Chronologie

La Chronologie est une vue attrayante et évolutive qui permet de visualiser la façon dont tous les éléments de votre projet s’intègrent les uns aux autres, pour commencer vos projets du bon pied et respecter vos échéances. Avec la Chronologie, vous pouvez créer un plan de projet pour représenter ses différents éléments et leur intégration, partager vos plans pour obtenir l’adhésion de tous les intervenants et vous assurer collectivement que le travail se fera dans les temps. Faites évoluer vos plans en fonction des problèmes rencontrés et des modifications nécessaires afin que votre projet reste dans les délais.

Visualiser un projet dans une chronologie

Tous les projets Asana peuvent être visualisés sous forme de chronologie.

Utiliser la chronologie pour planifier un projet avant son commencement

Pour accéder à la chronologie de votre projet, cliquez sur l’onglet Chronologie dans la vue du projet.

Les sous-tâches n’héritent pas automatiquement du projet ou du responsable de leur tâche mère. Vous devez ajouter manuellement les sous-tâches aux projets et ajouter des échéances ou plages de dates pour qu’elles apparaissent dans la chronologie du projet.

Les tâches non programmées s’affichent à droite de la chronologie. Faites-les glisser pour les programmer

  • Toutes les tâches du projet disposant d’une échéance ou d’une plage de dates sont ajoutées automatiquement à la chronologie.
  • Les tâches du projet sans échéance s’affichent sur la droite de la chronologie, dans la section Tâches non programmées.
  • Pour masquer les Tâches non programmées, cliquez sur X.

Vous pouvez également masquer les tâches non programmées en cliquant le bouton Non programmé dans la barre d’outils du projet.

Programmer des tâches sur votre chronologie

Pour retirer une tâche de la section Tâches non programmées et la placer sur la Chronologie, faites glisser la tâche concernée de la section Tâches non programmées jusqu’aux bonnes dates sur la Chronologie, ou bien retournez à la vue Liste ou Tableau pour ajouter une échéance ou une plage de dates à la tâche. Une fois que cette dernière dispose d’une échéance, elle apparaît sur la Chronologie.

Utilisez les dates de début pour donner des plages de dates à vos tâches et mieux les visualiser dans la chronologie

Pour ajouter une plage de dates à une tâche :

Cliquez sur le sélecteur de date de la tâche, puis sur Ajouter une date de début. Commencez par choisir le jour de début de la tâche, puis son échéance.

Les modifications d’échéances se reflètent automatiquement sur la chronologie

Cette échéance ou plage de dates s’affiche sur la chronologie.

Créer une nouvelle tâche sur votre chronologie

Pour créer une nouvelle tâche à partir de la Chronologie, cliquez directement sur la Chronologie à la date à laquelle vous souhaitez planifier la tâche, puis saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez ensuite cliquer sur les détails de la tâche pour ajouter des informations supplémentaires et pour l’attribuer à la bonne personne. La tâche apparaît ensuite directement sur la Chronologie, ainsi que dans la vue Liste ou Tableau.

Définir les couleurs de votre chronologie

La meilleure façon de définir les couleurs de la Chronologie consiste à créer des champs personnalisés et à définir la couleur de chaque champ. Ensuite, lorsque vous associez une valeur de champ personnalisé à une tâche, la couleur concernée apparaît sur votre Chronologie.

Définir la logique de couleur de votre chronologie

Pour définir les couleurs de votre chronologie, cliquez sur le bouton Couleur dans la barre d’outils, puis choisissez vos préférences dans le menu déroulant.

Choisissez « Asana par défaut » pour utiliser les autres couleurs que vous avez définies sur Asana ou définissez votre propre système de couleurs en utilisant les champs personnalisés. Une fois que vous avez choisi le champ personnalisé que vous souhaitez utiliser, vous pouvez enregistrer la vue pour tout le monde. Ainsi, votre équipe bénéficie du même système de couleurs lorsqu’elle visualise le projet sur la Chronologie.

Dépendances sur votre chronologie

Vous pouvez définir des dépendances directement sur votre chronologie en cliquant sur l’icône connecteur qui apparaît lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche, puis en la faisant glisser et en la déposant sur une autre tâche.

Gif Tracer des dépendances

Pour tracer une dépendance sur votre chronologie, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône connecteur lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche.
  • Faites glisser le connecteur jusqu’à la tâche que vous souhaitez marquer comme Dépendante.

Si les tâches de votre projet dépendent d’autres tâches, elles seront visiblement connectées sur la Chronologie.

Sur la Chronologie, les dépendances sont indiquées par des lignes reliant les tâches

S’il n’y a pas de conflits entre les dates des tâches, une tâche sera connectée à la tâche dont elle dépend par une ligne grise dans votre chronologie.

Les erreurs dans les dépendances sont indiquées par des lignes rouges reliant les tâches. Assurez-vous de les corriger. Il suffit pour cela de les faire glisser.

Si des tâches dépendantes se chevauchent dans votre chronologie, par exemple si la date de début d’une tâche se situe avant la date de fin de la tâche dont elle dépend, une ligne rouge apparaît sur la chronologie pour indiquer un conflit potentiel.

Zoomer sur la chronologie

Zoom arrière sur la Chronologie pour afficher le plan de projet sur une période de six à neuf mois

Vous pouvez ajuster le zoom de la Chronologie au niveau des jours, semaines, mois, trimestres, semestres ou années.

Partager votre chronologie

Tous ceux qui peuvent accéder à votre projet peuvent accéder à sa chronologie. Pour partager une chronologie avec quelqu’un de votre entreprise, envoyez-lui le lien vers la chronologie de votre projet si celui-ci est public, en copiant son URL. Sinon, si le projet est privé, ajoutez votre collègue comme abonné aux tâches de votre projet.

Gérer les sections sur votre chronologie

Les sections ajoutent un niveau de catégorisation à votre plan de projet. En sachant comment sont regroupées vos tâches, vous pouvez afficher votre travail à votre façon, partager un plan avec davantage d’indicateurs visuels sur les types de tâches, et modifier rapidement votre plan. Nous avons ajouté les options d’affichage des sections des chronologies et de tri par date.

Vous pouvez ajouter, retirer ou réorganiser des sections dans la chronologie depuis les vues Liste ou Tableau du projet. Une fois vos changements effectués, la chronologie sera automatiquement mise à jour.

Sections

Utiliser les options de tri sur la chronologie

Vous pouvez également trier les tâches de votre chronologie par date de début ou échéance, puis enregistrer cette disposition en tant que vue par défaut.

Trier par

Pour trier les tâches de votre chronologie :

  1. Cliquez sur le bouton Tri.
  2. Sélectionnez Date de début, Échéance ou Responsable.

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Disposition

Pour enregistrer votre disposition, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet, puis sur Enregistrer comme disposition par défaut.

Une fois les tâches sur votre chronologie triées par date de début, échéance ou responsable, les sections du projet disparaîtront. Pour les retrouver, il vous suffit d’utiliser l’option de tri « Aucun ».

Nombre de sous-tâches dans la chronologie

Vous pouvez également voir le nombre de sous-tâches d’une tâche directement depuis votre chronologie.

sous-tâches

Le nombre de sous-tâches s’affiche à côté du nom de la tâche correspondante dans la vue Chronologie.

Utiliser les filtres sur la chronologie

Vous pouvez filtrer votre chronologie selon vos préférences à l’aide des options de filtre de la barre d’outils.

filtres

Vous pouvez choisir parmi les filtres suivants : Tâches non terminées, Tâches terminées, Toutes les tâches.

Chronologie de portefeuille

Veuillez noter que nous déployons cette fonctionnalité progressivement.

La Chronologie de portefeuille est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

La Chronologie de portefeuille vous permet de visualiser, partager et ajuster l’enchaînement des projets pour optimiser l’utilisation de vos ressources et respecter vos délais.

Consultez l’article de notre guide pour en savoir plus sur la Chronologie de portefeuille.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.