FAQ sur les invités

Être un invité dans une organisation, qu’est-ce que cela signifie ?

Un invité est un utilisateur qui ne partage pas votre domaine de messagerie et qui a été invité à travailler sur une tâche, un projet ou pour une équipe au sein de votre organisation.

Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d’une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par votre organisation (ex. @gmail.com ou @yahoo.com). Ces personnes deviendront des invités de l’organisation.

Invités

À quoi peut accéder l’invité d’une organisation ?

Les invités ont un accès limité à l’organisation et ne voient que ce qui est explicitement partagé avec eux.

  • Si vous partagez une tâche avec eux, ils verront uniquement cette tâche.
  • Si vous partagez un projet avec eux, ils verront ce projet et toutes les tâches qu’il contient.
  • Si vous les invitez à rejoindre une équipe, ils verront tous les projets publics de cette équipe – sous réserve d’avoir été ajoutés en temps que membre de l’équipe.

Les invités d’une organisation ont accès à toutes les fonctionnalités payantes dans le cas des organisations ou équipes Premium, mais ne peuvent pas créer/modifier/supprimer les champs personnalisés d’un projet ni utiliser l’outil de recherche avancée pour les trouver. Ils pourront uniquement saisir ou modifier des valeurs dans les champs personnalisés existants.

Invités

Les invités n’ont pas accès à l’option « Gérer les champs personnalisés ».

Dois-je payer pour les invités d’une organisation payante ?

Non, les invités ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de membres lorsque vous choisissez une formule supérieure pour toute une organisation.

Quelle est la différence entre un invité et un membre à accès limité (MAL) ?

Invité MAL
Ne partage pas votre domaine de messagerie Partage votre domaine de messagerie
Propre aux organisations Organisations et espaces de travail
Ne compte pas dans l’effectif de votre formule Premium Est décompté des places disponibles pour les équipes ou organisations payantes

Les invités peuvent-ils voir les autres invités au sein de la même organisation ?

utilisateurs privés

Les invités ont un accès limité aux espaces de travail ou aux organisations. Ils peuvent voir uniquement ce qui est explicitement partagé avec eux.

Si deux personnes se voient mutuellement en tant qu’utilisateurs privés, elles sont toutes deux invitées. Si des invités voient cela, c’est qu’ils ne font pas partie de la même équipe ou ne travaillent pas sur les mêmes projets ou tâches. Cela permet de s’assurer que si vous travaillez avec des clients, ces derniers ne peuvent pas voir leurs noms respectifs, à moins que vous ne le souhaitiez. Ils pourront voir leurs noms respectifs s’ils sont ajoutés comme abonnés à une même tâche ou s’ils travaillent sur le même projet ou dans la même équipe.

Pour que les invités voient leurs noms respectifs, ils doivent être membres d’au moins un projet commun ou suivre au moins une tâche commune.

Ajoutez simplement les deux invités comme membres du même projet ou comme abonnés à une même tâche : cela leur permettra de voir leurs noms respectifs.

Qui peut inviter des invités dans une organisation ?

Tout membre peut ajouter un invité à une organisation. Par ailleurs, les invités d’une organisation peuvent inviter d’autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et tâches auxquels ils ont accès.

Les administrateurs de divisions Enterprise ou d’organisations peuvent également définir qui est autorisé à inviter des personnes externes au sein de leur organisation. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les commandes d’invitation.

Un invité peut-il devenir l’administrateur d’une organisation ?

Non, vous devez être membre d’une organisation pour pouvoir devenir l’administrateur d’une organisation payante.

Puis-je transformer un invité en membre, ou inversement ?

Non, il n’est pas possible de transformer un invité en membre ou inversement.

La seule manière de faire passer une personne du statut d’invité à celui de membre serait de lui attribuer une adresse e-mail sous le domaine de messagerie de votre entreprise et d’ajouter cette nouvelle adresse à son compte Asana.

Un invité peut-il faire passer une organisation à un niveau payant ?

Non, seul un membre d’une organisation Gratuite ou le responsable de la facturation d’une organisation Premium peut demander une mise à niveau ou modifier votre formule payante.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.