리스크 관리 계획 템플릿

프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트의 원활한 진행에 지장을 줄 수 있는 잠재적인 문제와 리스크를 고려하는 것이 중요합니다.

리스크 관리 계획 템플릿을 사용하면 리스크를 경감하고 비상 대책을 수립하는 데 도움이 되므로 원활하게 성공적으로 목표를 달성할 수 있습니다. 그 방법을 소개합니다.

리스크 관리 계획 템플릿이란 무엇인가요?

리스크 관리 계획 템플릿은 프로젝트 매니저가 잠재적인 리스크를 예방하고 측정하는 데 도움이 되는 툴입니다. 템플릿의 내용은 프로젝트마다 달라질 수 있지만, 템플릿의 주된 구조는 달라지지 않습니다. 템플릿을 사용하여 리스크 관리 프로세스를 관리하면 향후 프로젝트의 처리 속도가 빨라지고 팀원 간의 조율이 원활해져 리스크가 발생할 경우 무엇을 해야 할지 파악할 수 있습니다.

리스크 관리 계획 템플릿을 만들면 여러 이해관계자가 얽혀 있는 프로젝트도 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 모든 사람이 정해진 템플릿에 익숙해지면 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 점점 더 빠르게 적응할 수 있습니다.

리스크 관리를 계획하는 목적은 무엇인가요?

리스크 관리 계획은 프로젝트 매니저가 프로젝트 일정에 걸쳐 리스크 발생을 방지하기 위해 활용하는 전략입니다. 리스크를 모니터링하고 기록하는 것뿐만 아니라 잠재적인 리스크가 실제로 발생한 경우 일련의 실행 계획을 세우는 데에도 리스크 관리 계획을 사용할 수 있습니다.

왜 리스크 관리 계획 템플릿을 만드나요?

리스크 관리 계획 템플릿을 생성하는 것은 프로젝트 관리 전문가가 따라야 할 모범 사례이며, 여기에는 합리적인 이유가 있습니다. 대규모 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 리스크 관리 계획 템플릿을 생성해야 하는 이유를 살펴보겠습니다.

사전에 리스크 예방

리스크 관리 계획 템플릿이 있으면 발생 가능성이 있는 문제가 생기기도 전에 선제적으로 해결책을 마련할 수 있습니다. 팀원에게 특정한 리스크를 배정함으로써 각각의 잠재적 리스크를 적극적으로 모니터링할 실무 담당자를 지정하는 것입니다.

어떤 팀들은 프로젝트가 승인되기 전부터 영향력이 높은 프로젝트의 리스크 경감 전략을 개발해야 하는 경우가 있습니다. 이로써 리스크가 큰 프로젝트가 중요한 비즈니스 운영에 영향을 미치지 못하도록 예방할 수 있습니다. 팀이 경감 계획을 마련해 두지 않으면 프로젝트가 승인 단계를 통과하지 못할 수 있습니다.

명확성 제공

리스크 관리 계획 템플릿으로 팀에 명확성을 제공할 수 있으며, 특히 비상 대책의 경우 더더욱 그렇습니다. 프로젝트 일정에 문제가 생길 수 있다는 이야기를 듣고 싶은 이해관계자는 없지만, 팀이 이미 대응 전략을 세워 뒀다면 훨씬 더 쉽게 불안감을 가라앉힐 수 있습니다. Asana와 같은 협업 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원이 리스크 로그, 리스크 평가 매트릭스 또는 기타 프로젝트 문서와 같이 중요한 리스크 관리 문서에 액세스할 수 있습니다.

책임 의식 고취

일이 잘못되고 있을 때 문제에 대해 솔직히 이야기하기란 쉽지 않습니다. 하지만 리스크 소유자에게 리스크가 배정되면 해당 소유자가 리스크 발생 시 리스크를 최대한 경감할 책임을 집니다. 이로써 팀원들이 잠재적 리스크의 부정적인 영향을 평가하고 문제가 발생할 경우 비상 대책을 개발할 수 있습니다. 팀원 개개인은 적절한 해결책을 찾을 책임이 있습니다. 따라서 주요 이해관계자가 특정 리스크에 대해 질문이 있을 경우 어떤 팀원에게 물어봐야 할지 정확히 알 수 있습니다.

리스크 관리 계획 템플릿에 포함되어야 하는 내용

리스크 관리 계획 템플릿은 쉽게 만들 수 있지만, 계획에 담긴 정보를 관리하는 방식은 팀마다 다를 수 있습니다. 그렇다면 리스크 관리 계획 템플릿에 정보를 어떤 식으로 정리해야 할까요?

가장 쉬운 방법은 중요도에 따라 정리하는 것입니다. 예를 들면 프로젝트에 미칠 잠재적인 영향에 따라 리스크의 순위를 매기는 것입니다. 아니면 각 리스크의 발생 가능성에 따라 리스크 관리 계획 템플릿을 정리할 수도 있습니다.

리스크 관리 계획 템플릿을 어떻게 정리하든, 맞춤 설정과 협업이 가능한 툴을 활용하는 것이 중요합니다. 그래야만 팀에 가장 적절한 방법으로 리스크 관리 계획 템플릿을 정리할 수 있습니다.

리스크 관리 계획 템플릿을 사용하는 4단계

1. 어떤 리스크를 추가할지에 대해 브레인스토밍합니다. 협업 소프트웨어를 사용하여 모든 팀원이 프로젝트에 부정적인 영향을 끼칠 수 있는 잠재적인 리스크를 식별하고 추가할 수 있도록 하세요.

2. 각 리스크의 확률과 영향을 평가합니다. 각 리스크의 확률과 영향을 결합한 것은 리스크의 잠재적인 영향을 나타냅니다. 템플릿에 리스크의 발생 가능성과 심각도를 모두 추적할 방법이 있는지 확인하세요.

3. 각 리스크의 발생 가능성을 예측합니다. 과거 데이터나 이전의 프로젝트를 토대로 팀원이 각 리스크가 발생할 확률을 예측할 수 있습니다.

4. 프로젝트의 라이프사이클이 진행되는 동안 리스크를 모니터링합니다. 가장 쉬운 모니터링 방법은 팀원에게 프로젝트 전 과정에 걸쳐 모니터링할 특정 리스크를 배정하는 것입니다.

포함된 기능

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

추천 앱

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Outlook: 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같이 대응이 필요한 작업을 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다.

• Zendesk: Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다. 

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

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