A Hope for Haiti melhora a vida de mais haitianos com a ajuda da Asana

O Haiti, um país caribenho com uma cultura magnífica e que divide uma ilha com a República Dominicana, tem um longo histórico de desastres naturais. Um dos mais significativos ocorreu em 2010, quando foi registrado um terremoto de magnitude 7,0 a menos de 35 km da capital do país. Embora as estimativas quanto ao número de mortos não sejam exatas, muitos acreditam que 200.000 morreram no incidente. Em 2016, o Furacão Matthew devastou o país, deixando 500 mortos e mais de um milhão de pessoas desabrigadas.

A Hope for Haiti, uma entidade sem fins lucrativos que se dedica a melhorar a qualidade de vida dos haitianos, especialmente das crianças, esteve presente antes, durante e após esses desastres. Por meio de programas voltados para educação, saúde, infraestrutura, acesso à água potável, financiamentos e captação de recursos para empresas e empreendedores do Haiti, essa organização oferece assistência e ajuda os haitianos a sair da pobreza.

Skyler Badenoch atua como diretor executivo da Hope for Haiti há três anos, mas a sua paixão pelo país começou há mais de 13 anos. De fato, ele presenciou a resposta da Hope for Haiti ao terremoto de 2010 e se dispôs a ajudar. Atualmente, supervisiona uma equipe de 65 funcionários espalhada no Haiti e nos EUA. Dez membros dessa equipe trabalham nos EUA, dedicando-se à captação de fundos, marketing, suporte administrativo, finanças e governança. Os outros 55 membros são haitianos e trabalham no Haiti como médicos, enfermeiros, educadores e administradores. A organização, distribuída pelas duas nações, está comprometida com a transparência, responsabilidade e boa governança. Além disso, está entre as entidades sem fins lucrativos mais bem avaliadas em plataformas de classificação de terceiros, como Charity Navigator e GuideStar. Ao seguir as boas práticas no trabalho, a Hope for Haiti promove, de modo geral, a confiança no Haiti e na filantropia.

Como a expansão da organização gerou uma necessidade de mudança

Em 2007, a Hope for Haiti gerenciava um orçamento anual de US$ 1 milhão e contava com uma equipe de quatro membros, situada no Haiti. Desde então, a equipe aumentou em 15 vezes e o orçamento quadruplicou, e isso não inclui o programa de doação em espécie, que aumentou para US$ 11 milhões (mais de 10 vezes). Embora a expansão da organização tenha causado ainda mais impacto no Haiti, também surgiram novos desafios, como comunicações, relações com doadores e relatórios ineficazes.

À medida que uma organização cresce, a comunicação começa a sofrer entraves. Essas ineficiências prejudicam a Hope for Haiti, pois, quando não podemos funcionar como um mecanismo bem lubrificado, não conseguimos servir a tantas pessoas quantas poderíamos, e cabe a nós melhorar isso. ”

Na análise FOFA mais recente da organização, que é realizada a cada poucos anos, as comunicações referentes a projetos e doadores foram identificadas como áreas de melhoria organizacional por inúmeras pessoas. Como resultado, Skyler decidiu pesquisar plataformas que pudessem ajudar a Hope for Haiti a comunicar e gerenciar o trabalho em um único lugar.

Em busca de uma solução

Com os resultados da análise FOFA em mãos, Skyler determinou rapidamente quatro áreas em que uma plataforma de gerenciamento de trabalho seria útil para remover obstáculos. Ele precisava:

• Agilizar e automatizar processos sempre que possível, como respostas a desastres, protocolos de emergência, pedidos e gestão de captação de recursos, e relatórios.

• Aumentar a visibilidade sobre o trabalho que acontece em toda a organização para que os colegas de equipe não precisassem pedir atualizações uns aos outros.

• Centralizar a comunicação em um único lugar, desde as conversas e reuniões de equipes até as relações com doadores e relatórios.

• Melhorar a gestão e os relatórios de projetos, de modo que os projetos se desenvolvessem sem complicações, o processo de geração de relatórios fosse fácil e os doadores confiassem na organização.

Skyler se decepcionou ao testar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho simplificada, pois ela não era intuitiva e robusta o suficiente para atender às necessidades da sua equipe. No entanto, quando um amigo, que também é o seu orientador executivo, um colega e um de seus pares no setor sugeriram a Asana, Skyler optou por testar a versão gratuita para ver se essa ferramenta supriria as necessidades da organização.

Com base na sua pesquisa, Skyler sabia que, para que a Asana tivesse êxito, o melhor caminho seria obter a aprovação da direção. Ele optou primeiro por fazer a integração dos principais líderes e familiarizá-los com o uso da Asana, e então implementá-la para os demais membros da organização. Começou a usar a Asana com a própria equipe para monitorar a definição das metas semanais e as reuniões de atualização. Nas manhãs de segunda-feira, cada membro da equipe adicionava três metas profissionais e uma meta pessoal ao projeto Asana compartilhado. No decorrer da semana, os colegas de equipe consultavam uns aos outros escrevendo comentários.

Usar a Asana para monitorar metas semanais passou rapidamente a ser um processo automático para a equipe. Era possível visualizar o status de cada meta, e as tarefas atuavam como uma pauta integrada para cada reunião da semana, o que contribuiu de imediato para melhorar a capacidade de comunicação da equipe.

Quando passamos a monitorar nossas metas semanais na Asana, a comunicação enquanto equipe de liderança melhorou da noite para o dia. Além disso, pude visualizar a evolução das prioridades por toda a organização. ”

Implementação da Asana em toda a organização

Apesar de ter começado a usar a Asana com um plano gratuito, a Hope for Haiti sabia que seria possível operar com ainda mais eficiência se tivesse acesso aos recursos pagos. Por essa razão, em meados de março de 2020, quando a Asana anunciou que ofereceria planos Asana Business gratuitos às entidades sem fins lucrativos que estavam na linha de frente das pesquisas médicas e da assistência em função da COVID-19, Skyler inscreveu a sua organização, e a Asana doou um plano Business com duração de 12 meses.

Com o poder do plano Asana Business em mãos, Skyler procurou maneiras de transferir o trabalho de toda a organização para a plataforma. A maior e mais importante iniciativa da Hope for Haiti — o plano estratégico anual — era a primeira da lista, e Skyler recorreu aos Consultores Asana para obter ajuda. Seguindo a orientação de um Consultor, Skyler e a sua equipe transformaram o planejamento complexo, repleto de objetivos, estratégias e táticas, em projetos Asana. A equipe da Hope for Haiti agora usa os Portfólios para acompanhar o trabalho em relação ao planejamento estratégico em toda a organização e os Cronogramas de projetos para visualizar o seu progresso e criar relatórios de status. Com o alicerce da organização firmemente ancorado na Asana, Skyler não teve dúvidas de que essa ferramenta era a solução ideal para a sua equipe.

Poder contar com a ajuda de um Consultor Asana para migrar o nosso planejamento estratégico para a plataforma nos poupou tempo, além de remover um grande obstáculo à nossa implementação e mostrar que a Asana era a solução ideal para nós. ”

Utilização da Asana em toda a organização

Como as metas semanais e os projetos referentes ao planejamento estratégico eram a base da organização, Skyler e a Hope for Haiti ampliaram a sua utilização para incluir outros fluxos de trabalho, como:

• Pedidos e gestão de captação de recursos: a equipe situada nos EUA usa a Asana para gerenciar as iniciativas de captação de recursos para não deixá-las para a última hora. Além disso, após a análise FOFA identificar ineficiências quanto ao asseguramento das obtenções e aos relatórios sobre as captações de recursos, esses processos foram transferidos para a Asana. A equipe agora usa a Asana para gerir os pedidos de captação de recursos, bem como os relatórios e a arrecadação esperada.

A gestão de captação de recursos é vital, pois é muito difícil obter financiamento. A Asana nos tornou mais eficientes e, como resultado, passamos a ser uma organização mais competitiva, apta a buscar novas fontes de financiamento em menos tempo. ”

• Conformidade com os protocolos: a equipe situada no Haiti usa a Asana para tudo, desde comunicações internas a relatórios e protocolos sobre COVID-19. Quando há uma emergência, como a COVID-19, a equipe recorre à Asana para criar e implementar protocolos de respostas. Por exemplo, eles criaram um procedimento sofisticado para acolher e tratar pacientes em sua própria enfermaria. Esse procedimento inclui medição de temperatura, local para lavagem de mãos, distribuição de máscaras, entre outras coisas. O protocolo é documentado em um projeto Asana e utilizado para fins de comunicação interna, garantindo assim que todos os funcionários sigam as etapas necessárias.

Quando surgiu a COVID-19, a nossa organização estava excepcionalmente capacitada para responder a esse tipo de desastre — contamos com médicos na nossa equipe e na diretoria, além de termos experiência em trabalhar em situações de emergência. Mesmo assim, precisávamos de uma ferramenta organizacional como a Asana para impulsionar o nosso processo. ”

• Monitoramento de presentes em espécie: a meta do programa para este ano é ultrapassar US$ 20 milhões em doações (quase o dobro da meta normal de US$ 11 milhões), que incluem medicamentos, suprimentos médicos e equipamentos que devem ser entregues ao Haiti, importados e distribuídos para os parceiros e pessoas que mais necessitam. Agora, não dependemos mais de planilhas do Excel, pois monitoramos o processo na Asana.

Uma experiência melhor para os doadores graças à Asana

Com a ajuda do plano Asana Business, a Hope for Haiti pode agora trabalhar de maneira mais rápida com os doadores. Recentemente, a organização foi escolhida pela tenista profissional, Naomi Osaka, para receber uma doação no valor de US$ 25.000, proveniente da sua participação em um torneio on-line, cujo objetivo era contribuir para os esforços de assistência devido à COVID-19. A equipe da Hope for Haiti usou a Asana para conduzir o relacionamento com a equipe de Naomi, garantindo que os materiais certos fossem enviados e que nenhum ponto de contato fosse perdido.

Depois de receber a doação, a Hope for Haiti quis comunicar o impacto que ela causou a Naomi. Antes da Asana, esse processo implicaria em diversos arquivos e em uma longa corrente de e-mails. Entretanto, por monitorar o impacto da doação na Asana, a equipe foi capaz de gerar um relatório e compartilhá-lo com a Naomi em poucas semanas.

Seria impossível gerar o relatório sobre a contribuição da Naomi de forma tão rápida sem a Asana. ”

De volta ao seu alicerce

Embora a COVID-19 tenha mudado o foco da Hope for Haiti (além de exemplificar a agilidade com que a organização pode responder diante de uma emergência com a ajuda da Asana), Skyler e a sua equipe permanecem comprometidos com muita convicção em progredir em suas principais iniciativas: melhorar o acesso à educação, saúde, água potável, doações de suprimentos e equipamentos médicos de qualidade, e oportunidades econômicas. Graças aos novos processos e eficiências decorrentes da utilização da Asana, Skyler sabe que o impacto da organização em relação a essas iniciativas será ainda maior.

Além disso, graças a uma conexão renovada entre os principais valores da organização e o modo como atingem suas metas, a Hope for Haiti está mais bem preparada do que nunca para continuar superando seus objetivos. Por exemplo, a equipe utilizará a Asana para planejar a sua campanha anual de arrecadação de fundos, denominada Hike for Haiti, que desafia pessoas do mundo todo a caminhar em solidariedade às crianças que percorrem distâncias desmesuradas para ir à escola no Haiti. As mudanças que Skyler e a sua equipe esperam fazer representam um longo caminho a seguir, mas a equipe está completamente pronta para embarcar nessa jornada e causar um impacto positivo no seu tão amado país com a ajuda da Asana.

Como diretor executivo, era difícil saber o que se passava com cada equipe. A Asana me proporciona visibilidade sobre todo o trabalho que acontece, seja captação de recursos e gestão de doadores ou operações presenciais. ”