oportunidades de subsídios e, finalmente, solicitar subsídios. 

Esta fase é importante para a organização geral do ciclo de vida da captação de fundos, pois o objetivo é coletar informações e divulgá-las aos doadores. Sem um plano de ação claro, você pode acabar perdendo tempo que poderia ser gasto na missão da sua organização. 

Há três etapas na fase inicial de pré-concessão:

• Planejamento de subsídios: o planejamento consiste em coletar informações internas sobre receita, tamanho da equipe e necessidades de captação de recursos. Depois de coletar essas informações, você pode começar a procurar oportunidades de subsídios que atendam às lacunas da sua organização sem fins lucrativos. Pode ser uma meta específica que requer financiamento ou uma nova missão que você gostaria de iniciar. 

• Oportunidade de subsídio: para encontrar oportunidades, primeiro é preciso organizar as informações coletadas na primeira etapa em pontos de qualificação simples. Por exemplo, para ser aprovado para financiamento, pode ser necessário possuir capacidade e experiência internas específicas. Em seguida, você pode procurar subsídios, por exemplo, usando o banco de dados de subsídios do seu país. Você também pode optar por usar um software de gestão do trabalho para otimizar o seu funil de oportunidades. 

• Pedido de subsídio: depois de reunir as qualificações e encontrar um subsídio que atenda às suas necessidades, é hora de se candidatar. Os subsídios com critérios específicos terão as informações necessárias listadas na oportunidade de subsídio. Use essas informações para escrever o seu pedido de subsídio e enviá-lo ao contato apropriado. 

Algumas perguntas a fazer antes de solicitar financiamento são:

• Tenho um objetivo claro para a captação de fundos?

• Conheço as projeções de receita?

• Quantos voluntários temos na equipe?

• Esse financiamento nos ajudará a ter sucesso em nossas missões?

Depois de enviar a candidatura, você passará para a fase de concessão de subsídios, na qual será notificado se recebeu um subsídio. 

2. Fase de concessão

A fase de concessão é quando o financiador escolhe os beneficiários. Os candidatos serão notificados e, se escolhidos, receberão um acordo com os termos e condições da concessão. 

Isso pode incluir termos sobre o tamanho da sua equipe de voluntários ou os fundos de subsídio que você está usando para várias iniciativas. Esses termos dependerão do tipo de subsídio e do valor da quantia concedida. Depois que o acordo for assinado pelo solicitante e pelo financiador, a captação de fundos será oficialmente concedida. 

Se você não for escolhido para receber o subsídio, o processo de concessão terminará nesta fase e você poderá passar para a etapa de encerramento do subsídio, que envolve o armazenamento de informações para avaliação posterior.

3. Processo de proposta de captação de recursos pós-concessão

Depois que o subsídio for concedido e o acordo for assinado, é hora de trabalhar na execução do subsídio. Isso envolve receber o financiamento e aplicá-lo à sua organização. 

A segunda fase consiste em duas etapas:

• Execução do subsídio: durante a fase de execução, você receberá o financiamento federal e começará a usá-lo para a iniciativa pretendida. Pode ser necessário enviar relatórios periódicos comprovando que você está cumprindo os termos e serviços acordados e o desempenho geral do projeto. 

• Encerramento da captação: depois de implementar o financiamento, você pode passar para o encerramento do projeto de captação. Isso envolve armazenar dados sobre os valores do financiamento, como para que foram usados, para referência no futuro. Este também é o momento de refletir sobre os seus objetivos de business e considerar se a captação de fundos foi útil. Isso pode ajudar você em futuras propostas de captação de fundos. 

Essas duas etapas ajudam a executar e encerrar o processo de captação de fundos, que é um ciclo recorrente para a maioria das organizações sem fins lucrativos. Você repetirá essas etapas para todos os novos pedidos de captação de fundos para receber financiamento federal.

Como gerir subsídios de forma eficaz

Qual é a diferença entre simplesmente receber financiamento e realmente maximizar o seu impacto para a sua organização sem fins lucrativos? Quer você esteja lidando com uma subvenção federal, uma subvenção para organizações sem fins lucrativos ou qualquer outra forma de financiamento, a gestão eficaz de subvenções é fundamental para maximizar o impacto dos recursos financeiros que lhe foram confiados. A seguir, exploramos as principais etapas na gestão eficiente de subsídios para administradores novos e experientes.

Desenvolva um plano de projeto

A gestão bem-sucedida de subsídios começa com um plano de projeto detalhado. Ele deve descrever as metas, os objetivos, os cronogramas, o orçamento e o pessoal-chave do projeto. Esse plano serve como um roteiro para a implementação do projeto e um ponto de referência para monitorar o progresso em tempo real e fazer os ajustes necessários.

Estabeleça uma comunicação clara

As concessões geralmente envolvem várias partes interessadas e parcerias. Estabelecer canais e protocolos claros de comunicação garante que todos os envolvidos estejam informados sobre o progresso, os desafios e as mudanças do projeto.

Isso significa organizar reuniões regulares, atualizações e talvez até webinários dedicados para manter todas as partes informadas. Esses processos não apenas melhoram a colaboração, mas também garantem que todos estejam em sintonia sobre as metas e o progresso do projeto.

Implementar práticas rigorosas de gestão financeira

Relatórios financeiros adequados são essenciais para garantir que os fundos do subsídio sejam usados de forma adequada e eficiente. Isso envolve a criação de sistemas contábeis separados para monitorar as despesas e aquisições de subsídios, a realização de auditorias regulares e a adesão ao orçamento descrito no plano do projeto. É importante manter registros e recibos detalhados de todas as transações relacionadas à captação de recursos.

Monitore o desempenho

Monitorar o progresso do projeto em direção às suas metas é essencial para a tomada de decisões e melhorias em tempo hábil. O monitoramento em tempo real permite que um administrador de subsídios resolva problemas rapidamente, mantendo o projeto dentro do cronograma. Essa supervisão contínua é fundamental para concluir os marcos do projeto e cumprir os acordos de captação.

Garanta a conformidade com os requisitos de concessão

A conformidade é inegociável na gestão de subsídios. Desde as complexidades de uma concessão federal até as condições específicas de uma concessão sem fins lucrativos, é fundamental entender e cumprir todos os requisitos da concessão. Isso inclui a conformidade com os cronogramas de relatórios, as diretrizes financeiras e quaisquer outras estipulações descritas no contrato de concessão. Verificações regulares de conformidade e treinamento da equipe podem ajudar a evitar erros.

Prepare-se para auditorias e relatórios finais

As auditorias e os relatórios finais são componentes-chave do ciclo de vida do subsídio. A preparação para isso requer a manutenção de registros detalhados e organizados de todas as atividades, gastos e resultados do projeto. A preparação para essas avaliações envolve a manutenção de registros abrangentes das atividades, despesas e resultados do projeto. Um administrador de subsídios bem preparado deve estar pronto para demonstrar o sucesso do projeto e o uso eficaz dos fundos provenientes de subsídios.

Foco na sustentabilidade e no impacto

Por fim, a gestão eficaz de subsídios vai além do projeto imediato para considerar a sustentabilidade e o impacto a longo prazo. Isso significa planejar como os benefícios do projeto continuarão após o período de concessão e medir o impacto na população ou questão-alvo. Demonstrar sustentabilidade e resultados positivos pode fortalecer as parcerias e apoiar futuras oportunidades de subsídios.

Dicas para pedidos de captação de recursos

Quando se trata de solicitar subsídios, há algumas dicas que você pode implementar para garantir que o processo seja o mais eficiente e eficaz possível. 

Isso inclui criar um calendário de captação de fundos para garantir que você esteja progredindo de acordo com o planejado e implementar soluções de gestão de captação de fundos para agilizar o processo. Abordaremos cada uma dessas boas práticas e explicaremos como usá-las no seu próprio processo de propostas de captação de fundos.

Criar um calendário de captação de fundos

Criar um calendário de projetos é uma ótima maneira de garantir que toda a equipe esteja em sintonia durante o processo de proposta de captação de fundos. Ele também pode ajudar a monitorar e organizar as candidaturas para evitar trabalhos duplicados.  

O seu calendário deve incluir: 

• O prazo da janela de candidatura

• Cronogramas de tarefas internas

• Quaisquer datas recorrentes associadas ao processo de captação de recursos 

Para aproveitar ao máximo o seu calendário, procure funcionalidades de comunicação para que a sua equipe possa colaborar diretamente no calendário. O ideal é buscar uma ferramenta com funcionalidade de cronograma para conectar as tarefas às metas da organização. 

Automatize o processo de candidatura manual

A automatização de processos de negócios pode ajudar a simplificar o seu fluxo de trabalho, deixando mais tempo para se concentrar no trabalho que realmente importa. E, como uma organização sem fins lucrativos, mais tempo significa mais retribuição à comunidade. 

Considere a **automatização** de software para agilizar o processo de candidatura e eliminar o trabalho manual. Ao automatizar o processo, você pode definir e alterar as datas de conclusão, entregar o trabalho ao membro da equipe certo e aumentar a visibilidade interdisciplinar. 

Crie uma biblioteca de recursos

Candidatar-se a subsídios pode ser uma tarefa demorada. É necessário reunir vários documentos para comprovar a elegibilidade aos financiadores e concedentes. Ao criar uma biblioteca de modelos organizada, você pode acessar facilmente as informações sempre que precisar.

Para criar uma biblioteca de recursos, organize documentos relevantes que comprovem informações como receita, financiamento atual e o tamanho da sua equipe. Em seguida, armazene esses documentos em uma ferramenta compartilhada que todas as partes interessadas possam acessar a qualquer momento, onde quer que estejam. 

Implemente ferramentas de gestão do trabalho

Usar um software de gestão do trabalho pode ajudar a supervisionar e agilizar o processo de proposta de captação de fundos. Ele permite que você administre os seus programas de captação de fundos num só lugar, configure fluxos de trabalho num piscar de olhos e, o mais importante, atinja as suas metas. 

Com um software de gestão do trabalho, você pode reduzir o trabalho repetitivo e dedicar mais tempo à missão da sua organização. Para obter inspiração sobre como outras organizações sem fins lucrativos usam o software de gestão de captação de fundos, saiba como a Hope for Haiti melhora a vida de mais haitianos com a Asana.

Agilize o seu processo de gestão de captação de fundos

Implemente um processo de gestão de captação de recursos para garantir que a sua organização sem fins lucrativos receba o financiamento necessário para fazer a diferença. Seguir as dicas acima ajudará a sua próxima candidatura a ser aprovada sem problemas e a criar um processo de candidatura a subsídios mais eficiente. 

Tudo pronto para começar a criar o seu próprio plano de gestão de captação de fundos? Descubra como a Asana ajuda as organizações sem fins lucrativos a agilizar a gestão de captação de fundos para que possam dedicar mais tempo e recursos à sua missão.