各イベントマネージャーが使用するべき 4 つのイベント計画ツール

イベント計画ツール
  • 本記事では、以下を学びます:
    • イベント管理を簡素化する上で頼りになる 4 つのツールの情報。
    • イベントを整理、簡素化、および管理する方法。
    • 参加者の関心を引いて関係を築く方法。

これは Eventbrite でコンテンツストラテジスト兼編集者として務める Rachel Grate 氏によるゲスト寄稿です。

イベント計画はストレスの溜まるビジネスです。実際、最もストレスの溜まる仕事を記載した CareerCast の年間リスト において、イベントコーディネーターは警察官、パイロット、そして消防士のすぐ後に位置づけされているのです。命を救ったり、犯罪と戦うということはないにしても、まさにそのような気分になることがあります。

イベントを展開するには高度な並行作業と忍者レベルの整理を要します。だからこそ、現在のマーケットにはイベント計画のほぼすべての側面において役に立つツールがアプリとして数多く存在しているのです。

実際、その数は多すぎます。

時間は素晴らしい仕事をすることに集中しながら費やすもので、ツールの管理に注ぎ込むものではありません。目的は、どの問題を解決するのかを見い出すこと、そしてそれを実現するために適切なツール(そしてそれらのツールのみ)を使用することです。

以下はイベント管理を簡素化して、生産性を上げる 上で頼りになる 4 つのツールです。これらは個別でも機能しますが、併せて活用すると一層効果を発揮します。

Salesforce & Hubspot: 参加者情報を整理し、良好な関係を維持する

お客様を大切にするビジネス、つまりすべてのイベント事業にとって CRM (Customer Relationship Management Tool「顧客関係管理ツール」) よりも重要なツールはありません。SalesforceHubSpot のような、世界でもトップクラスの CRM を使えば、すべての参加者情報を整理しておけます。

イベントの目的の 1 つが 売り上げまたは募金調達の見込みを生み出す ことである場合、CRM は特に重要となります。一旦お客様情報を CRM に保存すれば、長期的に各お客様の経緯を追跡し、管理できます。

しかし、高機能の CRM はベンダー、スポンサー、およびパートナーとの関係を管理する上でも役に立ちます。なので、このツールはイベントにおいて人間が関わるすべての側面を管理する中央ハブとして使用できます。

Eventbrite: チケットの発行と登録を簡素化して、参加を促進する

もうすでにオンラインプラットフォームを使ってチケットを販売したり、登録を収集されているかと思います。しかし、すべてのソリューションが同じように作られている訳ではありません。

オンラインチケット発行ツールはトランザクションの処理だけに留まらず、イベントの最初から最後までの管理を支援するべきです。それはまた、適切なタイミングで戦略的決断を下せるように、貴重なデータとレポート機能を供給するべきでもあります。さらに、Facebook や Instagram といった参加者のお気に入りのアプリと連携して参加の促進を助力するべきでもあります。

Eventbrite を使えば、イベント参加者の詳細な見識を得られると同時に、ビジュアル分析、チャート、およびレポートにアクセスすることもできます。また、Eventbrite Organizer アプリを使うと、リアルタイムで自分の携帯電話からチケットの販売状況を把握し、モバイルイベントのチェックインが簡単になり、ライブの参加追跡の最新情報も入手できます。

イベント管理 テクノロジーは以下を含むすべてのイベント計画ツールキットと自動的に同期するべきでもあります。

Emma & Mailchimp: メールを使って潜在的な参加者の関心を引く

Eventbrite による最新のアンケート によると、イベントの専門家の 73  % はメールが 2019 年に改善が見込めるマーケティングのトップ戦略であると言及しています。潜在的な参加者と連絡を取り (関わりを維持する) する上で、より好適なチャネルはありません。

同時に、イベントの専門家の 52 % は、2019 年にメールを使って販売を促進するのは一層難しくなると思う、と話しています。工数を追跡して販売を改善するためにメールマーケティング用のプラットフォームが必要不可欠なのはこれが理由です。

EmmaMailChimp は現存する最良のメールマーケティングサービスの中の 2 つです。これらにより、以下が行えます。

  • オンブランドで綿密に計画されたメールキャンペーンを作成する
  • 連絡先のメールリストをカテゴリー別(潜在的な参加者、登録済みの参加者、リピートの参加者など)に整理し、各グループに対してカスタマイズしたメッセージを送信します。
  • メール送信をスケジュールし、自動化する

Mailchimp と Emma の両方が Eventbrite と同期するように、使用するメールプラットフォームがイベントチケットの発行用プラットフォームと同期すればさらに有用です。これにより、人々がイベントチケットを購入すると、自動的にメールリストに追加されるので、大切でも手間のかかる作業を行う手間が省けます(ミスをしたり、忘れるリスクを避けることもできます)。

Asana: イベント計画の詳細を一つ残らず管理する

このリストはイベント計画においてすべての同時進行要素を追跡する上で頼りになるツール、Asana、の名前を出さずに完璧とは言えません。Asana はユーザーがより素晴らしいプロジェクトを計画し、チームにとって大切な事柄を追跡し、そしてより良い仕事を、より素早く作り出すことを助けるための仕事管理ツールです。

Asana を使えば、管理する各イベントのプロジェクトを作成し、 期日から逆算したスケジュール にてその各ステップを設定できます。そして、プロジェクト (およびそのワークフロー、役割、期日) を組織内のすべてのイベント関係者と共有することで、誰が何をいつまでに処理するのかを全員が知り、計画が進むと同時に進捗状況を監視できます。

ユーザーが大企業の一員であっても、1 人だけのチームであっても、Asana にはイベントワークフロー特定の To-Do および進捗を追跡できるカスタマイズ可能な イベント計画用テンプレート があります。このテクノロジーは MailChimpSalesforce といった他の頻繁に使用するツールと連携させることもできます。

イベント計画ツールはほんの第一歩にすぎません

うまく連携し合うイベント計画ツールを精選すれば、その各々から金銭的価値以上のものが得られます。今年を通して生産性と集中を維持するために役立つ他のアイデアについては、The Event Professional’s Ultimate Guide to Productivity: 2019 Edition をお読みください。

今すぐ Asana でプロジェクトの管理を始めましょう。