L’Oréal Royaume-Uni et Irlande : la collaboration sous ses plus beaux atours avec Asana

Étude de cas Asana - L’Oréal - Boots Cardiff
  • Logo de L’Oréal
  • Lieux d’implantation
    • Royaume-Uni et Irlande
  • Lancements de produit
    • Commercialisation de plus de 200 nouveaux produits chaque année

RETOUR SUR INVESTISSEMENT

  • Amélioration du KPI de conformité de plus de 10 % suite au transfert des activités sur Asana
  • Augmentation des bénéfices grâce à l’expédition des nouveaux produits dans les temps et à la réduction des coûts liés aux retards de lancement
  • Gain d’agilité avec un processus flexible de lancement sur Asana qui remplace une planification rigide sur des feuilles de calcul.

L’Oréal est la plus grande entreprise de cosmétiques et de produits d’hygiène corporelle du monde entier. Elle possède des marques célèbres telles que Lancôme, Armani, Yves Saint Laurent Beauté ou encore Kiehl’s. La recherche et l’innovation sont au cœur de cette entreprise dont l’activité est rythmée par ses lancements de nouveaux produits : plus de 200 sont mis sur le marché chaque année.

Au Royaume-uni et en Irlande, l’équipe de planification de l’approvisionnement au sein de L’Oréal Luxe menée par Nicolò Facchini, directeur de la planification de L’Oréal Luxe pour cette région, est responsable de la distribution des produits et des marques sur le marché. Elle gère de grands lancements de produits pour seize marques de luxe et s’occupe des chaînes d’approvisionnement associées. Les lancements de produits sont gérés de A à Z par une sous-équipe dédiée. Ce processus, qui peut prendre jusqu’à huit mois, commence par la définition des besoins en matière de stocks et se termine quand le client achète le produit en rayon.

L’équipe travaille en étroite collaboration avec de nombreux collègues issus d’autres services, comme les équipes logistique, financière et données. Bien que les réglementations nationales et les exigences en matière d’étiquetage rendent sa tâche plus compliquée, elle donne le meilleur d’elle-même pour tout terminer à l’heure, sans dépasser le budget et avec assez de produits en stock pour répondre à la demande. Lorsque les délais sont respectés, le produit bénéficie d’une période d’exposition plus longue et génère davantage de ventes, alors qu’un lancement retardé peut-être synonyme de pertes financières avec par exemple un report des spots publicitaires.

Réussir à gérer le lancement simultané de 80 produits n’est pas une mince affaire. Chaque produit suit un « chemin critique » jusqu’à sa mise sur le marché, or ces étapes opérationnelles étaient auparavant planifiées sur des feuilles de calcul. Malheureusement, avec autant de produits à la fois, l’équipe s’emmêlait les pinceaux :

  • Les feuilles de calcul nécessitaient un important travail manuel. Copier-coller les informations de l’une à l’autre était une démarche peu pratique et chronophage.
  • Le contrôle de version était difficile, ce qui provoquait inévitablement une certaine confusion.
  • Les différents services travaillaient en vase clos, rendant la communication difficile. La transparence au sein des équipes était également réduite, car les informations échangées officieusement n’étaient pas systématiquement renseignées dans une feuille de calcul.

La transformation numérique étant une préoccupation majeure de L’Oréal à l’échelle de l’entreprise, l’équipe de planification des lancements de la branche Luxe au Royaume-uni et en Irlande cherchait une meilleure plateforme pour réorganiser sa façon de travailler. Les produits devaient être mis en vente dans les temps, mais des retards pouvaient se produire en raison d’attentes irréalistes et de processus flous.

L’équipe de planification des lancements souhaitait renforcer sa communication, trouver un meilleur moyen de visualiser sa progression et suivre un processus de lancement clair.

« Quand je pense à Asana, les mots « simplification » et « responsabilisation » me viennent à l’esprit. La plateforme nous aide à nous débarrasser des tâches les plus fastidieuses. Mon équipe, ainsi impliquée et motivée, est donc encouragée à réfléchir à la façon d’améliorer nos processus. »
– Nicolò Facchini, directeur de la planification de L’Oréal Luxe Royaume-uni et Irlande

Trouver l’outil idéal

L’équipe recherchait une plateforme de gestion du travail qui faciliterait la planification des lancements de produit comparé à des feuilles de calcul peu commodes. Elle souhaitait des modèles pour reproduire simplement toutes les étapes d’un précédent projet sans effort et pouvoir modifier ceux-ci selon les besoins propres à chaque produit. De plus, l’outil devait être assez flexible pour s’adapter aux différentes façons de travailler de chaque service.

La prise en main d’Asana a été facile pour tous les membres de l’équipe, qui ont notamment apprécié son côté visuel. Plus important encore, la plateforme offrait la flexibilité souhaitée. Le passage d’une vue à l’autre étant un jeu d’enfant, l’équipe était ravie de pouvoir travailler sur des tableaux et créer ses propres colonnes. La fonctionnalité Gestion des ressources d’Asana permettait également aux responsables de gérer les charges de travail et la capacité de chacun des membres de l’équipe, sans être constamment derrière eux.

Aujourd’hui, l’équipe a son propre champion Asana : Chris Lancaster, le chef de projet de la chaîne d’approvisionnement de L’Oréal Luxe chargée principalement d’améliorer les processus pour la région Royaume-Uni et Irlande. Il pose un regard d’ensemble sur la façon dont les outils utilisés par ses équipes contribuent à leur travail et se consacre à la mise en place de méthodes de travail numériques plus efficaces. D’après lui : « Les feuilles de calcul sont un casse-tête à gérer, surtout quand il y a beaucoup de tâches différentes. S’il y a une chose que nous apprécions sur Asana, c’est bien la possibilité d’effectuer des recherches parmi tous les projets et de pouvoir retrouver des fichiers attribués à une partie prenante. »

Révolutionner le travail de haut en bas

Afin de faciliter l’adoption d’Asana au sein de son équipe, Eoin Griffin, ancienne responsable de la planification des lancements et de l’approvisionnement de L’Oréal Luxe Royaume-uni et Irlande, a tout d’abord présenté la plateforme aux responsables principaux de l’entreprise comme une manière révolutionnaire d’envisager le travail, en droite ligne de l’objectif de transformation numérique de L’Oréal. Une fois convaincus par les avantages d’Asana, ces responsables en ont promu l’utilisation auprès de leurs équipes, avec pour effet de renforcer l’adoption. Des formations ont également été organisées afin que chaque utilisateur se familiarise avec la plateforme et en tire le meilleur.

Les membres de l’équipe étaient soulagés de se débarrasser de leurs feuilles de calcul : depuis l’adoption d’Asana, ils ne cessent d’identifier des processus à migrer sur la plateforme, augmentant ainsi sa plus-value pour l’entreprise.

« Visuellement, Asana est attrayant, simple et intuitif. Tout est tellement simple, c’est une façon de travailler complètement différente. »
– Chris Lancaster, chef de projet chaîne d’approvisionnement, L’Oréal Royaume-uni et Irlande

Davantage de transparence, un moral d’acier et des revenus en hausse avec Asana

De nos jours, quand un nouveau produit se profile à l’horizon, l’équipe de planification des lancements duplique un modèle de projet et définit toutes les étapes jusqu’au lancement. Elle établit une chronologie inversée, en partant de la date de sortie du produit, et fixe les échéances des jalons au fur et à mesure : présentoirs pour les points de vente, design commercial, coordination avec les centres de distribution, entre autres.

Étude de cas Asana - L’Oréal - The Fragrance Shop Cardiff

L’équipe a gagné en agilité grâce à un modèle de lancement désormais plus facile à personnaliser. « Les feuilles de calcul ne se prêtaient pas aux modifications rapides. Nous étions donc peu enclins à corriger ou à ajouter des éléments au modèle de lancement. Maintenant, grâce à Asana, nous disposons d’un modèle clair et performant qui nous permet d’ajouter et de retirer des tâches facilement. Nous personnalisons et effectuons des modifications à la volée désormais plus souvent, simplement parce que l’outil nous le permet. »

Ils ont également surmonté certains problèmes de communication, et la collaboration transverse s’en voit améliorée. Les mises à jour de statut sur Asana permettent en effet d’informer tout le monde sur l’avancée du lancement, et l’environnement de travail est plus convivial grâce à un accès complet aux responsabilités et échéances des uns et des autres. Par ailleurs, les membres de l’équipe peuvent ajouter une photo de profil et indiquer leur poste. Ces informations s’affichent dans les tâches de leurs projets et simplifient la prise de contact. Comme le dit Magda Talar, une planificatrice de lancement de L’Oréal Luxe Royaume-uni et Irlande : « Quand vous rejoignez un projet interfonctionnel, il est utile de savoir avec qui vous travaillez et qui contacter à propos de certaines tâches. Nous souhaitons que le processus soit le plus fluide possible en toute circonstance, et Asana concrétise cette attente. »

Étude de cas Asana - L’Oréal - Boots Trafford

De plus, les Portefeuilles d’Asana ont transformé le reporting commercial. Chaque mois, l’équipe de planification présente tous ses projets prévus pour le trimestre de vente devant les autres équipes. Grâce aux Portefeuilles, elle peut commencer par une vue d’ensemble, puis indiquer les projets qui présentent des risques et enfin zoomer plus particulièrement sur ceux en retard.

Asana soutient la mission de l’équipe : exécuter à la perfection ses lancements de produit. Grâce à l’amélioration de la communication, la clarification des responsabilités et l’augmentation de la visibilité sur l’avancée des lancements, elle a su livrer ses produits à temps pour mettre la main sur les meilleurs espaces de vente en boutique et éviter des retards coûteux. L’équipe travaille beaucoup moins dans l’urgence, ce qui permet une allocation du personnel plus réfléchie et de dégager du temps pour des projets parallèles. Enfin, depuis l’adoption d’Asana, l’équipe a augmenté son KPI de conformité de plus de 10 %.

La beauté de l’efficacité

Alors que L’Oréal Royaume-Uni et Irlande poursuit sa quête de produits innovants, Chris continue à trouver de nouveaux moyens de renforcer l’efficacité de ses collègues. L’équipe a également hâte de voir à l’œuvre l’intégration de Power BI de Microsoft à Asana, pour là encore dire adieu à ses feuilles de calcul et migrer ses tableaux de bord KPI, ou encore afficher les prévisions directement sur la plateforme.

Tout cela s’inscrit dans la révolution numérique de L’Oréal.

« Auparavant, il était facile de faire des erreurs. Depuis, nous sommes passés de méthodes peu pratiques et chronophages à un processus ultra-rapide. »
– Chris Lancaster, chef de projet chaîne d’approvisionnement, L’Oréal Royaume-uni et Irlande