全イベントマネージャーが使用するべき 4 つのイベント計画ツール

イベント計画ツール
  • この記事では、以下を解説します。
    • イベント管理を簡素化する上で頼りになる 4 つのツールの情報。
    • イベントを整理、簡素化、および管理する方法。
    • 参加者の関心を引いて関係を築く方法。

これは Eventbrite でコンテンツストラテジスト兼編集者を務める Rachel Grate 氏によるゲスト寄稿です。

イベント計画はストレスの溜まる業務です。実際、最もストレスの溜まる仕事ランキングを記載した CareerCast の年間リスト において、イベントコーディネーターは警察官、パイロット、そして消防士のすぐ後に位置付けされているのです。命を救ったり、犯罪と戦うということはないにしても、まさにそのような気分になることがあります。

イベントを展開するには高度な並行作業と忍者レベルの整理が必要。だからこそ、現在のアプリマーケットにはイベント計画のほぼすべての側面において役に立つツールが数多く存在しているのです。

実際、その数は多すぎます。

時間は素晴らしい仕事をすることに集中しながら費やすもので、ツールの管理に注ぎ込むものではありません。目的は、どの問題を解決するのかを見い出すこと、そしてそれを実現するために適切なツール (そしてそれらのツールのみ) を使用することです。

以下はイベント管理を簡素化して、生産性を上げる上で頼りになる 4 つのツールです。これらは個別でも機能しますが、併せて活用すると一層効果を発揮します。

Salesforce と Hubspot: 参加者情報を整理し、良好な関係を維持する

お客様を大切にするビジネス、つまりすべてのイベント企業にとって、CRM (顧客関係管理) よりも重要なツールはありません。SalesforceHubSpot のような、世界でもトップクラスの CRM を使えば、すべての参加者情報を整理しておけます。

イベントの目的の 1 つが売上または資金調達の見込みを生み出すことである場合、CRM は特に重要となります。お客様情報を一度 CRM に保存してしまえば、各カスタマージャーニーを長期的に追跡し、管理できます。

高機能の CRM は、ベンダー、スポンサー、およびパートナーとの関係を管理する上でも役に立ちます。なので、このツールはイベントにおいて他社とのすべての関わりを管理する中央ハブとして使用できます。

Eventbrite: チケットの発行と登録を簡素化して、参加を促進する

もうすでにオンラインプラットフォームを使ってチケットを販売したり、登録を収集されているかと思います。しかし、すべてのソリューションが同じように作られているわけではありません。

オンラインチケット発行ツールはトランザクションの処理だけに留まらず、イベントの最初から最後までの管理にも役立つべきです。適切なタイミングで戦略的決断を下せるように、貴重なデータとレポート機能が提供されるべきでもあります。さらに、Facebook や Instagram といった参加者のお気に入りのアプリと連携して参加の促進に役立つツールでもあるべきです。

Eventbrite を使えば、イベント参加者についての詳細なインサイトを得られると同時に、ビジュアル分析、チャート、およびレポートにアクセスすることもできます。また、Eventbrite Organizer アプリを使うと、リアルタイムで自分の携帯電話からチケットの販売状況を把握し、イベントのチェックインがモバイルで簡単にでき、参加者のライブ追跡により最新情報も入手できます。

イベント管理テクノロジーは以下を含むすべてのイベント計画ツールキットと自動的に同期するべきでもあります。

Emma と Mailchimp: メールを使って潜在的な参加者の関心を引く

Eventbrite による最新のアンケートによると、イベントの専門家の 73 % はメールが 2019年に改善が見込めるマーケティングのトップ戦略であると言及しています。潜在的な参加者と連絡を取り、関わりを維持する上で、これに勝るチャネルはありません。

同時に、イベントの専門家の 52 % は、2019年にメールを使って販売を促進するのは一層難しくなると思う、と話しています。自分の努力をトラッキングして販売を改善するためにメールマーケティング用のプラットフォームが必要不可欠なのはこれが理由です。

EmmaMailChimp は現在存在する最良のメールマーケティングサービスの中の 2 つです。これらにより、以下が行えます。

  • ブランドイメージに合った綿密にデザインされたメールキャンペーンを作成する
  • 連絡先のメールリストをカテゴリー別 (潜在的な参加者、登録済みの参加者、リピートの参加者など) に整理し、各グループに対してカスタマイズしたメッセージを送信する
  • メール送信をスケジュールし、自動化する

Mailchimp と Emma は両方とも Eventbrite と同期できます。このように、使用するメールプラットフォームがイベントチケットの発行用プラットフォームと同期すればさらに有用です。これにより、人々がイベントチケットを購入すると、自動的にメールリストに追加されるので、大切でも手間のかかる作業を行う手間が省けます (ミスをしたり、忘れるリスクを避けることもできます)。

Asana: イベント計画の詳細を一つ残らず管理する

このツールリストはイベント計画においてすべての同時進行要素を追跡する上で頼りになるツール、Asana の名前を出さずに完璧とは言えません。Asana はユーザーがより素晴らしいプロジェクトを計画し、チームにとって大切な事柄を追跡し、そしてより良い仕事を、よりすばやく生み出すことを支援するワークマネジメントツールです。

Asana を使えば、管理する各イベントのプロジェクトを作成し、期日から逆算したスケジュールに基づいてその各ステップを設定できます。そして、プロジェクト (およびそのワークフロー、役割、期日) を組織内のすべてのイベント関係者と共有することで、誰が何をいつまでに処理するのかを全員が知り、計画が進むと同時に進捗状況を監視できます。

Asana にはイベントワークフロー特有の To-Do および進捗を追跡できるカスタマイズ可能なイベント計画用テンプレートもあり、大企業でも、1 人だけのチームでも、これを活用できます。このテクノロジーは MailChimpSalesforce といった他の頻繁に使用するツールと連携させることもできます。

イベント計画ツールはほんの第一歩にすぎません

うまく連携し合うイベント計画ツールを精選すれば、その各々から投資した以上のメリットが得られます。今年を通して生産性と集中を維持するために役立つ他のアイデアについては、The Event Professional’s Ultimate Guide to Productivity: 2019 Edition (イベントのプロが書いた生産性完全ガイド: 2019年版) をお読みください。

今すぐ Asana でプロジェクトの管理を始めましょう。