Krishanteringsplan

När du planerar för nödsituationer är det viktigt att agera som om de definitivt kommer att inträffa, i stället för att hoppas att de inte gör det. Den här proaktiva inställningen till planering för nödsituationer hjälper till att hålla ditt team säkert. Det bästa sättet att börja planera för sådana nödsituationer? Genom att skapa en mall för en krishanteringsplan.

Vad är en mall för krishanteringsplaner?

En mall för en krishanteringsplan är ett upprepningsbart ramverk som ditt krishanteringsteam använder för att utveckla en fullständig åtgärdsplan för oväntade nödsituationer, såsom en naturkatastrof eller större situationer som kan påverka affärsverksamheten. När en kris inträffar kan det uppstå känslomässiga reaktioner och högre stressnivåer. Att använda en mall för en krishanteringsplan säkerställer att din plan innehåller viktiga detaljer. När all information finns på samma ställe kommer alla att veta vad de ska göra om och när en kris inträffar. 

En av de största fördelarna med att använda en mall för krishanteringsplanen är att du kan anpassa den för att passa behoven hos ditt specifika team eller situation, oavsett typ av kris. Alla kriser är inte likadana, och det är viktigt att du anpassar din plan till den aktuella nödsituationen. Det finns två sätt att bygga upp en krishanteringsplan: du kan skapa en mall för krishanteringsplaner som passar de flesta situationer, eller så kan du använda en grundläggande mall för att skapa många olika specifika planer för unika situationer.

Vad är skillnaden mellan incidenthantering och krishantering?

Även om både incidenthantering och krishantering används för riskreducering är de något olika metoder. Incidenthantering är särskilt avsedd för kortsiktiga nödsituationer. Krishantering är avsedd för större krisscenarier som kan påverka ett företag på lång sikt.  Till exempel skulle ditt team använda incidenthantering för att lösa en cyberattack. Strategin för att hantera en oväntad jordbävning under arbetstid är något som en krishanteringsplan skulle hantera.

Så här utvecklar du en krishanteringsplan

Det bästa sättet att börja utveckla en krishanteringsplan är att skapa en mall för en krishanteringsplan. När du har det grundläggande ramverket kan du sedan använda de fyra P:na för att beskriva din krishanteringsstrategi. 

De fyra P:na i krishantering står för:

• Förebygga: Åtgärder som du kan vidta för att förhindra en eventuell kris från att inträffa. 

• Planera: Det här är den detaljerade handlingsplanen som du kommer att utveckla för att säkerställa att alla i teamet hanterar krissituationen säkert och effektivt. 

• Practice (Öva): Det här är en repetition av planen som du utvecklar i en trygg och säker miljö. Genom att öva på planen får teamet möjlighet att reda ut eventuella problem i en säker miljö, i stället för att behöva lösa dem under en kris. 

• Perform (utför): Det här är den situation där du kommer att sätta ihop hela din plan. I bästa fall behöver du aldrig utföra planen eftersom du aldrig stöter på en oväntad kris. Men om du har alla de här verktygen förberedda kommer ditt team att ha en säker strategi i händelse av en nödsituation.

Vad en mall för en krishanteringsplan bör innehålla

En krishanteringsplan är inte avsedd att täcka varje enskild detalj, utan bör fungera som en plan som kan uppdateras vid behov. Här är några saker som en mall för en krishanteringsplan bör innehålla, oavsett vilken typ av kris du hanterar. 

• Aktiveringsprotokoll: Det här är de faktorer som måste inträffa innan teamet bestämmer sig för att initiera krishanteringsplanen. Tänk på aktiveringsprotokollen som en uppsättning beroenden som måste inträffa innan din svarsplan börjar. 

• Riskanalys: En undersökning som beskriver eventuella risker som företaget kan stöta på. Beroende på den potentiella krisen som du planerar för kan en riskanalys hjälpa dig att avgöra sannolikheten för att händelsen inträffar. Ett bra exempel på den här typen av forskning är en riskhanteringsplan eller ett riskregister.

• Lista med nödkontakter: Den här listan innehåller relevant kontaktinformation för medlemmar i krishanteringsteamet inom organisationen, men också för lokala räddningspersonal såsom brandkår, giftinformation eller andra viktiga myndigheter.

• Svarsförfaranden: De steg som ditt team tar under en kris när aktiveringsprotokollet har uppfyllts. 

• Kommunikationsstrategi: Det här är den kommunikationsplan som ditt team utvecklar för att fastställa hur ni ska kommunicera under en nödsituation. Detta inkluderar både intern kommunikation och extern kommunikation till externa intressenter.

Integrerade funktioner

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

• Kvalitetskontroll. Kvalitetskontroll gör det enkelt att lämna specifik och åtgärdbar feedback på bilder. Lämna kommentarer direkt på bilder och i PDF-filer så att teamet vet exakt vad de behöver göra för att slutföra arbetet. Spåra sedan feedbacken i underuppgifter så att inga punkter att göra glöms bort. I slutändan gör kvalitetskontroll processen med att ge och ta emot kreativ feedback smidigare och mindre frustrerande. 

• Meddelanden. Behöver du dela information som inte är genomförbar? Prova att skicka meddelanden i Asana. Meddelanden gör att du kan kommunicera om arbete som inte är genomförbart i Asana. Du kan skicka meddelanden till en valfri kombination av personer, team och projekt. Länka till uppgifter, projekt och mål i Asana för att göra det enkelt för mottagarna av dina meddelanden att förstå sammanhanget och fördjupa sig i detaljerna.

• Mobilen. Asana är tillgänglig på iOS och Android, vilket gör det enkelt för dig att ha koll på dina uppgifter när du är på språng. Granska nya inkorgsaviseringar, skicka meddelanden och få åtkomst till projektuppgifter så att du alltid har den senaste projektinformationen. 

Rekommenderade appar

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare klarhet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

Vanliga frågor