ワークフローを効率化し、メールを減らすためのプラットフォーム

Allie さんが 2018 年にチームに参加したとき、新しいワークマネジメントソリューションの探しはすでに始まっていました。 組織は、グローバルに分散したチームをサポートし、反復するワークフローを合理化するためのプラットフォームを必要としていました。 当時、マーケティングチーム、プログラム実施チーム、プログラム品質チームなど、すべてのチームは、マーケティングキャンペーンから水、公衆衛生、衛生プログラムの実施まで、あらゆる仕事の管理にメールや会議に頼っていました。しかもその数は膨大でした。 メールを使うことで、調整の工数が増え、ファイルの検索に時間がかかるようになり、仕事の見落としも頻繁に発生するようになりました。

Lifewaterが Asana をワークマネジメントプラットフォームとして選択した後、組織は部門横断の導入チームを編成し、展開フェーズについて話し合い、従業員向けにツールの使い方に関する文書を作成しました。 たとえば、最初のフェーズでは、従業員に毎日 Asana の受信トレイをチェックし、プロフィールを更新してもらうことが含まれていました。

Asana 導入前は、メールを使用していました。 他のメンバーの仕事内容を確認したり、タスクを効果的に追跡したりする余地はほとんどありませんでした。 1 つのことを多くの人に伝え、解決策にたどり着くまでに、より多くの時間がかかっていました。

Zerihun Hailu、プログラム実施部門長

Allie さんは、Asana を使って最初の大きなプロジェクトであるウェブサイトのリニューアルに取り組むことで、チームの Asana へのオンボーディングを行いました。 彼女は、いつまでに何をする必要があるかを示すプロジェクトタイムラインを作成し、作業を開始しました。 具体的なプロジェクトから始めることで、マーケティングチームは実践を通して Asana の使い方を学ぶことができ、スタート時点から効果を実感できました。 そこから、Allie さんは Asana でクリエイティブレビューや SNS、エディトリアル、メールのカレンダーなど、他のワークフローを構築し、チームのすべてのプログラムを Asana プラットフォームに移行しました。

仕事を 1 か所で管理

Lifewater の多くのチームは、プロジェクトテンプレートが繰り返しのタスクや仕事のための仕事の削減に役立つと感じています。 特に、Allie さんのチームは、ニュースレター、キャンペーン、コミュニケーション、PR など、ほぼすべてのワークフローにテンプレートを使用しています。 また、フィルターとルールを使って、タスクはメンバーの役割に基づいて割り当てられるため、全員が自分の担当業務を把握できます。

Asana のテンプレートの強さは本当に素晴らしいです。わずか数分で新しいキャンペーンを立ち上げられ、しかもチーム全員が状況を明確に把握できるのです。

Allie Watts 氏、デジタルマーケティングマネージャー

マーケティングチームがフリーランサーやジャーナリストなどの外部コラボレーターと協力する必要がある場合、その人をプロジェクトにゲストとして招待することで、コミュニケーションを一元化し、期待事項を明確にします。 たとえば、Lifewater は支援対象国の現地ジャーナリストと協力して、支援を必要とする子どもたちや家族に関するストーリーを執筆し、公開しています。 Asana を使うことで、Lifewater が個人や家族にもたらした影響 (「変革ストーリー」とよばれるもの) を共有することができます。現地のジャーナリストをプロジェクトに招待し、子どもたちや水源の写真などのアセットを共有し、達成した進捗状況を全員に簡単に知らせることができます。 支援を必要とするストーリーが成功につながった場合、Lifewater チームはその情報に簡単にアクセスし、自社のチャネルを通じて共有することができ、さらなる寄付を促進できます。

Lissie さんと Zerihun さんにとって、Asana でのプロジェクトは少し違って見えます。 2 人はそれぞれ、Lifewater の水と衛生プログラムの現地での実施を監督するカントリーマネージャーと協力しています。 Lissie 氏のチームは、Lifewater の活動がもたらすインパクトを評価するための評価調査など、個別のプロジェクトに Asana を使用しています。 これらのプロジェクトは、完了までに最大 6～9 か月かかることがあり、完了すべきすべてのタスクを Asana で追跡しています。 また、ポートフォリオを使用してプロジェクト全体の仕事を追跡し、進捗状況を俯瞰的に確認しています。

新型コロナウイルス (COVID-19) のパンデミック中、プロジェクトが実施されている国に出張することができないため、Asana は Lissie さんのチームにとって不可欠な存在となっています。 Asana での仕事は非常にシームレスであるため、安全に出張できるようになっても、少なくとも以前ほどの頻度で出張する必要がなくなるかもしれません。

より良いコミュニケーションプロセスを作成したため、今後はモニタリングのための出張が減る可能性が高いです。 あるいは、詳細な計画の大部分を Asana で行えるようになったため、これらの出張の目的を変更することになるでしょう。

Lissie Babb 氏、プログラム品質部門長

Zerihun さんは、Lifewater のプログラムを実施するすべてのカントリーチームを監督しています。これらのチームは、さまざまな国やタイムゾーンに分散しています。 この業務の一環として、Zerihun さんは Asana で年間プログラム活動や予算計画を管理し、水プロジェクトの設計や施工も担当しています。 チームがメールに依存しなくなった今、Asana でステータスを確認することで、特定のプロジェクトやタスクの進捗状況を簡単に把握できます。 返信が長いメールスレッドに埋もれてしまうこともなく、タスクで非同期のディスカッションをより多く行えるようになったため、コミュニケーションにかかる時間も短縮されました。 プロジェクトステータスの更新も Asana で共有されるため、すべてのメンバーが自動的に受け取ることができます。

Asana のおかげで、チームの効率が上がり、コミュニケーションがより効果的になりました。その結果、毎年、より多くの子どもたち、家族、コミュニティに、きれいな水と健康を提供できるようになりました。

Allie Watts 氏、デジタルマーケティングマネージャー

コミュニケーション、コラボレーション、効率性の向上

Asana を導入して以来、チームの効率が向上し、Lifewater のプロセスはよりスムーズに進められています。

• コミュニケーションが整理され、明確になりました。すべてのディスカッションを一元管理された場所 (Asana) にまとめることで、国内外を問わず、組織内のコミュニケーションがより迅速かつ効果的に行われるようになりました。 Asana のおかげで、他国のチームメイトのことも知ることができます。 Asana を使用して新入社員の紹介や全社的な変更を通知することで、リーダーはすべての従業員に確実に情報を伝えられていると確信できます。

• 全員が重要な情報にアクセスできる: Asana では、重要な文書やファイルがすべてプラットフォームに保存されているため、全員で最新の情報を共有し、仕事に必要な情報を入手できます。 チームは、更新情報、データ、背景情報を探し回ることなく、Asana を離れることなく仕事を実行し、進捗を把握することに時間を費やすことができます。

• チームの機動力が高まる:プロジェクトのタイムラインが変更された場合、チームはリアルタイムで日付を調整し、計画に変更を加えることができるため、仕事が遅れることはありません。 期日を一括更新することで、いつまでに何をする必要があるかが常に明確になり、仕事の見落としを防げます。

最終的には、すべてのチームの仕事が Lifewater のミッションに貢献します。それは、子どもたちやコミュニティが清潔な水を利用できるようにすることです。 日々の仕事をより効率的に行うことで、世界的な水と衛生の危機を終わらせるための取り組みをより迅速に進めることができます。

今後数年間でより良い成果を上げる

今後数年間、マーケティングチームはウェブサイトの改善を継続し、月額寄付者を増やして、持続的な変化を推進していきます。 Lissie 氏と Zerihun 氏のチームは、支援するコミュニティでプログラムがスムーズかつ効果的に実施されるよう、引き続き Asana を活用していきます。

水を媒介とする病気による子どもの死亡者数をさらに減らすことを目標に、Lifewater チーム全体は、より多くのコミュニティが清潔な水、健康、そして永続的な希望を得られるよう、よりアジャイルで効率的なコラボレーションを実現するための取り組みを継続していきます。