인시던트 관리 템플릿

완벽한 계획이란 없습니다. 따라서 프로젝트를 진행하는 동안 문제에 부딪히거나 방해가 되는 요소에 직면하기 마련입니다. 이러한 문제가 발생하면 인시던트를 추적하고, 실시간으로 협업하고, 작은 문제가 큰 문제가 되기 전에 해결책을 찾을 방법이 필요합니다. 

솔루션은 바로 인시던트 관리 템플릿을 사용하는 것입니다.

인시던트 관리란? 

인시던트 관리는 문제를 빠르게 추적하고 문제에 신속하게 대응할 수 있는 프로세스입니다. 이는 인시던트를 기록하고, 인시던트를 분류하여 적합한 팀원에 할당하고, 인시던트로 인해 프로젝트나 비즈니스 프로세스에 차질이 생기기 전에 해결책을 찾기 위한 방법입니다. 예를 들어, IT 팀은 사이버 보안 인시던트를 발견하고 해결하는 데 인시던트 관리를 사용할 수 있고, 웹 팀은 시스템 오류와 버그를 파악하고 해결하는 데 사용할 수 있습니다. 

인시던트 관리 템플릿이란? 

인시던트 관리 템플릿은 모든 프로젝트의 인시던트 관리 추적기를 빠르게 설정할 수 있는 재사용 가능한 가이드입니다. 추적기를 처음부터 새로 만드는 대신 기존의 템플릿을 복제할 수 있어 인시던트 관리 프로세스를 즉시 시작할 수 있습니다. 인시던트 관리 템플릿을 처음 만들려면 사전에 약간의 작업이 필요하지만, 템플릿을 한번 만들어 놓으면 나중에 프로젝트를 시작할 때마다 귀중한 시간을 아낄 수 있습니다. 

디지털 인시던트 관리 템플릿의 이점

인시던트 관리는 단순히 문제가 발생했을 때 이를 기록하는 것이 아닙니다. 해결책을 신속하게 찾으려면 팀 전체가 인시던트의 진행 상태를 실시간으로 확인해야 합니다. 하지만, 정적인 Excel 스프레드시트나 PDF로는 이처럼 동적인 방식의 추적이 불가능합니다. 

디지털 인시던트 관리 템플릿은 팀의 단일 정보 소스가 됩니다. 인시던트가 발생함에 따라 추적기에 새로운 정보를 업데이트하여 팀 전체에 변경 사항, 문제 해결 담당자, 현재까지의 진행 상황을 실시간으로 보여줄 수 있습니다. 

정적인 문서 대신 프로젝트 관리 툴에서 인시던트 추적기를 생성하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 처리 중인 인시던트와 해결된 인시던트를 모두 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

• 인시던트를 실시간으로 기록하고 추적할 수 있습니다.

• 이해관계자와 인시던트 상태를 공유할 수 있습니다. 

• 인시던트를 추적하는 곳과 동일한 곳에서 협업하여 인시던트에 대응할 수 있습니다. 

• 담당자를 배정하고 마감일을 지정하여 누가 언제까지 인시던트를 해결해야 하는지 명확히 할 수 있습니다.

• 우선순위가 변경될 경우 마감일, 상태, 담당자를 업데이트할 수 있습니다.

• 관련 스크린샷, 문서 또는 스프레드시트를 첨부할 수 있습니다. 

• 빠르게 진행하면서도 모든 사람이 정보를 동일하게 파악할 수 있습니다. 

• 해결한 인시던트의 수와 유형에 대해 보고할 수 있습니다.

인시던트 관리 템플릿에 포함해야 하는 내용

인시던트 관리 템플릿을 사용하면 잠재적인 취약점을 빠르게 식별하고, 리스크 평가를 실시하고, 문제 해결을 위한 조치를 취할 수 있습니다. 잠재적인 인시던트를 효과적으로 추적하려면 모든 이해관계자가 중요한 정보를 한 곳에서 이용할 수 있도록 디지털 인시던트 관리 계획에 충분한 정보를 기재해야 합니다.

연동된 기능

• 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 자동화. 수작업을 자동화하여 팀이 바쁜 업무에 들이는 시간을 줄이고 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하세요. Asana의 규칙은 트리거와 액션에 기반을 두고 있습니다. 본질적으로 'X가 발생하면 Y를 하라'는 의미입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알리세요. 임시 자동화부터 전체 워크플로까지, 규칙에 따라 많은 업무가 자동화되므로 팀은 숙련된 전략적 업무에 더 많은 시간을 집중적으로 쓸 수 있습니다.

• 양식. 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준화하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

• 보드 보기. 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

추천 앱

• Jira. 기술 팀과 비즈니스 팀 간 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하여 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

• GitHub. GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화할 수 있습니다. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

• Zendesk. Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다.

• Salesforce. 영업팀, 고객 성공팀, 서비스팀이 Asana에서 지원팀과 직접 커뮤니케이션하여 병목 현상이 해소됩니다. 첨부 파일을 공유하고 판매 전 니즈를 충족할 수 있도록 실행과 추적이 가능한 작업을 생성할 수 있습니다. Service Cloud로 Asana에서 구현팀 및 서비스팀을 지원팀과 연결하여 뛰어난 고객 경험을 선사하세요.

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