イベント管理に役立つツール 7 選: 計画からマネジメントまで

イベント計画はストレスの溜まる業務です。実際、最もストレスの溜まる仕事ランキングを記載した CareerCast の年間リストにおいて、イベントコーディネーターは警察官、パイロット、そして消防士のすぐ後にランクインしました。命を救ったり、犯罪と戦うということはないにしても、まさにそのような気分になることがあります。特に昨今はコロナ禍における規制によって、イベントプランナーはオフラインイベントの多くをオンラインイベントに移行することを余儀なくされたこともあり、イベント関連の仕事は多忙を極めました。

この記事では、時にストレスフルなイベント管理を効率的にサポートしてくれるツールをご紹介します。すべてのイベントマネージャーに知っておいてほしいツールをまとめるので、今後の参考にしてみてください。

イベント管理に役立つツール 7 選

時間は素晴らしい仕事をすることに集中しながら費やすもので、使いにくいツールの管理や情報の追跡に関連する仕事のための仕事に注ぎ込むものではありません。目的は、どの問題を解決するのかを見い出すこと、そしてそれを実現するために適切なツール (そしてそれらのツールのみ) を使用することです。

ここでは、イベント管理を効率化し、生産性を上げるために役立つ 7 つのツールを紹介します。

実際のところ、イベント管理は何をするのか明確ではないかもしれません。そこで上記のツールがどのような側面で役に立つのかも一緒にまとめてみます。

顧客を管理する: Salesforce と HubSpot

お客様を大切にするビジネス、つまりイベントを開催するすべての企業にとって、CRM (顧客関係管理ツール) よりも重要なツールはありません。CRM を使えば、顧客情報を整理しておける上に、イベント開催前から終了後まで顧客との良好な関係を維持することができます。イベント管理においてなくてはならないツールといえるでしょう。

参加者情報を簡単かつわかりやすく収集することは非常に重要です。参加者や見込み客、顧客の情報を CRM に保存したら、それぞれのジャーニーを経時的に (願わくば成約に至るまで) 追跡し、管理することができます。それぞれのジャーニーを追跡することは、開催する各イベントの ROI とチームが収益に与える影響を示す上で重要です。

イベント管理で役立つ CRM を 2  つ紹介します。

• Salesforce: Salesforce は数多くのツールと連携できる強力な CRM です。イベント開催前後においてリードの獲得、アフターフォロー、育成をシームレスに行えます。

• HubSpot: Salesforce のような大手テック企業ではないものの、Hubspot でも強力な CRM や数多くの連携、さらには Hubspot Academy を利用できます。また、本格導入する前のお試しとして機能を実際に使ってみたり、予算に制限がある人にもうれしい無料バージョンも用意されています。

参加者登録を管理する: Eventbrite と Bevy

イベントマネージャーは参加者側と主催者側の 2 つの側面において、イベント管理を進めなくてはなりません。

参加者側は、できるだけ多くの登録者を確保できるよう、登録プロセスがユーザーにとってスムーズかつシームレスなものである必要があります。一方の主催者側は、ストレスやサプライズのない登録管理を行い、収集したすべての貴重なデータを使用可能かつ有意義なかたちで整理できるバックエンドを備えたソフトウェアが必要になります。

選択するツールは、単純な取引管理以上の機能を持ち、全体的なイベント管理をできるものでなければなりません。また、適切なタイミングで戦略的な決断を下すために使えるデータとレポートを提供できるものである必要があります。そういった意味でおすすめのツールは以下の 2 つです。イベント管理に大いに役立つでしょう。

• Eventbrite: Eventbrite を使えば、ジュアル分析、チャート、およびレポートをもとに、イベント参加者についての詳細なインサイトを得られます。また、Eventbrite Organizer アプリを使うと、リアルタイムで自分のスマートフォンからチケットの販売状況を把握し、イベントのチェックインがモバイルで簡単にでき、参加者のライブ追跡により最新情報も入手できます。

• Bevy: Bevy は、対面またはバーチャルのコミュニティイベントを開催するために使うツールです。オールインワンのプラットフォームで、ありとあらゆるタイプのイベントの計画、イベント告知、プロモーション、実行をサポートします。アナリティクスを使って全体像を把握できるほか、使用している他のツールと連携することもできます。

メールを使って参加者の関心を引く: Marketo と Iterable

Eventbrite によるアンケートによると、最も注力して改善すべきマーケティング戦略は「メール」であったとイベントの専門家の 73% が回答しました。潜在的な参加者と連絡を取り、関わりを維持する上で、メールに勝るチャネルはありません。

同アンケートでは同時に、イベント専門家の 52% は、メールを使って販売を促進するのは一層難しくなると思う、とも話しました。自分の努力をトラッキングして売上を改善するためにメールマーケティング用のプラットフォームが必要不可欠なのはこれが理由です。

メールを使って参加者の関心を引くための強力なオプションは 2 つあります。

• Marketo: Marketo は、メールマーケティングの世界で最も利用されているツールです。Marketo の目玉は、人々の行動を追跡し、特定の人々に対してキャンペーンを実施する機能です。参加者をフォローアップし、育成した後にセールスチームに引き継ぐことを期待して、特定の見込み客を対象にイベントを実施するなら、Marketo が最適です。

• Iterable: Iterable は、すでに製品を使用中の人々と連絡を取る際に非常に便利なメールマーケティングツールです。顧客イベントを開催するなら、Iterable がおすすめです。

イベントプロジェクト計画を一元管理する: Asana

イベントがスムーズに進むと、参加者はコンベンションセンターのダンスホールにいたとしても、自宅のソファーに座ってウェビナーやセミナーを見ていたとしても、そのイベントを楽しむことができます。しかし、それを実現するには、イベントマネージャーはすべての詳細と締め切りを把握できるよう、あらゆる戦略の調整を済ませておく必要があります。

それを解決するのが Asana のようなワークマネジメントプラットフォームです。

Asana: イベント管理ツールのメリットは？

ワークマネジメントプラットフォームを使用すると、最初のブレインストーミングセッションから担当者へのタスクの割り当て、マイルストーンの追跡、イベントスケジュール管理にいたるすべての詳細を把握できます。仕事を可視化する方法がいくつかあり、リストからカレンダーそしてタイムラインへの切り替えが簡単に行えるので、To-Do だけでなく、タイミングも確実に調整されます。

イベント管理ツールとして Asana を使えば、管理する各イベントのプロジェクトを作成し、期日から逆算したスケジュールに基づいてその各ステップを設定できます。そして、プロジェクト (およびそのワークフロー、役割、期日) を組織内のすべてのイベント関係者と共有することで、誰が何をいつまでに処理するのかという情報へステークホルダー全員がアクセスし、計画が進むと同時に進捗状況をモニタリングできます。

大企業でも、1 人だけのチームでも、Asana のカスタマイズ可能なイベント計画用のテンプレートを使ってイベントワークフロー特有の To-Do や進捗を追跡することや、独自のイベント計画テンプレートを作成してよりスピーディにイベントを開始することができます。

イベント管理には優れたツールを使いましょう

イベント管理に役立つツールを 7 つご紹介しました。イベント管理には専用のツールやソフトウェアを活用して、イベントスケジュール管理からフォローアップまで、すべての工程を効率的に管理しましょう。

ツールやソフトウェアの導入は、初期コストがかかるものです。しかしうまく連携し合うイベント管理ツールを精選すれば、その各々から投資した以上のメリットが得られます。ツールやテックスタックに関する不安が少なければ少ないほど、素晴らしいイベントを成功させることに集中する時間をもっと確保できるでしょう。