Asana のワークマネジメントを使ったプロジェクト受付プロセスの効率化
まとめ
Asana の Business Program Management チーム長である Jana Beiswenger 氏にとって、仕事の受け付けは非常に部門横断的なプロセスです。 彼女のチームは、Business Transformation (ビジネスの変革) に注力しています。つまり、Asana をより効果的な組織にすることを目指しています。 そのためには、適切な戦略的プログラムに沿ってチームの足並みを揃え、Asana がビジネスクリティカルな目標を達成するのに十分なリソースを確保する必要があります。
「私の役割は、チームとして仕事を進められるよう、全体的に適切なフォーカスを作り出すことです。 力を合わせることで、全体としてより良い結果を出せるからです」と Beiswenger 氏は言います。
プロジェクトの受け付けは、チームの足並みを揃える上で重要な役割を果たします。 「時間、予算、人材など、リソースには限りがあるため、受け付けプロセスが必要です」と Beiswenger 氏は言います。 チームが目標を達成するには他のメンバーのサポートが必要ですが、ただたくさんのリクエストを送ってすぐに対応してもらうことはできません。 そうなると、より大きく、より重要な目標から注意がそれてしまいます。 プロジェクト受け付けプロセスを導入することで、チームは次のことが可能になります。
意思決定者が優先事項を決定できる。
新しい仕事のスコープを定義し、必要なリソースを決定する。
次のステップを開始し、進捗をモニタリングし、改善を重ねる。
Asana でのプロジェクトの受け付け
Asana では、主に 2 種類のプロジェクト受け付けを行っています。
年次計画時の全体的な受け付け
年間を通じてのアドホックな受け付け
年次計画の策定時の受け付けは、よりコラボレーションが必要なプロセスです。 Beiswenger 氏は、関係者と連携して会社の目標に沿った計画を立て、期待されるインパクトに基づいて適切なイニシアチブに取り組めるように優先順位を付け、目標を達成するために必要なリソースを確保します。 「テトリスのようなものです」と彼女は言います。
しかし、どんなによく計画を練っても、年間を通して特別なリクエストが常に発生します。 このような場合、Asana のチームは、より正式で構造化された受け付けプロセスを活用しています。 このプロセスの目標は、リクエストが Business に与えるインパクトを評価し、リクエストに対応するためにリソースをどのように (そしてどの程度) 移動できるか、そして優先順位を変更するためにどのようなトレードオフが必要かを判断することです。
力を合わせることで、全体としてよりよい結果を生み出せます。”
Asana のオペレーションチームと PMO チームが、関係者の足並みを揃え、ビジネスクリティカルな仕事を優先させるために、受け付けプロセスをどのように合理化しているのかをご紹介します。
Asana のデモを視聴
Asana を活用することで、オペレーションチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。
1. リクエストの優先順位付けとリソースの割り当て
Beiswenger 氏のチームは、Business のさまざまな部門からの新しいプロジェクトリクエストを調整します。 これは、会社の優先事項を把握して理解し、その情報をもとにリクエストを客観的に評価するという、慎重なバランスの取り方を必要とする作業です。
たとえば、Asana のエンタープライズテクノロジーチームは、フォームと構造化された受け付けプロジェクトを使用して、年間を通じて単発のリクエストを管理しています。 「フォームを使うことで、非構造化データを構造化データに変換できます」と Beiswenger 氏は言います。 これにより、チームは必要な情報を事前に入手できるため、次のような客観的な基準に基づいて新しいプロジェクトを評価できます。
このリクエストは、成長や維持の目標に貢献するか？
カスタマーエクスペリエンス全体を向上させるか？
データガバナンス全体にとって重要か？
セキュリティ上の問題を解決するか？
リクエストのスコープはどのようなものか？
どのくらいの時間、予算、人員が必要か？
この標準化されたデータは、チームがリクエストを比較し、Asana で既に記録されている会社の既存の優先事項に照らして優先順位を付けるのに役立ちます。 必要な情報がすべて 1 か所に集約されているため、Business にとって最適な決定を下せる可能性が高まります。
2. 日々のリクエスト管理
プロジェクトの受け付けを管理するには、仕事の割り当て、フォローアップ、ステータス更新の共有など、日々のメンテナンスが必要です。 これには多くの時間がかかる場合がありますが、Asana のオートメーション機能を使用することで、Beiswenger 氏はプロセス全体を通じて手間をかけずに済みます。 これにより、手作業や反復タスクではなく、全体的な調整に集中できます。
たとえば、Beiswenger 氏はバンドルを使用して、組織全体の受け付けプロセスの作成、適用、更新をすべて 1 か所で行っています。 バンドルは、さまざまなプロジェクトに適用できるワークフロー機能の集まりです。 たとえば、バンドルでは、プロジェクトのセクション、追加するカスタムフィールド、適用するルール、使用するタスクテンプレートを指定できます。
この機能により、Beiswenger 氏はチーム間で受け付けワークフローを標準化し、プロジェクトのトリアージと優先順位付けの方法について全員の認識を一致させることができます。 たとえば、P0 リクエストと P1 リクエストの次のステップを、誰が提出したのか、どこから来たのかを問わず、バンドルを使用して統一できます。 また、作業の分類方法やタグ付け方法を指定することで、チームはプロジェクト間で同じ定義を使用できます。たとえば、リクエストの規模が小、中、大の場合のリソース要件の違いなどです。
「バンドルを使うことで、メンバー全員の日々の業務を細かく管理する必要がなくなりました」と Beiswenger 氏は言います。 数回クリックするだけで、ビジネスのニーズの変化に合わせてプロセスを簡単に編集し、それらの変更を関連するすべての受け付けワークフローに即座に適用できます。
3. 可視性を確保し、チームの足並みを揃える
Beiswenger 氏の仕事において、可視性は不可欠です。 彼女のチームは、Business の優先事項を俯瞰的に理解し、それらの優先事項を関係者に伝え、リクエストのステータスや進捗をリーダーが把握できるようにする必要があります。 幸いなことに、これは問題ではありません。 会社の優先事項、ロードマップ、プログラムリクエストはすべて Asana で管理されているため、チームは必要な情報を検索することなく、自分たちで確認できます。
Asana のポートフォリオは、Beiswenger 氏がこの可視性を提供する方法の 1 つです。 ポートフォリオを使用することで、チームと関係者は主要なイニシアチブを一目で確認し、必要に応じて詳細を掘り下げて確認できます。 ポートフォリオは、リーダーが必要とする全体像を提供し、ポートフォリオのダッシュボードは、プロジェクト全体の所要時間、リスク、利用可能な予算、進捗などのデータを自動的にまとめます。 これにより、Beiswenger 氏のチームは、どのプロジェクトが順調に進んでいるのか、どのプロジェクトが成果を上げていないのかを確認し、リソースを調整してリアルタイムで軌道修正できます。 その結果、リクエストを順調に進め、会社のリソースを効率的に使用できるようになります。
受け付けプロセスを合理化
リクエストの収集、優先順位付け、対応を自動で行い、チームがより多くの時間を仕事に費やせるようにします。
Asana でリクエストをアクションに変える
すべての仕事を 1 つのプラットフォームに集約することで、Asana のオペレーションチームと PMO チームはリクエストを 1 か所で管理し、対応できます。 これにより、ステークホルダーは、迅速な対応と最重要プロジェクトの優先に必要な可視性を得られます。
明確なワークフローと超高速オートメーションを活用して、チームがより多くの仕事を、より早く達成する方法をご紹介します。
Asana のデモを視聴
Asana を活用することで、オペレーションチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。
