Boîte de réception
- Passer à
- Onglet Activité
- Onglet Archives
- Options d’affichage de la boîte de réception
- Filtres de la boîte de réception
- Accéder aux paramètres de notification
La boîte de réception regroupe l’ensemble des notifications sur Asana. Elle contient toutes les mises à jour relatives aux projets auxquels vous participez et aux tâches auxquelles vous collaborez ou qui vous sont attribuées au sein d’un espace de travail ou d’une organisation en particulier. En outre, vous pouvez choisir quelles notifications vous souhaitez recevoir en modifiant les paramètres de notification de chaque projet.
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Si vous consultez Asana régulièrement et que vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez les désactiver et uniquement consulter les mises à jour des tâches et projets dans la boîte de réception.
Pour accéder à la boîte de réception :
Dans la barre latérale, cliquez sur Boîte de réception. Les notifications relatives à votre organisation ou espace de travail s’affichent dans le volet principal. Les notifications les plus récentes s’affichent en premier. Lorsque vous cliquez sur la notification souhaitée, le volet des détails de la tâche vous présente toutes les informations liées à cette dernière.
Actions depuis le volet principal :
Cliquer sur une notification dans le volet principal vous permet de réaliser les actions suivantes : créer une tâche de suivi, marquer comme lu/non lu ou archiver la notification. Pour ce faire, passez le curseur de votre souris sur les symboles correspondants.
Vous pouvez aussi choisir d’afficher une vue réduite de votre boîte de réception ou une vue agrandie pour afficher plus d’informations.
Marquer les notifications comme lues ou non lues :
Si vous souhaitez lire un message dans votre boîte de réception plus tard, marquez-le comme non lu. Vous pouvez également marquer les messages comme lus sans les ouvrir.
Cliquez ici pour accéder directement à la boîte de réception d’Asana.
Nouvelles notifications :
En cas de notifications non lues, un indicateur orange s’affiche à côté de la boîte de réception, dans la barre latérale.
En cas de nouvelles notifications, un indicateur bleu s’affiche à côté de celles-ci. Pour toute nouvelle activité liée à une tâche ou un projet, une bulle de discussion s’affiche.
Vous remarquerez également un point noir à côté du logo d’Asana dans l’onglet de votre navigateur.
Un indicateur bleu vous indique les nouvelles notifications.
Si vous recevez une notification indiquant l’ajout de nouveaux commentaires ou pièces jointes, une bulle de discussion s’affiche et vous précise le nombre de nouveaux commentaires ou pièces jointes.
Une bulle de discussion bleue indique les nouveaux commentaires non lus.
Travailler dans la boîte de réception
La boîte de réception contient deux onglets : Activité et Archives.
Onglet Activité
Vous verrez une notification dans Activité dans les cas suivants :
- Une tâche vous a été attribuée.
- Une tâche vous a été retirée.
- Une tâche qui vous est attribuée approche de son échéance.
- Une tâche qui vous est attribuée a dépassé son échéance.
- L’échéance d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
- De nouvelles pièces jointes ont été ajoutées à une tâche à laquelle vous collaborez.
- De nouveaux commentaires ont été publiés sur une tâche à laquelle vous collaborez.
- Une tâche à laquelle vous collaborez a été marquée comme terminée.
- Une tâche que vous avez créée ou qui vous est attribuée a reçu une mention j’aime.
- Une tâche à laquelle vous collaborez a été fusionnée avec une autre tâche.
- Vous avez été ajouté à une tâche en tant que collaborateur.
- Votre commentaire a reçu une mention j’aime.
- Votre pièce jointe a reçu une mention j’aime.
- L’achèvement de votre tâche a reçu une mention j’aime.
- Quelqu’un vous a @mentionné dans la description d’une tâche.
- Un utilisateur a créé un message dans une équipe dont vous faites partie.
- Un commentaire a été publié dans un message d’équipe ou d’un projet dont vous êtes collaborateur.
- Un projet dont vous êtes membre comporte de nouvelles tâches. Le cas échéant, la réception d’une notification dépend des paramètres de notification de projet que vous avez définis.
- Un utilisateur a créé un message dans un projet dont vous faites partie.
- Le statut d’un projet dont vous êtes membre a été mis à jour.
- Le statut d’une tâche en attente a été modifié.
La boîte de réception affiche uniquement les notifications concernant les actions et les changements effectués par d’autres utilisateurs. Vous n’y verrez pas de notifications sur des actions que vous avez effectuées vous-même.
Une fois que vous avez lu ou réagi à une notification dans l’onglet Activité, vous pouvez l’archiver.
Pour archiver les notifications de la boîte de réception :
Passez votre curseur sur la notification et cliquez sur Archiver la notification. Les notifications archivées sont déplacées dans l’onglet Archives.
Si vous souhaitez vider votre boîte de réception, vous pouvez archiver toutes vos notifications en même temps. Les archives sont effacées automatiquement après 4 semaines.
Pour archiver toutes les notifications de la boîte de réception :
- Dans la barre supérieure, cliquez sur les trois points.
- Cliquez sur Tout archiver.
Vous pouvez également cliquer sur Archiver toutes les notifications au bas de votre boîte de réception.
Onglet Archives
Cet onglet vous permet de retrouver toutes les notifications de la boîte de réception que vous avez archivées.
Si vous souhaitez conserver certaines notifications, vous pouvez les renvoyer dans l’onglet Activité.
Pour déplacer des notifications archivées dans la boîte de réception :
Passez le curseur de votre souris sur la notification et cliquez sur Déplacer vers la boîte de réception. La notification s’affichera alors de nouveau dans l’onglet Activité.
Archiver les notifications depuis votre boîte de réception
Vous pouvez archiver toutes les notifications que vous avez lues pour rester à jour des progrès de votre équipe. Vous pourrez revenir plus tard consulter vos nouvelles notifications.
Qu’advient-il des notifications archivées ?
Si vous archivez une notification critique dans les 30 secondes qui suivent son arrivée dans votre boîte de réception, vous ne recevrez pas de notification par e-mail. Pour toutes les autres notifications, ce délai passe à 60 minutes.
Notifications groupées :
Lorsque vous recevez plusieurs notifications à moins d’une heure d’intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail.
Les notifications critiques telles que l’attribution de tâches ou les commentaires à propos des tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l’achèvement de tâches sont regroupées.
L’attribution de tâches ou les commentaires à propos des tâches ne sont jamais regroupés.
Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s’applique uniquement aux notifications critiques. Pour les notifications moins importantes, le délai est de 60 minutes.
Volet des détails de tâche dans la boîte de réception
Vous pouvez agir sur les tâches depuis les deux onglets de votre boîte de réception.
Le volet des détails de tâche reste toujours ouvert. Vous voyez ainsi en un clin d’œil toute nouvelle activité et pouvez prendre les mesures nécessaires.
Si vous voulez voir la tâche dans le cadre du projet auquel elle appartient, cliquez sur le nom du projet. Ce dernier s’ouvrira dans le volet principal.
Options d’affichage de la boîte de réception
Vous pouvez consulter votre boîte de réception en vue détaillée ou condensée. Pour afficher un aperçu du contenu directement dans le volet principal, cliquez sur le bouton Agrandir. Pour afficher moins de contenu dans le volet principal, cliquez à nouveau sur ce même bouton.
Options de filtre de la boîte de réception
La barre d’outils de la boîte de réception vous permet de filtrer les notifications que vous recevez par type.
Voici les différents filtres applicables aux notifications :
- Tout
- Qui m’est attribué
- @Mentionné
- Que j’ai attribué
- Non lu uniquement
Accéder aux paramètres de notification
Vous pouvez accéder facilement à vos paramètres de notification depuis la boîte de réception. Dans la barre supérieure, cliquez sur les trois points et sélectionnez Gérer les notifications.
Accessibles depuis l’onglet Notifications dans Mes paramètres, les sections Notifications par e-mail, Notifications de navigateur et Notifications de projet vous permettent de préciser l’adresse e-mail à laquelle vous recevrez les notifications concernant les résumés et les points sur l’activité. Vous pouvez également les activer, les désactiver ou les mettre en pause.
