NTEN は Asana を活用して、非営利団体でのテクノロジー利用をサポートしています。

NTEN
  • NTEN ロゴ
  • 拠点
    • オレゴン州ポートランド
  • コミュニティ
    • 5 万人以上のメンバーコミュニティをサポート。
  • 年次会議
    • 出席者 2,400 人以上

Asana が与えたインパクト

  • メンバー向けの新しい教育コースをすばやく立ち上げ
  • 2,400 を超える非営利団体向けに、より効果的な年次会議を運営
  • リクエストと制作プロセスの合理化によって、デザインアセットの制作スピードをアップ

限られた予算、最低限のリソース、時代遅れのテクノロジー。これらは非営利団体にとっておなじみの問題のほんの一部でしかありません。リソースが限られる非営利団体にとって、自分たちのミッションをより効果的に進め、支援対象へのサポートを充実させるには、テクノロジーの利用が不可欠です。NTEN はそれ自体も非営利団体ですが、多くの非営利団体がテクノロジーを利用できるようにするための教育活動を行っています。

たいていの非営利団体の例にもれず、NTEN のチームも小規模ですが、その活動はパワフルです。ポートランドに本拠を置き、リモートで働く数名の従業員がいる NTEN は 50,000 人以上の会員を対象に、最適なテクノロジーの学習、導入を目的とした年 1 回の会議を開催するほか、膨大なリソースを提供しています。そんな NTEN を率いるのが、CEO の Amy Sample Ward 氏です。

NTEN では組織が成長するにつれ、責任の所在や締め切り、プロジェクトへの関わり方などについて、透明性を高める必要が出てきました。また、複数のイニシアチブを同時進行させていると、部門の縦割りによって、小さくても重要なステップが見落とされてしまうようになりました。テクノロジーリーダーである NTEN のチームは仕事の効率を上げるためのツールがあることは承知していました。そこで、みずから模範となって、すべてを 1 か所で管理するツールを探すことにしたのです。

ダイナミックなコラボレーションツールを求めて

Amy 氏のチームメンバー数人は、過去に仕事管理ツールをいくつか試したことがありましたが、今回は、すべてを 1 つのプラットフォームに集約するべきだと考えました。Amy 氏が見たところ、過去に試したツールにはそうした必要な機能が備わっていませんでした。

Amy 氏のチームはいくつかのツールを試した後、Asana には必要な機能があるという結論に至りました。Asana では複数のプロジェクトのタスク依存関係期日など、仕事のさまざまなピースがどうつながっているのかを確認することができる上に、コメント会話プロジェクトステータスを使って仕事についてのコミュニケーションをとれるので、他のツールを使う必要がありません。コミュニケーションと仕事を結びつけておけるため、責任の所在が明確になり、余計なやりとりが不要になりました。おまけに、Asana には機密性の高い仕事のためのプライバシー設定をカスタマイズする機能もありました。

“非営利団体向けの割引があると知った時は、『この機能を予算内で全部使えるなら、もうこれしかない』と思ったものです’”

非営利団体に予算がないことを知り尽くしている Amy 氏にとって、Asana を導入する決め手となったのが非営利団体向けプログラム。50% の割引と、Asana アドバイザーズプログラムが利用できる特典があり、Amy 氏のチームは現在、Asana Business プランのユーザーとして、フォーム、ポートフォリオ、ワークロードといった機能を利用しています。こうして、仕事リクエストの合理化やイニシアチブの進行確認、貴重なリソースの有効管理が可能になりました。

みずから模範を示す: Asana をチームに導入

非営利団体が新しいテクノロジーを導入するサポートをしてきた経験を豊富に持つ NTEN は、Asana をお手本通りに導入しました。まず、1 つのチームとプロジェクトでパイロットケースを実施し、その後、他のプロジェクトやチームメンバーに拡大していったのです。先に Asana を使い始めたユーザーが、Asana でプロジェクトのコラボレーションや自分の仕事管理を始めるチームメイトたちのトレーニングを引き受けました。

“こうしたオンボーディング方法のおかげで、メンバーは無理やりツールを使わせられたのではなく、自主的に導入を進められたと感じてくれました”

Asana で仕事を管理するシステムやルールが確立したら、他の部門に Asana を導入するのは簡単でした。NTEN ではプロジェクトテンプレートを使って、新しいユーザーが Asana のメリットをすぐに実感できるようサポートしたので、新メンバーは仕事の整理や管理の仕方を視覚的に把握できました。毎日の仕事の負担が軽くなることがすぐ納得できたことで、全チームで Asana を導入するプロセスのスピードアップが実現したのです。

Asana を使って透明性と効率を上げる

現在、NTEN は「Digital Literacy (デジタルリテラシー)」「Accessibility (アクセシビリティ)」「The Anatomy of a Website Redesign (ウェブサイトの再デザインの解剖学)」といった毎週のコースを計画するために、必ずプロジェクトテンプレートを使用しています。そうすることで、重要なステップの見落としがなくなり、チームメイトが休む日には、誰でも手を貸すことができます。チームのストレスが軽くなるだけでなく、各コースのコンテンツやリソースの質を上げることにも役立っています。

“Asana を使い始めてから、やるべきことを思い出そうとして時間を無駄にすることがなくなりました。”

NTEN のチームは、テクノロジーによる新たな変革を求めてさまざまな非営利団体から 2,400 人が出席する年 1 回の会議「NTC」を開催していますが、そのプランニングにも Asana を活用しています。NTC 関連のすべてのタスクをまとめてマスタープロジェクトで管理することで、すべてをタイムライン上で確認し、マイルストーンを追跡でき、重要なステップを時間通りに着実にクリアできます。こうしたやり方のおかげで、チームはぎりぎりになって慌てることなく、出席者を満足させることに力を注げるので、たとえばフォトブースを設置したり、Ignite プレゼンテーションを充実させたりするなど、会議そのもののエクスペリエンスを向上させることができます。

最後に、NTEN はデザインチームがデザインと制作のプロセスを始める前に、必要な情報を前もって手に入れられるよう、クリエイティブのリクエストプロセスの合理化に取り組んでいます。これによってクリエイティブチームはリクエストを明確に理解し、それぞれのステータスを把握できるため、より質の高いアセットを、以前より短時間で納品できるようになるはずです。

チーム開発とビジネスの成果を向上させる余地を作る

全員の仕事を体系化・見える化することによって、NTEN のプロセスが改善しただけでなく、チーム自体にも余裕が生まれました。責任の所在や次のステップが明確になったおかげで、今ではクリエイティブ思考のための時間をとることができ、また全員が自分たちのスキルでプロジェクトを成功に導くことができるという自信を持っています。また、一人ひとりが、たとえ些細に見える仕事でも、自分のやっていることが大きなイニシアチブや組織の成功にどう貢献しているかを知ることができるのも、大きなポイントです。

<

blockquote class=”blockquote”>

<

p> “Asana のおかげで、プロジェクトを一から十までマネジメントし、成功に導くことに、チームの全員が自信をもてるようになりました。”

Asana を導入した NTEN は、会員や非営利団体コミュニティに対して、世界でもトップクラスのサポートを行っています。その活動によって、さまざまな非営利団体がそれぞれのミッションの体現と達成に一歩近づくことができています。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!