Gerenciar e fazer a integração de voluntários

Para muitas organizações sem fins lucrativos, os voluntários são uma força motriz fundamental ao alcance de sua missão. Com a Asana, você pode se assegurar de que estará fornecendo aos voluntários as informações e o processo de integração necessários para que obtenham bom êxito, enquanto disponibiliza à sua equipe interna dados concretos sobre o progresso e os projetos.

Este artigo mostrará como criar e gerenciar dois tipos de projetos de voluntariado: um para processar as candidaturas dos voluntários, e outro para fazer as respectivas integrações, além de algumas dicas gerais sobre como gerenciar voluntários de maneira eficaz.

Analisar e aprovar as candidaturas de voluntários na Asana

Geralmente, antes de ser voluntário, é necessário se candidatar e ser aprovado para isso. Com um projeto de entrada de voluntários, você consegue criar um formulário de candidatura de voluntários, aprovar as candidaturas e conferir todas as etapas do projeto de voluntariado de um só lugar.

CAPTURA de tela de um projeto de entrada de voluntários na Asana, com colunas que mostram o status de cada candidatura e campos personalizados para organizar as habilidades e os interesses de cada candidato

Comece criando um projeto do zero ou importando uma planilha onde você já monitore esse trabalho atualmente. Crie colunas em um quadro para as seguintes categorias: “Novas candidaturas”, “Em análise”, “Aprovados” e “Reprovados”, pois essa divisão facilita a movimentação de cada candidato pelas etapas do processo e a visualização do status da inscrição.

insira uma coluna de “Tentativa” para que qualquer membro da sua organização possa inserir na lista um voluntário que talvez seja um bom candidato. Nesta lista também podem ser incluídos os candidatos que não tenham sido aprovados, mas que apresentem chance de aprovação futura.

1. Facilite o monitoramento de mais detalhes e organize-os em campos personalizados

Como as necessidades de trabalho voluntário podem ser bastante diferentes, ao adicionar campos personalizados ao seu projeto você consegue monitorar as habilidades, as disponibilidades e os seus interesses específicos de cada candidato, assegurando-se, assim, de que correspondam às necessidades da sua organização.

CAPTURA de tela de um projeto de monitoramento de voluntários, exibindo uma lista de nomes com campos personalizados por período de tempo em que esses voluntários estarão disponíveis para ajudar

Por exemplo, você pode criar um campo referente às “habilidades”, com opções baseadas nas necessidades atuais, como design gráfico, mídias sociais, angariação de fundos, etc. Para que você consiga organizar o cronograma com antecedência, também é possível criar um campo correspondente ao total de horas de trabalho que cada voluntário poderá oferecer por semana.

esses campos correspondem aos campos que serão exibidos no formulário de candidatura de voluntário (explicado na próxima etapa).

2. Crie um formulário de candidatura para os voluntários

Para começar a monitorar os candidatos a voluntário, crie um formulário que eles deverão preencher. Assim, você já inicia o processo com todas as informações necessárias para avaliar a candidatura.

CAPTURA de tela de um modelo de formulário de entrada de voluntários

  1. Vá até a aba Formulários, na parte superior do seu projeto.
  2. Personalize o seu formulário para que inclua os campos requeridos, criados na etapa anterior, e crie campos adicionais para ajudar a avaliar se os candidatos são adequados às funções. Por exemplo, talvez seja útil incluir um campo para a inserção de anexos, caso os candidatos queiram disponibilizar um currículo ou carta de apresentação. Outra possibilidade seria criar um campo de seleção de datas, para avaliar a disponibilidade desses candidatos.
  3. Quando o seu formulário estiver pronto, ative-o e compartilhe o link com os possíveis candidatos ou divulgue-o no seu site. Qualquer pessoa pode preencher um formulário da Asana, mesmo que não seja registrada.
  4. Depois de preenchido, o formulário se transformará em uma tarefa dentro do seu projeto de entrada de voluntários.
  5. Agora, resta à sua equipe analisar e aprovar as candidaturas. Atribua a tarefa e um prazo de conclusão a uma pessoa responsável, certificando-se de arrastar a tarefa para a coluna correta, de modo que fique claro o estágio do processo em que a análise está.

experimente definir regras para automatizar as etapas do processo de preenchimento do formulário. Por exemplo, você poderá atribuir automaticamente os novos formulários enviados a um colega de trabalho para que os avalie, ou, se um candidato indicar que tem habilidades relacionadas a mídias sociais, colocar automaticamente a tarefa de candidatura dessa pessoa no respectivo projeto para entrar no radar da equipe.

Quando um voluntário for aprovado, você já poderá ajudar a integrá-lo! Continue lendo a seguir.

Como fazer a integração de voluntários

1. Use um modelo de integração de voluntários

Os voluntários precisam ter acesso a muitas informações para obter êxito. Ao definir um modelo de integração, você poderá simplificar e escalar esse processo. Adicione voluntários como convidados no seu domínio para que eles possam começar com tudo de que necessitam e para se sentir assistidos desde o primeiro dia.

inicie o seu projeto rapidamente com o nosso modelo de integração. Depois, personalize-o conforme as suas necessidades e, então, salve-o como um modelo personalizado.

2. Substitua o e-mail e compartilhe as informações por meio de conversas

E-mails enviados em massa a todos os voluntários podem ficar rapidamente desorganizados, e as informações principais podem se perder facilmente — isso sem mencionar o tempo que a sua equipe perde repetindo as comunicações e respondendo a e-mails. Em vez disso, use os recursos de conversas e status na Asana.

  • As conversas de uma equipe são uma excelente forma de transmitir informações a todos os seus membros, comemorar grandes conquistas ou abordar diversos projetos de uma só vez.
  • As atualizações de status permitem que todos saibam como as coisas estão se desenvolvendo, destacando o trabalho já concluído, as próximas tarefas ou marcos e os possíveis imprevistos. Elas também podem ser usadas para parabenizar os colegas de equipe. Basta fazer uma @menção ao nome deles!

Essas atualizações aparecerão na Caixa de entrada de cada um, na qual poderão responder. Você também pode afixar quaisquer comentários importantes na parte superior de uma conversa para que seja fácil encontrar as informações mais relevantes.

3. Treine os seus voluntários nos conceitos básicos da Asana

Muitas organizações têm suas próprias convenções para o uso da Asana e o seu próprio processo de integração, mas pode ser interessante fazer com que os novos voluntários se inscrevam para participar de um webinário de treinamento ao vivo para se prepararem rapidamente.

eles também podem assistir a breves tutoriais em vídeo ou ler o Guia Asana (onde estamos agora) para aprender no seu próprio ritmo.

Gerenciar os esforços, a disponibilidade e a capacidade dos voluntários

Agora que os seus voluntários já estão na Asana, você pode conferir os projetos deles em um único lugar.

GIF de um portfólio Asana dos projetos de um voluntário sendo ordenados em grupos para fins de organização

Os portfólios oferecem um espaço central para organizar e monitorar o trabalho em diversos projetos. Com os portfólios, você também consegue ter uma ideia clara da capacidade e da disponibilidade da equipe por meio da Gestão de recursos. Comece criando um portfólio e, então, adicione projetos que você deseje agrupar.

é por isso que é importante desenvolver o hábito de fazer atualizações de status frequentes. As suas atualizações de status serão exibidas aqui em uma única visualização, facilitando que você acompanhe tudo o que está acontecendo e saiba se algo saiu dos trilhos.

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