Aumente a comunicação da equipe

Usar a Asana pode ajudar as equipes a reduzir os e-mails, reuniões e mensagens na sua comunicação. Leia em seguida como passar as conversas para a Asana, com dicas para uma melhor comunicação em equipe.

Prefere assistir a um tutorial? Fique por dentro com os vídeos da série Como usar a Asana

1. Discutir uma tarefa específica com os comentários

Comente em uma tarefa para confirmar que a recebeu e sempre que precisar discutir ideias, fazer perguntas ou fornecer atualizações. Para adicionar um colega específico a um comentário, [@mencione-o}(/guide/help/fundamentals/text) ou digite Tab + F e seu nome para adicioná-lo como seguidor.

Você pode optar por participar ou sair de conversas seguindo e deixando de seguir as tarefas. Ao participar de uma tarefa você vê automaticamente todas as atividades anteriores sem precisar consultar os demais participantes.

2. Criar e atribuir tarefas a colegas de equipe

Em vez de mandar um e-mail ou uma mensagem para um colega para pedir alguma coisa ou alguma informação, crie uma tarefa para ele. Esta aparecerá na lista de Minhas tarefas do colega e você será automaticamente adicionado como seguidor. Com isso você se assegura de que a mensagem não ficará perdida entre os e-mails, e ele pode priorizá-la em relação ao seu trabalho.

Saiba mais sobre como criar e gerenciar perguntas e pedidos de trabalho na Asana.

3. Gastar menos tempo com o e-mail

O ideal é que à medida que a sua equipe usa mais a Asana, passe a depender cada vez menos dos e-mails para gerenciar o trabalho. A comunicação, os pedidos, e os planejamentos passarão a ser feitos na Asana. No entanto, para todas as ocasiões em que ainda precisa usar o e-mail, temos algumas opções para alternar sem interrupções entre as ferramentas.

As integrações Asana para Gmail e Asana para Outlook ajudam a transformar rapidamente conversas de e-mail em ações e a atualizar tarefas diretamente da sua caixa de entrada. Com isso as pendências e atualizações não ficam perdidas nos e-mails e você pode mover o trabalho para a Asana de forma intuitiva.

add-on gmail criar detalhes da tarefa

Se você usa outro cliente de e-mail, encaminhe os e-mails para a Asana para convertê-los em tarefas, ou experimente uma das outras integrações para e-mail.

4. Alterne entre a Asana e o Slack sem dificuldade

Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto através da integração Asana para Slack para manter as conversas práticas e úteis.

Você pode configurar a integração com poucos cliques. Acompanhe o nosso tutorial para aprender a usá-la e obter dicas úteis.

GIF do uso da integração Asana para Slack para criar uma tarefa a partir de uma mensagem do Slack para monitorar o trabalho

5. Usar a busca para encontrar informações e criar relatórios

Todos os projetos, tarefas e conversas públicas são possíveis de serem encontrados por qualquer um em sua equipe, para que você possa sempre encontrar o que precisa, mesmo se tiver acabado de se juntar a uma equipe, ou se não estava seguindo a tarefa ou projeto anteriormente. Digite o que você está procurando na barra de busca, ou use a busca avançada caso você precise pesquisar critérios específicos. Chega de caixas de entrada bagunçadas ou de depender de antigas correntes de e-mail.

6. Agilize os processos de aprovação e feedback

Monitorar o feedback e as aprovações de forma separada pode gerar confusão e desacelerar os projetos. Em vez disso você pode gerenciar as aprovações e dar feedback dentro das próprias tarefas da Asana.

GIF sobre o fluxo de trabalho dos campos personalizados de aprovação na Asana

Dessa forma você mantém o feedback no contexto do trabalho e todos sabem das aprovações de coisas como orçamentos ou artigos para o blog de marketing.

GIF do uso das anotações de feedback numa imagem anexada a um tarefa Asana

7. Ver as atualizações de status a qualquer momento

Com Asana, você consegue ver atualizações de status em qualquer projeto, com a visualização de progresso, para que você não tenha que perder tempo perguntando a seus colegas como um projeto está. Crie o hábito de ter proprietários de projetos que compartilhem o status de seus projetos semanalmente, para mantê-los atualizados.

Você pode monitorar múltiplos projetos num único lugar criando um portfólio. Os Portfólios são ideais para os gerentes de projetos, supervisores de equipes e executivos, ao proporcionar um centro de controle da missão para melhor gerenciar as iniciativas estratégicas em tempo real.

8. Obter notificações na Caixa de entrada sobre os trabalhos que você segue

Similar a outros feeds de notificações, a caixa de entrada na Asana fornece atualizações automáticas sobre o trabalho que você está seguindo. Ela permite visualizar, responder e atuar sobre as notificações mais facilmente do que com e-mails ou mensagens, por exemplo, e você fica a par de atualizações como novas tarefas, comentários, conclusões de tarefas, mudanças de prazos, e outras. Com isso você sabe sempre o que acontece com os trabalhos importantes e continua a desenvolvê-los na Asana.

Saiba mais sobre a caixa de entrada com uma rápida Aula Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.