Asana を活用して非営利団体でのテクノロジー利用をサポートする NTEN

限られた予算、最低限のリソース、時代遅れのテクノロジー。これらは非営利団体にとっておなじみの問題のほんの一部でしかありません。リソースが限られる非営利団体にとって、自分たちのミッションをより効果的に進め、支援対象へのサポートを充実させるには、テクノロジーの利用が不可欠です。NTEN はそれ自体も非営利団体ですが、多くの非営利団体がテクノロジーを利用できるようにするための教育活動を行っています。

たいていの非営利団体の例にもれず、NTEN のチームも小規模ですが、その活動はパワフルです。ポートランドに本拠を置き、リモートで働く数名の従業員がいる NTEN は 50,000 人以上の会員を対象に、最適なテクノロジーの学習、導入を目的とした年 1 回の会議を開催するほか、膨大なリソースを提供しています。そんな NTEN を率いるのが、CEO の Amy Sample Ward 氏です。

NTEN では組織が成長するにつれ、メンバーの責任範囲、締め切り、プロジェクトへの関わり方などについて、透明性を高める必要が出てきました。また、複数のイニシアチブを同時進行させていると、部門の縦割りによって、小さくても重要なステップが見落とされてしまうようになりました。テクノロジーリーダーである NTEN のチームは仕事の効率を上げるためのツールがあることは承知していました。そこで、みずから模範となって、すべてを 1 か所で管理するツールを探すことにしたのです。

ダイナミックなコラボレーションツールを求めて

Amy 氏のチームメンバー数人は、過去に仕事管理ツールをいくつか試したことがありましたが、今回は、すべてを 1 つのプラットフォームに集約するべきだと考えました。Amy 氏が見たところ、過去に試したツールにはそうした必要な機能が備わっていませんでした。

Amy 氏のチームはいくつかのツールを試した後、Asana には必要な機能があるという結論に至りました。Asana では複数のプロジェクトのタスク、依存関係、期日など、仕事のさまざまなピースがどうつながっているのかを確認できる上に、コメントや会話、プロジェクトステータスを使って仕事についてのコミュニケーションをとれるので、他のツールを使う必要がありません。コミュニケーションと仕事を結びつけておけるため、責任範囲が明確になり、余計なやりとりが不要になりました。おまけに、Asana には機密性の高い仕事のためのプライバシー設定をカスタマイズする機能もありました。

非営利団体の割引のことを知って「このすべての機能を使っても予算をオーバーしない。これを利用しない手はない」と考えていたのを覚えています。 ”

非営利団体に予算がないことを知り尽くしている Amy 氏にとって、Asana を導入する決め手となったのが非営利団体向けプログラム。50% の割引と、Asana アドバイザーズプログラムが利用できる特典があり、Amy 氏のチームは現在、Asana Business プランのユーザーとして、フォーム、ポートフォリオ、ワークロードといった機能を利用しています。こうして、仕事リクエストの合理化やイニシアチブの進行確認、貴重なリソースの有効管理が可能になりました。

みずから模範を示す: Asana をチームに導入

非営利団体が新しいテクノロジーを導入するサポートをしてきた経験を豊富に持つ NTEN は、Asana をお手本通りに導入しました。まず、1 つのチームとプロジェクトでパイロットケースを実施し、その後、他のプロジェクトやチームメンバーに拡大していったのです。先に Asana を使い始めたユーザーが、Asana でプロジェクトのコラボレーションや自分の仕事管理を始めるチームメイトたちのトレーニングを引き受けました。

こうしたオンボーディング方法のおかげで、メンバーは無理やりツールを使わせられたのではなく、自主的に導入を進められたと感じてくれました。 ”

Asana で仕事を管理するシステムやルールが確立したら、他の部門に Asana を導入するのは簡単でした。NTEN ではプロジェクトテンプレートを使って、新しいユーザーが Asana のメリットをすぐに実感できるようサポートしたので、新メンバーは仕事の整理や管理の仕方を視覚的に把握できました。毎日の仕事の負担が軽くなることがすぐ納得できたことで、全チームで Asana を導入するプロセスのスピードアップが実現したのです。

Asana を使って透明性と効率を上げる

現在、NTEN は「Digital Literacy (デジタルリテラシー)」「Accessibility (アクセシビリティ)」「The Anatomy of a Website Redesign (ウェブサイトの再デザインの解剖学)」といった毎週のコースを計画するために、必ずプロジェクトテンプレートを使用しています。そうすることで、重要なステップの見落としがなくなり、チームメイトが休む日には、誰でも手を貸すことができます。チームのストレスが軽くなるだけでなく、各コースのコンテンツやリソースの質を上げることにも役立っています。

Asana を使い始めてから、やるべきことを思い出そうとして時間を無駄にすることがなくなりました。”

NTEN のチームは、テクノロジーによる新たな変革を求めてさまざまな非営利団体から 2,400 人が出席する年 1 回の会議「NTC」を開催していますが、そのプランニングにも Asana を活用しています。NTC 関連のすべてのタスクをまとめてマスタープロジェクトで管理することで、すべてをタイムライン上で確認し、マイルストーンを追跡でき、重要なステップを時間通りに着実にクリアできます。こうしたやり方のおかげで、チームはぎりぎりになって慌てることなく、出席者を満足させることに力を注げるので、たとえばフォトブースを設置したり、Ignite プレゼンテーションを充実させたりするなど、会議そのもののエクスペリエンスを向上させることができます。

最後に、NTEN はデザインチームがデザインと制作のプロセスを始める前に、必要な情報を前もって手に入れられるよう、クリエイティブのリクエストプロセスの合理化に取り組んでいます。これによってクリエイティブチームはリクエストを明確に理解し、それぞれのステータスを把握できるため、より質の高いアセットを、以前より短時間で納品できるようになるはずです。

チーム開発とビジネスの成果を向上させる余地を作る

全員の仕事を体系化・見える化することによって、NTEN のプロセスが改善しただけでなく、チーム自体にも余裕が生まれました。責任範囲や次のステップが明確になったおかげで、今ではクリエイティブ思考のための時間をとることができ、また全員が自分たちのスキルでプロジェクトを成功に導くことができるという自信を持っています。また、一人ひとりが、たとえ些細に見える仕事でも、自分のやっていることが大きなイニシアチブや組織の成功にどう貢献しているかを知ることができるのも、大きなポイントです。

Asana のおかげで、プロジェクトを一から十までマネジメントし、成功に導くことに、チームの全員が自信を持てるようになりました。 ”

Asana を導入した NTEN は、会員や非営利団体コミュニティに対して、世界でもトップクラスのサポートを行っています。その活動によって、さまざまな非営利団体がそれぞれのミッションの体現と達成に一歩近づくことができています。