Templat rencana proyek konstruksi

Proyek konstruksi adalah beberapa inisiatif paling kompleks dan menuntut yang ada. Ada banyak komponen berbeda yang harus disatukan—seperti mencari bahan, membuat jadwal, dan benar-benar membangun serta melaksanakan proyek Anda. Namun, meski konstruksi itu rumit, bukan berarti harus terasa kacau. Dengan templat rencana proyek konstruksi, Anda dapat menyederhanakan proses konstruksi dan menjaga setiap hasil kerja tetap sesuai rencana.

Apa itu templat rencana proyek konstruksi?

Templat rencana proyek konstruksi adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang menguraikan setiap langkah dalam proses konstruksi Anda. Ini memberi tim peta jalan yang jelas untuk diikuti, jadi Anda tidak perlu memulai proses perencanaan dari awal untuk setiap konstruksi baru. Dan karena semuanya ditata dalam templat, Anda dapat dengan mudah merencanakan linimasa proyek dan memastikan tim tidak melewatkan langkah penting dalam proses konstruksi. 

Apa saja manfaat templat rencana proyek konstruksi digital?

Perangkat lunak manajemen proyek tidak hanya untuk pekerjaan di belakang meja—tetapi untuk tim yang perlu merencanakan dan mengoordinasikan pekerjaan. Dan dengan sesuatu yang kompleks seperti konstruksi, perangkat lunak ini membantu memiliki alat fleksibel yang memungkinkan Anda beradaptasi saat linimasa, sumber daya, atau prioritas berubah. Membuat templat di alat digital berarti Anda tidak perlu repot dengan templat Microsoft Excel atau dokumen kertas, yang dapat dengan cepat menjadi tidak relevan. Sebaliknya, templat digital memungkinkan Anda memindahkan dan memberikan tugas dari mana saja dan berkolaborasi dengan anggota tim secara real-time.

Dengan templat rencana proyek konstruksi digital, Anda dapat: 

• Melihat semua langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek di satu tempat terpusat. 

• Mendapatkan informasi real-time tentang status dan batas waktu setiap tugas konstruksi. 

• Menetapkan dan menyesuaikan batas waktu untuk memperkirakan linimasa konstruksi secara akurat.

• Menyusun daftar tugas dalam daftar tugas digital, atau beralih dengan mudah ke format yang lebih visual (seperti linimasa Bagan Gantt atau Papan Kanban) tanpa perlu bekerja ekstra. 

• Memberi dan mendelegasikan tugas kepada orang lain di tim Anda. 

• Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pemangku kepentingan dan anggota tim proyek di satu lokasi terpusat. 

• Melampirkan file yang relevan ke tugas—seperti cetak biru, spesifikasi, atau dokumen harga.

• Mengakses dan memperbarui rencana proyek di lokasi kerja menggunakan app seluler Asana.   

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana proyek konstruksi

Templat rencana proyek konstruksi menata hasil akhir proyek di satu tempat, jadi Anda dapat melihat batas waktu, penerima tugas, dan status setiap tugas. Dengan jenis templat ini, Anda dapat membuat bagian yang berbeda untuk setiap fase proses manajemen proyek konstruksi, lalu menambahkan semua tugas yang perlu diselesaikan untuk setiap fase. Secara umum, enam fase proyek konstruksi adalah: 

1. Inisiasi: Bekerja sama dengan klien untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka dan menunjukkan cara tim Anda akan memenuhinya. 

2. Pra-konstruksi: Bentuk tim dan selesaikan detail perencanaan, seperti anggaran proyek, peta jalan, dan rencana komunikasi. 

3. Pelaksanaan proyek: Saat Anda, tim, dan subkontraktor benar-benar membangun proyek. 

4. Komisioning: Melakukan peninjauan akhir dan mempresentasikan bangunan yang telah selesai kepada klien. 

5. Penghunian dan garansi: Klien benar-benar pindah ke gedung. Anda mungkin masih bertanggung jawab atas proyek, tergantung kontrak Anda. 

6. Penutupan: Adakan rapat evaluasi proyek dan selesaikan semua detail yang belum terselesaikan secara resmi. 

Setelah membuat bagian, tambahkan kolom untuk melacak status setiap hasil akhir—misalnya, "belum dimulai", "berlangsung", atau "selesai". Anda juga dapat membuat milestone untuk mengidentifikasi titik balik utama dalam proses konstruksi—seperti menyelesaikan fondasi atau eksterior bangunan.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua Tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Seluler. Asana tersedia di iOS dan Android yang mempermudah Anda untuk memeriksa daftar tugas saat bepergian. Tinjau pemberitahuan kotak masuk yang baru, kirim pesan, dan akses tugas proyek sehingga Anda selalu mengetahui perkembangan terkini tentang informasi proyek.  

App yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Outlook. Saat item tindakan masuk melalui email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

Jenis templat manajemen proyek konstruksi lainnya, beserta cara membuatnya

Seperti proyek lainnya, inisiatif konstruksi memiliki berbagai komponen untuk ditata—seperti anggaran proyek, jadwal proyek, atau hasil akhir proyek. Berikut beberapa templat lain yang dapat Anda buat untuk menjaga setiap bagian utama ini tetap tertata: 

Templat jadwal konstruksi

Templat jadwal konstruksi pada dasarnya sama dengan rencana proyek Anda—daftar hasil akhir dan tenggatnya. Anda dapat menyertakan jadwal dalam rencana proyek, tetapi templat jadwal konstruksi terpisah dapat berguna jika Anda perlu sangat rinci tentang kapan tugas harus dimulai dan berakhir. Misalnya, jadwal Anda mungkin menentukan bahwa tukang ledeng perlu memasang perlengkapan kamar mandi antara pukul 09.00-12.00, sebelum teknisi listrik dapat memasang kabel di sore hari. 

Saat membuat templat jadwal proyek, tambahkan waktu dan rentang tanggal ke setiap tugas untuk menentukan kapan tugas harus selesai. Agar semuanya tetap sesuai rencana, Anda juga dapat menandai dependensi—tugas yang tidak dapat dimulai sampai tugas sebelumnya selesai. 

Templat anggaran konstruksi

Templat anggaran konstruksi (juga disebut templat estimasi anggaran) membantu Anda merencanakan dan melacak jumlah pengeluaran selama proyek. Menjaga agar anggaran tetap tertata membantu Anda memperkirakan biaya secara akurat untuk klien, mencegah pengeluaran berlebihan, dan meningkatkan manajemen sumber daya. 

Untuk membuat templat anggaran konstruksi, uraikan semua hasil akhir proyek Anda menjadi sub-dependensi, lalu perkirakan biaya masing-masing. Misalnya, jika salah satu hasil akhir adalah mengecat ulang interior rumah, sub-dependensi dapat mencakup membeli cat, meletakkan alas lantai, dan menutup cetakan dengan selotip. Jika Anda lebih suka visual, coba buat struktur perincian kerja (WBS) —diagram yang memecah pekerjaan menjadi beberapa level, dimulai dengan tujuan utama di bagian atas dan bercabang ke hasil akhir serta sub-dependensi di bagian bawah. 

Agar semuanya tetap tertata, tambahkan kolom untuk melacak biaya setiap item anggaran, tenggat, dan apakah item tersebut telah disetujui oleh klien. 

Templat daftar periksa konstruksi

Templat daftar periksa konstruksi mencantumkan semua tugas yang perlu diselesaikan sebelum proyek konstruksi selesai. Intinya, ini adalah daftar periksa yang dapat digunakan tim selama peninjauan akhir untuk memastikan proyek yang telah selesai memenuhi persyaratan. Untuk membuat templat daftar periksa konstruksi, buat kolom untuk: 

• Nomor item, untuk membantu anggota tim berkomunikasi tentang item daftar periksa yang mereka maksud. 

• Nama item atau tugas.

• Deskripsi umum tugas.

• Penerima tugas.

• Tanggal mulai dan selesai untuk tugas, untuk mengidentifikasi kapan tugas harus selesai.

• Status tugas.

Pertanyaan Umum