GDPR コンプライアンスチェックリスト

個人データの取り扱いにおいては、一度のミスが重大な結果をもたらす可能性があります。 法的制裁から公衆の信頼の喪失まで、EU 一般データ保護規則 (GDPR) の違反は、あらゆる規模の Business に影響を与える可能性があります。 「Personal Data」 (個人データ) とは何か、どうすれば合法的に処理できるのか、データ侵害が発生した場合の対処方法など、チームが理解に苦労している場合は、GDPR コンプライアンスチェックリストを使用することで、すべての要件を 1 つの安全なワークスペースで管理できます。

データ保護影響評価 (DPIA)の文書化、データ主体の権利の追跡、または漏洩通知の準備が必要な場合、この GDPR テンプレートは、特に EU 加盟国間のデータフローを管理する米国企業や国際機関にとって、複雑なコンプライアンス規則を簡素化します。

GDPR コンプライアンスチェックリストのメリット

Asana では、コンプライアンスチェックリストがチームのリスク軽減にどのように役立つかを確認しています。 法務部門から IT 部門、オペレーション部門まで、コンプライアンステンプレートを使用することで、全員が GDPR に準拠したウェブサイトを維持するための共通のプロセスを確立できます。

法務チームとデータ保護責任者 (DPO)

法務チームと DPO は、GDPR チェックリストを使用して、データ処理活動が GDPR に基づく合法性、公平性、透明性の要件を満たしているかどうかを確認します。 処理活動の詳細な記録を使用して、必要に応じて監督当局にコンプライアンスを実証できます。

IT チームとセキュリティチーム

技術チームは、個人データの保存方法や転送方法を監視します。 GDPR では、情報の暗号化方法の追跡や、サイバーセキュリティおよびデータ侵害対応ポリシーの文書化が義務付けられています。

オペレーションおよびコンプライアンスマネージャー

オペレーションマネージャーは、プライバシー通知、削除リクエスト、セキュリティ管理、ユーザーの同意の適切な実装を調整します。 一元化された GDPR チェックリストは、この作業を合理化し、法的義務の過度の遅延を回避するのに役立ちます。

EU で事業を行う米国企業

欧州連合 (EU) 外の組織の場合、米国企業向けの GDPR コンプライアンスチェックリストを使用することで、国境を越えたデータ処理をより容易に管理できます。 GDPR が現地では適用されないものの、顧客に影響を与える場合でも、コンプライアンスを確保できます。

Asana の GDPR コンプライアンスチェックリストを使用すべき理由

当社のエンタープライズクライアントの 1 つは、EU の複数の地域で発生した高リスクの個人データ侵害に対応する必要がありました。 Asana の GDPR コンプライアンスチェックリストを使用することで、72 時間の締め切り内に対応し、監督当局に提出するためにすべてのステップを文書化できました。

Asana の GDPR チェックリストテンプレートは、透明性、構造、スピードをサポートするように構築されています。 法務部門とオペレーション部門のコラボレーションを容易にし、コンプライアンス違反のリスクを軽減します。

このチェックリストテンプレートのメリットは次のとおりです。

• 法的根拠に基づいてデータの収集と処理の作業を整理する

• DPIA とデータ転送を 1 つの安全なワークスペースで文書化する

• 通知、リクエスト、評価のオーナーシップを割り当てる

• GDPR ウェブサイトのコンプライアンスチェックリストのタスク (Cookie に関する通知など) を一元化する

• GDPR メールコンプライアンスチェックリストのステップをマーケティングチームと調整する

GDPR コンプライアンスチェックリストの使い方

このチェックリストは、データガバナンスからセキュリティポリシーの追跡まで、GDPR の要件に対応するセクションに分かれています。 各セクションでタスクの割り当て、期日の設定、リスクレベルの評価を行うことで、ウェブサイトとチームの各段階において GDPR に準拠した状態を維持できます。 また、「レビュー頻度」や「監査者コメント」などの列を使用して、GDPR の監査を簡素化し、会社全体のコンプライアンスを拡大できます。

ステップ 1: ガバナンスと説明責任

まず、組織内で GDPR コンプライアンスの責任者を決めます。 データ保護責任者 (DPO) または社内のリーダーを任命し、説明責任の追跡、監督当局への対応、処理活動の記録の維持を行います。

また、このセクションを使用して、社内のデータ保護ポリシー、トレーニングログ、社内監査を文書化することもできます。 適用されるデータ保護法に基づき、公的機関または民間企業としての Business に適用されるリスク評価または法的義務を含めます。

ステップ 2: 合法的な処理

タスクを追加して、同意、契約の履行、法的義務、正当な利益など、各処理活動の合法的根拠を定義します。 この文書は、EU 一般データ保護規則 (GDPR) 第 6 条に基づく合法性を証明するのに役立ちます。

個人データのカテゴリ、使用目的 (目的の制限)、保持期間 (保存の制限) を記録するためのタスクフィールドを含めます。 これらを定義することで、コンプライアンス違反を回避し、個人データを適切に管理していることをデータ保護当局に保証できます。

ステップ 3: データ主体の権利

アクセスリクエスト、削除 (忘れられる権利)、修正、処理の制限、データポータビリティを管理するためのタスクを作成します。 各タスクにオーナーを割り当てることで、リクエストへの対応漏れや遅延を防ぎます。

「コンプライアンスリスクレベル」の列を使用して、自動化された意思決定やプロファイリングなど、リスクの高い権利の問題を強調表示できます。 このステップは、GDPR がグローバルなユーザーベースに適用される場合に重要です。

ステップ 4: セキュリティと漏えい

GDPR テンプレートのこのセクションでは、セキュリティポリシーとデータ侵害対応計画の実装方法を追跡します。 インシデントの検出、影響評価、通知手順のタスクを作成します。

また、暗号化や多要素認証などの技術的な保護手段も記録しておく必要があります。 特別なカテゴリのデータや IP アドレスなどの識別子に関連するデータ侵害への対処に関するガイダンスを含めます。

ステップ 5: サードパーティと転送

このセクションでは、顧客データを処理するすべてのベンダーとデータ処理者を一覧化します。 データ処理契約 (DPA) を収集および保存し、GDPR への準拠を文書化するタスクを追加します。

国際的なデータ転送、特に EU 外への転送については、特に注意を払いましょう。 タスクでは、標準契約条項 (SCC) などの個人情報保護措置や、公的機関からのデータアクセス要求を定義する必要があります。

ステップ 6: 設計段階から組み込まれるプライバシー保護とデフォルトのプライバシー保護

システムや製品のワークフロー全体で、設計段階からのデータ保護とデフォルトのポリシーを実施するためのタスクを作成します。 これには、機密データへのアクセスを制限したり、仮名化技術を適用したりすることが含まれます。

大規模な処理イニシアチブの設計レビュー、社内 GDPR 監査、法的レビューを文書化します。 このセクションは、事後対応的な措置ではなく、GDPR の要件に対する組織の積極的な取り組みを強化します。

Asana のドキュメンテーション機能

ウェブサイトやメールマーケティングに役立つ GDPR コンプライアンスチェックリストのテンプレートをお探しの場合、Asana の機能を使えば、チームや業界、ユースケースに合わせてこのテンプレートをカスタマイズできます。 以下に、おすすめのコンプライアンス機能をいくつかご紹介しますが、Asana の機能の完全なリストをご確認いただければ、さらに多くのヒントを得られます。

カスタムフィールド

カスタムのドロップダウンやタグを使用して、個人データのカテゴリ、リスクレベル、処理場所、または DPIA ステータスを追跡できます。 緊急性や処理アクティビティの種類に基づいて、コンプライアンス業務をソートできます。

ルール

毎年行われるプライバシーポリシーの見直しのリマインダーの設定や、リスクの高いアクティビティが追加されたときの DPO への通知など、GDPR に関する定期的なタスクのオートメーションを作成できます。

承認リクエスト

プライバシー通知からデータ転送まで、法的な承認のためのワークフローを構築できます。 承認リクエストの割り当てや承認履歴の追跡を行うことで、説明責任を果たすことができます。

プロジェクトビュー

ガントチャート形式のタイムラインを使用して、データフロー監査や漏えいシミュレーションなどの GDPR コンプライアンスプロジェクトを可視化します。 このビューは、ボトルネックを早期に発見して修正するのに役立ちます。

添付ファイル

DPA、プライバシーステートメント、監査文書を 1 か所に保存できます。 ファイルをチェックリストの各アイテムに直接リンクして、簡単に取得できます。

ポートフォリオ

プロジェクトをポートフォリオビューにまとめることで、複数の部署や地域の GDPR への準備状況をモニタリングできます。 ダッシュボードを使用して、完了の進捗とリスクを報告します。

GDPR コンプライアンスチェックリストテンプレートに推奨される連携

Asana の連携機能を使って、GDPR コンプライアンスチェックリストテンプレートを、すでに使用しているツールと連携させましょう。 アプリ連携ハブにアクセスして、チームが日常的に使用しているプラットフォームを見つけましょう。

Google ドライブ

データ保護ポリシー、プライバシー通知、監査証拠をドライブからタスクに直接添付できます。

Slack

権利の要求や違反対応タスクに関する自動アラートを Slack チャンネルに送信します。

Jira Cloud

GDPR 関連の技術的な修復タスクを Jira に直接記録します。

Zoom

タスクに Zoom リンクを埋め込んで、DPIA レビュー会議、DPO コンサルティング、インシデント対応シミュレーションをスケジュールできます。

Hanzo

訴訟や監査のリスクに直面しているチームの場合、Hanzo は GDPR の文書化やワークフローに関連する Asana のアクティビティを安全に取得し、アーカイブするのに役立ちます。

GDPR コンプライアンスチェックリストに関するよくある質問