現在、The Trevor Projectは LGBTQ の若者を対象とした世界最大の自殺予防およびメンタルヘルス団体であり、無料かつ機密性の高い電話、チャット、テキストによるカウンセリングのほか、TrevorSpace という安全なソーシャルネットワークを提供しています。 受賞歴のある Trevor のチームは、LGBTQ の若者の自殺という公衆衛生上の危機に対処するために、革新的な研究、教育、アドボカシープログラムを運営しています。また、Lil Nas X や Janelle Monae などの有名人と提携して、サービスの認知度を高め、LGBTQ の若者が安全で支援されていると感じられるように、愛情と支援のメッセージを送っています。 

David B. (代名詞: they/he) は The Trevor Project のシニアスペシャルプロジェクトマネージャーです。彼のチームは、Trevor のブランドリフレッシュや、メキシコを皮切りにしたサービスの国際展開など、組織の戦略的な部門横断イニシアチブを管理しています。 これらのプロジェクトは非常に部門横断的であり、Asana 導入前はチームごとに異なる方法で仕事を管理していたため、ステータス更新を収集し、イニシアチブを俯瞰的に把握するには、以前は余分な工数がかかっていました。

David 氏と同僚たちは、より多くのインサイトと組織全体の透明性を求めていました。 The Trevor Project は過去 3 年間でチームを大幅に拡大したため、これは特に重要でした。

チームの規模が拡大し、部門横断的なコラボレーションの機会が増えたことによる問題を軽減する必要性を感じていました。 そこで私たちが求めたのは、組織のメンバー全員がそれぞれの仕事を管理でき、プロジェクトの始動と実行において、一元的な構造と体系的な手段をもたらすプラットフォームでした。

David B.、シニアスペシャルプロジェクトマネージャー

そこで、部署を統合し、将来の成長に備えて社内インフラストラクチャを構築し、世界中のより多くのコミュニティに質の高いサービスを提供するのに役立つワークマネジメントプラットフォームを探し始めました。 

さまざまな働き方を持つすべてのチームに対応するプラットフォーム

チームは、組織全体がプロジェクトに共同で取り組み、マイルストーンを追跡し、進捗を報告できる 1 つのプラットフォームを必要としていました。 David 氏は次のように述べています。「スケーラビリティ、コラボレーション、使いやすさ、そしてOkta、Slack、Jira、Google Workspaceなど、すでに使用していたシステムとの連携を求めていました。」 

複数のツールを検討した結果、Asana と他のプラットフォームに絞り込まれました。 Asana のタイムライン、ボード、リスト、カレンダーの各ビューは、ワークマネジメントのスタイルが異なるチームに対応し、組織を統一しながら柔軟性を提供する点が評価されました。 

最終的に The Trevor Project は Asana を選びました。その理由は、組織のニーズに最適だったからです。 「他のプラットフォームと比べて、Asana の機能の数が際立っていました」と David さんは言います。

Asana に基づくプロジェクト管理ルールの導入

Asana の導入は、The Trevor Project が社内プロジェクトマネジメントルールを設定することと密接に関連していました。 「Asana を使って、私たちが作成したプロジェクト管理のプロセスを進めました。」と David 氏は言います。 従業員が新しいシステムを使いこなせるように、ガイダンスを含む戦略ガイド、すべてのチームと連絡を取るためのライブのバーチャルトレーニングセッション、そして新しく確立されたプロジェクトマネジメントルールと、その新しいフレームワークの中で Asana を使用する方法に関する 2 回の非同期トレーニングを提供しました。 

私たちの成長が続く中、Asana はプロジェクト管理プロセスの確立を支援し、従業員がその基準に体系的に従うことを可能にしています。

David B.、シニアスペシャルプロジェクトマネージャー

組織全体で柔軟かつ統一された働き方を定義することで、The Trevor Project は成長に伴う課題に先回りし、チームの生産性を高める道筋を整えました。 「仕事の解剖学」インデックスの調査によると、大規模な企業は小規模な組織よりもプロセスが複雑であるため、アクションや最新情報を見逃すことがより頻繁にある傾向があることがわかっています。

また、大規模なチームは「仕事のための仕事」に費やす時間も多くなります。これは、インパクトのある仕事や戦略的な仕事に関連して発生するすべてのコーディネーションタスクを指します。 システムを導入したことで、The Trevor Project は成長しながらも、機敏で結束の強いチームとして活動し続けることができました。

Asana で 1 年分以上の仕事量を減らした

現在、The Trevor Project は多くのプロジェクトを Asana で管理しており、コーディネーションに費やされるであろう年間 348 労働日を節約できていると推定されています。これは、フルタイムの従業員 1 人の労働時間にして 70 週間、つまり 1 年以上に相当します。 この推定節約時間は、Asana がお客様を対象に実施した調査、およびワークマネジメントプラットフォームを使用していない場合の情報の検索、コンテキストの切り替え、アプリの切り替えなどの一般的な作業に従業員が費やす時間に関する他のサードパーティの調査に基づいています。 危機に直面している LGBTQ の若者を支援することを最優先とする The Trevor Project にとって、時間の節約は非常に重要です。 自殺防止団体を運営する場合、1 秒 1 秒が大切です。

Asana のおかげで、すべてのプロジェクトの進捗状況が透明化され、それらがどのように結果につながっているかが示されるようになりました。 以前は、プロジェクトの管理や報告方法がまちまちでしたが、基準を設けることで、そのストーリーを伝えやすくなりました。

David B.、シニアスペシャルプロジェクトマネージャー

この時間の節約は、フォームなどの Asana の機能によるものです。スタッフは社内外のリクエストを収集し、すばやく仕事を始めることができ、年間 244 日分の労働時間を取り戻すことができます。 組織全体で毎月 650 件以上のフォームが送信されています。 ルールでステップと通知を自動化: The Trevor Project は、月平均 8,770 回の自動アクションを実行することで、年間 36 営業日分の労働時間を節約しています。

また、チームは毎月 1,600 件以上のコメントを共有しています。これにより、コミュニケーションが 1 か所に一元化され、不要なメールやコンテキストの切り替えが防止されています。 これにより、43 営業日が節約され、チームメイトと外部ベンダーがどこにいても連携できます。 

スペシャルプロジェクトチーム

David 氏の 12 人からなる特別プロジェクトチームは、すべてのイニシアチブを Asana で管理し、資金や関係者に基づいて階層化しています。 Asana でプロジェクトに着手する際は、ブリーフを添付し、プロジェクト内にセクションを作成して、マイルストーン付きのさまざまなワークフローを表します。 

ワークフロー内のタスクには、簡単に始められるように説明フィールドに指示が含まれているため、タスクがオーナーに割り当てられると、すぐに作業を始められます。 タスクが完了すると、Asana は Slack との連携を通じてプロジェクトの Slackチャンネルでチームメイトに通知するため、次の担当者がすぐにバトンを受け取ることができます。 

そして、David 氏はついに組織全体の透明性を確保することができました。Asanaのポートフォリオを使用して複数のプロジェクトの進捗状況をモニタリングし、さまざまなチームのメンバーとコラボレーションするための一か所の場所を確保できたのです。 

Magana 氏は次のように述べています。「ブランドのリニューアル中、外部ベンダーに Asana を使って仕事のレビューとリサーチの追跡を行ってもらいました。 組織内外でそのような形でコラボレーションを行うことができたおかげで、若い人々が共感できる最終製品を作り上げることができました。”

コーポレートパートナーシップチーム

The Trevor Project は、LGBTQ の若者の自殺を防ぐというミッションを推進するために、さまざまな業界の企業と提携しています。 その後、コーポレートパートナーシップチームは、組織内で部門を超えて連携し、パートナーシップの成果物が確実に提供されるようにします。通常、これは信頼できる情報源として Asana で記録されます。 

パートナーの期待に沿うために、最初から最後まで標準化されたプロセスを簡単に実行できるテンプレートを活用しています。

Leah K. 氏（コーポレートパートナーシップマネージャー）

パートナーシップが確定すると、チームは Asana でコーポレートパートナーシップテンプレートを使用して新規プロジェクトを作成します。 「プロジェクトの概要」セクションには、パートナーシップで必要な成果物をリストアップしたブリーフを配置し、担当のキャンペーンマネージャーが状況を把握できるようにします。 次に、プロジェクトを使用してアクションアイテムのタスクを整理して作成し、必要に応じて開始日に基づくワークバックスケジュールを設定します。

タスクは「ロジスティクス」や「従業員エンゲージメント」など、プロジェクトのさまざまなセクションに整理されているため、キャンペーンマネージャー、パートナーシップマネージャー、その他の社内関係者は、Asana プロジェクト内でフィードバックやアセットを提供することができ、すべての作業や文書を簡単に見つけることができます。 コーポレートパートナーシップチームは、社内チームやパートナーからのリクエストの管理にもフォームを使用しています。

マーケティングチーム

7 人からなるマーケティングチームは、組織全体で最大 30 人の関係者が参加する可能性のある取り組みを通じて、認知度を高め、エンゲージメントを促進します。 新しいプログラムに割り当てられたキャンペーンマネージャーは、最初から最後までプログラムをリードし、Asana でテンプレートを使ってプログラムを開始します。パートナーシップ用のテンプレートに加えて、Trevor が所有するイニシアチブ用のテンプレートもあります。 

新しいプロジェクトには、ブリーフとすべての実行タスクが含まれているため、手順を見落とすことはありません。また、メールのプレビューや SNS 投稿へのリンクなどのドキュメントも含まれています。 プロジェクトマネージャーは毎週 Asana のステータス更新を使ってチームに情報を伝えるため、ミーティングやメールの手間が省けます。

キャンペーンマネージャーの Elise M. 氏は次のように述べています。「チーム内の知識共有は、私たちにとって成長分野でした。 Asana を使うことで、[プロジェクト内の] 状況を一目で確認でき、メンバーが個々のワークストリームについて説明する時間を節約できています。」

マーケティングチームはポートフォリオを使って、進行中のすべてのマーケティングキャンペーンのステータスを優先度別にモニタリングしています。 「最近、キャンペーンでいくつかの遅延が発生しました。 “Asana のおかげで、フラグを立て、積極的に問題を解決するためのコラボレーションの会話を始めることができました。”

Asana を使うことで、アセットの紛失に関する細かいことに煩わされることなく、より大きな目標に集中することが可能になります。

Elise M.さん、キャンペーンマネージャー

LGBTQ の若者の自殺という世界的な公衆衛生危機に対処するために効率的に働く、団結したチーム 

The Trevor Project は、Asana を使って新しいプロジェクト管理の基準を導入することに成功しました。 プロセスは、組織の成長に合わせて質の高いサービスを提供するためのガイドラインとして機能し、Asana の履歴情報により新入社員はすぐに仕事に慣れることができるため、多くの新しいチームメンバーがより早くプロジェクトを担当し始めることができます。

Asana のおかげで、プロジェクトごとに同じ仕組みを一から作り直す必要がなくなりました。 そのため、インスピレーションを得たり、より野心的なプロジェクトに取り組んだりする時間が大幅に増えました。

Elise M.さん、キャンペーンマネージャー

この社内インフラストラクチャにより、管理業務が削減され、スタッフはコミュニティに最も影響を与える活動にエネルギーを集中させることができました。 Elise 氏は次のように述べています。「ここには、いつでも手を差し伸べてくれる、素晴らしく情熱的な人々がたくさんいます。 しかし、アイデアが多いと、説明責任を明確にするのが難しい場合があります。それを Asana がやってくれます。 誰がプロジェクトを実行し、誰が意思決定者なのかがわかります。” 

The Trevor Project は、生産性と複数チームのコラボレーションのための強固な基盤を築いたことで、米国内外の若者により多くの命を救うサービスを提供できるようになりました。 テレビ画面に表示される電話番号から始まったアイデアは、LGBTQ の若者が安心し、ありのまま受け入れられていると感じ、明るい未来を想像できるように支援する、主要な擁護団体であり、強力な保護の力へと成長しました。