仕事の受け付けがうまくいっていません。その理由と対処法
まとめ
理論的には、仕事の受け付けプロセスをスムーズに行うのはそれほど難しくありません。明確なガイドラインを設定し、リクエストを標準化し、それらを活用して効果的にプロジェクトの優先順位を決めればよいのです。 しかし実際には、プロセスの不一致、時間のかかる手動タスク、リソースの割り当てに関する課題などの障害により、情報を効果的に収集してプロジェクトを開始することが困難になり、すぐに混乱が生じる可能性があります。
こうした課題が解決しない理由は何でしょうか。そして、それらに効果的に対処するにはどうすればよいでしょうか。 仕事の受け付けプロセスのよくある落とし穴とその解決策を詳しく見ていきましょう。
仕事の受け付けリクエストを標準化
仕事リクエストを完了するために必要なすべての情報を最初から取得しましょう。詳細を探す時間を短縮して、影響の大きい仕事を完了するための時間を捻出しましょう。
1. 仕事の受け付けプロセスに一貫性がない
企業は、新しい仕事リクエストを管理するために、プロセスを標準化する必要があります。 しっかりとしたシステムがなければ、チームはメール、ダイレクトメッセージ、場当たり的な会話など、さまざまなリクエストを受け取ることになり、仕事の受け付けやタスクの優先順位付けが戦略的ではなく、当て推量に頼るものになってしまいます。
仕事の受け付けプロセスに一貫性がないと、ワークフローの遅延が発生するだけでなく、混乱も生じます。 どのタスクを優先すべきか、誰が何を担当しているのか、次のステップは何か、など、チームメンバーは混乱してしまいます。 受け付けプロセスが標準化されていないと、どのリクエストも予期せず、チームは実際の作業よりも、次に何をすべきかを理解することに多くの時間を費やすことになります。
解決策
仕事の受け付けに関する明確なガイドラインを確立しましょう。 新しい仕事の受け付け方法や処理方法をまとめたわかりやすいガイドラインを作成することで、仕事の受け付けプロセスを簡素化できます。 そうすることで、必要な情報、関与すべきメンバー、従うべき手順について、全員が共通認識を持てます。 たとえば、チームが新しいプロジェクトを開始する際に頼れる、標準化された受け付けワークフローを作成すれば、ミスを減らし、仕事を迅速に開始できます。
仕事の受け付けフォームを標準化する。 標準化された受け付けフォームを使用して、新規プロジェクトの開始を簡素化しましょう。このフォームには、プロジェクトの開始時に必要な詳細がすべて記載されています。 このアプローチにより、チームは仕事を始める前に、プロジェクトの種類、重要な締め切り、必要なリソースなど、必要な情報をすべて確実に入手できます。
2. プロジェクトの詳細の収集やリクエストの優先順位付けに苦労している
プロジェクト情報を収集するための明確なプロセスがないと、チームは仕事を始めるためだけに、メールやメモ、リクエストなどの山をかき分けなければなりません。 重要な情報を見落としてしまう可能性があり、すべてのタスクが緊急であるように見える場合は特に、リクエストの優先順位付けが難しくなります。
この明確さの欠如は、単なるストレスの原因ではなく、大きなブロッカーです。 意思決定を妨げ、プロジェクトが始まる前に軌道から外れてしまいます。 チームが仕事を組織の全体的な目標に合わせようとすると、この問題はさらに悪化します。 適切な情報がない場合、または情報が不足している場合、プロジェクトは不安定な状態で始まり、チームは自分の工数が最もインパクトの大きな仕事に向けられているかどうかを確認できません。
解決策
定期的に進捗会議を開催する。 定期的に進捗会議を開催することで、プロジェクトのパイプラインをスムーズに進められます。 この機会を利用して、新しいプロジェクトについて話し合い、詳細を明確にし、優先事項を話し合いましょう。 こうした会議を行うことで、受け付けプロセスを通じて関係者の認識を一致させ、今後の予定や重要事項を全員が把握できるようになります。 その結果、チームは工数を集中させるべき仕事について情報に基づいた意思決定を行い、新しい機会や課題が発生した際に優先順位をすばやく変更できます。
受け付けフォームに優先度の詳細を追加する。 作成した標準化された受け付けフォームを基に、プロジェクトの優先度、推定工数、プロジェクトが関連する目標や戦略的目標などの詳細を取り込むことで、受け付けプロセスを円滑化できます。 このような基準を事前に定義しておくことで、プロジェクトの優先順位付け、整理、順序付けが容易になり、チームは最も価値の高い仕事に集中できます。
3. チームが手作業に時間を浪費している
日々の業務に関わることが多いため、チームが手作業のタスクに時間を取られてしまうのは当然のことです。 仕事の割り当て、リクエストのフォローアップ、プロジェクトのステータス更新など、終わりのないサイクルに巻き込まれることで、多くの時間を費やしても、あまり価値を生み出せません。
ここでの課題は、時間の無駄遣いだけではなく、戦略的な仕事に取り組む機会を逃してしまうことです。 チームが反復的な手作業のサイクルに縛られていると、よりインパクトのあるプロジェクトに取り組む時間や集中力を確保できず、組織全体がその可能性を最大限に引き出せなくなります。
解決策
プロセス監査を実施す���。 プロセス監査を実施して現在のワークフローを詳しく分析し、手作業のタスクを削減することから始めましょう。 これは、チームの業務遂行の仕方を確認し、不要に時間のかかるタスクを特定し、手作業を減らせる箇所を把握することで実現できます。 チームが時間を無駄にしている箇所を特定することで、プロセスを効率化および自動化するための計画を立てることができ、チームはより戦略的な仕事に集中できるようになります。
オートメーションツールを活用して、手作業のタスクを処理する。 多くの場合、最も時間のかかるタスクは、最も単純なタスクでもあります。 人工知能(AI) などのテクノロジーを活用して、チームの日々の業務から単調な作業を排除し、生産性を高めましょう。 仕事の割り当て、ワークフローの次のステージへのタスクの移動、プロジェクトのステータスの更新など、面倒なタスクを自動化できます。 ワークマネジメントプラットフォームを使用している場合は、ワークフローにルールを組み込むことで、さらに一歩進化させることができます。 これにより、事前に設定されたトリガー (タスクの期日の接近など) に基づいてアクション (リマインダーメールの送信など) を自動化できます。 どちらの戦略を使っても、チームは価値の低い仕事に費やす時間を減らし、戦略的な取り組みにより多くの時間を割くことができます。
他のツールとソフトウェアを連携させる。 すでに使用しているアプリをワークマネジメントプラットフォームと連携させることで、テクノロジーツールキットを有効に活用できます。 チームが毎日使用するツールを 1 か所で連携させることで、チームがどのツールで作業している場合でも、情報やプロジェクトの詳細に簡単にアクセスできるようになります。 これにより、チームが手動でアプリを切り替えたり、複数のプラットフォーム間で情報を更新したりする必要がなくなり、余計な工数をかけずに全員にリアルタイムで情報を提供できます。
仕事の受け付けリクエストを標準化
仕事リクエストを完了するために必要なすべての情報を最初から取得しましょう。詳細を探す時間を短縮して、影響の大きい仕事を完了するための時間を捻出しましょう。
4. リソースを効果的に割り当てるのに苦労している
リソースの割り当ては終わりのない課題のように感じられることがあります。チームは、仕事量が多すぎても少なすぎても困るため、絶えず最適なバランスを見つけようと苦労しています。 この問題の根源は、チームの仕事量や今後の予定を明確に把握できていないことにある場合が多いものです。 この可視性の欠如は、タスクの管理や追跡がバラバラに行われていることに起因し、リソースの過剰な割り当て、締め切りの超過、チームの士気の低下につながります。 リソースの割り当ては、単にスケジュールの空きを埋めることではなく、タスクを適切なメンバーに割り当てることでプロジェクトを成功させ、成長の機会を提供することが重要です。
解決策
チームの仕事量を明確に把握しましょう。 チームの現在の作業内容や今後の予定など、チームの仕事量を正確に把握しましょう。 キャパシティを管理するためのシステムを作成するか、ワークマネジメントプラットフォームを使用して、仕事量を一目で確認できるようにしましょう。 この可視性によって、仕事を均等に分配し、誰も過負荷になったり、手持ち無沙汰になったりしないようにすることで、生産性を高く保ち、燃え尽き症候群を防げます。
仕事にかかる時間を追跡する。 タイムトラッキングツールを使用して、プレイブックの作成や顧客の導入事例の作成など、特定の作業にかかる時間を測定することで、プロジェクト計画から曖昧さを取り除きましょう。 作業にかかる時間を推測するのではなく、実際の所要時間を把握することで、タイムラインの計画や締め切りの設定に実際のデータを活用できます。これにより、チームに過度の負担をかけることなく、プロジェクトのニーズに合わせてリソースを割り当てられます。 さらに、そうしたインサイトを保存して、今後の計画に再利用できるため、プロジェクトごとのリソース配分を以前よりも効率的に行えます。
スキルに基づいてリソースの割り当てを最適化する。 タスクの割り当ては、単にメンバーの空き状況に基づいて行うのではなく、チームメンバーのスキルや関心に合わせて戦略的に誰が何をするのか (そしてその理由) を決定しましょう。 プロジェクトのニーズに合わせて個人の強みや専門知識を活用することで、チームメンバーのエンゲージメントを維持しつつ、プロジェクトの品質を向上させることができます。
5. プロジェクトの始動が常に遅れている
プロジェクトの始動は、常に苦労するものであるべきではありませんが、実際はそうであることが多いものです。 必要な詳細を確定することから、メンバー全員の認識を揃えることまで、すべてを準備するための初期段階の作業が、あっという間にボトルネックになり得ます。 これは些細な問題ではありません。プロジェクトのタイムライン全体が狂い、プロジェクトの勢いと成功に影響を与える波及効果を生み出す可能性があります。
何が原因で遅れが生じるのでしょうか？ 多くの場合、新規プロジェクトの整理やセットアップに伴う物理的なハードル、不明確な目標に伴う躊躇、最終段階でのステークホルダーの承認リクエストなど、さまざまな要因が重なっています。 要するに、承認リクエストやプロジェクトの立ち上げプロセスが合理化されていないと、チームは明確さや承認を得るために待機し、作業に取りかかれない状態に置かれてしまいます。
解決策
早い段階で関係者を参加させる。 最初から全員をボードに迎え入れます。 早い段階で関係者を参加させることで、問題が障害となる前に対処し、仕事をセットアップして開始するための要件を確立できます。 早期に認識を合わせることで、賛同を得て、事前に目標を明確にすることができます。その結果、遅延を減らし、プロジェクトを立ち上げるための強固な基盤を築くことができます。
プロジェクトの立ち上げワークフローを自動化する。 プロジェクトを開始するたびに一からやり直す必要はありません。 ワークマネジメントソフトウェアを活用して、プロジェクト開始のワークフローを自動化しましょう。 プロジェクトの立ち上げプロセスを自動化すると、プロジェクトのタイムラインの作成からリソースの割り当てまで、プロジェクトの開始が承認されるとすぐに必要なすべてのステップが自動的に実行されます。 プロジェクトスペースのセットアップから最初のタスクの割り当てまで、オートメーションを使用することで、新しいプロジェクトの立ち上げに伴う面倒な作業を省けます。これにより、プロセスをスピードアップし、すべてのイニシアチブで一貫性を保つことができます。
事前に作成されたプロジェクトテンプレートを使用する。 重要なステップと要件を事前にまとめておくことで、すべてのプロジェクトを順調にスタートさせられます。 オートメーションと同様に、テンプレートもプロジェクトを迅速に軌道に乗せるための秘密兵器です。 事前に作成されたプロジェクトテンプレートを使用すれば、タスクの割り当て、マイルストーン、成果物など、明確な構造と必要なプロジェクト要素を備えたプロジェクトを確実に開始できます。 このアプローチにより、プロジェクト計画の一貫性を確保し、事前作業の必要性を減らし、重要な詳細が見落とされないようにすることができます。
6. チームに明確さが欠けている
プロジェクトの受け付けを管理するにあたり、明確さは「あればいい」というものではなく、必須です。 しかし、重要な情報がメールや共有ドライブ、メッセージングアプリなどに散らばっているため、チームは「伝言ゲーム」をしているような感覚に陥りがちです。
このようにプロジェクト情報の収集と処理が分散していると、作業が遅くなるだけでなく、チームメンバーは何が重要で、いつまでに何を完了すべきなのかを推測することになります。 その結果、機会を逃したり、仕事が重複したり、チームが実際に仕事をするよりも、何をすべきかを理解することに時間を取られてしまいます。
解決策
プロジェクト情報を一元管理しましょう。 ステータス更新のためにメールを探し回ったり、プロジェクトの進捗状況を確認するためにチームメンバーに連絡したりするのはもうやめましょう。 プロジェクト情報の一元管理を実現することで、チームは文書から締め切りまで、プロジェクトの重要な詳細をすべて 1 か所で確認できます。 さらに一歩進んで、すべてのプロジェクトリクエスト、更新情報、コミュニケーションをワークマネジメントプラットフォームに一元化しましょう。 これにより、全員が共通認識を持つことが容易になり、プロジェクトの関係者が最新情報に簡単にアクセスできるようになります。
視覚的なプロジェクトタイムラインを使用する。 複雑なタスクのリストから、完了済みのタスク、進行中のタスク、次に予定されているタスクを示す、わかりやすい視覚的なプロジェクトのスケジュールに変換しましょう。 プロジェクトの全体像をタイムラインで可視化することで、チームは仕事の全体像をすばやく把握し、大きな問題になる前にブロッカーを特定できます。 さらに、ワークマネジメントプラットフォームでプロジェクトのタイムラインを作成すれば、ワンクリックでスケジュールを変更できる機能などを活用して、その場で簡単に締め切りを調整できます。
定期的にステータス更新を共有する。 定期的にステータスを更新して、チームに最新情報を共有しましょう。 毎日の簡単なチェックインでも、週ごとの進捗サマリーでも、これらの更新はプロジェクトの進捗状況を把握するための指標となり、個々のコントリビューターから上級の関係者まで、誰もプロジェクトのステータスや次のステップを推測する必要がなくなります。 リアルタイムのデータを活用し、更新期限を迎えた際にはリマインダーを送信し、フォーマットを統一して一貫したコミュニケーションを実現するテクノロジーを活用して、更新プロセスを改善しましょう。
Asana のワークマネジメントを使ったプロジェクト受付
Asana の PMO リーダーが、仕事の受け付けを効率化し、Business にとって適切な仕事を優先させている方法をご紹介します。
ワークマネジメントプラットフォームで仕事の受け付けプロセスを合理化する
仕事の受け付けプロセスを標準化することは、必ずしも複雑なものではありません。 Asana を使ってチームのワークフローを効率化し、プロジェクトを成功に導くために必要なすべての情報を最初から確保する方法をご紹介します。
仕事の受け付けリクエストを標準化
仕事リクエストを完了するために必要なすべての情報を最初から取得しましょう。詳細を探す時間を短縮して、影響の大きい仕事を完了するための時間を捻出しましょう。
