Bagan Gantt

Apa itu Bagan Gantt?

Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk menggambarkan linimasa proyek dan tugas terkait. Bagan Gantt sederhana memetakan tugas proyek dalam bilah tugas horizontal berkode warna. Setiap batang horizontal dalam bagan merepresentasikan satu tugas, dan panjang batang merepresentasikan durasi tugas, sehingga memudahkan untuk melihat milestone mendatang, menemukan pemblokir, dan melacak progres.

Apa itu templat Bagan Gantt?

Singkatnya, templat bagan Gantt adalah bagan Gantt yang dapat digunakan kembali dan ditata dalam bentuk templat yang dapat Anda gunakan untuk melacak detail proyek, seperti daftar tugas proyek, pemilik tugas, dan dependensi tugas, untuk proyek apa pun yang ada dalam kerangka waktu tertentu.

Templat Bagan Gantt adalah tampilan visual rencana proyek Anda dengan linimasa yang jelas, berbeda dengan rencana proyek yang lebih terperinci dan banyak teks tanpa tanggal mulai atau akhir yang dikonfirmasi. Karena templat Bagan Gantt dapat digunakan kembali, templat ini membantu menyederhanakan alur kerja dan mengurangi pekerjaan awal pembuatan linimasa proyek.

Cara membuat templat Bagan Gantt

Untuk membuat templat Bagan Gantt, pertimbangkan kasus penggunaan dan kompleksitas proyek umum Anda. Apakah ini akan berfungsi sebagai jadwal proyek, atau apakah templat ini akan menjadi sumber informasi proyek real-time setelah pekerjaan dimulai? Tergantung keperluan Anda membuat bagan, Anda mungkin menyertakan lebih banyak atau lebih sedikit detail. Misalnya, jika Anda menggunakan ini sebagai jadwal proyek, fokuslah untuk membangun cara menetapkan tugas dan mendelegasikan pekerjaan. Jika ini adalah sumber informasi proyek, buat templat cara tim Anda akan melampirkan dokumen dan melacak proses. Sering kali, Anda akan menggunakannya untuk keduanya. 

Setelah memutuskan cara menggunakan templat, mulailah proses pembuatannya:

• Lakukan curah pendapat tentang elemen yang perlu dipetakan dan dilacak dalam proyek. Ini akan menjadi input Anda, dan Anda perlu menyertakan ruang untuk setiap kategori dalam templat. Untuk proyek yang kompleks, Anda membutuhkan lebih banyak input daripada yang lain. Input yang memungkinkan meliputi: tanggal mulai, tanggal akhir, tugas independen dan dependen, milestone proyek, peran, subtugas, dan deskripsi.

• Kumpulkan informasi dan sumber daya yang relevan. Lampirkan lembar kerja berulang, peta jalan yang relevan, dokumen, hasil analisis, dasbor pelaporan, gol, peran dan proses yang ditetapkan.

• Masukkan informasi Anda ke dalam satu sumber informasi terpusat, seperti perangkat lunak manajemen tugas. Pastikan untuk menyertakan dependensi dan peran berulang. Misalnya, jika anggota tim yang sama selalu mengelola anggaran, Anda dapat menetapkannya ke hasil akhir anggaran di templat. Makin matang Anda membuat templat, makin sedikit pekerjaan yang harus dilakukan saat meluncurkan proyek berikutnya.

• Tambahkan integrasi dan app untuk mendukung pekerjaan Anda. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat langsung melampirkan Google sheets, Papan Kanban, dan referensi (seperti tutorial PowerPoint) ke linimasa proyek.

Untuk proyek yang lebih kompleks, spreadsheet sederhana mungkin tidak akan menawarkan cukup opsi penyesuaian. Sebagai gantinya, Anda mungkin ingin mempertimbangkan pembuat Bagan Gantt atau perangkat lunak Bagan Gantt dengan lebih banyak fungsionalitas—misalnya, alat yang memungkinkan Anda memanipulasi data dan memasukkan informasi di ruang yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan.

Cara menggunakan templat Bagan Gantt untuk perencanaan proyek

Membuat templat adalah bagian yang lebih memakan waktu. Namun, setelah selesai, Anda hanya perlu menduplikasi templat dan mengisi bagian yang kosong. Seperti sumber daya manajemen proyek lainnya, templat Bagan Gantt akan memiliki skenario dan batasan kasus terbaik. Beberapa di antaranya akan bergantung pada alat Bagan Gantt yang Anda gunakan.  Jika Anda pernah melihat atau menggunakan templat Bagan Gantt di spreadsheet sebelumnya, Anda telah melihat betapa manual dan memakan waktu untuk mengubahnya. Namun, jika Anda membuat templat di alat digital yang dinamis, Anda dapat membuat pembaruan dan melihat perubahan secara real time. Contohnya:

Templat Bagan Gantt online dapat…

• Memberikan semua pemangku kepentingan tampilan proyek yang cepat dan menyeluruh.

• Menjaga proyek tetap sesuai rencana dengan batas waktu yang mudah dirujuk dan ditentukan dengan jelas.

• Mengurangi kebingungan dan miskomunikasi serta meningkatkan kolaborasi tim.

• Mengotomatiskan proses melalui dependensi dan penyesuaian yang andal, terutama saat dibuat dengan perangkat lunak pendukung.

Harap diperhatikan bahwa templat Bagan Gantt tidak dapat menggantikan manajemen proyek setelah proyek ditayangkan. Templat Bagan Gantt paling berguna selama tahap perencanaan dan produksi proyek. 

Contoh templat Bagan Gantt

Templat Bagan Gantt berguna untuk berbagai jenis proyek. Berikut beberapa contoh Bagan Gantt yang dapat Anda gunakan untuk menjaga proyek tetap sesuai rencana.

1. Templat bagan proyek dasar: Buat templat bagan proyek bergaya Gantt untuk melacak tugas Anda untuk berbagai jenis proyek, mulai dari pengembangan perangkat lunak hingga kampanye pemasaran.

2. Templat proyek konstruksi: Gunakan templat rencana proyek konstruksi untuk memvisualisasikan setiap langkah dalam proses konstruksi Anda.

3. Templat rencana proyek Agile: Biasanya disusun sebagai Bagan Gantt, templat rencana proyek Agile adalah kerangka kerja berulang yang dapat disesuaikan dan digunakan untuk proyek Agile mendatang.

4. Templat jalur kritis: Templat jalur kritis membantu Anda memahami tugas yang perlu diselesaikan agar keseluruhan proyek berhasil dan selesai tepat waktu. Dengan templat jalur kritis, Anda dapat melihat tugas dan hasil akhir proyek mendatang sebagai ilustrasi bergaya Gantt, yang memungkinkan Anda untuk melihat dengan cepat hal yang akan datang dan potensi penghambat.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua Tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.

• Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dilakukan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

• Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan. 

App yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi Tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam Tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

Pertanyaan Umum