Comunicação da equipe eficaz

Reunião, e-mail, chat—há muitas maneiras das equipes se manterem em contato, e outras tantas para se perderem mais ainda na comunicação. Asana deixa as conversas relevantes ao trabalho e aos colegas certos ao deixá-las em contexto. Siga estas dicas para conversas mais claras e conheça as principais convenções de comunicação da Asana.

Prefere assistir a um tutorial? Fique por dentro com os vídeos da série Como usar a Asana

Como usar a Asana é uma série de curtos tutoriais que você pode acompanhar para praticar e aprender a usar a Asana em pouco tempo.

Dicas e convenções gerais para a comunicação das equipes na Asana

Ajude sua equipe a sentir segurança ao comunicar através da Asana e a ter mais clareza com menos e-mails, reuniões e seguimentos.

1. Perder menos tempo no e-mail com as integrações

O ideal é que, conforme a equipe começa a usar a Asana, passe a depender cada vez menos de e-mails para fazer a gestão do trabalho, solicitações, planejamentos e comunicações, que passará a ocorrer na Asana. No entanto, para todas as ocasiões em que você ainda precisar usar o e-mail, existem opções para transitar sem dificuldade entre ambas as ferramentas.

As integrações Asana para Gmail e Asana para Outlook ajudam a transformar rapidamente conversas de e-mail em ações e a atualizar tarefas diretamente da sua caixa de entrada. Com isso as pendências e atualizações não ficam perdidas entre os seus e-mails e você pode mover o trabalho para a Asana de forma intuitiva.

add-on gmail criar detalhes da tarefa

Se você usa um cliente de e-mail diferente, pode encaminhar os e-mails para a Asana para transformá-los em tarefas, ou experimentar uma de nossas outras integrações para o e-mail.

2. Manter o chat eficaz

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto através da integração Asana para Slack para manter as conversas úteis e dinâmicas sem perder o contexto.

Por exemplo, se um colega escreve via Slacks para pedir a você que revise alguma coisa, é muito fácil dizer que sim e deixar tudo o que você estava fazendo para depois, ou pedir para esperar e acabar esquecendo. Em vez disso você pode usar a integração para criar uma tarefa com todo o contexto necessário e priorizá-la para o momento adequado.

GIF do uso da integração Asana para Slack para criar uma tarefa a partir de uma mensagem do Slack para monitorar o trabalho

Você pode configurar a integração com poucos cliques. Acompanhe o nosso tutorial para aprender a usá-la e obter dicas.

3. Fazer perguntas e receber feedback nos comentários

Comente em uma tarefa para confirmar que a recebeu, e sempre que você precisar discutir ideias, fazer ou responder perguntas ou fornecer atualizações. Para adicionar um colega específico a um comentário, basta @mencioná-lo.

Você pode optar por participar ou sair de conversas seguindo e deixando de seguir as respectivas tarefas. Isso facilita ficar a par dos acontecimentos ou afastar-se quando deixarem de ser relevantes.

4. Fazer pedidos com as tarefas

Ao invés de mandar um e-mail ou um chat para um colega, para fazer uma solicitação ou pedir alguma informação, crie uma tarefa para ele. A tarefa aparecerá na lista de Minhas tarefas desse colega, e você será automaticamente adicionado como seguidor. Assim, você saberá que a mensagem não se perdeu em seus e-mails, e ele podem priorizar a resposta junto com o resto do trabalho.

Saiba mais sobre como usar da Asana para criar e gerenciar solicitações e perguntas relacionadas ao trabalho.

5. Reduzir a desorganização usando a busca

Todas as tarefas, conversas e projetos públicos podem ser pesquisados por qualquer pessoa, mesmo se tiver acabado de se juntar à equipe ou não acompanhava essa tarefa e projeto específicos. Digite o que você procura na barra de pesquisa e use a busca avançada caso precise definir critérios específicos. Com isso não é preciso depender das notificações da Caixa de entrada ou se preocupar em encontrar tudo a partir da barra lateral.

6. Realizar os processos de aprovação e feedback na Asana

Monitorar o feedback e as aprovações de forma separada pode gerar confusão e desacelerar os projetos. Em vez disso você pode gerenciar as aprovações e dar feedback dentro das próprias tarefas da Asana.

GIF sobre o fluxo de trabalho dos campos personalizados de aprovação na Asana

Dessa forma você mantém o feedback no contexto do trabalho e todos ficam a saber das aprovações de coisas como orçamentos ou artigos para o blog.

GIF do uso das anotações de feedback numa imagem anexada a um tarefa Asana

7. Ver as atualizações de status a qualquer momento

Com Asana, você consegue ver atualizações de status em qualquer projeto, com a visualização de progresso, para que você não tenha que perder tempo perguntando a seus colegas como um projeto está. Crie o hábito de ter proprietários de projetos que compartilhem o status de seus projetos semanalmente, para mantê-los atualizados.

Você pode monitorar diversos projetos num único lugar ao criar um Portfólio. Os Portfólios são ideais para os gerentes de projetos, supervisores de equipes e executivos ao lhes proporcionar um lugar central para ver de uma só vez e em tempo real todas as atualizações de status dos seus projetos.

8. Gerenciar e reagir às notificações da Caixa de entrada

Similar a outros feeds de notificações, a Caixa de entrada na Asana fornece atualizações automáticas sobre o trabalho que você está seguindo. Ela permite visualizar, responder e atuar sobre as notificações, e você fica a par de atualizações como novas tarefas, comentários, conclusões de tarefas, mudanças de prazos, e outras. Com isso você sabe sempre o que acontece com os trabalhos relevantes para levar o seu próprio trabalho adiante.

Saiba mais sobre a caixa de entrada com uma rápida Aula Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.