Comunicação da equipe eficaz

Reuniões, e-mails, chats... Há muitas maneiras das equipes se manterem em contato, e outras tantas para se perderem mais ainda na comunicação. A Asana mantém as conversas relevantes ao trabalho e aos colegas certos ao permitir que se desenvolvam dentro do contexto. Siga estas dicas para conversas mais claras e conheça as principais convenções de comunicação da Asana.

Prefere assistir a um tutorial? Fique por dentro com os vídeos da série Como usar a Asana

Como usar a Asana é uma série de curtos tutoriais que você pode acompanhar para praticar e aprender a usar a Asana em pouco tempo.

Dicas e convenções gerais para a comunicação das equipes na Asana

Ajude sua equipe a sentir segurança ao comunicar através da Asana e a ter mais clareza com menos e-mails, reuniões e seguimentos.

1. Perder menos tempo no e-mail com as integrações

O ideal é que, conforme a equipe começa a usar a Asana, passe a depender cada vez menos de e-mails para fazer a gestão do trabalho, solicitações, planejamentos e comunicações, que passará a ocorrer na Asana. No entanto, para todas as ocasiões em que você ainda precisar usar o e-mail, existem opções para transitar sem dificuldade entre ambas as ferramentas.

As integrações Asana para Gmail e Asana para Outlook ajudam a transformar rapidamente conversas de e-mail em ações e a atualizar tarefas diretamente da sua caixa de entrada. Com isso as pendências e atualizações não ficam perdidas entre os seus e-mails e você pode mover o trabalho para a Asana de forma intuitiva.

add-on gmail criar detalhes da tarefa

Se você usa um cliente de e-mail diferente, pode encaminhar os e-mails para a Asana para transformá-los em tarefas, ou experimentar uma de nossas outras integrações para o e-mail.

2. Manter o chat eficaz

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto através da integração Asana para Slack para manter as conversas úteis e dinâmicas sem perder o contexto.

Por exemplo, se um colega escreve via Slacks para pedir a você que revise alguma coisa, é muito fácil dizer que sim e deixar tudo o que você estava fazendo para depois, ou pedir para esperar e acabar esquecendo. Em vez disso você pode usar a integração para criar uma tarefa com todo o contexto necessário e priorizá-la para o momento adequado.

GIF do uso da integração Asana para Slack para criar uma tarefa a partir de uma mensagem do Slack para monitorar o trabalho

Você pode configurar a integração com poucos cliques. Acompanhe o nosso tutorial para aprender a usá-la e obter dicas.

3. Fazer perguntas e receber feedback nos comentários

Comente em uma tarefa para confirmar que a recebeu, e sempre que você precisar discutir ideias, fazer ou responder perguntas ou fornecer atualizações. Para adicionar um colega específico a um comentário, basta @mencioná-lo.

Você pode optar por participar ou sair de conversas seguindo e deixando de seguir as respectivas tarefas. Isso facilita ficar a par dos acontecimentos ou afastar-se quando deixarem de ser relevantes.

4. Fazer pedidos com as tarefas

Ao invés de mandar um e-mail ou um chat para fazer uma solicitação ou pedir alguma informação a um colega, crie uma tarefa para ele. A tarefa aparecerá na lista de Minhas tarefas dessa pessoa e você será automaticamente adicionado como seguidor. Assim, você terá certeza que a mensagem não se perdeu entre outros e-mails e o colega pode priorizar a resposta em função de seu volume de trabalho.

Saiba mais sobre como usar da Asana para criar e gerenciar solicitações e perguntas relacionadas ao trabalho.

5. Reduzir a desorganização empregando a busca

Todas as tarefas, conversas e projetos públicos podem ser pesquisados por qualquer pessoa, mesmo se tiver acabado de se juntar à equipe ou não estava acompanhando essa tarefa e projeto específicos. Digite o que você procura na barra de pesquisa e use a busca avançada caso precise definir critérios específicos. Com isso, não é preciso depender das notificações da Caixa de entrada ou se preocupar em encontrar tudo a partir da barra lateral.

6. Acompanhar o feedback e as aprovações

Gerencie aprovações e forneça feedback diretamente das tarefas para manter o feedback em contexto com o trabalho e permitir que todos vejam quando algo for finalizado e aprovado.

GIF exemplificando como aprovar uma tarefa na Asana

GIF do uso das anotações de feedback numa imagem anexada a um tarefa Asana

7. Ver as atualizações de status a qualquer momento

Com a Asana, você consegue ver atualizações de status de qualquer projeto na visualização de progresso, para não ter que perder tempo perguntando a seus colegas como está indo. Crie o hábito de ter proprietários de projetos que compartilhem o status de seus projetos semanalmente para mantê-los atualizados.

Você pode monitorar diversos projetos num único lugar ao criar um Portfólio. Os Portfólios são ideais para os gerentes de projetos, supervisores de equipes e executivos ao lhes proporcionar um lugar central para ver de uma só vez e em tempo real todas as atualizações de status dos seus projetos.

8. Gerenciar e reagir às notificações da Caixa de entrada

Similar a outros feeds de notificações, a Caixa de entrada na Asana fornece atualizações automáticas sobre o trabalho que você está seguindo. Ela permite visualizar, responder e atuar sobre as notificações, e você fica a par de atualizações como de novas tarefas, comentários, conclusões de tarefas, mudanças de prazos e outras.

GIF de um cliente vendo e ordenando a sua Caixa de entrada na Asana pelos trabalhos diretamente atribuídos a si em vez de pelas atualizações gerais

Saiba mais sobre a Caixa de entrada com uma rápida Aula Asana.

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