Boîte de réception

La boîte de réception est votre centre de notifications sur Asana. Elle contient toutes les mises à jour relatives aux projets auxquels vous participez et aux tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite auxquelles vous collaborez ou qui vous sont attribuées au sein d’un espace de travail ou d’une organisation en particulier.

Si vous consultez Asana régulièrement et que vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez les désactiver et uniquement consulter les mises à jour des tâches et projets dans la boîte de réception.

accéder à ma boîte de réception

Pour accéder à la boîte de réception :

Dans la barre latérale, cliquez sur Boîte de réception. Les notifications relatives à l’organisation ou à l’espace de travail s’affichent dans le volet de gauche. Les notifications les plus récentes s’affichent en premier. Lorsque vous cliquez sur la notification souhaitée, les détails de cette dernière s’affichent dans le volet de droite.

Actions depuis le volet de gauche :

Si vous cliquez sur une notification dans le volet de gauche, vous pouvez alors : créer une tâche de suivi, marquer les notifications comme lues/non lues et archiver les notifications. Pour ce faire, passez le curseur de votre souris sur les symboles correspondants.

Vous pouvez aussi choisir d’afficher une vue réduite de votre boîte de réception ou une vue agrandie pour afficher plus d’informations.

volet de gauche

Lu/non lu :

Si vous souhaitez lire un message dans votre boîte de réception plus tard, marquez-le comme non lu. Vous pouvez également marquer les messages comme lus sans les ouvrir.

Lu/non lu

Cliquez ici pour accéder directement à la boîte de réception d’Asana.

indicateur orange de nouvelle notification

Nouvelles notifications :

En cas de notifications non lues, un indicateur orange s’affiche à côté de la boîte de réception, dans la barre supérieure.

En cas de nouvelles notifications, un indicateur bleu s’affiche à côté de celles-ci. Pour toute nouvelle activité liée à une tâche ou un projet, une bulle de discussion s’affiche.

onglet Chrome

Vous remarquerez également un point noir à côté du logo d’Asana dans l’onglet de votre navigateur.

Nouvelles notifications

Un indicateur bleu vous indique les nouvelles notifications.

Si vous recevez une notification indiquant l’ajout de nouveaux commentaires ou pièces jointes, une bulle de discussion s’affiche et vous précise le nombre de nouveaux commentaires ou pièces jointes.

Nouveaux commentaires

Une bulle de discussion bleue indique une nouvelle activité non lue.

Travailler dans la boîte de réception

La boîte de réception contient deux onglets : Activité et Archives.

Onglet Activité

Vous verrez une notification dans Activité dans les cas suivants :

  • Une tâche vous a été attribuée.
  • Une tâche vous a été retirée.
  • Une tâche qui vous est attribuée approche de son échéance.
  • Une tâche qui vous est attribuée a dépassé son échéance.
  • L’échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
  • De nouvelles pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite ont été ajoutées à une tâche à laquelle vous collaborez.
  • De nouveaux { glossary term=”commentaires” }} ont été publiés sur une tâche à laquelle vous collaborez.
  • Une tâche a laquelle vous collaborez a été marquée comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite .
  • Une tâche que vous avez créée ou attribuée a reçu la mention J’aime.
  • Une tâche a laquelle vous collaborez a été fusionnée avec une autre tâche.
  • Vous avez été ajouté à une tâche en tant que collaborateur.
  • Votre commentaire a reçu une mention J’aime.
  • Votre pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite a reçu une mention J’aime.
  • L’achèvement de votre tâche a reçu une mention J’aime.
  • Quelqu’un vous a @mentionné dans la description d’une tâche.
  • Une discussiondiscussion Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite a été créée au sein d’une équipe dont vous êtes membre.
  • Un commentaire a été publié dans une discussion d’équipe ou dans une discussion de projet à laquelle vous participez.
  • Un projet dont vous êtes membre comporte de nouvelles tâches.
  • Une discussiondiscussion Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite a été lancée dans un projet dont vous êtes membre.
  • Le statutstatut Un moyen d’informer les membres d’un projet de sa progression. Le statut comprend une couleur (rouge, orange, vert) et un résumé. Lire la suite d’un projet dont vous êtes membre a été mis à jour.
  • Le statut d’une tâche en attente a été modifié.

La boîte de réception affiche uniquement les notifications concernant les actions et les changements effectués par d’autres personnes. Vous n’y verrez pas de notifications sur des actions que vous avez effectuées vous-même.

Une fois que vous avez lu ou réagi à une notification dans l’onglet Activité, vous pouvez l’archiver.

archiver les notifications de la boîte de réception

Pour archiver les notifications de la boîte de réception :

Passez votre curseur sur la notification et cliquez sur Archiver la notification. Les notifications archivées sont déplacées dans l’onglet Archives.

Si vous souhaitez vider votre boîte de réception, vous pouvez archiver toutes vos notifications à la fois. Les archives sont effacées automatiquement après 4 semaines.

archiver toutes les notifications de la boîte de réception

Pour archiver toutes les notifications de la boîte de réception :

  1. Cliquez sur les trois points.
  2. Cliquez sur Tout archiver.

Vous pouvez également archiver toutes vos notifications à la fois. Cliquez sur Archiver toutes les notifications au bas de votre boîte de réception.

Onglet Archives

Cet onglet vous permet de retrouver toutes les notifications de la boîte de réception que vous avez archivées.

Si vous souhaitez conserver certaines notifications, vous pouvez les renvoyer dans l’onglet Activité.

onglet archives

Pour déplacer des notifications archivées dans la boîte de réception :

Passez le curseur de votre souris sur la notification et cliquez sur Déplacer vers la boîte de réception. La notification s’affichera alors de nouveau dans l’onglet Activité.

Archiver les notifications depuis votre boîte de réception

Vous pouvez archiver toutes les notifications que vous avez lues. Restez ainsi à jour des progrès de votre équipe et revenez plus tard consulter vos nouvelles notifications.

Notifications groupées :

Lorsque vous recevez plusieurs notifications à moins d’une heure d’intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail.

Les notifications critiques telles que l’attribution de tâches ou les commentaires à propos des tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l’achèvement de tâches sont regroupées.

L’attribution de tâches ou les commentaires à propos des tâches ne sont jamais regroupés.

Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s’applique uniquement aux notifications critiques. Pour les notifications moins importantes, le délai est de 60 minutes.

Le volet de droite dans l’onglet Activité

Vous pouvez agir sur les tâches depuis les deux onglets de votre boîte de réception.

volet de droite depuis la boîte de réception

Le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite reste toujours ouvert. Vous voyez ainsi en un clin d’œil toute nouvelle activité et pouvez prendre les mesures nécessaires.

Si vous voulez voir la tâche dans le cadre du projet auquel elle appartient, cliquez sur le nom du projet. Ce dernier s’ouvrira dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .

Vues

Vous pouvez consulter votre boîte de réception en vue détaillée ou condensée. Pour afficher un aperçu du contenu directement dans le volet de gauche, cliquez sur le bouton « Agrandir ». Pour afficher moins de contenu dans le volet de gauche, cliquez à nouveau sur ce même bouton.

vue

Filtres

La barre d’outils de la boîte de réception vous permet de filtrer les notifications que vous recevez par type.

filtres

Voici les différents filtres applicables aux notifications :

  1. Agrandir
  2. Tout
  3. Qui m’est attribué
  4. @Mentionné
  5. Que j’ai attribué

Accéder aux paramètres de notification par e-mail

Vous pouvez accéder à vos paramètres de notification par e-mail depuis la boîte de réception.

notifications par e-mail

Cliquez sur les trois points, puis sélectionnez Gérer les notifications.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.