Lifewater s’appuie sur Asana pour rester agile et lutter contre la crise de l’eau

L’eau est vitale pour les humains, mais une personne sur dix dans le monde n’a pas accès à l’eau potable. Les enfants sont surcroît les plus touchés par cette crise : un enfant meurt d’une maladie hydrique évitable toutes les deux minutes.

À l’époque où Allie Watts, directrice du marketing numérique, a rejoint Lifewater, une organisation à but non lucratif qui lutte pour mettre fin à la crise mondiale de l’eau et de l’assainissement, ce chiffre était d’un enfant chaque minute. Des progrès, réalisés en fournissant de l’eau potable aux enfants, sont en cours dans des pays d’Afrique de l’Est et d’Asie du Sud-Est, comme l’Ouganda, l’Éthiopie, la Tanzanie et le Cambodge. Allie, qui supervise tous les projets marketing chez Lifewater accompagnée de ses collègues parmi lesquels Zerihun Hailu, responsable de la mise en œuvre des programmes, et Lissie Babb, responsable de la qualité des programmes, s’efforcent de continuer à combler l’écart.

Une plateforme pour rationaliser les flux de travail et réduire les e-mails

Lorsqu’Allie a rejoint l’équipe en 2018, la recherche d’une nouvelle solution de gestion du travail était déjà en cours. L’organisation avait besoin d’une plateforme pour soutenir son équipe répartie dans le monde entier et rationaliser les flux de travail récurrents. À l’époque, toutes les équipes, y compris l’équipe marketing, l’équipe de mise en œuvre du programme et l’équipe qualité du programme, s’appuyaient sur les e-mails et les réunions pour tout gérer, des campagnes marketing à la mise en œuvre de leurs programmes d’eau, d’assainissement et d’hygiène. Avec les e-mails, la coordination des efforts et la recherche de fichiers prenaient beaucoup de temps et certaines tâches passaient souvent entre les mailles du filet.

Une fois que Lifewater a choisi Asana comme plateforme de gestion du travail, l’organisation a réuni une équipe de mise en œuvre interfonctionnelle pour discuter des phases de déploiement et créer une documentation pour les employés à propos de l’utilisation de l’outil. La première phase consistait par exemple à amener les employés à consulter leur boîte de réception Asana tous les jours et à mettre à jour leurs profils.

Allie a convaincu son équipe en menant à bien leur premier grand projet : une refonte du site Web, en utilisant Asana. Elle a créé une chronologie de projet indiquant ce qui devait être fait, pour quand, et s’est mise au travail. Le fait de commencer par un projet spécifique a aidé l’équipe marketing à apprendre à utiliser Asana par la pratique, et chacun a pu observer les résultats dès le départ. À partir de ce moment-là, Allie a créé d’autres processus sur Asana, tels que les revues créatives et les calendriers des réseaux sociaux, des publications et des e-mails, pour migrer tous les programmes de son équipe sur la plateforme.

Un endroit central pour suivre le travail

De nombreuses équipes de Lifewater ont trouvé des modèles de projet utiles pour réduire les tâches répétitives et réduire les tâches d’organisation. En particulier, l’équipe d’Allie utilise des modèles pour presque tous ses flux de travail, y compris les bulletins d’information, les campagnes, les communications et les relations publiques. Et à l’aide de filtres et de règles, les tâches sont attribuées à des personnes en fonction de leurs rôles, afin que chacun connaisse ses responsabilités.

Lorsque l’équipe marketing a besoin de travailler avec un collaborateur externe, comme un pigiste ou un journaliste, elle le désigne comme invité au projet afin que la communication soit centralisée et que les attentes soient claires. Lifewater travaille par exemple avec des journalistes de terrain dans chaque pays où elle intervient pour la rédaction et la publication d’articles sur des enfants ou des familles dans le besoin. Sur Asana, ils peuvent partager l’impact de Lifewater sur un individu ou une famille, ce qu’ils appellent des « récits de transformation », en invitant des journalistes de terrain au projet, en partageant des ressources, telles que des photos des enfants ou de la source d’eau, et en informant facilement tout le monde des progrès réalisés. Lorsqu’un récit de besoin se transforme en réussite, l’équipe de Lifewater peut facilement accéder à l’information et la partager par le biais de ses canaux, ce qui a pour effet de stimuler davantage les dons.

Pour Lissie et Zerihun, les projets sur Asana sont un peu différents. Ils travaillent tous deux avec des gestionnaires de pays qui supervisent la mise en œuvre sur le terrain des programmes d’eau et d’assainissement de Lifewater. L’équipe de Lissie utilise Asana pour des projets discrets, comme des études d’évaluation pour déterminer l’impact du travail de Lifewater. Ces projets peuvent prendre jusqu’à six à neuf mois et permettent de suivre toutes les tâches à accomplir sur Asana. Ils utilisent également les portefeuilles pour suivre le travail sur l’ensemble des projets afin de voir comment ils effectuent le suivi à un niveau élevé.

Pendant la pandémie de COVID-19, Asana a joué un rôle essentiel pour l’équipe de Lissie, étant donné qu’elle ne peut pas se rendre dans les pays où les projets sont mis en œuvre. Le travail sur Asana est si fluide qu’il peut même réduire le besoin de déplacements, ou au moins en réduire la fréquence, une fois qu’il est possible de le faire en toute sécurité.

Zerihun supervise toutes les équipes de pays qui mettent en œuvre les programmes de Lifewater et qui sont réparties entre les pays et les fuseaux horaires. Dans le cadre de ce travail, Zerihun gère les activités du programme annuel et la planification budgétaire sur Asana, ainsi que la conception et la construction de projets liés à l’eau. Maintenant que son équipe ne dépend plus des e-mails, il peut facilement voir où en sont certains projets et tâches en consultant leur statut sur Asana. Les temps de communication ont également diminué, car les réponses ne sont pas noyées dans de longs fils de discussion, et davantage de discussions peuvent avoir lieu de manière asynchrone sur les tâches. Les mises à jour de statut de projet sont également partagées directement sur Asana afin que tous les membres les reçoivent automatiquement.

Meilleure communication, collaboration et efficacité

Depuis le déploiement d’Asana, les équipes sont plus efficaces et les processus de Lifewater sont plus fluides :

• La communication est organisée et claire : en conservant toutes les discussions dans un lieu centralisé (Asana), l’organisation communique plus rapidement et plus efficacement au-delà des frontières nationales et internationales. Asana les aide également à mieux connaître leurs collègues dans d’autres pays. En utilisant Asana pour annoncer de nouvelles embauches ou des changements à l’échelle de l’entreprise, les leaders ont la certitude d’atteindre tous les employés.

• Chacun a accès aux informations importantes : avec Asana, tout le monde est sur la même longueur d’onde et dispose des informations nécessaires pour faire son travail, car tous les documents et fichiers importants sont stockés sur la plateforme. Au lieu de rechercher des mises à jour, des données ou un contexte, les équipes consacrent leur temps à exécuter le travail et peuvent prendre le pouls de l’activité sans sortir d’Asana.

• Les équipes sont plus agiles : lorsque les calendriers de projet changent, les équipes peuvent ajuster les dates et apporter des modifications aux projets en temps réel afin que le travail ne soit pas retardé. En effectuant des mises à jour groupées des échéances, vous savez toujours clairement ce qui doit être fait, pour quand, et le travail ne passe plus entre les mailles du filet.

En fin de compte, le travail accompli par toutes les équipes contribue de manière progressive à atteindre l’objectif principal de Lifewater : sa mission d’aider les enfants et les communautés à accéder à l’eau potable. En étant plus efficaces dans leur travail quotidien, les collaborateurs peuvent agir plus rapidement pour mettre fin à la crise mondiale de l’eau et de l’assainissement.

Obtenir de meilleurs résultats pour les années à venir

Dans les années à venir, l’équipe marketing continuera à apporter des améliorations à son site Web et à attirer davantage de donateurs mensuels afin de pouvoir susciter des changements durables. Les équipes de Lissie et Zerihun continueront d’utiliser Asana pour s’assurer que leurs programmes sont mis en œuvre de manière fluide et efficace dans les communautés qu’elles desservent.

Dans le but de réduire encore davantage le nombre de décès d’enfants dus à des maladies d’origine hydrique, l’ensemble de l’équipe Lifewater continuera de s’efforcer de mettre en place des pratiques plus agiles, efficaces et collaboratives afin que davantage de communautés puissent disposer d’eau potable, bénéficier de bonnes conditions de santé et d’un espoir durable.