L’Oréal Royaume-Uni et Irlande : la collaboration sous ses plus beaux atouts avec Asana

L’Oréal est la plus grande entreprise de cosmétiques et de produits d’hygiène corporelle au monde. Elle est détentrice de nombreuses marques célèbres, notamment Lancôme, Armani, Yves Saint Laurent Beauté et Kiehl’s. La recherche et l’innovation sont au cœur de cette entreprise dont l’activité est rythmée par ses lancements de nouveaux produits : plus de 200 sont mis sur le marché chaque année.

Au Royaume-uni et en Irlande, l’équipe de planification de l’approvisionnement au sein de L’Oréal Luxe est chargée de la distribution des produits et des marques sur le marché. Menée par Nicolò Facchini, responsable de la planification pour cette région, elle gère de grands lancements de produits pour seize marques de luxe et s’occupe des chaînes d’approvisionnement associées. Les lancements de produits sont gérés de A à Z par une sous-équipe dédiée. Ce processus, qui peut prendre jusqu’à huit mois, commence par la définition des besoins en matière de stocks et se termine quand le client achète le produit en rayon.

L’équipe travaille en étroite collaboration avec de nombreux collègues issus d’autres services, comme les équipes logistique, financière et données. Bien que les réglementations nationales et les exigences en matière d’étiquetage lui compliquent la tâche, elle donne le meilleur d’elle-même pour tout terminer à l’heure, sans dépasser le budget et avec assez de produits en stock pour répondre à la demande. Lorsque les délais sont respectés, le produit bénéficie d’une période d’exposition plus longue et génère davantage de ventes, alors qu’un lancement retardé peut-être synonyme de pertes financières avec par exemple un report des spots publicitaires.

Réussir à gérer le lancement simultané de 80 produits n’est pas une mince affaire. Chaque produit suit un « chemin critique » jusqu’à sa mise sur le marché ; or, ces étapes opérationnelles étaient auparavant planifiées sur des feuilles de calcul. Malheureusement, avec autant de produits à la fois, l’équipe s’emmêlait les pinceaux :

• Les feuilles de calcul nécessitaient un important travail manuel. Copier-coller les informations de l’une à l’autre était une démarche peu pratique et chronophage.

• Le contrôle de version était difficile, engendrant inévitablement une certaine confusion.

• Les différents services travaillaient en vase clos, rendant la communication difficile. La transparence au sein des équipes était également réduite, car les informations échangées officieusement n’étaient pas systématiquement renseignées dans une feuille de calcul.

La transformation digitale étant une préoccupation majeure de L’Oréal à l’échelle de l’entreprise, l’équipe de planification des lancements de la branche Luxe au Royaume-Uni et en Irlande cherchant une meilleure plateforme pour réorganiser sa façon de travailler. Les produits devaient être mis en vente dans les temps, mais les attentes irréalistes et le manque de clarté des processus avaient tendance à créer des retards.

L’équipe de planification des lancements souhaitait renforcer sa communication, trouver un meilleur moyen de visualiser sa progression et suivre un processus de lancement clair.

Quand je pense à Asana, les mots « simplification » et « responsabilisation » me viennent à l’esprit. La plateforme nous aide à nous débarrasser des tâches les plus fastidieuses. Mon équipe, ainsi impliquée et motivée, est donc encouragée à réfléchir à la façon d’améliorer nos processus.”

Trouver l’outil idéal

L’équipe recherchait une plateforme de gestion du travail qui faciliterait la planification des lancements de produits, comparé à des feuilles de calcul peu commodes. Elle souhaitait avoir accès à des modèles, pour reproduire simplement toutes les étapes d’un projet précédent sans effort et pour modifier ceux-ci au gré des besoins propres à chaque produit. De plus, l’outil devait être assez flexible pour s’adapter aux différentes façons de travailler de chaque service.

Tous les membres de l’équipe ont pu prendre Asana en main aisément et ont apprécié sa nature visuelle. Plus important encore, la plateforme offrait la flexibilité souhaitée. Le passage d’une vue à l’autre étant un jeu d’enfant, l’équipe étant ravie de pouvoir travailler sur des tableaux et créer ses propres colonnes. La fonctionnalité de Gestion des ressources d’Asana permettait également aux responsables de gérer les charges de travail et la capacité de chacun des membres de l’équipe, sans être constamment derrière eux.

Aujourd’hui, l’équipe a son propre champion Asana : Chris Lancaster, le chef de projet de la chaîne d’approvisionnement de L’Oréal Luxe, chargée principalement d’améliorer les processus pour la région Royaume-Uni et Irlande. Il pose un regard d’ensemble sur la façon dont les outils utilisés par ses équipes contribuent à leur travail et se consacre à la mise en place de méthodes de travail numériques plus efficaces. D’après lui : « Les feuilles de calcul sont un casse-tête à gérer, surtout quand il y a beaucoup de tâches différentes. S’il y a une chose que nous apprécions avec Asana, c’est bien la possibilité d’effectuer des recherches parmi tous les projets et de retrouver des fichiers attribués à une partie prenante. »

Une approche descendante pour révolutionner le travail

Afin de faciliter l’adoption d’Asana au sein de son équipe, Eoin Griffin, ancienne responsable de la planification des lancements et de l’approvisionnement de L’Oréal Luxe Royaume-Uni et Irlande, a tout d’abord présenté la plateforme aux responsables principaux de l’entreprise comme une manière révolutionnaire d’envisager le travail, en droite ligne de l’objectif de transformation digitale de L’Oréal. Une fois convaincus par les avantages d’Asana, ces responsables en ont promu l’utilisation auprès de leurs équipes, avec pour effet de renforcer l’adoption. Des formations ont également été organisées afin que chaque utilisateur se familiarise avec la plateforme et en tire le meilleur.

Les membres de l’équipe étaient soulagés de se débarrasser de leurs feuilles de calcul : depuis l’adoption d’Asana, ils ne cessent d’identifier des processus à migrer sur la plateforme, augmentant ainsi sa plus-value pour l’entreprise.

Visuellement, Asana est attrayant, lisible et intuitif. Tout est tellement simple, c’est une façon de travailler complètement différente.”

Davantage de transparence, un moral d’acier et des revenus en hausse avec Asana

De nos jours, quand un nouveau produit se profile à l’horizon, l’équipe de planification des lancements duplique un modèle de projet et définit toutes les étapes jusqu’au lancement. Elle établit une chronologie inversée, en partant de la date de sortie du produit, et fixe les échéances des jalons au fur et à mesure : présentoirs pour les points de vente, retail design, coordination avec les centres de distribution, entre autres.

L’équipe a gagné en agilité grâce à un modèle de lancement désormais plus facile à personnaliser. « Les feuilles de calcul ne se prêtaient pas aux modifications rapides. Nous étions donc peu enclins à corriger ou à ajouter des éléments au modèle de lancement. Maintenant, grâce à Asana, nous disposons d’un modèle clair et performant qui nous permet d’ajouter et de retirer des tâches facilement. Nous personnalisons et effectuons des modifications à la volée plus souvent, simplement parce que l’outil nous le permet. »

Elle a également surmonté certains problèmes de communication, et la collaboration transverse s’en voit améliorée. Les mises à jour de statut sur Asana permettent en effet d’informer tout le monde sur l’avancée du lancement, et l’environnement de travail est plus convivial grâce à une visibilité optimale sur les responsabilités et échéances des uns et des autres. Par ailleurs, les membres de l’équipe peuvent ajouter une photo de profil et indiquer leur poste. Ces informations s’affichent dans les tâches de leurs projets et simplifient la prise de contact. Comme le dit Magda Talar, une planificatrice de lancement de L’Oréal Luxe Royaume-Uni et Irlande : « Dans le cadre des projets interfonctionnels, savoir avec qui vous travaillez et qui contacter à propos de certaines tâches est plus qu’utile. Nous souhaitons fluidifier le processus au maximum en toute circonstance, et Asana concrétise cette attente. »

De plus, les Portefeuilles d’Asana ont transformé le reporting d’entreprise. Chaque mois, l’équipe de planification présente tous les projets prévus pour le trimestre aux autres équipes. Grâce aux Portefeuilles, elle peut commencer par une vue d’ensemble, puis indiquer les projets à risque et enfin mettre l’accent sur les retards.

Asana soutient la mission de l’équipe : exécuter à la perfection ses lancements de produits. Grâce à une communication renforcée, à la clarification des responsabilités et à une meilleure visibilité sur l’avancée des lancements, elle a su livrer ses produits à temps pour mettre la main sur les meilleurs espaces de vente en boutique et éviter des retards coûteux. L’équipe travaille beaucoup moins dans l’urgence, ce qui permet une allocation du personnel plus réfléchie et de dégager du temps pour des projets parallèles. Enfin, depuis l’adoption d’Asana, l’équipe a augmenté son KPI de conformité de plus de 10 %.

La beauté de l’efficacité

Alors que L’Oréal Royaume-Uni et Irlande poursuit sa quête de produits innovants, Chris continue à trouver de nouveaux moyens de renforcer l’efficacité de ses collègues. L’équipe a également hâte de voir à l’œuvre l’intégration de Power BI (Microsoft) à Asana, pour là encore dire adieu à ses feuilles de calcul et migrer ses tableaux de bord KPI, ou encore afficher les prévisions directement sur la plateforme.

Toutes ces actions s’inscrivent dans la révolution numérique de L’Oréal.

Auparavant, les erreurs étaient monnaie courante. Depuis, nos méthodes peu pratiques et chronophages se sont muées en un processus ultrarapide.”