Rencana manajemen krisis

Rencana manajemen krisis

Apakah tim Anda memiliki rencana tindakan yang disiapkan jika terjadi keadaan darurat besar? Buat templat rencana manajemen krisis untuk memastikan Anda tidak akan pernah lengah.

Buat templat Anda

Daftar untuk membuat templat Anda sendiri.

FITUR TERINTEGRASI

Tugas Mengirim pesan Aplikasi Desktop dan seluler

Recommended apps

Microsoft Teams

Slack

Google Workspace

Vimeo

Saat merencanakan prosedur darurat, Anda harus bertindak seolah-olah situasi ini pasti akan terjadi, bukan berharap hal itu tidak akan terjadi. Sikap proaktif terhadap perencanaan darurat ini akan membantu menjaga keselamatan tim Anda. Cara terbaik untuk mulai merencanakan keadaan darurat ini? Dengan membuat templat rencana manajemen krisis.

Apa itu templat rencana manajemen krisis?

Templat rencana manajemen krisis adalah kerangka kerja berulang yang digunakan tim manajemen krisis untuk mengembangkan rencana tanggapan lengkap untuk keadaan darurat tak terduga, seperti bencana alam atau situasi besar yang dapat memengaruhi operasi Business. Saat krisis terjadi, mungkin ada emosi yang meningkat dan tingkat stres yang lebih tinggi. Menggunakan templat rencana manajemen krisis memastikan rencana Anda menyertakan detail penting. Saat semua informasi ada di tempat yang sama, semua orang akan tahu hal yang harus dilakukan jika dan saat krisis terjadi.

Salah satu manfaat utama menggunakan templat untuk rencana manajemen krisis adalah Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan tim atau situasi tertentu, apa pun jenis krisisnya. Tidak semua krisis sama, dan Anda harus menyesuaikan rencana dengan keadaan darurat yang dihadapi. Ada dua cara untuk membuat rencana manajemen krisis: Anda dapat membuat templat rencana manajemen krisis yang serba guna atau menggunakan templat dasar untuk membuat berbagai rencana spesifik untuk situasi unik.

Apa perbedaan antara manajemen insiden dan manajemen krisis?

Meskipun manajemen insiden dan manajemen krisis sama-sama digunakan untuk mitigasi risiko, keduanya adalah praktik yang sedikit berbeda. Manajemen insiden dirancang khusus untuk keadaan darurat jangka pendek. Manajemen krisis ditetapkan untuk skenario krisis yang lebih besar yang dapat memengaruhi perusahaan dalam jangka panjang. Misalnya, tim Anda akan menggunakan manajemen insiden untuk mengatasi serangan siber. Strategi untuk menangani gempa bumi yang tidak terduga selama jam kerja adalah sesuatu yang akan ditangani oleh rencana manajemen krisis.

Buat templat rencana manajemen insiden

Cara mengembangkan rencana manajemen krisis

Cara terbaik untuk mulai mengembangkan rencana manajemen krisis adalah dengan membuat templat rencana manajemen krisis. Setelah memiliki kerangka kerja dasar, Anda dapat menggunakan 4P untuk menguraikan strategi manajemen krisis.

4 P manajemen krisis adalah:

Prevent (Cegah): Tindakan yang dapat Anda ambil untuk mencegah terjadinya kemungkinan krisis.
Plan (Rencana): Ini adalah rencana tindakan terperinci dan bertahap yang akan Anda kembangkan untuk memastikan semua orang di tim menangani situasi krisis dengan aman dan efisien.
Practice (Berlatih): Ini adalah latihan rencana yang Anda kembangkan di lingkungan yang aman dan terlindungi. Dengan mempraktikkan rencana, tim Anda berkesempatan untuk menyelesaikan masalah di lingkungan yang aman, bukan mencari solusinya selama krisis.
Perform (Melaksanakan): Ini adalah situasi saat Anda akan menyatukan seluruh rencana. Dalam skenario terbaik, Anda tidak perlu melaksanakan rencana ini karena tidak akan pernah mengalami krisis tak terduga. Namun, menyiapkan semua alat ini akan membekali tim Anda dengan strategi yang aman jika terjadi keadaan darurat.

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana manajemen krisis

Rencana manajemen krisis tidak dimaksudkan untuk mencakup setiap detail, tetapi harus bertindak sebagai cetak biru yang dapat diperbarui bila diperlukan. Berikut beberapa hal yang harus ada dalam templat rencana manajemen krisis, terlepas dari jenis krisis yang Anda kelola.

Protokol aktivasi: Ini adalah serangkaian faktor yang perlu terjadi sebelum tim memutuskan untuk memulai rencana tanggap krisis. Anggap protokol aktivasi sebagai serangkaian dependensi yang perlu terjadi sebelum rencana respons Anda dimulai.
Analisis risiko: Ini adalah penelitian yang menguraikan potensi risiko yang mungkin dihadapi perusahaan. Bergantung pada potensi krisis yang Anda rencanakan, analisis risiko dapat membantu menentukan kemungkinan terjadinya peristiwa ini. Contoh yang baik dari jenis penelitian ini adalah rencana manajemen risiko atau daftar risiko.
Daftar kontak darurat: Ini mencakup informasi kontak yang relevan untuk anggota tim manajemen krisis dalam organisasi Anda, serta dengan responder darurat setempat, seperti bagian pemadam kebakaran, pengendalian racun, atau pihak berwenang penting lainnya.
Prosedur tanggapan: Ini adalah langkah-langkah yang diambil tim selama krisis setelah protokol aktivasi terpenuhi.
Strategi komunikasi: Ini adalah rencana komunikasi yang dikembangkan tim untuk memperkuat cara Anda berkomunikasi selama keadaan darurat. Ini mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal kepada pemangku kepentingan eksternal.

Fitur terintegrasi

Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan.
Proofing. Proofing memudahkan Anda untuk memberikan umpan balik spesifik yang dapat ditindaklanjuti pada gambar. Buat anotasi langsung pada gambar dan PDF sehingga tim tahu persis hal yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Kemudian, lacak umpan balik itu dalam subtugas agar tidak ada item tindakan yang luput. Pada akhirnya, proofing membuat proses memberi dan menerima umpan balik kreatif lebih lancar dan tidak mengecewakan.
Olahpesan. Perlu membagikan informasi yang tidak dapat ditindaklanjuti? Coba fitur Pesan Di Asana. Pesan memungkinkan Anda berkomunikasi di dalam Asana tentang pekerjaan yang tidak dapat ditindaklanjuti. Anda dapat mengirimkan pesan ke gabungan individu, tim, dan proyek, jadi semua orang memiliki pemahaman yang sama. Tautkan ke Tugas, proyek, dan Gol di Asana untuk memudahkan penerima pesan Anda mendapatkan konteks dan menelaah detailnya.
Seluler. Asana tersedia di iOS dan Android yang mempermudah Anda untuk memeriksa daftar tugas saat bepergian. Tinjau pemberitahuan kotak masuk yang baru, kirim pesan, dan akses tugas proyek sehingga Anda selalu mengetahui perkembangan terkini tentang informasi proyek.

App yang direkomendasikan

Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.
Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.
Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.
Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi Tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam Tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

Pertanyaan Umum

What is crisis management planning?

Crisis management is the practice of preparing for, responding to, and recovering from events that disrupt normal operations or threaten people, reputation, or assets. It requires teams to anticipate serious crisis scenarios and plan effective responses when issues arise. Crisis management planning addresses practical questions such as emergency staffing, employee well-being, and workspace hazards, and involves human resources and legal counsel when risks extend beyond on-site operations. Crisis communication teams prepare available resources, designate a spokesperson, and outline disaster recovery steps to stabilize the situation and restore normal operations.

What’s the difference between incident management and crisis management?

Incident management and crisis management are both forms of risk mitigation, but they function on different scales and timelines. Incident management addresses immediate, short-term issues that teams can quickly resolve, such as misleading claims spreading on social media. Crisis management planning handles larger, high-impact events that threaten long-term business operations, reputation, or safety. Events like a global pandemic or a natural disaster during business hours require a coordinated response documented in a crisis management plan, often guided by a crisis response plan template that addresses ongoing disruption rather than a single incident.

What are the 5 P’s of crisis management?

The 5 P’s of crisis management offer a practical approach to emergency planning that prepares first responders and teams to handle disruptions, respond under pressure, and recover effectively. While there are variations, the five commonly used principles are:

Prevent: Identify potential risks early and take steps to reduce the likelihood of a crisis.
Prepare: Use a crisis management plan template to define roles, communication paths, and a documented action plan before a crisis occurs.
Practice: Test the plan through simulations so teams understand their responsibilities during a crisis situation.
Perform: Follow the crisis response plan during a real event, adhering to predefined steps instead of improvising.
Post-crisis: Review outcomes, capture Review results, gather lessons learned, and revise the crisis management plan to improve future recovery strategies.

Together, these five principles form a crisis management framework that teams can reliably apply across various scenarios.

Bagaimana cara membuat rencana manajemen krisis?

Cara terbaik untuk mulai menulis rencana manajemen krisis adalah dengan menggunakan templat. Ini akan memberi Anda garis besar dasar dari rencana manajemen krisis, dan Anda kemudian dapat dengan cepat mengisi strategi tim untuk mempersiapkan potensi krisis. Lakukan ini dengan menggunakan alat manajemen kerja kolaboratif sehingga setiap anggota tim di tim khusus respons krisis Anda dapat berkolaborasi secara real time.

How do you use a crisis management plan template?

You use a crisis management plan template by customizing it to your organization’s risks, roles, and response requirements before a crisis happens. Teams begin by outlining responsibilities, communication channels, and a clear action plan, then assign owners so everyone knows what to do during a crisis. As conditions change, teams revise the template to address new risks, staffing adjustments, or lessons learned, which keeps the crisis management plan relevant and ready to use when normal operations are interrupted.