위기 관리 계획 템플릿

여러분의 팀에는 주요 비상 상황이 발생할 때를 대비한 실행 계획이 있나요? 위기가 발생했을 때 당황하지 않도록 위기 관리 계획 템플릿을 만드세요.

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비상 상황에 대한 대응 절차를 계획할 때 그러한 상황이 발생하지 않기를 바라기보다 확실히 발생할 것처럼 행동하는 것이 중요합니다. 이와 같이 사전에 대비하는 태도로 비상 계획을 세우면 팀을 안전하게 지킬 수 있습니다. 비상 상황에 대비하여 계획을 세우는 가장 좋은 방법은 위기 관리 계획 템플릿을 만드는 것입니다.

위기 관리 계획 템플릿이란 무엇인가요?

위기 관리 계획 템플릿은 자연재해나 비즈니스 운영에 영향을 미치는 주요 상황과 같이 예상치 못한 비상 상황에 대비한 전체 대응 계획을 개발하기 위해 위기관리팀이 사용하는 반복 가능한 프레임워크입니다. 위기가 발생하면 감정적으로 차분하기 어렵고 많은 스트레스를 받을 수 있습니다. 위기 관리 계획 템플릿을 사용하면 핵심 세부 정보를 계획에 포함할 수 있습니다. 모든 정보가 동일한 곳에 존재하면 위기 발생 시 무엇을 해야 할지 모든 사람이 알 수 있습니다.

위기 관리 계획용 템플릿 사용의 주요 이점 중 하나는 위기 유형과 상관없이 특정한 팀이나 상황의 필요에 맞게 템플릿을 맞춤 설정할 수 있다는 것입니다. 모든 위기는 각기 다르며, 눈앞에 마주한 비상 상황에 맞게 계획을 조정하는 것이 중요합니다. 위기 관리 계획을 세우는 방법은 두 가지가 있습니다. 대부분의 위기 상황에서 사용할 수 있는 위기 관리 계획 템플릿을 만드는 것과 기본 템플릿을 사용하여 상황의 특수성에 맞춘 여러 가지 구체적인 계획을 세우는 것입니다.

인시던트 관리와 위기 관리의 차이점은 무엇인가요?

인시던트 관리와 위기 관리는 모두 리스크를 완화하기 위한 것이지만, 조금 다른 점이 있습니다. 인시던트 관리는 특히 단기적인 비상 상황에 대한 것이고, 위기 관리는 장기적으로 회사에 영향을 미칠 수 있는 위기 상황에 대한 것입니다. 예를 들어, 사이버 공격을 해결해야 하는 경우라면 인시던트 관리를 사용해야 할 것입니다. 근무 시간 중에 예기치 않게 발생한 지진에 대처하는 방법은 위기 관리 계획에서 다룰 수 있습니다.

인시던트 관리 계획 템플릿 만들기

위기 관리 계획을 개발하는 방법

위기 관리 계획의 개발을 시작하는 가장 좋은 방법은 위기 관리 계획 템플릿을 만드는 것입니다. 기본적인 프레임워크를 갖춘 후에는 위기 관리의 4P를 사용하여 위기 관리 전략을 정리할 수 있습니다.

위기 관리의 4P는 다음을 의미합니다.

  • 예방(Prevent): 잠재적인 위기가 발생하지 않도록 예방하기 위한 행동을 말합니다. 

  • 계획(Plan): 모든 팀원이 안전하고 효율적으로 위기 상황에 대처할 수 있도록 개발하는 상세한 단계별 실행 계획을 말합니다. 

  • 연습(Practice): 개발한 계획을 안전하고 확실한 환경에서 예행연습하는 것을 말합니다. 계획을 연습해 두면 팀이 위기가 발생할 때 문제를 파악하는 것이 아니라 안전환 환경에서 문제를 해결해 둘 수 있습니다. 

  • 수행(Perform): 전체 계획을 통합하여 실행하는 단계입니다. 가장 이상적인 상황에서는 예기치 않은 위기를 직면할 필요가 없기 때문에 위기 관리 계획을 수행할 필요가 없을 것입니다. 하지만 이러한 도구를 모두 준비해 놓으면 비상 상황에서 팀이 사용할 수 있는 안전한 전략을 마련해 놓을 수 있습니다.

위기 관리 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용

위기 관리 계획은 모든 세부 사항을 다루기 보다는 필요할 때 업데이트할 수 있는 청사진의 역할을 해야 합니다. 다음은 어떤 유형의 위기를 관리하든 상관없이 위기 관리 계획 템플릿에 포함해야 하는 몇 가지 내용입니다.

  • 시행 프로토콜: 위기 대응 계획을 개시하기로 결정하기 전에 발생해야 하는 일련의 요인을 말합니다. 시행 프로토콜을 대응 계획이 시작되기 전에 발생해야 하는 일련의 종속 사건이라고 생각하세요.

  • 리스크 분석: 회사가 겪을 수 있는 잠재적인 리스크를 조사하여 정리한 것입니다. 리스크 분석은 대비하고자 하는 잠재적 위기에 따라 위기가 발생할 가능성을 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 유형의 조사로 리스크 관리 계획 또는 리스크 관리 대장이 좋은 예가 될 수 있습니다.

  • 비상 연락망 목록: 여기에는 조직 내 위기관리팀 팀원의 관련 연락처 정보뿐만 아니라 소방서, 독극물 통제 센터, 기타 중요 정부 당국과 같이 현지 비상 상황 대응 기관의 연락처 정보도 포함되어야 합니다.

  • 대응 절차: 시행 프로토콜이 충족되었을 때 위기 상황에서 팀이 실행하는 단계를 말합니다.

  • 커뮤니케이션 전략: 이는 비상 상황에서의 커뮤니케이션 방식을 확고하게 정하기 위해 팀이 개발하는 커뮤니케이션 계획입니다. 여기에는 내부 커뮤니케이션과 외부 이해관계자와의 외부 커뮤니케이션이 모두 포함됩니다.

포함된 기능

  • 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

  • 교정: 교정 기능을 사용하면 이미지에 구체적이고 실행 가능한 피드백을 남길 수 있습니다. 이미지와 PDF에 직접 주석을 남기면 팀이 업무를 완료하기 위해 무엇을 해야 하는지 정확하게 파악할 수 있습니다. 그런 다음, 하위 작업에서 해당 피드백을 추적하면 실행 과제를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 궁극적으로, 교정 기능을 사용하면 크리에이티브 작업에 대한 피드백을 주고받는 프로세스가 더 원활해집니다.

  • 메시지: 실행 항목이 아닌 정보를 공유해야 한다면 Asana에서 메시지 기능을 사용해 보세요. 메시지 기능으로 Asana에서 실행 항목이 아닌 업무에 관해서 소통할 수 있습니다. 개별 사용자, 팀 프로젝트 등 어떤 조합으로도 메시지를 보낼 수 있어 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 할 수 있습니다. Asana의 작업, 프로젝트, 목표에 연결하여 메시지를 수신하는 사람이 배경 정보를 편리하게 파악하고 세부 사항을 자세하게 알아볼 수 있도록 하세요.

  • 모바일: Asana는 iOS와 Android에서도 이용할 수 있기 때문에 이동 중에도 할 일을 쉽게 확인할 수 있습니다. 수신함에서 새로운 알림을 확인하고, 메시지를 보내고, 프로젝트 작업에 액세스하여 프로젝트의 최신 정보를 언제든지 파악하세요.

추천 앱

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

  • Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Vimeo: 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

FAQ

위기 관리 계획은 어떻게 작성하나요?

위기 관리 계획의 작성을 시작하는 가장 좋은 방법은 템플릿을 사용하는 것입니다. 템플릿을 사용하면 위기 관리 계획을 기본적으로 정리하고 팀의 전략을 빠르게 작성하여 잠재적인 위기에 대비할 수 있습니다. 위기 관리 계획을 세울 땐 협업 업무 관리 툴을 사용하여 위기 대응 전문가 팀의 모든 팀원이 실시간으로 협력할 수 있도록 하세요.

위기 관리 계획 템플릿에 어떤 내용을 포함해야 하나요?

위기 관리 계획 템플릿에는 리스크 분석과 시행 프로토콜, 비상 연락망, 대응 절차, 커뮤니케이션 전략이 포함되어야 합니다. 위기 관리 계획에 이 모든 정보를 포함하는 가장 좋은 방법은 위기 관리 계획 템플릿을 사용하는 것입니다.

위기 관리 모델의 4P란 무엇인가요?

위기 관리 모델의 네 가지 P는 예방(Prevent), 계획(Plan), 연습(Practice), 수행(Perform)을 나타냅니다.

Asana로 위기 관리 템플릿 만들기

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