Les calendriers de contenu

Étapes de création d’un calendrier de contenu sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un calendrier de contenu. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Utiliser notre modèle de calendrier de contenu.
  2. Importer la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail associé aux contenus.

Comment accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer votre calendrier de contenu en partant de zéro ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un calendrier de contenu

1. Visualisez tout le travail dans un calendrier unique (ou d’une autre façon)

Si vous gérez un calendrier de contenu, vous souhaitez sans doute l’afficher sous forme de calendrier. De cette façon, tout le programme de publication apparaît au même endroit et les dates peuvent être ajustées sans utiliser un autre outil. La vue Calendrier vous fait gagner du temps, car elle est renseignée avec toutes les tâches de contenu existantes, échéances comprises.

GIF sur l’utilisation de la vue Calendrier sur Asana et la façon d’ajuster une date

En général, les différentes vues offrent différentes façons de visualiser les données d’un projet telles que les échéances sur un calendrier, les mises à jour de statut ou l’affichage de toutes les pièces jointes d’un projet.

CAPTURE D’ÉCRAN montrant toutes les différentes vues de projet et onglets Asana

2. Gagnez du temps et évitez les erreurs en créant des modèles pour vos processus de contenu courants.

La plupart des équipes de contenu reprennent régulièrement certains processus comme le cycle de rédaction et de révision. Plutôt que de perdre du temps à repartir de zéro à chaque fois et de risquer d’oublier des étapes ou de laisser des blancs, vous pouvez créer des modèles de tâches assorties de dépendances.

  1. Créez une nouvelle tâche dans votre projet de calendrier de contenu et intitulez-la « MODÈLE - à copier pour chaque nouveau contenu ».
  2. Ajoutez des sous-tâches pour les activités de contenu récurrentes, comme le plan, la première ébauche, la révision, l’incorporation des révisions, la publication ou le partage avec l’équipe commerciale, etc. Pour créer une sous-tâche, appuyez sur TAB + S.
  3. Assurez-vous que les parties prenantes entament leur part du travail au moment opportun en ajoutant des dépendances de tâche. Cliquez sur l’icône , puis sur Marquer comme dépendant de. Le responsable de la tâche est notifié lorsque la tâche dont il attend l’achèvement est terminée afin qu’il puisse commencer à travailler sur la sienne sans avoir besoin de demander continuellement à quelqu’un ou risquer de manquer la transition.

CAPTURE D’ÉCRAN sur la façon de créer une dépendance de tâche sur Asana

3. Collectez les informations clés des briefs créatifs et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes de contenu à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d’un travail donné, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s’ils ne sont pas réalisés correctement ou s’ils sont perdus dans des documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de calendrier de contenu pour vous assurer que votre équipe démarre avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de brief de campagne créative sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche et s’affiche dans votre calendrier de contenu, où il peut ensuite être hiérarchisé.

Lorsque vous êtes prêt à travailler sur le nouveau contenu, créez une copie de votre tâche de modèle de contenu, puis collez les détails du brief créatif figurant sur le formulaire dans la description de la tâche.

4. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

La révision et l’approbation des divers éléments peut prendre plus longtemps que nécessaire et requérir des communications constantes, pour ne parvenir à obtenir que des retours fragmentaires. Afin d’éviter cela, les équipes peuvent utiliser les règles et les notifications de champs personnalisés pour approuver leur travail rapidement et en toute transparence :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu’elles soient terminées ou transférées vers d’autres sections de projet au fil de leur avancement.
  2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les différents intervenants au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l’étape « Feedback nécessaire » à l’étape « Approuvé ».
  3. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images concernées. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

5. Évitez les doublons en inscrivant des tâches de contenu dans plusieurs projets

Généralement, on ne crée pas de contenu de façon isolée. Il peut faire partie d’une campagne, ou s’inscrire dans un projet requis par une autre équipe. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination qui pourraient être éviter.

GIF montrant comment héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et projets de lancement

Pour éviter cela, vous pouvez ajouter des tâches à plusieurs projets afin de gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à deux endroits différents. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l’avez ajoutée, tous les fichiers et commentaires sont identiques, mais les différents intervenants la voient dans le contexte adéquat.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression d’un calendrier de contenu

Pour apprendre à créer des rapports permettant d’analyser votre production de contenu, cliquez ici.

Pour obtenir des mises à jour sur le contenu que vous publiez et son statut, cliquez ici.

Restez au fait de l’avancement pour identifier les obstacles ou le travail susceptible d’être en retard

Pour publier chaque contenu dans les temps, les rédacteurs doivent s’assurer que tous les éléments progressent de façon adéquate. En utilisant les champs personnalisés pour suivre l’étape de contenu, la priorité, l’étape d’approbation ou plus, vous pouvez trier votre projet afin de vérifier la progression du travail à chaque étape et contrôler proactivement les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

  1. Pour trier votre projet, cliquez sur l’icône de filtre dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez le champ personnalisé souhaité.

Par exemple, si un travail sur le blog dû le lendemain est marqué comme « Non commencé », vous pouvez @mentionner le responsable directement dans la tâche pour savoir si l’échéance doit être modifiée. Ou si une brochure hautement prioritaire n’est pas encore approuvée, vous n’aurez pas besoin de contacter chaque personne indépendamment afin de savoir si vous pouvez l’envoyer à l’impression.

Ressources pour planifier et gérer un calendrier de contenu

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs calendriers de contenu ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Lien
Modèle de calendrier de contenu Utilisez ce modèle
Tutoriel vidéo Regardez « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande Inscrivez-vous à l’Asana Academy
Études de cas Découvrez comment Autodesk et Hubspot gèrent leurs calendriers de contenu sur Asana
Échanger avec la communauté Participez à l’une de nos prochaines formations ou ouvrez un nouveau sujet sur notre forum
Conseils sur les calendriers de contenu Lisez l’article de blog
Conseils sur les calendriers de réseaux sociaux Lisez l’article de blog

Lorsque l’on planifie un calendrier de contenu dans des feuilles de calcul et des calendriers séparés, il est difficile de bien voir les délais, de connaître les statuts du contenu et de suivre les fichiers. Il est donc préférable de planifier, gérer et avancer sur un contenu à partir d’un même projet, pour que l’équipe puisse publier plus facilement un travail impeccable.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.