DMEXCO devient le rendez-vous incontournable des spécialistes du marketing numérique avec Asana

Chaque année, des spécialistes du marketing numérique venus du monde entier se réunissent à Cologne, en Allemagne, pour assister à DMEXCO, l’exposition du marketing numérique et sa conférence. Fort de ses 40 000 visiteurs issus de 98 pays, venus rencontrer un millier d’exposants et plus de 700 intervenants en 2019, ce salon accueille plus de marques, d’agences et de leaders de la tech que tout autre salon dédié au secteur. Des chiffres qui donnent le tournis.

La conférence DMEXCO est organisée par une équipe de 60 personnes, fournisseurs externes inclus, qui est rattachée au parc des expositions de Cologne. Peter Knobloch est à la tête de l’équipe informatique et gestion de produits de ce groupe. Outre ses activités de soutien aux équipes spécialisées dans le marketing, les ventes et l’organisation des événements, l’équipe de Peter conçoit et gère les outils technologiques de la conférence, notamment l’application mobile et le système de billetterie.

Lorsque Peter a rejoint l’équipe, cette dernière échangeait majoritairement par e-mail pour planifier ses projets, et utilisait des outils comme Slack, HubSpot et Confluence. Malheureusement, les e-mails ne représentaient pas une solution évolutive pour les raisons suivantes :

• Les informations étaient cloisonnées et se perdaient dans des chaînes d’e-mails, ce qui rendait leur accès difficile.

• L’équipe perdait trop de temps à rechercher des informations et avait donc du mal à respecter ses échéances.

• Les membres de l’équipe éprouvaient des difficultés à identifier les responsabilités de chacun sur les différentes tâches et à visualiser clairement la progression des projets complexes.

Peter a donc enjoint son équipe à adopter Asana, une décision encore saluée par tous aujourd’hui.

À grande échelle, les e-mails ne sont pas viables. Avant, nous pouvions passer des journées entières à éplucher des messages aux objets obscurs et à faire des recherches parmi des montagnes de commentaires, simplement pour mener nos tâches à bien.”

Une plateforme dédiée à la gestion des projets complexes

Peter a alors compris que l’équipe avait besoin d’accéder à une meilleure plateforme de gestion du travail pour passer à la vitesse supérieure. Au cours de ses 10 années d’expérience en startup sur d’autres types de postes, il avait eu l’occasion de faire appel à Asana. Il a donc eu l’idée de présenter cet outil à son équipe. Peter était convaincu qu’Asana serait en mesure d’aider DMEXCO dans sa planification et qu’il permettrait aux fournisseurs externes de collaborer aisément avec leurs collègues en interne, tout ceci au même endroit.

Je ne pense pas qu’il soit possible d’opérer à un niveau professionnel sans faire appel à un outil de gestion du travail.”

Tout ce qui n’est pas trouvable sur Asana n’existe pas

Sur Asana, Peter a créé des équipes virtuelles qui correspondent aux équipes physiques s’occupant d’organiser DMEXCO : équipe commerciale, équipe marketing, planification des conférences… Chacune d’elles a droit à ses propres projets.

Afin d’encourager l’adoption d’Asana par toute la structure, l’équipe informatique dirigée par Peter a ensuite prôné une approche d’apprentissage par la pratique. Pour que les demandes d’assistance soient acceptées, celles-ci devaient être formulées en créant des tâches Asana, et non plus par e-mail ou sur Slack. Ainsi, les autres équipes de l’entreprise se sont familiarisées avec Asana et ont commencé à l’utiliser pour leurs propres activités.

Asana est le plus reconnu des systèmes dédiés à l’amélioration des performances. Grâce à lui, les responsabilités de chacun et les échéances à respecter sont tout de suite plus claires.”

Une meilleure conférence année après année… organisée par une équipe plus efficace

Aujourd’hui, tous les organisateurs de DMEXCO utilisent Asana pour planifier la conférence et gérer leurs projets. Citons par exemple le cas de l’équipe marketing, qui s’en sert pour organiser ses partenariats, son e-mail marketing et les annonces présentant les 20 principaux intervenants invités à la conférence en avant-première.

Toute la structure fait le bilan de l’événement de l’année précédente et identifie les points d’amélioration à prendre en compte à l’avenir. Dans ce contexte, Asana permet de suivre la liste des tâches à faire et de garder une trace des discussions importantes. L’entreprise est ainsi en mesure d’offrir chaque année une meilleure expérience à ses participants. En résumé, la planification de la conférence est facilitée d’une année sur l’autre : il suffit aux organisateurs de reproduire les projets Asana de l’année dernière, de réattribuer les tâches et d’y apporter des améliorations.

En outre, l’intégration des employés est elle aussi facilitée par l’accessibilité aux anciennes informations. Même chose pour le départ des employés, quant à lui fluidifié par l’adoption d’un système clair. Mais surtout, l’équipe est plus efficace au quotidien, grâce à une bonne organisation de l’information et à une plus grande transparence : plus besoin d’éplucher des dizaines d’e-mails pour accomplir la moindre tâche ! Et enfin, l’équipe se sent beaucoup plus investie et ressent bien plus de fierté et de satisfaction devant le travail accompli visible sur Asana au jour le jour.

DMEXCO et Asana : et maintenant ?

L’équipe DMEXCO continue d’optimiser ses processus et son efficacité. Elle songe désormais à intégrer Asana à ses autres outils.

Asana, c’est l’assurance d’une productivité optimale, sans le stress habituel.”