Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Il tuo team è come una fila di tessere del domino posizionate con cura. Puoi mescolare e abbinare le competenze per costruire qualcosa di speciale, ma quando una persona vacilla, tutti lo sentono. I team hanno bisogno di una sinergia positiva per affrontare le sfide e produrre grandi risultati. Un modo per stimolare la sinergia è con un team charter.

I team charter sono un punto di riferimento comune che mostra al tuo team che il tutto è maggiore della somma delle sue parti. In questo articolo, ti spiegheremo come creare un team charter in modo da poter stabilire una visione condivisa e una fonte di riferimento per il tuo team.

Cos'è un team charter?

Un team charter è una rappresentazione visiva di ciò che il tuo team rappresenta e di come opera. Creando un documento di obiettivi, strategie e processi condivisi, il tuo team può iniziare ogni progetto su un fronte unito. I team charter sono un processo collaborativo e possono fungere da fonte di riferimento centrale. Un team charter:

• definisce le responsabilità dei membri del team;

• fornisce un documento di processo personalizzato per il team

• stabilisce una visione condivisa per il successo dei progetti;

• migliora la comunicazione tra i membri del team;

• Garantisce che tutti i membri del team comprendano gli ideali del team

Oltre ai vantaggi interni, i documenti di sintesi possono mostrare lo scopo del tuo team al resto dell’azienda. Non solo indicherai esplicitamente il tuo scopo in una sezione del documento, ma quando gli altri leggeranno il documento nella sua interezza, capiranno come il tuo team opera collettivamente. 

Cos'è incluso in un team charter?

​​Prima di imparare a creare un team charter, dai un’occhiata agli elementi di base di un modello di team charter. Puoi formattare il tuo modello di statuto del team in vari modi, da una mappa mentale a un diagramma di flusso.

• Mission e obiettivi: indica lo scopo del tuo team e cosa cercate di ottenere collettivamente. 

• Ruoli e responsabilità: elenca i ruoli e le responsabilità dei membri del team in modo che tutti possano esaminare le aspettative nei loro confronti e nei confronti degli altri.

• Budget e risorse: spiega in che modo il tuo team determinerà i budget dei progetti e assegnerà le risorse. Elenca tutte le regole generali per la gestione delle finanze dei progetti.

• Processi di lavoro: fornisci una panoramica dettagliata dei flussi di lavoro del progetto del tuo team e assicurati che tutti i membri del team comprendano questo processo.

• Valutazione delle prestazioni: spiega come il tuo team misurerà il successo del progetto in termini oggettivi e soggettivi.

• Regole di comunicazione: identifica come e dove i membri del team dovrebbero comunicare tra loro e se la comunicazione dovrebbe cambiare in base alla tua discussione.

• Regole e risoluzione dei conflitti: elenca le regole di base su come i membri del team lavoreranno insieme e offri strategie per risolvere i conflitti quando si presentano.

• Firme: fornisci un’area in cui i membri del team possono firmare il documento e stabilire la responsabilità per le informazioni presentate e concordate.

Come creare un team charter

In qualità di manager, probabilmente saprai quali informazioni includere in ogni sezione del team charter, ma anche la collaborazione del team è importante durante la stesura del documento. Coinvolgendo i membri del team durante tutto il processo, puoi creare insieme a loro un documento che tutti saranno orgogliosi di utilizzare. Prova i passaggi riportati di seguito per guidarti lungo il percorso.

1. Indica lo scopo del tuo team

Anche se il tuo team potrebbe lavorare su più progetti, è probabile che ci sia un programma più ampio che descrive il tuo lavoro. Considera questa domanda per iniziare il tuo team charter: come lavora il nostro team all’interno dell’azienda? Questo ti aiuterà a definire lo scopo del tuo team. 

Suggerimento: inserisci lo scopo del tuo team nella sezione del tuo statuto dedicata alla mission e agli obiettivi. Trovare un modo creativo per esprimere il tuo scopo può essere un’opportunità per rafforzare i legami all’interno del team. Chiedi ai membri del team di fare brainstorming sullo scopo del team e annota tutte le loro idee. Quindi, prova a ridurre lo scopo del tuo team a una frase, una sorta di mission formale per il tuo team. Alcuni team la chiamano anche la loro “stella polare”.

2. Delinea la struttura del team

Partendo dal ruolo di livello più alto, suddividi la struttura del team ed elenca le responsabilità associate a ciascun ruolo. Questa sezione contribuirà a rafforzare il ruolo di ciascun membro del team, fungendo anche da riferimento per aiutare i membri del team a capire a cosa lavorano i loro colleghi. 

Questa sezione è particolarmente utile anche per la collaborazione tra team. A seconda delle dimensioni del team e di quanto è nuovo un membro, non tutti potrebbero sapere quali sono le mansioni degli altri. Quando condividi i ruoli e le responsabilità di tutti nel tuo statuto del team, stai creando un'unica fonte di riferimento a cui i membri del team possono accedere in caso di domande. Inoltre, se le cose cambiano, puoi facilmente aggiornare questa sezione se i ruoli si invertono o se si aggiungono nuovi membri del team.

Suggerimento: per suddividere la struttura del team in modo collaborativo, prendi in considerazione la possibilità di trasformare questa sezione del tuo statuto in un’attività di team building. Riunisci i membri del tuo team, virtualmente o di persona, e sfida tutti a imparare i nomi, i ruoli e le responsabilità di ciascuno.

3. Discuti le strategie di budget e di allocazione delle risorse

I budget e le risorse dei progetti possono essere difficili da garantire, gestire e assegnare. Avere una sezione dedicata alle strategie di gestione dei costi può aiutare i membri del team durante la pianificazione del progetto e in situazioni di controllo delle modifiche. 

Alcune strategie che puoi utilizzare includono:

• creare una proposta di budget dettagliata durante la pianificazione dei progetti;

• Assegnare le risorse non appena sai con cosa devi lavorare

• Ridurre i costi quando e dove possibile.

• Anticipare le modifiche ai progetti prima che si verifichino.

Se i membri del team sanno come prevedere i costi e mantenerli bassi, avranno maggiori possibilità di soddisfare gli stakeholder.

Suggerimento: l’obiettivo principale di questa sezione è quello di documentare i processi generali per la gestione dei budget dei progetti e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Mentre discuti con il team, assicurati di dare ai membri del team l’opportunità di fornire un feedback.

4. Spiega il flusso di lavoro del progetto

​​Un flusso di lavoro è un processo end-to-end che aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto. Una volta creato, un flusso di lavoro ti aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e ripetibile.

Ogni flusso di lavoro del progetto inizia con una fase di pianificazione standard, che include i seguenti sette passaggi:

1. Definizione degli obiettivi e delle finalità del progetto

2. Stabilisci le metriche di successo

3. Chiarisci quali sono gli stakeholder e i ruoli

4. definizione del budget

5. delinea traguardi e risultati finali

6. Precisa la tua cronologia e il tuo programma

7. Condividi il tuo piano di comunicazione

Sebbene ogni progetto possa variare leggermente in base alle caratteristiche uniche, dovresti avere un processo generale per creare risultati finali e raggiungere il successo del progetto. 

Suggerimento: il tuo team potrebbe avere più di un flusso di lavoro, in base al numero di programmi o flussi di lavoro che gestisci. Per ogni flusso di lavoro importante, assicurati che i membri del team comprendano il processo generale e sappiano a chi rivolgersi per qualsiasi domanda specifica. 

5. Definisci la tua versione del successo

Il tuo team dovrebbe avere un modo generale per misurare il successo del progetto. È una buona idea utilizzare una combinazione di metodi oggettivi e soggettivi per definire il successo. In questo modo, il tuo team non cadrà in una routine di sviluppo di progetti senza prima considerare tutte le prospettive. 

Per sviluppare le definizioni specifiche di successo del tuo team, prendi in considerazione le seguenti domande:

• Definisci il successo di un progetto confrontando il risultato con gli obiettivi iniziali? 

• Utilizzi il feedback degli stakeholder o dei clienti per misurare il successo? 

• Hai una visione più ampia del successo in base allo scopo del tuo team?

Suggerimento: assicurati che i tuoi obiettivi, anche quelli soggettivi, seguano la metodologia SMART. SMART è l’acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). 

5. Stabilisci moduli di comunicazione standard

La comunicazione del team è fondamentale per il successo del progetto, ma non esiste un approccio universale per comunicare con i membri del team. Sebbene le riunioni di persona o virtuali possano essere adatte per determinati tipi di comunicazione del team, anche tenere una traccia cartacea può essere utile per le discussioni sui progetti, in quanto consente di ricordare e rivedere facilmente i dettagli quando necessario.

Per stabilire i moduli di comunicazione standard del tuo team, poni domande come:

• Come dovrebbero comunicare i membri del team quando discutono di progetti? 

• Come dovrebbero comunicare i membri del team sulle questioni interne? 

• Dove dovrebbero comunicare i membri del team con i clienti, o dovrebbero trasmettere le informazioni a te in modo che tu possa gestire la comunicazione con il cliente?

Suggerimento: mentre standardizzi la comunicazione del team, prenditi del tempo per discutere il modo in cui il tuo team comunica attualmente. Prova a identificare le aree in cui desideri migliorare e utilizzale come punti di partenza per il tuo statuto del team.

6. Stabilisci regole di base e passaggi per la risoluzione dei conflitti

I membri del tuo team saranno inevitabilmente in disaccordo. In effetti, il disaccordo è un segno di forte collaborazione, perché significa che i membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le loro opinioni oneste e nell’essere se stessi. Tuttavia, sebbene il disaccordo in sé e per sé non sia una cosa negativa, è fondamentale stabilire una serie di valori e regole di base per evitare che i disaccordi si intensifichino. 

Le regole del team non devono essere necessariamente lunghe; devono solo essere cose che il tuo team apprezza. Collabora con i membri del team per fare brainstorming sui valori più importanti e creare una serie di regole di base. 

Ecco alcuni esempi di regole di base in un team charter:

• Trattare tutti con rispetto.

• Presumere sempre intenzioni positive.

• Trattare clienti, colleghi e manager allo stesso modo.

• Festeggiare i successi degli altri.

• Solo critiche costruttive.

• Pratica l’ascolto attivo.

Con un semplice insieme di regole di base, puoi prevenire conflitti e problemi di comunicazione. Se si verificano conflitti, avere strategie di risoluzione dei conflitti nel tuo team charter può aiutare i membri del team ad andare avanti.

Ecco alcuni esempi di strategie di risoluzione dei conflitti in un team charter:

• Non lasciare che i problemi si aggravino.

• Distingui tra intenzione e impatto.

• Discuti apertamente dei conflitti.

• Trovare soluzioni insieme.

Suggerimento: trasforma questa sezione della carta del team in un’attività collaborativa, simulando situazioni difficili in cui le regole di base potrebbero essere infrante. Esercitati con le strategie di risoluzione dei conflitti per trovare un terreno comune e valuta la possibilità di utilizzare un modello di accordo di collaborazione per formalizzare il modo in cui il tuo team gestirà le controversie e le responsabilità. Come la maggior parte delle competenze trasversali, la risoluzione dei conflitti richiede tempo, ma esercitarsi insieme aiuta tutti a migliorare.

7. Revisione e approvazione

Tutti i membri del team dovrebbero essere sulla stessa lunghezza d’onda su cosa includere nel team charter. Condividi il documento in formato digitale con un software di gestione del lavoro come Asana, per consentire ad altri di accedere al documento e vedere quando hai apportato modifiche.

Suggerimento: per mantenere l’unità del team e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, ridistribuisci il documento ogni trimestre e chiedi ai membri del team di esaminarlo. Puoi quindi organizzare una riunione e invitare tutti a suggerire o proporre miglioramenti, assicurandoti che il documento rimanga aggiornato.

Modello di statuto del team (con esempi)

Ecco un esempio di statuto per un team di marketing. Consente ai membri del team di visualizzare ogni sezione senza dover scorrere pagine e pagine di testo. Questo formato consente inoltre di individuare e aggiornare facilmente le informazioni in base alle esigenze. 

Il tuo team charter probabilmente avrà più dettagli di questo esempio, ma può comunque essere facilmente comprensibile e accessibile. Prova il nostro modello gratuito di team charter qui sotto per iniziare.

Chiarisci i tuoi obiettivi con un team charter

Per creare una sinergia nel team, non basta la chimica naturale. I team efficaci rispettano i loro valori fondamentali e collaborano quando prendono decisioni. Un team charter può garantire che tutti siano sempre al corrente dei processi e degli obiettivi del team. 

Integrando il tuo team charter con un software di gestione del lavoro come Asana, il tuo team può dimostrare quanto può ottenere insieme.