리스크 매트릭스 템플릿: 프로젝트의 성공을 위해 리스크를 평가하는 방법(예시 포함)

리스크는 모든 프로젝트의 일부이며, 어떤 리스크가 언제 발생할지 알 수 있는 확실한 방법은 없습니다. 때로는 아무런 문제 없이 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 때로는 모든 것이 불리하게 느껴질 수도 있습니다. 미래를 예측할 수 있는 방법이 없다면 프로젝트 리스크를 방지하는 유일한 방법은 리스크에 사전에 대비하는 것입니다. 

리스크 매트릭스는 1에서 25까지의 척도로 각 이벤트를 높음, 중간 또는 낮음으로 지정하여 리스크를 분석하는 데 도움이 됩니다. 각 리스크의 심각성과 발생 가능성을 평가한 후에는 리스크의 우선순위를 파악하고 그에 따라 대비할 수 있습니다. 이 기사에서는 리스크 매트릭스 템플릿을 만드는 방법을 설명하고 결과를 실행으로 옮기는 데 유용한 도구를 제공합니다.

프로젝트 관리에서 리스크 매트릭스란?

리스크 매트릭스는 프로젝트 계획 프로세스에서 리스크의 발생 가능성과 심각도를 평가하기 위한 리스크 분석 도구입니다. 각 리스크의 발생 가능성과 심각도를 평가한 후에는 매트릭스를 따라 차트를 작성하여 리스크 영향 등급을 계산할 수 있습니다. 이러한 평점은 팀이 프로젝트 리스크의 우선순위를 정하고 이를 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 

리스크의 유형

프로세스의 일환으로 리스크 매트릭스에 표시할 리스크 목록을 브레인스토밍해야 합니다. 직면할 수 있는 리스크는 다음 카테고리로 분류될 가능성이 높습니다.

• 전략적 리스크: 전략적 리스크에는 프로젝트에 적합하지 않은 공급업체나 소프트웨어를 선택하는 것과 같은 성과 또는 의사 결정 오류가 포함됩니다.

• 운영 리스크: 운영 리스크는 계획이 부실하거나 팀 간 커뮤니케이션이 부족한 것과 같은 프로세스 오류 또는 절차적 실수입니다.

• 재무 리스크: 재무 리스크에는 시장 변화, 소송 또는 경쟁사를 포함하여 회사 이익 손실을 초래하는 다양한 사건이 포함될 수 있습니다.

• 기술적 리스크: 기술적 리스크에는 보안 침해, 정전, 인터넷 손실 또는 재산 피해와 같은 회사 기술과 관련된 모든 것이 포함될 수 있습니다.

• 외부 리스크: 외부 리스크는 홍수, 화재, 자연 재해 또는 팬데믹과 같이 통제할 수 없는 것입니다. 

업종에 따라 고려해야 할 다른 리스크 범주가 있습니다. 예를 들어, 정부 기관 고객이 있는 경우 법적 위험에 대해서도 브레인스토밍해야 합니다. 회사가 물리적 제품을 판매하는 경우 제조 위험에 대해 생각해야 할 수도 있습니다.

리스크 매트릭스 템플릿을 생성하는 방법

리스크 매트릭스 템플릿을 만들 때는 먼저 심각도 척도를 식별하여 매트릭스의 열에 배치합니다. ​​심각도 척도는 각 리스크에 대한 결과의 심각도를 측정합니다. 5x5 행렬에는 심각도 척도에 5가지 수준이 있습니다. 

• 무시할 수 있는 수준(1): 리스크가 발생하더라도 그 결과는 미미합니다.

• 경미(2): 리스크의 결과를 쉽게 관리할 수 있습니다.

• 보통(3): 리스크의 결과를 완화하는 데 시간이 걸립니다.

• 중대함(4): 이 리스크의 결과는 중대할 것이며 장기적인 손상을 초래할 수 있습니다.

• 치명적(5): 이 리스크의 결과는 해롭고 회복하기 어려울 수 있습니다.

그런 다음 리스크 매트릭스 템플릿의 행에 배치할 가능성 규모를 식별합니다. 발생 가능성 척도는 각 리스크가 발생할 가능성을 나타냅니다.  

• 매우 높음(5): 이 리스크가 특정 시점에 발생할 것이라고 확신할 수 있습니다.

• 가능성 높음(4): 이 리스크가 발생할 가능성이 높습니다.

• 가능성 있음(3): 이 리스크는 발생할 수도 있지만 발생하지 않을 수도 있습니다. 이 리스크는 확률이 나뉘어 있습니다.

• 가능성 낮음(2): 이 리스크가 발생하지 않을 가능성이 높습니다.

• 매우 가능성이 낮음(1): 이 리스크가 발생할 가능성은 매우 낮습니다.

발생 가능성과 심각도에 따라 리스크를 매트릭스에 배치하면 리스크 영향의 수준을 알 수 있습니다. 리스크의 영향은 녹색에서 빨간색으로 색으로 구분되며 1에서 25까지의 척도로 평가됩니다. 

• 낮음(1~6): 리스크가 낮은 사건은 발생하지 않을 가능성이 높으며, 발생하더라도 프로젝트나 회사에 중대한 결과를 초래하지는 않습니다. 리스크 관리 계획에서 이러한 리스크를 우선순위가 낮은 것으로 표시할 수 있습니다.

• 중간(7~12): 중간 위험 이벤트는 골치 아픈 문제이며 프로젝트 지장을 야기할 수 있지만, 프로젝트 계획 단계에서 이러한 위험을 방지하고 완화하기 위한 조치를 취하면 프로젝트 성공을 위한 기반을 다질 수 있습니다. 이러한 리스크를 무시해서는 안 되지만, 최우선 순위가 될 필요는 없습니다.

• 높음(13~25): 프로젝트 계획 단계에서 고위험 이벤트를 최우선으로 고려하지 않으면 프로젝트가 중단될 수 있습니다. 이러한 리스크는 발생할 가능성이 높고 심각한 결과를 초래할 수 있기 때문에 리스크 관리 계획에서 가장 중요한 리스크입니다.

 위험 매트릭스 템플릿에 위 라벨을 사용해야 하는 것은 아닙니다. 회사의 성격이나 프로젝트에 맞지 않는다면 다른 라벨을 사용하셔도 됩니다. 필요에 따라 매트릭스의 크기와 용어를 사용자 지정할 수 있습니다.

리스크 매트릭스를 사용하는 방법

위험 매트릭스를 생성한 후에는 이를 종합적인 분석 도구로 사용할 수 있습니다. 리스크 매트릭스 템플릿의 가장 좋은 점은 모든 프로젝트에 대해 변경할 필요가 없다는 것입니다. 템플릿을 만들면 재사용하고 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 

1. 프로젝트 리스크를 식별합니다

리스크 매트릭스를 활용하려면 잠재적인 리스크 목록이 필요합니다. 이 단계에서는 작업 중인 특정 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 위험을 결정합니다. 

프로젝트와 관련된 리스크를 파악하려면 프로젝트 범위와 목표를 이해해야 합니다. 여기에는 프로젝트의 다음 사항이 포함됩니다.

• 타임라인

• 예산

• 리소스

• 제약 조건

프로젝트 범위를 가이드로 삼아 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 위험한 상황을 생각해 보세요. 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면, 마인드 매핑이나 스타버스트와 같은 브레인스토밍 기법을 사용하여 각 리스크 유형에 따라 가능한 한 많은 리스크를 나열해 보세요. 

2. 리스크의 심각도를 판단하기

리스크 매트릭스를 만들 때 리스크 심각도와 발생 가능성에 대한 기준을 정의했습니다. 이제 프로젝트 리스크 목록이 있으므로 매트릭스 기준을 사용하여 분류합니다. 심각도 척도로 시작하여 나열한 각 리스크를 살펴보세요. 다음 질문을 고려해 보세요.

• 이 리스크로 인해 발생할 수 있는 가장 부정적인 결과는 무엇인가요?

• 이 리스크로 인해 발생할 수 있는 최악의 피해는 무엇인가요?

• 이 리스크로부터 회복하는 것이 얼마나 어려울까요?

• 다섯 가지 심각도 수준 중 이 리스크와 가장 밀접하게 일치하는 것은 무엇인가요?

리스크의 결과가 얼마나 심각한지 파악하는 데 필요한 관점을 항상 가질 수 있는 것은 아닙니다. 이 경우 다른 프로젝트 이해관계자와 협력하여 잠재적인 리스크 영향을 판단하세요.

3. 리스크의 가능성을 파악하기

각 리스크의 심각도를 정의했다면 리스크 분석 방정식의 절반이 완료된 것입니다. 다음으로, 각 리스크의 발생 가능성을 식별합니다. 이를 위해 다음 질문을 고려하세요.

• 이 위험이 이전에 발생한 적이 있나요? 있다면 얼마나 자주 발생했나요?

• 이와 유사한 위험이 발생한 적이 있나요?

• 이 리스크가 발생할 수 있나요? 그렇다면 발생 가능성은 얼마나 되나요?

과거 프로젝트에서 발생한 유사한 리스크에 대해 잘 알지 못할 수 있기 때문에 이 단계에서는 팀 협업도 매우 중요합니다. 더 정확한 완화 계획을 수립하려면 과거 프로젝트를 참조하고 팀과 함께 각 리스크의 가능성을 분석해야 합니다.

4. 리스크 영향 계산하기

위험 분석 공식의 마지막 부분은 위험 영향을 계산하는 것입니다. 사용할 수식은 다음과 같습니다.

발생 가능성 x 심각도 = 리스크 영향 

각 리스크의 발생 가능성과 심각도에 따라 매트릭스에 배치한 다음, 해당 행과 열의 숫자를 곱하여 리스크 영향의 수준을 찾습니다. 예를 들어, 데이터 침해의 위험이 중대한 심각도(4) 및 발생 가능성(4)이라고 생각되는 경우 4를 4로 곱하여 16의 위험 영향을 얻을 수 있습니다. 이는 고위험 영향으로 간주됩니다. 

5. 위험의 우선순위를 정하고 조치를 취합니다

이제 식별한 각 리스크에 대해 1~25의 척도로 리스크 영향 수준을 설정해야 합니다. 이러한 숫자 값을 사용하면 어떤 리스크가 최우선 순위인지 더 쉽게 결정할 수 있습니다. 위험 영향 점수가 동일한 위험이 있는 경우, 어떤 위험을 우선시할지 결정하는 것은 여러분과 팀의 몫입니다. 동일한 리스크 영향을 미치는 리스크는 실행 계획을 작성할 때 동일한 주의를 기울여야 할 수 있습니다. 

리스크 대응 계획에는 리스크를 방지하기 위한 단계와 불행한 사건이 발생할 경우 리스크를 완화하는 방법이 포함되어야 합니다. 프로젝트 계획에는 많은 것이 포함되기 때문에 리스크에 대처할 때 가장 좋은 전략은 나누고 정복하는 것일 수 있습니다.

리스크 평가 매트릭스 템플릿

리스크 매트릭스 템플릿의 크기는 프로젝트 리스크를 얼마나 면밀하게 분석할 수 있는지를 결정합니다. 더 큰 리스크 매트릭스 템플릿은 리스크 영향 스펙트럼에 더 많은 공간을 제공하는 반면, 더 작은 리스크 매트릭스 템플릿은 리스크 영향 등급을 더 단순하고 덜 주관적으로 유지합니다. 

매트릭스의 각 사각형은 리스크의 발생 가능성과 심각도를 나타내므로 리스크 매트릭스의 길이가 3개 사각형 미만으로 작게 만들면 안 됩니다.

각 리스크를 더 분석할 수 있도록 5x5 리스크 매트릭스가 이상적입니다. 완성된 리스크 매트릭스 템플릿을 따라 리스크를 차트로 작성하면 이 매트릭스는 각 리스크의 영향을 높음, 중간 또는 낮음으로 볼 수 있는 더 큰 색상 스펙트럼을 생성합니다. 

아래 예시는 5x5 리스크 매트릭스 템플릿을 보여줍니다.

아래 링크를 사용하여 무료 리스크 매트릭스 템플릿을 다운로드할 수 있습니다. 이 템플릿을 사용하여 프로젝트 리스크를 차트로 작성하고 전반적인 리스크 영향 수준을 결정하세요.

리스크 매트릭스 템플릿을 업무 관리 툴과 결합하세요

여러 프로젝트에 걸쳐 위험을 측정할 때 동일한 위험 매트릭스 템플릿을 사용할 수 있습니다. 그러나 직면한 리스크가 진화한다는 것을 기억하는 것이 중요합니다. 환경이 변화하고, 기술이 더 스마트해지고, 직장이 성장합니다. 모든 프로젝트는 고유한 리스크에 직면하며, 이러한 리스크를 해마다 재평가해야 합니다.

리스크 매트릭스 템플릿을 업무 관리 소프트웨어와 결합하면 과거 데이터를 사용하여 현재 프로세스를 파악할 수 있습니다. Asana를 사용하면 리스크 매트릭스의 결과를 이해관계자와 공유하여 리스크 관리 계획에 협업할 수 있습니다. 확실한 계획을 세우면 팀이 조치를 취할 때 실시간으로 팀을 모니터링할 수 있습니다.