Transferir as comunicações para a Asana

Neste ponto, sua equipe talvez tenha dúvidas sobre como transferir o trabalho que já foi feito via e-mail ou chat para a Asana. Quando todas as conversas estiverem vinculadas a equipes, projetos ou tarefas na Asana, sua equipe saberá com clareza tudo o que está acontecendo com aquele trabalho, sem precisar ficar buscando informações em diversas ferramentas.

Siga em frente com Como usar a Asana

Prefere um vídeo? Veja nosso episódio de Como usar a Asana sobre comunicações em equipe, para ter interações eficazes, sem necessidade de e-mails ou reuniões.

1 - Inicie uma conversa em uma tarefa

Comente em uma tarefa para confirmar que a recebeu, e sempre que você precisar discutir ideias, fazer perguntas ou fornecer atualizações. Para adicionar um colega específico a um comentário, [@mencione}(/guide/help/fundamentals/text) ou digite Tab + F, e então o nome dele será adicionado como seguidor.

Você pode optar por participar ou sair de conversas, seguindo e deixando de seguir as tarefas. Quando você for adicionado a uma tarefa, você verá toda a sua atividade anterior, e dessa forma nenhum outro participante precisará ser interrompido.

2 - Inicie uma conversa com membros do projeto.

Utilize as conversas em projetos quando quiser discutir múltiplas tarefas, compartilhar uma ideia geral, iniciar um projeto, discutir progressos, ou para fazer brainstorms.

3 - Inicie uma conversa com sua equipe

Quando você precisar discutir algo relacionado ao trabalho, mas ainda não tiver um projeto ou tarefa relevante, ou se quiser compartilhar informações com um grupo grande, as conversas em equipe são o melhor modo de fazer isso.

Compartilhe informações com todos, usando uma conversa em equipe

Você pude usar as conversas em equipe para atualizações semanais sobre diversos projetos, apresentar novos funcionários, anúncios para toda a equipe, ou para fazer brainstorms.

4 - Crie uma tarefa e a atribua a um colega

Ao invés de mandar um e-mail ou um chat para um colega, para fazer uma solicitação ou pedir alguma informação, crie uma tarefa para ele. A tarefa aparecerá na lista de Minhas tarefas desse colega, e você será automaticamente adicionado como seguidor. Assim, você saberá que a mensagem não se perdeu em seus e-mails, e ele podem priorizar a resposta junto com o resto do trabalho.

5 - Transite sem problemas entre a Asana e os e-mails

O ideal é que conforme sua equipe comece a usar a Asana, você passe a depender cada vez menos de e-mails para gerenciar o trabalho, solicitações, planejamentos e comunicações, que passarão a acontecer na Asana. No entanto, para todas as ocasiões em que você ainda precisar de e-mail, existem opções para transitar perfeitamente entre ambas as ferramentas.

Os usuários de Gmail podem usar o plugin Asana para Gmail para transformar rapidamente conversas de e-mail em ações e atualizar tarefas direto do Gmail. Dessa forma, pendências e atualizações não se perdem nos seus e-mails, e você pode usar Asana direto de sua caixa de entrada.

gmail add-on create task details

Se você usa outra conta de e-mail, você pode encaminhar e-mails para a Asana, para transformá-los em tarefas. Isso é útil para registrar pendências e comunicações. Use o endereço x@mail.asana.com  e a tarefa irá direito para a lista Minhas tarefas.

Você também pode encaminhar e-mails para um projeto específico da Asana.

Para atribuir uma tarefa a si mesmo a partir de um e-mail, siga essas convenções. Veja como seu e-mail será formatado na Asana:

  • Assunto do e-mail = nome da tarefa
  • Corpo do e-mail = descrição da tarefa
  • Anexos do e-mail se tornam anexos da tarefa
  • Remetente = responsável

6. Alterne entre a Asana e o Slack sem dificuldade

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração Asana for Slack. Dessa forma é possível comunicar com os colegas de equipe onde estiverem trabalhando e coordenar sem obstáculos para trabalhar com mais agilidade.

Você pode ajustar a configuração com poucos cliques, e há várias formas de usar ambas as ferramentas sem precisar alternar constantemente entre elas.

  • Converta as mensagens do Slack em tarefas Asana para tomar ações a partir das conversas.
  • Faça ações nas tarefas dentro do Slack para levar o trabalho adiante sem precisar sair do aplicativo.
  • Encaminhe atualizações de projeto para canais específicos e deixe os colegas sempre informados.
  • Obtenha notificações no Slack sobre o trabalho atribuído a você e as tarefas que acompanha

A integração Asana for Slack ajuda a levar o trabalho adiante com mais rapidez onde quer que a sua equipe esteja trabalhando

Assista Como usar a Asana para ver rapidamente como fazer as ações acima mencionadas.

7 - Utilize a busca para encontrar informações

Todos os projetos, tarefas e conversas públicas são possíveis de serem encontrados por qualquer um em sua equipe, para que você possa sempre encontrar o que precisa, mesmo se tiver acabado de se juntar a uma equipe, ou se não estava seguindo a tarefa ou projeto anteriormente. Digite o que você está procurando na barra de busca, ou use a busca avançada caso você precise pesquisar critérios específicos. Chega de caixas de entrada bagunçadas ou de depender de antigas correntes de e-mail.

8 - Atualizações de status a qualquer hora, sem precisar perguntar para os outros

Com Asana, você consegue ver atualizações de status em qualquer projeto, com a visualização de progresso, para que você não tenha que perder tempo perguntando a seus colegas como um projeto está. Crie o hábito de ter proprietários de projetos que compartilhem o status de seus projetos semanalmente, para mantê-los atualizados.

Sempre que uma atualização de status de um projeto for publicada, sua equipe pode responder diretamente neste status, com perguntas ou feedbacks. Eles também podem criar uma tarefa diretamente a partir dessa conversa.

9 - Use a caixa de entrada

Similar a outros tipos de feeds de notificações, a caixa de entrada na Asana fornece atualizações automáticas sobre as tarefas que você está seguindo. A caixa de entrada te permite visualizar, responder e tomar ações sobre as notificações mais facilmente do que e-mails ou chats, por exemplo. Você pode ver atualizações como novas tarefas, comentários, conclusões de tarefas, mudanças de prazos, e mais. Assim, você sempre sabe o que está acontecendo com o trabalho que importa para você, e continuar fazendo-o avançar na Asana.

Saiba mais sobre a caixa de entrada com uma rápida Aula Asana.

O e-mail é uma ferramenta de comunicação essencial, mas não é a melhor forma de acompanhar projetos e tarefas. Confira o vídeo Como usar a Asana para ver dicas de como fazer sua equipe passar a usa Asana em vez do e-mail.

Ter um planejamento claro para transferir as comunicações e colaborações de outras ferramentas para a Asana ajuda a definir expectativas acertadas. Você e sua equipe podem aproveitar todos os benefícios e toda a transparência que a Asana proporciona, desde o começo.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.