Chronologie

La chronologie est une vue évolutive qui permet de visualiser la façon dont tous les éléments de votre projet s’intègrent les uns aux autres, pour commencer vos projets du bon pied et respecter vos échéances. Partagez vos plans pour obtenir l’adhésion de tous les intervenants et vous assurer collectivement que le travail se fera dans les temps. Adaptez-les en fonction des problèmes rencontrés et apportez les modifications nécessaires pour que vos projets restent dans les délais.

Visualiser un projet sous forme de chronologie

Tous les projets Asana peuvent être visualisés sous forme de chronologie.

vue chronologie

Pour accéder à la chronologie d’un projet, cliquez sur l’onglet Chronologie dans la vue du projet.

Les sous-tâches n’héritent pas automatiquement du projet ou du responsable de leur tâche parente. Vous devez ajouter manuellement les sous-tâches aux projets et ajouter des échéances ou plages de dates pour qu’elles apparaissent dans la chronologie du projet.

tâches non programmées

  • Toutes les tâches du projet disposant d’une échéance ou d’une plage de dates sont ajoutées automatiquement à la chronologie.
  • Les tâches du projet sans échéance s’affichent sur la droite de la chronologie, dans la section Tâches non programmées.
  • Pour masquer les Tâches non programmées, cliquez sur la flèche à droite ou cliquez sur le bouton Non programmé dans la barre d’outils du projet.

Programmer des tâches sur votre chronologie

Pour retirer une tâche de la section Tâches non programmées et la placer sur la chronologie, faites glisser la tâche concernée de la section Tâches non programmées jusqu’aux dates souhaitées sur la chronologie, ou retournez à la vue liste ou tableau pour ajouter une échéance ou une plage de dates à la tâche. Une fois que cette dernière dispose d’une échéance, elle apparaît sur la chronologie.

programmer des tâches

Reprogrammer plusieurs tâches à la fois

Vous pouvez avoir besoin de reprogrammer plusieurs tâches déjà planifiées à la fois afin d’ajuster leurs échéances à celle de leur tâche parente ou pour pallier certaines difficultés du projet.

Comment repousser plusieurs échéances à la fois ?

Sélectionnez plusieurs tâches et faites-les glisser sur votre chronologie pour leur attribuer une échéance plus réaliste.

repousser plusieurs échéances à la fois

Depuis la vue Chronologie :

  1. Cliquez sur la première tâche que vous souhaitez sélectionner.
  2. Maintenez enfoncée la touche Commande ou Ctrl de votre clavier.
  3. Sélectionnez toutes les autres tâches de votre choix et déplacez-les lorsque le rectangle bleu s’affiche.
  4. Faites-les glisser vers la nouvelle échéance choisie.
  5. L’échéance des autres tâches sélectionnées est modifiée en conséquence et apparaît comme telle sur votre chronologie.

Pour modifier plusieurs échéances à la fois dans une liste : triez par échéance, puis sélectionnez les tâches que vous souhaitez modifier, ou maintenez la touche Commande (Mac) ou Ctrl (Windows) enfoncée et utilisez les flèches haut/bas pour ajuster toutes les échéances, un jour à la fois.

Créer une nouvelle tâche sur votre chronologie

Pour créer une nouvelle tâche à partir de votre chronologie, cliquez directement sur la chronologie à la date à laquelle vous souhaitez planifier la tâche, puis saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez ensuite cliquer sur les détails de la tâche pour ajouter des informations supplémentaires et pour l’attribuer. La tâche apparaît ensuite directement sur la chronologie, ainsi qu’en vue liste ou tableau.

Définir les couleurs de votre chronologie

La meilleure façon de définir les couleurs de la chronologie consiste à créer des champs personnalisés et à définir la couleur de chaque champ. Ensuite, lorsque vous associez une valeur de champ personnalisé à une tâche, la couleur concernée apparaît sur votre chronologie.

Définir la logique de couleur de votre chronologie

Pour définir les couleurs de votre chronologie, cliquez sur le bouton Couleur dans la barre d’outils, puis choisissez vos préférences dans le menu déroulant.

Choisissez Asana par défaut pour utiliser les autres couleurs que vous avez définies sur Asana ou définissez votre propre système de couleurs en utilisant les champs personnalisés. Une fois que vous avez choisi le champ personnalisé que vous souhaitez utiliser, vous pouvez enregistrer la vue pour tout le monde. Ainsi, votre équipe bénéficie de la même palette de couleurs lorsqu’elle visualise le projet en vue chronologie.

Dépendances sur votre chronologie

Vous pouvez définir des dépendances directement sur votre chronologie en cliquant sur l’icône de connecteur qui s’affiche lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche, puis en la faisant glisser et en la déposant sur une autre tâche.

Gif Tracer des dépendances

#§### Pour tracer une dépendance sur votre Chronologie, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône connecteur lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche.
  2. Faites glisser le connecteur jusqu’à la tâche que vous souhaitez marquer comme Dépendante.

types de dépendances

Si les tâches de votre projet dépendent d’autres tâches, un lien s’affiche entre elles sur la chronologie.

S’il n’y a pas de conflits entre les dates des tâches, une tâche sera connectée à la tâche dont elle dépend par une ligne grise dans votre chronologie.

Si des tâches dépendantes se chevauchent dans votre chronologie, par exemple si la date de début d’une tâche se situe avant la date de fin de la tâche dont elle dépend, une ligne rouge apparaît sur la chronologie pour indiquer un conflit potentiel.

Zoomer sur la chronologie

Zoom

Vous pouvez ajuster le zoom de la vue chronologie au niveau des jours, semaines, mois, trimestres, semestres ou années.

Partager votre chronologie

Tous ceux qui peuvent accéder à votre projet peuvent accéder à sa chronologie. Pour partager une chronologie avec un membre de votre entreprise, envoyez-lui le lien vers la chronologie de votre projet si celui-ci est public, en copiant son URL. Si le projet est privé, ajoutez votre collègue en tant que collaborateur aux tâches de votre projet.

Ajuster les dates des dépendances

Il existe trois méthodes pour ajuster les échéances des dépendances dans la vue chronologie du projet.

Maintenir le délai

Maintenez l’intervalle de temps entre les dépendances. Ce processus est également connu sous le nom de « lag shifting ».

Prenons l’exemple de deux tâches dépendantes. S’il y a un écart de 3 jours entre les échéances et que l’échéance d’une tâche est décalée d’un jour, celle de la dépendance sera également reportée d’un jour pour conserver l’intervalle de 3 jours.

Maintenir le délai

Réduire le délai

Réduisez l’intervalle de temps entre les dépendances, sauf s’il y a un conflit. C’est ce qu’on appelle le « slack shifting ».

Lorsque le délai entre deux tâches dépendantes est réduit, l’échéance d’une tâche ne sera pas décalée par rapport à celle de la tâche reportée.

Réduire le délai

Aucun

Ignorez l’intervalle de temps entre les tâches dépendantes, même en cas de conflit. Avec cette option, le délai n’est ni maintenu ni réduit. Les conflits entre les échéances des tâches dépendantes ne sont pas non plus pris en compte.

Aucun

Pour accéder aux différentes options d’ajustement des dates, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la vue chronologie de votre projet, puis sélectionnez Options de la Chronologie.

Chemin critique dans la chronologie

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise.

Le chemin critique vous permet d’identifier rapidement les tâches essentielles à l’achèvement du projet et de les visualiser dans la vue chronologie. Vous pouvez ainsi repérer les obstacles et gérer la chronologie du projet tout en ayant une vue complète de celui-ci.

Calculer le chemin critique de votre projet

Le chemin critique d’un projet correspond à la plus longue chaîne de tâches dépendantes devant être accomplies pour terminer votre projet. Les sous-tâches ne sont toutefois pas prises en compte dans le calcul du chemin critique.

Pour calculer le temps nécessaire pour mener à bien votre projet, plusieurs éléments sont pris en compte : la durée des tâches et les dépendances entre celles-ci, ainsi que les éventuels écarts de temps.

Prenons un exemple :

  • La tâche B dépend de la tâche A
  • La tâche A s’étend sur la période du 1er au 5 décembre
  • La tâche B s’étend sur la période du 10 au 20 décembre

La durée totale de ce chemin serait donc de 20 jours.

Déterminer le chemin critique d’un projet requiert :

  • Des tâches avec une échéance afin d’identifier la durée des tâches.
  • Des dépendances de tâches
  • Que la dernière tâche du projet à livrer dépende d’autres tâches

Le chemin critique varie en fonction des modifications apportées aux dépendances et échéances.

Remarque : le chemin critique est disponible pour les projets comportant jusqu’à 100 tâches avec des échéances.

Mettre en évidence votre chemin critique

Pour visualiser le chemin critique de votre projet en vue chronologie, cliquez sur l’onglet Chronologie.

mettre en évidence le chemin critique

Vous pouvez alors :

  1. Cliquer sur les trois points.
  2. Activer l’option Mettre en évidence le chemin critique.

Le chemin critique de votre projet sera surligné en jaune.

Si le chemin critique n’apparaît pas immédiatement en vue chronologie, faites défiler jusqu’à la dernière tâche à livrer. Si cette tâche n’a pas de dépendances, elle sera la seule à être mise en évidence.

Remarque : votre chemin critique ne sera pas mis en évidence si la tâche présente des dépendances circulaires. Par exemple : A bloque B, qui bloque C, qui bloque A.

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Gérer les sections sur votre chronologie

Les sections ajoutent un niveau de catégorisation à votre plan de projet. En sachant comment sont regroupées vos tâches, vous pouvez afficher votre travail à votre façon, partager un plan avec davantage d’indicateurs visuels sur les types de tâches, et modifier rapidement votre plan.

Sections

Utiliser les options de tri sur votre chronologie

Vous pouvez également trier les tâches de votre chronologie par date de début, échéance ou responsable, puis enregistrer cette disposition en tant que vue par défaut.

Trier par

Pour trier les tâches de votre Chronologie :

  1. Cliquez sur le bouton Trier.
  2. Sélectionnez Date de début, Échéance ou Responsable.

disposition

Pour conserver par défaut cette disposition, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du projet, puis cliquez sur Enregistrer comme disposition par défaut.

Une fois les tâches sur votre chronologie triées par date de début, échéance ou responsable, les sections du projet disparaissent. Pour les retrouver, il vous suffit d’utiliser l’option de tri « Aucun ».

Sous-tâches sur la chronologie

L’affichage des sous-tâches sur la chronologie vous aide à coordonner des projets complexes comportant de nombreux flux de travail dépendants.

sous-tâches

Depuis votre Chronologie, vous pouvez :

  1. Cliquer sur la flèche à gauche de la tâche pour afficher ses sous-tâches. Le nombre de sous-tâches s’affiche à côté du nom de la tâche correspondante.
  2. Cliquer sur la sous-tâche pour afficher le volet des détails de tâche.
  3. Définir des dépendances pour les sous-tâches à l’aide de l’icône de connecteur en la faisant glisser vers une autre tâche.
  4. Modifier l’échéance de la sous-tâche.
  5. Afficher les sous-tâches non programmées. Cliquez sur ce lien pour définir des échéances pour ces sous-tâches à partir du volet des détails de tâche.

Contrairement aux tâches parentes, les sous-tâches ne peuvent pas être créées à partir de la vue chronologie. Pour créer une nouvelle sous-tâche, vous devez accéder au volet des détails de la tâche parente et ajouter la nouvelle sous-tâche. Vous pouvez également ajouter de nouvelles sous-tâches à partir de la vue liste du projet.

Seul le premier niveau de sous-tâches s’affiche.

Si vous agrandissez une tâche pour voir ses sous-tâches, cette disposition sera conservée lorsque d’autres personnes ouvriront la chronologie. Si vous fermez le conteneur de sous-tâches, celui-ci restera fermé lorsque d’autres personnes ouvriront la chronologie. Chacune de ces actions effectuées sur la chronologie devient la disposition par défaut.

Le bouton Zoom doit au moins être réglé sur Jours pour que les sous-tâches puissent être affichées sur la chronologie.

Utiliser les filtres sur la chronologie

Vous pouvez filtrer votre chronologie selon vos préférences à l’aide des options de filtre de la barre d’outils.

filtrer par

Vous pouvez choisir parmi les filtres suivants : Tâches non terminées, Tâches terminées, Toutes les tâches.

Chronologie de portefeuille

La chronologie de portefeuille est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise.

La chronologie de portefeuille vous permet de visualiser, partager et ajuster l’enchaînement des projets pour optimiser l’utilisation de vos ressources et respecter vos délais.

Consultez cet article du guide d’Asana pour en savoir plus sur la chronologie de portefeuille.

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