Liste de contrôle de conformité RGPD

Lorsqu’il s’agit de traiter des données personnelles, la moindre erreur peut entraîner des conséquences majeures. Des sanctions juridiques à la perte de confiance du public, le non-respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) peut avoir un impact sur les entreprises de toute taille. Si votre équipe a du mal à comprendre ce qui compte comme « données personnelles », comment les traiter légalement ou que faire en cas de violation de données, une liste de contrôle de conformité RGPD l’aide à gérer toutes les exigences dans un espace de travail sécurisé.

Lorsque vous devez documenter les analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD), suivre les droits des personnes concernées ou préparer des notifications de violation, ce modèle RGPD simplifie les règles de conformité complexes, en particulier pour les entreprises américaines ou les organisations internationales qui gèrent des processus de données dans les États membres de l’UE.

À qui s’adressent les listes de contrôle de conformité RGPD ?

Chez Asana, nous avons constaté que les listes de contrôle de conformité aident les équipes à réduire les risques. Des services juridiques aux services informatiques et aux opérations, les modèles de conformité fournissent un processus partagé pour que chacun puisse maintenir des sites Web conformes au RGPD.

Équipes juridiques et délégués à la protection des données (DPD)

Les équipes juridiques et les DPD utilisent des listes de contrôle RGPD pour vérifier si les activités de traitement des données répondent aux exigences de légalité, d’équité et de transparence du RGPD. Grâce à des enregistrements détaillés des activités de traitement, ils peuvent démontrer la conformité aux autorités de surveillance en cas de besoin.

Équipes informatiques et de sécurité

Les équipes techniques contrôlent la manière dont les données personnelles sont stockées et transférées. Le RGPD les oblige à suivre la manière dont les informations sont chiffrées, ainsi qu’à documenter les politiques de cybersécurité et de réponse aux violations de données.

Responsables des opérations et de la conformité

Les responsables des opérations coordonnent la mise en œuvre appropriée des avis de confidentialité, des demandes de suppression, des contrôles de sécurité et du consentement des utilisateurs. Une liste de contrôle RGPD centralisée permet de rationaliser ce travail et d’éviter tout retard excessif dans le respect des obligations légales.

Entreprises américaines opérant dans l’UE

Pour les organisations situées en dehors de l’Union européenne, une liste de contrôle de conformité RGPD pour les entreprises américaines facilite la gestion du traitement des données transfrontalier. Elle garantit la conformité même lorsque le RGPD ne s’applique pas localement, mais affecte vos clients.

Pourquoi utiliser la liste de contrôle de conformité au RGPD d’Asana ?

L’un de nos clients Enterprise a dû réagir à une violation de données personnelles à haut risque dans plusieurs régions de l’UE. Grâce à sa liste de contrôle de conformité RGPD sur Asana, il a pu répondre dans les 72 heures et documenter chaque étape pour son autorité de contrôle.

Le modèle de liste de contrôle RGPD d’Asana est conçu pour favoriser la transparence, la structure et la rapidité. Il facilite la collaboration juridique et opérationnelle, tout en réduisant le risque de non-conformité.

Voici quelques-uns des avantages de ce modèle de liste de contrôle :

• Organiser vos activités de collecte et de traitement des données par base juridique

• Documenter les AIPD et les transferts de données dans un espace de travail sécurisé

• Attribuer la propriété des notifications, des demandes et des évaluations

• Centralisez les tâches de la liste de contrôle de conformité RGPD des sites Web (comme les avis relatifs aux cookies)

• Coordonner les étapes de la liste de contrôle de conformité RGPD des e-mails avec les équipes marketing

Comment utiliser une liste de contrôle de conformité RGPD ?

Cette liste de contrôle est organisée en sections qui correspondent aux exigences du RGPD, de la gouvernance des données au suivi des politiques de sécurité. Chaque section vous permet d’attribuer des tâches, de définir des échéances et d’évaluer les niveaux de risque pour que votre site Web et vos équipes restent conformes au RGPD à chaque étape. Vous pouvez également utiliser des colonnes comme Fréquence des révisions ou Commentaires de l’auditeur pour simplifier les audits RGPD et étendre la conformité à l’ensemble de votre entreprise.

Étape 1 : gouvernance et responsabilité

Commencez par définir qui est responsable de la conformité RGPD dans votre organisation. Désignez un délégué à la protection des données (DPD) ou un responsable interne pour assurer le suivi de la responsabilité, répondre aux autorités de contrôle et tenir des registres des activités de traitement.

Vous pouvez également utiliser cette section pour documenter les politiques internes de protection des données, les journaux de formation et les audits internes. Incluez toutes les cotes de risque ou obligations légales qui s’appliquent à votre entreprise en tant qu’autorité publique ou entité privée en vertu des lois applicables en matière de protection des données.

Étape 2 : traitement licite

Ajoutez des tâches pour définir la base légale de chaque activité de traitement, y compris le consentement, l’exécution du contrat, l’obligation légale ou les intérêts légitimes. Cette documentation permet de prouver la licéité en vertu de l’article 6 du règlement général sur la protection des données.

Incluez des champs de tâches pour enregistrer les catégories de données personnelles, l’utilisation prévue (limitation de la finalité) et les périodes de conservation (limitation du stockage). En définissant ces éléments, vous éviterez les cas de non-conformité et rassurerez les autorités chargées de la protection des données sur le fait que vous gérez les données personnelles de manière adéquate.

Étape 3 : droits des personnes concernées

Créez des tâches pour gérer les demandes d’accès, d’effacement (droit à l’oubli), de rectification, de restriction du traitement et de portabilité des données. Attribuez des responsables à chaque tâche pour vous assurer qu’aucune demande ne reste sans réponse ou n’est retardée.

Utilisez la colonne Niveau de risque de conformité pour mettre en évidence les problèmes de droits à haut risque, tels que la prise de décision automatisée ou le profilage. Cette étape est cruciale lorsque le RGPD s’applique à votre base d’utilisateurs mondiale.

Étape 4 : sécurité et violations

Cette section du modèle RGPD permet de suivre la mise en œuvre de votre politique de sécurité et de vos plans de réponse aux violations de données. Créez des tâches pour la détection des incidents, l’évaluation des impacts et vos procédures de notification.

Vous devez également consigner les mesures de protection techniques telles que le chiffrement ou l’authentification multifacteurs. Incluez des conseils sur la gestion des violations de données impliquant des catégories spéciales de données ou d’identifiants tels que les adresses IP.

Étape 5 : tiers et transferts

Utilisez cette section pour répertorier tous les fournisseurs et sous-traitants qui traitent les données de vos clients. Ajoutez des tâches pour collecter et stocker les accords de traitement des données (DPA) et documenter leur conformité au RGPD.

Notez tout transfert international de données, en particulier en dehors de l’Union européenne. Les tâches doivent définir les garanties relatives aux informations personnelles, telles que les clauses contractuelles types (CCT), et toute demande d’accès aux données émanant des autorités publiques.

Étape 6 : confidentialité dès la conception et par défaut

Créez des tâches qui appliquent vos politiques de protection des données dès la conception et par défaut dans l’ensemble des systèmes et processus de produits. Il peut s’agir de limiter l’accès aux données sensibles ou d’appliquer des techniques de pseudonymisation.

Documentez les revues de conception, les audits internes RGPD et les examens juridiques pour les initiatives de traitement à grande échelle. Cette section renforce l’engagement proactif de votre organisation à respecter les exigences du RGPD, et pas seulement les mesures réactives.

Fonctionnalités de documentation Asana

Si vous recherchez un modèle de liste de contrôle de conformité RGPD pour votre site Web ou votre marketing par e-mail, les fonctionnalités d’Asana vous aident à personnaliser ce modèle pour n’importe quelle équipe, secteur d’activité ou cas d’utilisation. Nous avons inclus quelques-unes de nos fonctionnalités de conformité préférées ci-dessous, mais consultez la liste terminée des fonctionnalités Asana pour encore plus d’inspiration.

Champs personnalisés

Suivez les catégories de données personnelles, les niveaux de risque, les lieux de traitement ou le statut de l’AIPD à l’aide de listes déroulantes ou d’étiquettes personnalisées. Vous pouvez trier les tâches de conformité en fonction de l’urgence ou du type d’activité de traitement.

Règles

Créez des automatisations pour les tâches RGPD récurrentes, comme la mise en place de rappels pour les examens annuels de la politique de confidentialité ou la notification de votre DPD lorsqu’une activité à haut risque est ajoutée.

Approbations

Créez des processus pour la validation juridique, des avis de confidentialité aux transferts de données. Vous pouvez attribuer des approbations et suivre l’historique des approbations pour en assurer la responsabilité.

Vue Projet

Visualisez les projets de conformité RGPD tels que les audits de processus de données ou les simulations de violation à l’aide d’une chronologie de type Gantt. Cette vue vous aide à repérer et à corriger les freins en amont.

Pièces jointes

Stockez les DPA, les déclarations de confidentialité et la documentation d’audit au même endroit. Joignez des fichiers directement à chaque élément de la liste de contrôle pour faciliter leur récupération.

Portefeuilles

Contrôlez l'état de préparation au RGPD dans plusieurs services ou régions en regroupant les projets dans une vue portefeuille. Utilisez des tableaux de bord pour rendre compte de la progression et des risques liés à l’achèvement.

Intégrations recommandées pour votre modèle de conformité RGPD

Les intégrations Asana relient votre modèle de liste de contrôle de conformité RGPD aux outils que vous utilisez déjà. Consultez notre centre d’intégration d’applications pour trouver les plateformes que votre équipe utilise régulièrement.

Google Drive

Joignez des politiques de protection des données, des avis de confidentialité et des éléments probants directement aux tâches depuis Drive.

Slack

Envoyez des alertes automatisées pour les demandes d’accès ou les tâches de réponse aux violations de données à vos canaux Slack.

Jira Cloud

Enregistrez les tâches de remédiation technique liées au RGPD directement dans Jira.

Zoom

Planifiez des réunions d’examen de l’AIPD, des consultations avec les DPD ou des simulations de réponse aux incidents avec des liens Zoom intégrés dans les tâches.

Hanzo

Pour les équipes confrontées à des risques de litige ou d’audit, Hanzo aide à capturer et à archiver en toute sécurité l’activité Asana liée à la documentation et aux processus RGPD.

FAQ sur les listes de contrôle de conformité RGPD