Les calendriers de contenu

Étapes de création d’un calendrier de contenu sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un calendrier de contenu. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Utilisez le modèle de calendrier de contenu.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail associé aux contenus.

Comment accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer votre calendrier de contenu à partir de rien ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un calendrier de contenu

1. Visualisez tout le travail dans un seul calendrier (de plusieurs façons)

Si vous gérez un calendrier de contenu, vous souhaitez sans doute l’afficher sous forme de calendrier. De cette façon, tout le programme de publication apparaît au même endroit et les dates peuvent être ajustées sans utiliser un autre outil. La vue Calendrier vous fait gagner du temps, car elle est renseignée avec toutes les tâches de contenu existantes, échéances comprises.

GIF sur l’utilisation de la vue Calendrier sur Asana et la façon d’ajuster une date

Pour utiliser la vue Calendrier :

  1. Cliquez sur l’onglet Calendrier en haut du projet.
  2. Faites glisser une tâche pour la reprogrammer.
  3. Triez votre calendrier pour l’afficher par catégorie en cliquant sur l’icône de filtre.

En général, les différentes vues offrent différentes façons de visualiser les données d’un projet, comme les échéances sur un calendrier, les mises à jour de statut ou l’affichage de toutes les pièces jointes d’un projet.

CAPTURE D’ÉCRAN montrant toutes les différentes vues de projet et onglets Asana

2. Gagnez du temps et évitez les erreurs en créant des modèles pour vos processus de contenu courants.

La plupart des équipes de contenu reprennent régulièrement certains processus comme le cycle de rédaction et de révision. Plutôt que de perdre du temps à repartir de zéro à chaque fois et de risquer d’oublier des étapes ou de présenter des lacunes, vous pouvez créer des modèles de tâches assorties de dépendances.

  1. Créez une nouvelle tâche dans votre projet de calendrier de contenu et intitulez-la « MODÈLE - à copier pour chaque nouveau contenu ».
  2. Ajoutez des sous-tâches pour les activités de contenu récurrentes, comme le plan, la première version, la révision, l’incorporation des révisions, la publication ou le partage avec l’équipe commerciale, etc. Pour créer une sous-tâche, tapez TAB + s.
  3. Assurez-vous que les parties prenantes entament leur part du travail au moment opportun en ajoutant des dépendances de tâche. Cliquez sur l’icône , puis sur Ajouter une dépendance de tâche. Le responsable de la tâche sera notifié lorsque la tâche dont il attend l’achèvement est terminée afin qu’il puisse commencer à travailler sur la sienne sans avoir besoin de demander continuellement à quelqu’un ou risquer de manquer la transition.

CAPTURE D’ÉCRAN sur la façon de créer une dépendance de tâche sur Asana

3. Capturez les informations clés des briefs créatifs et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes de contenu à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d’un travail donné, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s’ils ne sont pas réalisés correctement ou s’ils sont perdus au sein de documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de calendrier de contenu pour vous assurer que votre équipe démarre avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de brief de campagne créative sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche dans votre projet de calendrier de contenu afin d’être trié par niveau de priorité. Lorsque vous êtes prêt à travailler sur le nouveau contenu, créez une copie de votre modèle de tâche de contenu, puis collez les détails du brief créatif figurant sur le formulaire dans la description de la tâche.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

4. Tenez les délais grâce à des approbations et à des transitions plus claires

Les délais pour les contenus sont souvent serrés, tandis que les transitions entre les étapes peu claires et les cycles de révision alambiqués sont coûteux. Facilitez l’accès à tous les fichiers et au feedback et clarifiez les attentes en mettant en place un processus d’approbation :

GIF du processus opérationnel avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Une fois le contenu prêt pour l’étape de révision, le créateur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Prêt à être passé en revue.
  3. Le réviseur reçoit une notification le prévenant que sa part du travail peut commencer.
  4. Une fois la révision terminée, le réviseur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Approuvé ou Changements requis.
    • Si des modifications doivent être apportées, le réviseur peut laisser un commentaire afin que le rédacteur connaisse la nature des changements devant être effectués.
  5. Le rédacteur reçoit une notification lui indiquant si son travail est approuvé en l’état ou si celui-ci doit être modifié. Il peut à partir de là afficher le feedback et accéder directement au fichier nécessitant des révisions.

Et voilà ! Le réviseur sait exactement quel actif doit être passé en revue et pour quand, tandis que le rédacteur obtient le feedback dont il a besoin en temps opportun. La cerise sur le gâteau ? Le sempiternel «… c’est bientôt prêt ? » est évité.

Pour consulter d’autres conseils sur la gestion des révisions et des approbations avec Asana, lisez notre article sur les approbations.

5. Évitez les doublons en inscrivant des tâches de contenu dans plusieurs projets

Généralement, on ne crée pas de contenu de façon isolée. Il peut faire partie d’une campagne, ou s’inscrire dans un projet requis par une autre équipe. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination.

GIF montrant comment héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et projets de lancement

Pour éviter cela, vous pouvez ajouter des tâches à plusieurs projets afin de gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à deux endroits différents. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l’avez ajoutée, donc tous les fichiers et commentaires sont identiques, tandis que les parties prenantes la voient dans le contexte pertinent pour eux.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression liés au calendrier de contenu

Pour apprendre à créer des rapports permettant d’analyser votre production de contenu, cliquez ici.

Pour obtenir des mises à jour sur le contenu que vous publiez et son statut, cliquez ici.

Restez au fait de l’avancement pour identifier les obstacles ou le travail à risque

Pour publier chaque contenu dans les temps, les rédacteurs doivent s’assurer que tous les éléments progressent de façon adéquate. En utilisant les champs personnalisés pour l’étape de contenu, la priorité, l’étape d’approbation ou plus, vous pouvez trier votre projet selon ces catégories afin de vérifier la progression du travail à chaque étape et de contrôler proactivement les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

  1. Pour trier votre projet, cliquez sur l’icône de filtre en haut à droite.
  2. Sélectionnez le champ personnalisé pertinent.

Par exemple, si un travail sur le blog dû le lendemain est marqué comme « Non commencé », vous pouvez @mentionner le responsable directement dans la tâche pour savoir si l’échéance devra être modifiée. Ou encore, si une brochure hautement prioritaire n’est pas approuvée, vous n’aurez pas besoin de contacter tout le monde de façon affolée afin de savoir si le travail est prêt pour impression.

Ressources pour planifier et gérer un calendrier de contenu

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs calendriers de contenu ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de calendrier de contenu Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas Voir comment Autodesk gère ses calendriers de contenu sur Asana
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines [formations](/events) ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum
Conseils sur les calendriers de contenu Lire l’article de blog
Conseils sur les calendriers de réseaux sociaux Lire l’article de blog

Quand on planifie un calendrier de contenu dans des feuilles de calcul et des calendriers séparés, il est difficile de bien voir les délais, de connaître les statuts du contenu et de suivre les fichiers. Il est donc préférable de planifier, gérer et avancer sur un contenu à partir d’un même projet pour que l’équipe puisse publier facilement un travail impeccable.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Planifiez, gérez et réalisez le travail de vos contenus depuis un même projet pour publier facilement un travail d’équipe impeccable.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de