すべてのイベントマネージャーが使用するべき 7 つのイベント計画ツール

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2020年8月31日00
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イベント計画はストレスの溜まる業務です。実際、最もストレスの溜まる仕事ランキングを記載した CareerCast の年間リストにおいて、イベントコーディネーターは警察官、パイロット、そして消防士のすぐ後に位置付けされているのです。命を救ったり、犯罪と戦うということはないにしても、まさにそのような気分になることがあります。特に、この 2020 年は、コロナウイルスによるパンデミックにより、イベントプランナーが対面イベントの多くをバーチャルイベントに移行することを余儀なくされたこともあり、イベント関連の仕事は多忙を極めています。

イベントをオンサイトもしくはバーチャルで展開するには高度な並行作業とエキスパートレベルの整理が必要。だからこそ、現在のアプリマーケットにはイベントの計画、実行、およびフォローアップのほぼすべての側面において役に立つツールが数多く存在しているのです。

実際、その数は多すぎます。

時間は素晴らしい仕事をすることに集中しながら費やすもので、使いにくいツールの管理や情報の追跡に関連する仕事のための仕事に注ぎ込むものではありません。目的は、どの問題を解決するのかを見い出すこと、そしてそれを実現するために適切なツール (そしてそれらのツールのみ) を使用することです。

以下に、イベントを管理しやすくし、生産性を上げるために役立つ 7 つのツールを紹介します。

記事: Asana のイベント計画方法

顧客関係管理ツール (CRM)

お客様を大切にするビジネス、つまりイベントを開催するすべての企業にとって、CRM (顧客関係管理ツール) よりも重要なツールはありません。CRM を使えば、参加者の情報を整理しておける上に、イベント開催前から終了後まで顧客との良好な関係を維持することができます。

参加者情報を簡単にかつわかりやすく収集することは非常に重要です。参加者や見込み客、顧客の情報を CRM に保存したら、それぞれのジャーニーを経時的に (願わくば成約に至るまで) 追跡し、管理することができます。それぞれのジャーニーを追跡することは、開催する各イベントの ROI とチームが収益に与える影響を示す上で重要です。

以下に有力な選択肢を 2 つ紹介します。

  • Salesforce: Salesforce は数多くのツールと連携できる強力な CRM です。イベント開催前後においてリードの獲得、フォローアップ、育成をシームレスに行えます。

  • Hubspot: Salesforce のような大手テック企業ではないものの、Hubspot でも強力な CRM や数多くの連携、さらには Hubspot Academy を利用できます。また、本格導入する前に機能を試したい人や、予算に制限がある人のために無料バージョンも用意されています。

参加者登録の管理

イベントマネージャーは参加者側と自分側の 2 つの側面を管理する必要があります。

参加者側は、できるだけ多くの登録者を確保できるよう、登録プロセスがユーザーにとってスムーズかつシームレスなものである必要があります。一方の自分側は、ストレスやサプライズのない登録管理を行い、収集したすべての貴重なデータを使用可能かつ有意義なかたちで整理できるバックエンドを備えたソフトウェアが必要になります。

選択するツールは、単純な取引管理以上の機能を持ち、イベントの全体的な管理をできるものでなければいけません。また、適切なタイミングで戦略的な決断を下すために使える貴重なデータとレポートを提供できるものである必要があります。以下におすすめのツールを 2 つ紹介します。

  • Eventbrite: Eventbrite を使えば、ジュアル分析、チャート、およびレポートをもとに、イベント参加者についての詳細なインサイトを得られます。また、Eventbrite Organizer アプリを使うと、リアルタイムで自分の携帯電話からチケットの販売状況を把握し、イベントのチェックインがモバイルで簡単にでき、参加者のライブ追跡により最新情報も入手できます。

  • Bevy: Bevy は、対面またはバーチャルのコミュニティイベントを開催するために使うツールです。オールインワンのプラットフォームで、ありとあらゆるタイプのイベントの計画、プロモーション、実行をサポートします。アナリティクスを使って全体像を把握できるほか、使用している他のツールと連携することもできます。

メールを使って参加者の関心を引く

Eventbrite による最新のアンケートによると、イベントの専門家の 73% はメールが 2019年に最も注力して改善すべきマーケティング戦略であったと回答しています。潜在的な参加者と連絡を取り、関わりを維持する上で、これに勝るチャネルはありません。

同時に、イベントの専門家の 52% は、2019年にメールを使って販売を促進するのは一層難しくなると思う、と話していました。自分の努力をトラッキングして売上を改善するためにメールマーケティング用のプラットフォームが必要不可欠なのはこれが理由です。

メールを使って参加者の関心を引くための強力なオプションは 2 つあります。

  • Marketo: Marketo は、メールマーケティングの世界で最も利用されているツールです。Marketo の目玉は、人々の行動を追跡し、特定の人々に対してキャンペーンを実施する機能です。参加者をフォローアップし、育成した後にセールスチームに引き継ぐことを期待して、特定の見込み客を対象にイベントを実施するなら、Marketo が最適です。

  • Iterable: Iterable は、すでに製品を使用中の大勢の人々と連絡を取る際に非常に便利なメールマーケティングのツールです。顧客イベントを開催するなら、Iterable がおすすめです。

開始から完了にいたるイベントプロジェクト計画

イベントがスムーズに進むと、参加者はコンベンションセンターのダンスホールにいたとしても、自宅のソファーに座ってウェビナーを見ていたとしても、そのイベントを楽しむことができます。しかし、それを実現するには、イベントプランナーはすべての詳細と締め切りを把握できるよう、すべての戦略の調整を済ませておく必要があります。

それを解決するのが Asana のようなワークマネジメントプラットフォームです。

ワークマネジメントプラットフォームを使用すると、最初のブレインストーミングセッションから関係者へのタスクの割り当て、マイルストーンの追跡にいたるすべての詳細を把握できます。仕事を可視化する方法がいくつかあり、リストからカレンダーそしてタイムラインへの切り替えが簡単に行えるので、To-Do だけでなく、タイミングも確実に調整されます。

Asana を使えば、管理する各イベントのプロジェクトを作成し、期日から逆算したスケジュールに基づいてその各ステップを設定できます。そして、プロジェクト (およびそのワークフロー、役割、期日) を組織内のすべてのイベント関係者と共有することで、誰が何をいつまでに処理するのかを全員が知り、計画が進むと同時に進捗状況をモニタリングできます。

大企業でも、1 人だけのチームでも、Asana のカスタマイズ可能なイベント計画用のテンプレートを使ってイベントワークフロー特有の To-Do や進捗を追跡することや、独自のイベント計画テンプレートを作成してよりスピーディにイベントを開始することができます。

Asana を使って次のイベントを計画する

イベント計画ツールはほんの第一歩にすぎません

うまく連携し合うイベント計画ツールを精選すれば、その各々から投資した以上のメリットが得られます。ツールやテックスタックに関する不安が少なければ少ないほど、素晴らしいイベントを成功させることに集中する時間をもっと確保できます。

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