Asana ヒント: Asana でアジャイルチームを管理するための 4 つのテンプレート

Asana でアジャイルチームを管理できることをご存知でしたか？ 「アジャイル」は、製品、エンジニアリング、ソフトウェアの開発チームに人気が高いリーンプロジェクト管理手法ですが、Asana を使用すれば、分野に関わらず、あらゆるチームでアジャイルなプロセス管理が実現できます。 かんばんボードの作成、スクラムスプリントの実行など、実践したいアジャイル哲学のタイプに関わらず、これらのテンプレートを使用すれば、あなたのチームも Asana でアジャイルプロジェクト管理を始動できます。

スプリント計画

スプリントは、スクラムを含むいくつかのアジャイルフレームワークに共通して見られる要素です。 アジャイルスプリントでは、チームは一定期間 (通常 2 週間) にわたり特定のプロジェクトまたは仕事に取り組みます。 バックログから供給されるその仕事は、一般的にAsana ボードなどのかんばんスタイルのボードビューで追跡されます。

Asana のスプリント計画用の無料テンプレートを使用すれば、チームの秩序を維持しながら、信頼できる唯一の情報源を明確な形で全員と共有することが簡単になります。 スプリント計画用テンプレートは次の方法で使用できます。

1. 新しい仕事リクエスト用に受け付けフォームを設定し、スプリント計画用テンプレートにそれらのタスクも追加 します。

2. 各タスクの所要時間を示す数値のカスタムフィールドを追加して、スプリントキャパシティ計画を管理します。

3. ルールを使い、ステージを通じて仕事を自動的に整理します。

💡ヒント:エンジニアリングまたはソフトウェア開発チームの方は、Asana の無料のバグ追跡テンプレートもご利用いただけます。

デイリースタンドアップミーティング

ほとんどのアジャイルチームでは、チームメンバーが仕事の優先順位を共有し、改善事項についてブレインストーミングを行い、プロジェクトに関する重要なお知らせの最新情報を把握できるように、毎日のスタンドアップミーティングが計画されます。 Asana が無料で提供する毎日のスタンドアップミーティング用テンプレートを使用すれば、チームは簡単に既存の議事録を参照し、実行可能なフォローアップタスクを作成できます。

プロジェクトを設定する前に、曜日または個々の従業員ごとに「セクション」を作成するかどうかをチームで決定してください。

• 曜日ごとのセクションを作成する場合には、各セクション内に、各チームメンバー用のタスク (「佐藤さんのスタンドアップミーティング用トピック」、「鈴木さんのスタンドアップミーティング用トピック」など) を作成し、ミーティング前に各自そのタスクに詳細を追加するよう推奨してください。 @メンションの機能を使えば、タスクを参照したり、他部門のチームメンバーをタグ付けしたりできます。

• 従業員ごとのセクションを作成する場合には、スプリント計画プロジェクトから毎日のスタンドアップミーティングプロジェクト用に、各自必要なタスクを追加するよう推奨してください。 そうすれば、チーム全員が、スタンドアップミーティングの最中または事後に、それらのタスクを参照できます。

💡ヒント: サブタスクを使用すれば、実行可能な会議メモを追跡できます。

スプリントレトロスペクティブ

スプリントで最も重要な要素の 1 つは、順調に進んだ仕事、改善の余地がある仕事、そしてリーンプロジェクト管理チームとして変革をどのように推進し続けることができるか、チームが集まって検討する「振り返り」です。 Asana が無料で提供するスプリントレトロスペクティブ用のテンプレートを使用すれば、インサイトを収集して、形が整ったアクションアイテムに変換することが簡単になります。

本テンプレートを効果的に使用するためには、以下の手順に従ってください。

1. 振り返りの際に収集したい内容に関連する質問・フィードバックのタイプごとにセクションを作成しましょう。

2. スプリントレトロスペクティブのミーティングは、まず最初に実践的な作業を行う時間を設けます。 順調に進んだ仕事、改善の余地がある仕事、未解決の質問に関してフィードバックを含めたタスクを各自追加するよう、チーム全員にお願いしてください。

3. チーム全員が共有を終えたら、お互いのコメントを読み、グループ全体で話し合いたいコメントには「いいね」するよう指示してください。 グループ全体の話し合いに移る前に、各自がタスクを読み「いいね」する時間を数分設けてください。

💡ヒント:「いいね」に基づき各セクションをソートすれば、「いいね」が最も多いタスクを各セクションの上部に表示できます。

顧客フィードバック

新しい機能、製品、バグ修正を納品したら、次は何を行えばよいのでしょうか。 アジャイルチームの原則の 1 つは、継続的改善ですが、うまく動いていること、いないことが認識できていなければ、改善することはできません。チームが改善と変革をどのように推進し続けることができるかを判断する上で、顧客のフィードバックは貴重なツールとなります。ただし、その目的に適した情報を含んでいることが必要です。

チームが必要とする詳細の度合いで情報を得るには、Asana が無料で提供する顧客フィードバックテンプレートでフィード���ックを収集し、保存することができます。 最適な結果を得るには、次のことを行ってください。

• 顧客がフィードバックを送信できるフォームを作成し、顧客の回答対象を必要な質問にのみ絞り込むために、フォームのブランチを使用しましょう。 または、最も重要な顧客フィードバックツール、たとえばZendeskなどと連携させることもできます。 そうすれば、Zendesk の新規チケットから、Asana でタスクを自動的に作成できます。

• カスタムフィールドを作成すれば、フィードバックに対し返信が必要かどうか、必要な場合には誰に連絡をすればよいか、追跡できます。

💡ヒント:顧客フィードバックを収集しているからといって、そのすべてに対しアクションが必要なわけではありません。 重要なフィードバックのうち、即時の対応を要さないもの向けにセクションを作成すれば、将来必要が生じた場合には参照できるよう、記録を残しておくことができます。

いち早く動いて、新しいモノをクリエイト

アジャイルチームを効果的に管理するには、スピーディーかつ柔軟で、チームと同じ高レベルのコラボ力を発揮できるツールが必要です。 信頼できる唯一の情報源をチームが共有できれば、より多くの仕事をより速く (負担を生じず) 結果につなげることができます。

Asana を使用してアジャイル手法を実践するためのヒントをもっと知るには、こちらのガイドをお読みください。