Modello di statuto del team: una roadmap per il successo del team (con esempi)

Il tuo team è come un domino accuratamente posizionato. Puoi mescolare e abbinare le competenze per costruire qualcosa di speciale, ma quando una persona vacilla, tutti lo sentono. I team hanno bisogno di una sinergia positiva per affrontare le sfide e produrre ottimi risultati. Un modo per stimolare la sinergia è utilizzare una carta del team.

Le carte dei team sono un riferimento comune che mostrano al tuo team che il tutto è maggiore dell’individuo. In questo articolo, ti spiegheremo come creare un team charter, in modo da poter stabilire una visione condivisa e una fonte di riferimento per il tuo team.

Cos’è un team charter?

Un team charter è una descrizione visiva di ciò che il tuo team rappresenta e di come opera. Creando un documento di obiettivi, strategie e processi condivisi, il tuo team può iniziare ogni progetto su un fronte unito. I team charter sono un processo collaborativo e possono fungere da fonte di riferimento centrale. Un team charter:

• Definisce le responsabilità dei membri del team

• fornisce un documento di processo personalizzato per il team

• Stabilisce una visione condivisa per il successo del progetto

• migliora la comunicazione tra i membri del team

• Assicura che tutti i membri del team comprendano gli ideali del team

Oltre ai vantaggi interni, i team charter possono mostrare lo scopo del tuo team al resto dell’azienda. Non solo dichiarerai esplicitamente il tuo scopo in una Sezione del documento, ma quando gli altri leggeranno il documento nella sua interezza, capiranno come opera collettivamente il tuo team. 

Cosa è incluso in una carta del team?

​​Prima di imparare a creare un team charter, dai un'occhiata agli elementi di base di un modello di team charter. Puoi formattare il modello di team charter in vari modi, da una mappa mentale a un diagramma di flusso.

• Missione e obiettivi: indica lo scopo del tuo team e cosa cercate di realizzare collettivamente. 

• Ruoli e responsabilità: elenca i ruoli e le responsabilità dei membri del team, in modo che tutti possano rivedere le aspettative di loro e degli altri.

• Budget e risorse: spiega come il team determinerà i budget dei progetti e assegnerà le risorse dei progetti. Elenca eventuali regole universali per la gestione delle finanze del progetto.

• Processi di lavoro: fornisci una panoramica dettagliata dei flussi di lavoro del tuo team e assicurati che tutti i membri del team comprendano questo processo.

• Valutazione delle prestazioni: spiega come il team misurerà il successo del progetto in termini oggettivi e soggettivi.

• Norme di comunicazione: identifica come e dove i membri del team dovrebbero comunicare tra loro e se la comunicazione dovrebbe cambiare in base alla discussione.

• Regole e risoluzione dei conflitti: elenca le regole di base su come i membri del team collaboreranno e offri strategie per risolvere i conflitti quando si presentano.

• Firme: fornisci un’area in cui i membri del team possono firmare il documento e stabilire la responsabilità per le informazioni presentate e concordate.

Come creare una carta del team

In qualità di manager, probabilmente saprai quali informazioni includere in ogni sezione dell’accordo del team, ma anche la collaborazione del team è importante durante la stesura del documento. Coinvolgendo i membri del team durante tutto il processo, puoi creare insieme a loro un documento che tutti saranno orgogliosi di utilizzare. Prova i passaggi seguenti per guidarti lungo il percorso.

1. Indica lo scopo del tuo team

Anche se il tuo team può lavorare su più progetti, è probabile che esista un programma più ampio che descrive il tuo lavoro. Per iniziare a creare la carta del team, considera questa domanda: come lavora il nostro team all'interno dell'azienda? Questo ti aiuterà a definire lo scopo del tuo team. 

Suggerimento: inserisci lo scopo del tuo team nella sezione del team charter dedicata alla missione e agli obiettivi. Trovare un modo creativo per dichiarare il vostro scopo può essere un’opportunità per creare un legame nel team. Chiedi ai membri del team di fare un brainstorming sullo scopo del team e annota tutte le loro idee. Quindi, prova a riassumere lo scopo del team in una frase, una sorta di dichiarazione formale della mission del team. Alcuni team la chiamano anche la loro “stella polare”.

2. Delinea la struttura del team

Partendo dal ruolo di livello più alto, suddividi la struttura del team ed elenca le responsabilità associate a ciascun ruolo. Questa sezione contribuirà a rafforzare il ruolo di ciascun membro del team, fungendo anche da riferimento per aiutare i membri del team a capire a cosa lavorano i loro colleghi. 

Questa sezione è particolarmente utile anche per la collaborazione tra team. A seconda delle dimensioni del team e dell’anzianità di un membro del team, non tutti potrebbero avere familiarità con le mansioni lavorative degli altri. Quando condividi i ruoli e le responsabilità di tutti nel tuo team charter, crei un'unica fonte di riferimento a cui i membri del team possono accedere in caso di domande. Inoltre, quando le cose cambiano, puoi aggiornare facilmente questa sezione se i ruoli cambiano o se si uniscono nuovi membri del team.

Suggerimento: per analizzare la struttura del team in modo collaborativo, considera di trasformare questa Sezione del team charter in un’attività di team building. Riunisci i membri del team, virtualmente o di persona, e sfida tutti a imparare i nomi, i ruoli e le responsabilità degli altri.

3. Discuti le strategie di budgeting e risorse

I budget e le risorse dei progetti possono essere difficili da garantire, gestire e allocare. Avere una sezione dedicata alle strategie di gestione dei costi può aiutare i membri del team durante la pianificazione del progetto e in situazioni di controllo delle modifiche. 

Ecco alcune strategie che puoi utilizzare:

• Creare una proposta di budget dettagliata durante la pianificazione del progetto

• Allocare le risorse non appena si sa con cosa si deve lavorare

• Ridurre i costi quando e dove possibile

• Anticipare le modifiche al progetto prima che si verifichino

Se i membri del team sanno come prevedere i costi e mantenerli bassi, avranno maggiori possibilità di soddisfare gli stakeholder.

Suggerimento: l'obiettivo principale di questa sezione è documentare i processi generali per la gestione dei budget dei progetti e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Mentre conduci questa discussione con il tuo team, assicurati di dare ai membri l'opportunità di fornire il proprio contributo.

4. Spiega il flusso di lavoro del progetto

​​Un flusso di lavoro è un processo end-to-end che aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto. Una volta creato, un flusso di lavoro ti aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e ripetibile.

Ogni flusso di lavoro del progetto inizia con una fase di pianificazione standard, che include i seguenti sette passaggi:

1. Definire gli obiettivi e le finalità del progetto

2. Stabilire le metriche di successo

3. Chiarire quali sono gli stakeholder e i ruoli

4. Definire il budget

5. Definire traguardi e risultati finali

6. Precisa la tua cronologia e il tuo programma

7. Condividere il piano di comunicazione

Sebbene ogni progetto possa variare leggermente in base alle caratteristiche uniche, dovresti avere un processo generale per creare i risultati finali e raggiungere il successo del progetto. 

Suggerimento: il tuo team potrebbe avere più di un flusso di lavoro, a seconda del numero di programmi o flussi di lavoro che gestisci. Per ogni flusso di lavoro principale, assicurati che i membri del team comprendano il processo generale e sappiano a chi rivolgersi per domande specifiche. 

5. Definisci la tua versione del successo

Il tuo team dovrebbe avere un modo generale per misurare il successo del progetto. È una buona idea utilizzare una combinazione di modi oggettivi e soggettivi per definire il successo. In questo modo, il tuo team non cadrà nella routine di sviluppare progetti senza prima considerare tutte le prospettive. 

Per sviluppare le definizioni specifiche di successo del tuo team, considera le seguenti domande:

• Definisci il successo del progetto confrontando il risultato con gli obiettivi iniziali? 

• Utilizzi il feedback degli stakeholder o dei clienti per misurare il successo? 

• Hai una visione più ampia del successo in base allo scopo del tuo team?

Suggerimento: assicurati che i tuoi obiettivi, anche quelli soggettivi, seguano la metodologia SMART. SMART è l’acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). 

5. Stabilisci moduli di comunicazione standard

La comunicazione del team è fondamentale per il successo del progetto, ma non esiste un approccio unico per comunicare con i membri del team. Sebbene le riunioni in presenza o virtuali possano essere adatte per determinati tipi di comunicazione, anche la documentazione cartacea può essere utile per le discussioni sui progetti, consentendo di ricordare e rivedere facilmente i dettagli quando necessario.

Per stabilire i moduli standard di comunicazione del tuo team, poni domande come:

• Come dovrebbero comunicare i membri del team quando discutono di progetti? 

• Come dovrebbero comunicare i membri del team sulle questioni interne? 

• Dove dovrebbero comunicare i membri del team con i clienti, o dovrebbero trasmetterti le informazioni in modo che tu possa gestire la comunicazione con i clienti?

Suggerimento: mentre standardizzi la comunicazione del tuo team, prenditi del tempo per discutere del modo in cui il tuo team comunica attualmente. Prova a identificare le aree in cui vuoi migliorare e usale come punti di partenza per la carta del team.

6. Definisci le regole di base e i passaggi per la risoluzione dei conflitti

Nel tuo team ci saranno inevitabilmente disaccordi. In effetti, il disaccordo è un segno di forte collaborazione, perché significa che i membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le proprie opinioni e nell’essere se stessi. Tuttavia, sebbene il disaccordo in sé e per sé non sia una cosa negativa, è fondamentale stabilire una serie di valori e regole di base per evitare che i disaccordi si intensifichino. 

Le regole del team non devono essere estese; devono solo essere cose che il tuo team apprezza. Collabora con i membri del team per fare un brainstorming sui valori più importanti e creare una serie di regole di base. 

Ecco alcuni esempi di regole di base in una carta del team:

• Trattare tutti con rispetto.

• Presumere sempre un intento positivo.

• Trattare allo stesso modo clienti, colleghi e manager.

• Festeggiare i successi degli altri.

• Solo critiche costruttive.

• Pratica l'ascolto attivo.

Con una semplice serie di regole di base, puoi prevenire conflitti e problemi di comunicazione. Se si verificano conflitti, avere strategie di risoluzione dei conflitti nella carta del team può aiutare i membri del team ad andare avanti.

Ecco alcuni esempi di strategie di risoluzione dei conflitti in una carta del team:

• Non lasciare che i problemi si aggravino.

• Distingui tra intenzione e impatto.

• Discuti apertamente dei conflitti.

• Trova soluzioni insieme.

Suggerimento: trasforma questa sezione del team charter in un’attività collaborativa, mettendo in scena situazioni difficili in cui le regole di base potrebbero essere infrante. Esercitati con le strategie di risoluzione dei conflitti per trovare un terreno comune e valuta l'utilizzo di un modello di accordo di collaborazione per formalizzare il modo in cui il team gestirà controversie e responsabilità. Come la maggior parte delle competenze trasversali, la risoluzione dei conflitti richiede tempo, ma esercitarsi insieme aiuta tutti a migliorare.

7. Revisione e approvazione

Tutti i membri del team dovrebbero essere d’accordo su cosa includere nel team charter. Condividi il documento in formato digitale con un software di gestione del lavoro come Asana, per consentire ad altri di accedere al documento e vedere quando hai apportato modifiche.

Suggerimento: per mantenere l’unità del team e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, ridistribuisci il team charter ogni trimestre e chiedi ai membri del team di rivederlo. Puoi quindi organizzare una riunione e invitare tutti a suggerire o proporre miglioramenti, assicurandoti che il documento rimanga aggiornato.

Modello di team charter (con esempi)

Ecco un esempio di team charter per un team di marketing. Il nostro modello di team charter aiuta i team a visualizzare ogni sezione senza scorrere lunghi blocchi di testo. Prova il modello! Ti consente di trovare e aggiornare facilmente le informazioni quando necessario.

Il tuo team charter conterrà probabilmente più dettagli di questo esempio, ma può comunque essere facilmente comprensibile e accessibile. Prova il nostro modello gratuito di team charter qui sotto per iniziare.

Chiarisci i tuoi obiettivi con un team charter

Non basta l’affinità naturale per creare sinergia nel team. I team efficaci rispettano i loro valori fondamentali e collaborano quando prendono decisioni. Un team charter può garantire che tutti siano sempre aggiornati sui processi e lo scopo del team. 

Quando integri l’accordo del team con un software di gestione del lavoro come Asana, il tuo team può dimostrare quanto può ottenere insieme.