Pourquoi bloquer des créneaux de travail dans votre agenda ? La réponse dans notre article

La semaine dernière, vous avez sans doute effectué les actions suivantes : changer vos priorités, reprogrammer vos journées ou travailler tard pour terminer une tâche. Pas d’inquiétude, vous êtes loin d’être une exception : selon une étude récente, 87 % des travailleurs de la connaissance interrogés travaillent près de 2 heures de plus par jour comparé à 2019. Cependant, ils ratent plus d’un quart de leurs échéances chaque semaine. Au quotidien, nous basculons entre plusieurs tâches qui se disputent notre temps et notre attention. Résultat ? Nous ne savons plus où donner de la tête.

Heureusement, nous avons une solution à vous proposer : le Time blocking.

Avec le Time blocking, vous pourrez reprendre le contrôle de votre emploi du temps pour enfin vous consacrer à l’essentiel. Cette méthode vous aide à allier attention et intentions afin de toujours donner la priorité aux bonnes tâches, au bon moment. Les modèles de gestion du temps peuvent aussi faire de la place pour des moments à soi : pauses, déjeuner et autres instants indispensables que nous oublions souvent lorsque nous travaillons en permanence.

Qu’est-ce que le Time blocking ?

Le Time blocking ou la gestion par blocage de temps en français, désigne une stratégie de gestion du temps qui vise à planifier tous les moments de votre journée, sans exception. Elle permet de diviser efficacement votre semaine de travail en petits créneaux que vous « bloquez » pour réaliser des activités : consulter vos e-mails, travailler sur vos projets, faire une pause et même du sport.

Comme la plupart des stratégies de gestion du temps, le Time blocking est un moyen de prendre la main sur votre journée et d’être conscient du temps que vous consacrez à vos activités. Selon l’Anatomie du travail, 71 % des travailleurs de la connaissance se sont retrouvés en situation de surmenage en 2020. De plus, 30 % d’entre eux ont déclaré que l’incapacité à se déconnecter du travail et se détendre était le principal facteur favorisant le surmenage. En programmant des créneaux de travail, vous bloquez du temps pour accomplir vos tâches importantes, ainsi que pour vous reposer et prendre soin de vous.

Le fonctionnement du Time blocking

Pour constituer un bloc de temps, regroupez des tâches similaires et désignez une plage horaire pour les réaliser. Le Time blocking repose sur deux principes fondamentaux :

1. La programmation visuelle des blocs de temps sur votre calendrier pour éviter que votre travail soit interrompu ou repoussé.

2. Le regroupement des tâches similaires en un bloc de temps.

Par exemple, commencez par créer un bloc de temps d’une heure à partir de 9 h pour répondre à vos e-mails. Ajoutez un deuxième bloc de 10 h à 11 h 30 pour vous consacrer au projet principal de cette journée (ex. : réviser et finaliser une présentation de mise sur le marché). Ensuite, prévoyez un autre bloc de temps d’une heure pour déjeuner et ainsi de suite.

Définir des blocs de temps dans votre calendrier vous permet non seulement de réserver du temps pour réaliser un travail clé (répondre aux e-mails ou accomplir des tâches), mais aussi de réduire les changements d’environnement. Vous lisez souvent vos e-mails ou essayez de vous attaquer à un projet plus grand au milieu d’autres tâches ? Prévoyez plutôt des horaires précis pour les éléments les plus importants et concentrez-vous efficacement sur vos activités à haute valeur ajoutée.

Time blocking ou Timeboxing ?

Le Timeboxing est une autre stratégie de gestion du temps très utile. Cependant, elle diffère légèrement du Time blocking :

• Créer un bloc de temps en Time blocking : bloquer une plage horaire pour effectuer une série de tâches (consulter vos e-mails, communiquer avec vos clients, écrire, etc.).

• Créer un bloc de temps en Timeboxing : attribuer un bloc de temps pour chaque tâche avec des heures précises de début et de fin.

En regardant un emploi du temps organisé par Time blocking, vous constaterez que de grandes plages horaires sont attribuées à des regroupements de tâches. Par exemple, un bloc de temps de 15 h à 16 h 30 correspondra au type de tâche « Revoir les commentaires sur le design » que vous réaliserez sur plusieurs de vos designs. Or, avec le Timeboxing, chaque tâche individuelle serait planifiée de la façon suivante : « Revoir les commentaires sur le design de la bannière Facebook » de 15 h à 15 h 30, puis « Reprendre la page d’accueil selon les commentaires sur le design » de 15 h 15 à 15 h 30, etc.

Bloquer des créneaux sur votre calendrier s’avère utile si vous avez besoin d’effectuer votre travail en un temps précis ou si vous souhaitez devenir plus productif et mettre de côté votre perfectionniste.

Blocage de temps ou regroupement de tâches ?

Le regroupement de tâches est une composante de la gestion par blocage de temps. Lorsque vous regroupez des tâches, vous rassemblez l’ensemble des éléments similaires qui vous sont attribués pour les effectuer en une seule fois. Ces tâches prennent souvent beaucoup plus de temps qu’on ne croit, car personne ne mesure vraiment le temps passé à les réaliser en raison de leur facilité. Grâce au regroupement de tâches, vous réduisez le temps consacré aux petites tâches éparpillées et autres travaux ponctuels. En somme, cela vous permet de mieux gérer votre temps et votre attention.

Admettons que vous gériez le calendrier de contenu des réseaux sociaux de votre entreprise. Tous vos lundis sont dédiés aux tâches suivantes : trier les publications de la semaine, diffuser un résumé des publications de la semaine dernière et vérifier que l’équipe de design n’est pas en retard sur le travail de la semaine prochaine. Vous réalisez généralement ces tâches dès que possible et cela a tendance à s’éparpiller tout au long de la journée.

En regroupant ces trois tâches, vous gagnerez en productivité et en concentration pour accomplir votre travail. Il ne vous reste qu’à programmer ce dernier dans votre calendrier sous forme de bloc de temps.

Blocage de temps ou suivi du temps ?

Le suivi de temps désigne le processus de mesure du temps que vous dédiez à vos projets, généralement pour des questions de facturation. Il s’agit d’un outil utilisé à des fins commerciales plutôt qu’une stratégie de gestion du temps. Celui-ci est largement employé par les organisations et les équipes qui facturent leurs services en fonction de la durée de la prestation (agences créatives, cabinet d’avocats, équipes avec des travailleurs indépendants ou vacataires). Un grand nombre d’outils et d’intégrations vous aideront à vous lancer dans le suivi du temps.

La gestion par blocage de temps peut contribuer à un meilleur suivi du temps : si vous respectez les plages horaires allouées, vous saurez exactement combien de temps vous avez consacré à chaque initiative. Essayez de vous tenir aux durées planifiées, en cas d’imprévu, il suffira de les mettre à jour.

À qui s’adresse le Time blocking ?

La gestion par blocage de temps ne fonctionnera pas avec un calendrier rempli de réunions. Cependant, si vous avez souvent des plages horaires libres, cette stratégie vous aidera à mieux gérer votre temps et votre attention. Selon la loi de Parkinson, « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Le Time blocking vous sera particulièrement utile dans les cas suivants :

• Vous travaillez souvent sur plusieurs choses à la fois.

• Vous avez besoin d’aide pour vous focaliser sur une seule tâche et réduire les distractions.

• Vous souhaitez mieux gérer votre temps et votre énergie au travail.

• Vous avez besoin d’avoir une idée précise du temps que vous consacrez à chacune de vos activités au quotidien.

• Vous vous sentez surmené.

Si vous débutez en Time blocking, imaginez que chaque bloc de temps représente des séances de travail continu qui vous permettent d’avancer dans vos projets cruciaux et de vous plonger dans le « deep work », ces périodes d’activité sans distraction, où vous vous focalisez sur une tâche précise.

Qu’est-ce que le « deep work » ?

Le terme « deep work » ou travail de fond en français, a été créé par Cal Newport, un des plus fervents partisans actuels du Time blocking. Cette méthode a été adoptée par de nombreux personnages célèbres à travers les siècles : Benjamin Franklin, un des pères fondateurs des États-Unis, a été l’un de ses premiers utilisateurs connus. Cependant, Newport a été le premier à l’appliquer à la réalisation d’un travail de fond à l’ère du numérique. D’après lui, la gestion par blocage de temps permet de planifier des plages horaires sans distractions pour travailler sur des activités plus intenses sans être interrompu.

7 conseils pour commencer à bloquer du temps sur votre planning dès aujourd’hui

Le Time blocking semble simple en pratique. Néanmoins, cette stratégie peut se révéler plutôt délicate à mettre en place et à tenir sur le long terme. Reprenez la main sur votre calendrier avec ces 7 astuces et découvrez les pièges éventuels que vous pourrez rencontrer en chemin.

1. Identifier les tâches du jour

La première étape de toute stratégie de gestion du temps consiste à identifier le travail que vous devez effectuer pendant la journée ou la semaine. Si vous n’en avez aucune idée, nous vous conseillons de tenir une liste de tâches qui énumère vos tâches clés.

Savoir ce que vous avez à faire n’est pas suffisant. Il est tout aussi important de privilégier la réalisation des bonnes tâches. Repérez vos tâches les plus importantes afin de les accomplir le jour même. Dans l’idéal, adoptez un outil qui vous permet d’ajouter des détails et des éléments de contexte à votre travail : priorité d’une tâche, tout document ou pièce jointe importants, collaborateurs concernés, etc.

Piège éventuel :

Malgré une gestion par blocage de temps rigoureuse, il vous arrive de ne pas réussir à effectuer l’ensemble du travail prévu pour la journée. La solution ? Hiérarchisez vos tâches par ordre de priorité. Cela vous permettra de faire la part entre le travail à terminer impérativement aujourd’hui et celui que vous pouvez remettre à demain.

2. Déterminer à quel moment vous êtes le plus productif

Lorsque vous créez un bloc de temps, vous bloquez un moment pour vous plonger dans une activité, quelle que soit la nature : répondre aux e-mails, assister à des réunions, avancer dans l’accomplissement de votre liste de tâches, etc. Bien que l’utilité de ces créneaux ne soit plus à prouver, vous pouvez décupler leur efficacité en adaptant vos activités à votre état de productivité au cours de la journée.

Pour vous donner une piste : réfléchissez aux moments où vous vous sentez le plus productif. Vous êtes davantage en forme le matin ? Envisagez de programmer des éléments intenses (activité demandant une forte concentration ou réunion) avant la pause déjeuner. Vous avez souvent un coup de mou en début d’après-midi ? Dans ce cas, planifiez des tâches plus petites, comme répondre aux e-mails, pour maintenir votre productivité. Et si vous sentez généralement votre énergie revenir en fin d’après-midi, réservez vos tâches les plus importantes pour cette période et assurez-vous de réduire au maximum les distractions qui pourraient vous couper sur votre lancée.

Piège éventuel :

Quelques jours après avoir mis en place le Time blocking, faites un point quotidien sur votre ressenti. Vous sentez-vous fatigué ? Si oui, vous vous êtes sans doute trompé sur votre période de productivité maximale au cours de la journée. Essayez de reprogrammer votre travail pour éventuellement remédier au problème.

3. Regrouper les réunions si possible

Les réunions sont aussi des éléments que vous devriez envisager de programmer lors de votre période de productivité maximale : elles ont tendance à s’éparpille, ce qui nuit à votre productivité. Autrement dit, votre emploi du temps est ce que l’on appelle chez Asana un véritable gruyère ! Ces réunions programmées à différents moments de la journée vous empêchent de vous concentrer pleinement et rendent votre planification quotidienne difficile, vous laissant peu de temps pour travailler ou vous détendre sans être constamment interrompu.

Il est tout à fait possible de bloquer une plage horaire pour les réunions. Au lieu de les éparpiller sur une journée, essayez de programmer vos réunions sur une même période, avec des pauses entre chacune pour recharger vos batteries. Cela vous donnera davantage de temps pour réaliser des tâches demandant une concentration optimale. Une autre solution serait d’investir dans un outil qui fera ce travail pour vous, comme Clockwise.

Piège éventuel :

Certaines réunions seront planifiées en dehors de votre plage horaire préférée, mais il faut l’accepter. Le Time blocking est une stratégie conçue pour mieux gérer votre temps, vos journées ne seront pas toujours parfaites. Pour une bonne mise en œuvre de cette stratégie, gardez un calendrier flexible et réorganisez votre temps si nécessaire.

4. Programmer vos blocs de temps

Vous connaissez votre période de productivité maximale et avez pu attribuer un créneau à vos réunions, vous êtes donc désormais prêt à définir et planifier le reste de vos blocs de temps. Réfléchissez bien aux priorités de la journée et programmez une plage horaire dédiée à chaque regroupement de tâches sur votre calendrier. Par ailleurs, il est tout à fait convenable d’effectuer les mêmes tâches plus d’une fois par jour : par exemple, vous pouvez consacrer deux ou trois blocs de temps pour consulter et lire vos messages.

Piège éventuel :

Nous vous conseillons de programmer vos blocs de temps de façon visible afin de prendre vos responsabilités vis-à-vis de vos engagements. Cependant, avec un calendrier trop rempli, il sera difficile pour les membres de votre équipe de caler des réunions de dernière minute ou de vous consulter en personne pour parler de sujets importants.

Il est préférable de nommer chaque bloc de temps sur votre calendrier pour éviter cette situation. « Temps de concentration » le matin, « Personnel/Temps pour soi » pendant l’heure du déjeuner ou « Ne pas déranger - bloc de travail » l’après-midi pour effectuer du travail de fond. En indiquant ce que vous prévoyez de faire pendant chaque plage horaire, les membres de votre équipe sauront plus facilement quand vous solliciter, sans vous gêner dans vos activités.

5. Bloquer du temps pour soi

Le Time blocking est plus qu’un moyen de planifier vos tâches de travail : il permet aussi de bloquer du temps pour soi chaque jour. Créez des blocs de temps pour vos loisirs comme vous le faites déjà pour les tâches, vous serez ainsi certain de vous y consacrer. En plus du déjeuner, faites des petites pauses pour vos activités personnelles et tâches quotidiennes, comme aller chercher vos enfants à l’école ou faire du sport en début d’après-midi.

Piège éventuel :

Il n’est pas nécessaire de désigner une intention pour chaque bloc de temps. Vous pouvez très bien laisser un créneau ouvert pour des activités personnelles et décider quoi faire le moment venu : faire une promenade, consulter vos réseaux sociaux, nettoyer votre appartement ou appeler vos parents. Cela vous permet de faire tout ce qui est susceptible de vous détendre à l’instant T, absolument tout (et on ne dira rien à vos parents).

5. Permettre les imprévus : interruptions ou autres tâches

La gestion par blocage de temps se révèle inefficace lorsque vous ne pouvez pas dégager du temps pour d’éventuelles surprises, comme des tâches non prévues ou des réunions inopinées programmées pendant un bloc de temps consacré à un travail clé. Vous devriez être en mesure de vous impliquer dans ces activités imprévues sans pour autant compromettre l’organisation de votre journée.

Si cela arrive fréquemment, nous vous recommandons de réserver une plage horaire flexible dans l’après-midi. Vous prévoyez ainsi du temps en cas de travail inattendu. Cela vous permet également de déplacer vos tâches du matin à l’après-midi en cas d’interruption.

Piège éventuel :

Avant de procéder, assurez-vous que toute tâche soudaine est bien prioritaire. Souvent, ces tâches inattendues semblent urgentes, mais cela ne veut pas forcément dire qu’elles sont plus importantes que votre travail en cours. Ne perdez jamais de vue vos priorités et réorganisez votre planning en conséquence.

6. Planifier pour rattraper le temps perdu

Même le plus chevronné des adeptes du Time blocking peut perdre du temps au cours de la journée. Il y aura toujours un message Slack, un e-mail ou un appel auxquels vous devrez répondre. Si vous êtes en télétravail, vous êtes aussi susceptible d’être distrait par un colocataire, un enfant ou votre animal de compagnie. Cela est tout à fait normal et ce n’est pas grave !

Consacrez éventuellement quelques blocs de temps au travail nécessitant de la concentration et d’autres à du travail de fond. Il est plus facile de se remettre au travail quand vous êtes interrompu pendant la lecture de vos e-mails ou l’étude de votre liste de tâches quotidienne. Cependant, si vous avez prévu un bloc de temps dédié à un travail de fond, nous vous conseillons de mettre toutes vos notifications en sourdine et d’activer le mode Ne pas déranger.

Piège éventuel :

Réduire efficacement les distractions ne se fait pas du jour au lendemain. Continuez à réarranger vos blocs de temps si nécessaire. De fil en aiguille, vous constaterez que vous perdez moins de temps grâce au Time blocking.

7. Faire des ajustements si nécessaire

Rien n’est gravé dans le marbre : modifiez et ajustez vos blocs de temps jusqu’à être satisfait du résultat. Votre première journée organisée avec le Time blocking ne sera pas parfaite, mais prenez le temps de vous familiariser avec cette méthode et suivez votre instinct. N’oubliez pas : cette stratégie ne prouve son efficacité que si elle répond à vos objectifs et à vos besoins. N’hésitez pas à privilégier ce qui fonctionne et à vous débarrasser du reste si vous n’en ressentez pas les effets sur votre productivité.

Piège éventuel :

Le Time blocking ne vous convient pas ? Pas de souci ! Essayez une autre technique de gestion du temps, comme le Timeboxing, une stratégie axée sur les objectifs et qui consiste à attribuer une date de début et de fin à chaque tâche. Pour en savoir plus, consultez l’article correspondant.

Exemple de Time blocking

Aucun calendrier ne se ressemble et les calendriers organisés grâce à la gestion par blocage de temps ne font pas exception à la règle. Si vous avez appliqué nos sept conseils ci-dessus, voici à quoi le vôtre pourrait ressembler :

Prochaine étape : décider des activités à réaliser pendant votre temps libre

Le Time blocking peut vous aider à mieux gérer votre temps. En attribuant des blocs de temps dédiés au travail important, vous accomplissez vos tâches sans vous disperser ni procrastiner. Résultat ? Finies les pertes de temps ou d’énergie. Néanmoins, comme toute stratégie de gestion du temps, le Time blocking n’est véritablement efficace que si vous savez clairement ce que vous devez faire et pour quand.

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour mieux organiser et gérer votre temps ? Consultez notre article dédié à la création d’une liste de tâches efficace.