Conseils d’experts : 4 chefs d’équipe partagent leurs bonnes pratiques en matière de plan de gestion des ressources

Vous avez du mal à affecter vos ressources pour votre prochain projet ? La plupart des responsables rencontrent des difficultés à bien répartir le travail au sein de leurs équipes. Vous avez peut-être la sensation de jouer avec vos ressources sans vraiment savoir où vous allez, mais heureusement, il existe des solutions pour y voir plus clair. Grâce à un plan de gestion des ressources, vous pouvez à tout moment visualiser la charge de travail de vos collaborateurs individuels et de votre équipe. Ainsi, vous équilibrez efficacement toutes vos ressources et bénéficiez d’une perspective sur la voie qu’empruntera votre équipe pour atteindre ses objectifs.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ?

On utilise un plan de gestion des ressources pour gérer et allouer tous les types de ressources utiles à un projet. Un plan efficace doit énumérer les ressources (notamment humaines, financières, techniques et physiques) et activités nécessaires à l’avancement d’un projet ou d’une initiative. Ce plan est conçu pour vous guider, grâce à un aperçu global de la charge de travail de vos équipes et à la centralisation de tous les éléments au même endroit. Rien de plus facile pour gérer, planifier et allouer toutes vos ressources tout en optimisant votre productivité ! Apprendre à bien répartir vos ressources de gestion de projet vous permettra de gérer vos projets efficacement aux côtés de votre équipe.

Quatre chefs d’équipe vous conseillent sur la gestion de vos ressources

Quoi de mieux que de consulter un guide pour apprendre à allouer vos ressources ? Et si nous laissions la parole à quatre de nos responsables d’équipe ? Chacun évolue dans sa sphère d’activité et fait face à ses propres défis, mais tous sont unis par une pratique quotidienne approfondie. Lisez la suite et découvrez leurs astuces pour concevoir un plan de gestion des ressources, exemples inclus. Nous vous présentons Jenny, Ariel, Reigan et Eric.

Jenny Thai, responsable du contenu, équipe marketing

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

Le plus gros défi auquel je suis confrontée lorsqu’il s’agit de gérer et d’allouer des ressources, c’est de parvenir à obtenir une vue d’ensemble sur la charge de travail de mon équipe. Je dois pouvoir anticiper l’arrivée de chaque nouveau projet avec précision.

Pour ce faire, je commence par jeter un œil à la stratégie des prochains lancements et campagnes de produit, avant de m’atteler à déterminer nos besoins en personnel tant au niveau des projets que des livrables individuels. Je fais appel à un outil de gestion du travail pour bien gérer l’ensemble de mes activités. J’y ai créé un portefeuille contenant tous les projets sur lesquels mon équipe travaille chaque trimestre. Pour les petits projets de rédaction et les activités ponctuelles, j’ai mis en place dans ce même outil un processus permettant aux utilisateurs de déposer des demandes d’assistance à la rédaction. Je récupère ainsi très facilement les nouvelles demandes et identifie les échéances, priorités et besoins correspondants.

Pour ce qui est de la répartition des effectifs et ressources au sein des différents projets, cela tient autant du domaine de l’art que de la science. Je fais de mon mieux pour que les disponibilités de chacun concordent avec l’étendue du travail attribué, sans oublier de prendre en compte les compétences et objectifs de carrière individuels lors de l’attribution des projets.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Prenez les devants et identifiez les projets en préparation. La plupart des projets traités par mon équipe sont lancés par d’autres équipes. Il est donc essentiel de s’adresser à nos partenaires des différents services pour avoir une vue d’ensemble sur le travail à venir.
  2. Assurez-vous d’attribuer au moins un gros projet (par exemple une campagne marketing) à chacun des membres de l’équipe et de compléter le reste de leur charge de travail par des tâches à échéances journalières et hebdomadaires. Ainsi, vous leur permettez de varier les plaisirs tout en limitant les changements de contexte.
  3. Faites régulièrement le point avec votre équipe afin de connaître les disponibilités des uns et des autres et effectuer des ajustements au fil de l’eau. En cas d’imprévu, maintenez toutes les voies de communication ouvertes pour être sûr que la répartition de vos ressources reste équilibrée.

Ariel Ross, productrice créative intégrée, équipe de conception

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

Pour la gestion des ressources, mon plus gros défi consiste à avoir une vision précise de ce sur quoi travaille mon équipe, de nos disponibilités et du statut de nos projets. C’est un travail tout en nuances, dans la mesure où chaque contributeur individuel a ses points forts et avance à son propre rythme. Je dois identifier la personne la mieux adaptée à chaque projet avant de le lui attribuer.

La clé, c’est de constamment faciliter la communication entre les membres de l’équipe. Je m’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde en les contactant régulièrement, en organisant des réunions et en les rencontrant en personne. Je m’efforce aussi d’avoir une idée générale des tâches de chacun pour que nos discussions soient plus efficaces. La conception de chronologies pour visualiser le processus de production de l’équipe me permet d’identifier clairement les différents responsables et d’anticiper les prochaines étapes.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Demandez aux participants issus des différentes équipes de vous donner leur avis concernant votre rétroplanning. Vous vous assurerez ainsi que votre équipe est en phase avec les objectifs attendus et vous définirez des attentes et échéances réalistes dès le départ.
  2. Suivez votre progression en utilisant un outil de gestion du travail (notamment votre chronologie). Visualisez les tâches confiées aux membres de votre équipe et faites appel à la Chronologie pour repérer les points de blocage à résoudre.
  3. Étudiez l’usage que fait votre équipe de votre outil de gestion du travail. Certains membres ont peut-être une perspective plus large de leurs activités, tandis que d’autres se focalisent sur une seule et même tâche. Adaptez vos méthodes de travail au fonctionnement de votre équipe.

Eric Pelz, responsable technique, équipe produit

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

La gestion des ressources représente un défi dans la mesure où tout le travail de mon équipe se fait en parallèle. Je cherche donc à maximiser la valeur générée par mon équipe technique et je dois parvenir à trouver un équilibre entre nos objectifs et les risques de travail.

J’organise des réunions d’équipe, au cours desquelles je présente une liste des tâches attribuées à chacun devant toute l’équipe. Grâce à cette liste, nous savons ce qui nous attend dans les prochaines semaines et nous recueillons les retours des membres de l’équipe sur le travail à faire. Les nouvelles connaissances acquises sont ensuite intégrées à notre outil de gestion du travail. Nous mettons un point d’honneur à regrouper toutes les informations au même endroit.

Tous les éléments sont suivis dans notre outil de gestion du travail, notamment les avis de congé. Les ressources disponibles sont visibles à tout moment, ce qui nous permet de prendre des décisions stratégiques en termes d’échéances. Nous évitons donc de lancer un gros projet juste avant le week-end ou lorsque plusieurs personnes sont absentes.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Prenez note de tout projet ou tâche à risque. Ainsi, vous vous protégez face à tous les scénarios catastrophes ou risques auxquels vous pourriez vous retrouver confronté.
  2. Faites preuve de flexibilité. Vous ne devez pas voir l’élaboration de votre plan de gestion des ressources comme une tâche ponctuelle à rayer de votre liste, mais comme un processus à optimiser au fur et à mesure, en fonction de vos expériences, réorganisations et ajustements.
  3. Faites de la réflexion d’équipe une activité de collaboration. Vous devez inciter tous les membres de l’équipe à partager leurs opinions, à formuler des recommandations et à prévenir leurs collègues lorsque leur emploi du temps est serré. La gestion des ressources ne se fait pas seule, c’est un travail de groupe.

Reigan Combs, directrice du marketing cycle de vie et des campagnes internationales, équipe marketing

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

L’un de mes plus gros défis en ce qui concerne la gestion des ressources, c’est de bien évaluer les demandes et de déterminer qui dans l’équipe sera le plus efficace sur telle ou telle tâche, tout en tenant compte des disponibilités de chacun. Je me retrouve souvent à me demander qui est la personne la mieux préparée et la plus apte à traiter une demande donnée.

Tous les mois, je demande à chacun de définir ses cinq priorités principales, de façon à évaluer les disponibilités au sein de l’équipe. L’objectif est d’identifier quel projet est le mieux adapté à chaque personne. Par exemple, un projet comprenant une initiative déjà existante correspond mieux à une nouvelle recrue. En revanche, il est peut-être préférable de confier un projet plus complexe à un employé plus expérimenté.

Récemment, j’ai créé un projet au sein de mon outil de gestion du travail qui me permet d’afficher un calendrier éditorial. Je peux y visualiser toutes les campagnes d’e-mailing sur lesquelles travaille mon équipe et repérer d’un seul coup d’œil les campagnes bientôt diffusées et leurs responsables.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Rationalisez votre processus de travail. Gérer plusieurs demandes à la fois peut représenter un véritable défi. Essayez donc de simplifier votre processus en utilisant des formulaires numériques.
  2. Mettez en place une réunion d’équipe hebdomadaire. C’est un excellent moyen de savoir ce que pensent les membres de votre équipe de leur charge de travail actuelle et d’avoir une idée claire de ce qu’ils se sentent capable de gérer.
  3. Gérez les priorités. Repérez les cinq grandes priorités de votre équipe pour bien identifier sur quel type de travail se concentre chacun. Suivez les priorités de votre équipe d’une semaine à l’autre pour repérer d’éventuels changements et apporter des ajustements si nécessaire.

Prêt à concevoir un plan de gestion des ressources ?

Lorsque vous cherchez à concevoir un plan de gestion des ressources efficace, trouver le bon outil (qui vous permettra de recueillir toutes les informations au même endroit) revêt une importance capitale. Grâce à votre outil de gestion du travail, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble sur votre travail et pouvez vous adapter si nécessaire. Cet outil est là pour vous aider à bien maîtriser vos ressources et à éviter les retards. N’oubliez pas de fixer des échéances et d’attribuer des responsables à chaque tâche pour plus de transparence et éviter de surmener les employés. Prenez conscience qu’adapter votre plan aux différents changements n’a rien de problématique, tant que vous assurez une communication régulière avec votre équipe.

Une fois votre plan de gestion des ressources en place, et après avoir réparti les tâches, pensez à repérer les accomplissements des employés et à les mettre en avant. Célébrer la réussite de votre équipe poussera vos employés à rester impliqués et performants.

Tout comme Jenny, Ariel, Reigan et Eric, faites vous aussi appel à Asana pour travailler plus vite.

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