DMEXCO s’appuie sur Asana pour devenir le rendez-vous incontournable des spécialistes du marketing numérique

DMEXCO
  • Logo de DMEXCO
  • Taille de l’équipe
    • 60 employés
  • Lieu
    • Cologne, Allemagne
  • Participation à l’événement
    • 40 000 visiteurs issus de 98 pays à la DMEXCO de 2019

L’impact d’Asana

  • Des gains de temps dans l’accès aux informations : plus besoin d’éplucher les e-mails à leur recherche
  • Une planification de conférence efficace en copiant et en réitérant les projets Asana précédents
  • Des responsabilités clairement établies pour chaque tâche et une plus forte motivation grâce à une meilleure visibilité des accomplissements

Chaque année, des spécialistes du marketing numérique venus du monde entier se réunissent à Cologne, en Allemagne, pour assister à DMEXCO, l’exposition du marketing numérique et sa conférence. Fort de ses 40 000 visiteurs issus de 98 pays, 1 000 exposants et 700 intervenants en 2019, ce salon accueille plus de marques, d’agences et de leaders de la technologie que tout autre salon dédié au secteur. Des chiffres qui donnent le tournis.

La conférence DMEXCO est organisée par une équipe de 60 personnes, fournisseurs externes inclus, qui est rattachée au parc des expositions de Cologne. Peter Knobloch est à la tête de l’équipe informatique et gestion de produits de ce groupe. Outre ses activités de soutien aux équipes spécialisées dans le marketing, les ventes et l’organisation des événements, l’équipe de Peter conçoit et gère les outils technologiques de la conférence, notamment l’application mobile et le système de billetterie.

Lorsque Peter a rejoint l’équipe, cette dernière faisait majoritairement appel aux e-mails pour planifier ses projets, ainsi qu’à des outils comme Slack, HubSpot et Confluence. Malheureusement, les e-mails ne représentaient pas une solution évolutive pour les raisons suivantes :

  • Les informations étaient cloisonnées et se perdaient dans des chaînes d’e-mails, ce qui rendait leur accès difficile.
  • L’équipe perdait trop de temps à rechercher des informations et avait donc du mal à respecter ses échéances.
  • Les membres de l’équipe éprouvaient des difficultés à identifier les responsabilités de chacun sur les différentes tâches et à visualiser clairement la progression des projets complexes.

Peter a donc enjoint son équipe à adopter Asana, une décision encore saluée par tous aujourd’hui.

« À grande échelle, les e-mails ne sont pas viables. Avant, nous pouvions passer des journées entières à éplucher des e-mails aux objets obscurs et à faire des recherches parmi des montagnes de commentaires intégrés, simplement pour mener nos tâches à bien. » —Peter Knobloch, responsable informatique et chef de produit

exposition DMEXCO


Une plateforme dédiée à la gestion des projets complexes

Peter a alors compris que l’équipe avait besoin d’accéder à une meilleure plateforme de gestion du travail pour passer à la vitesse supérieure. Au cours de ses 10 années d’expérience en startup sur d’autres types de postes, il avait eu l’occasion de faire appel à Asana. Il a donc eu l’idée de présenter cet outil à son équipe. Peter était convaincu qu’Asana serait en mesure d’aider DMEXCO dans sa planification et qu’il permettrait aux fournisseurs externes de collaborer aisément avec leurs collègues en interne, tout ceci au même endroit.

« Je ne pense pas qu’il soit possible d’opérer à un niveau professionnel sans faire appel à un outil de gestion du travail. »

Une demande est introuvable sur Asana ? Plus la peine de chercher, elle n’existe tout simplement pas

Sur Asana, Peter a créé des équipes virtuelles qui correspondent aux équipes physiques s’occupant d’organiser DMEXCO : équipe commerciale, équipe marketing, équipe de planification des conférences… Chacune d’elles a droit à ses propres projets.

L’équipe informatique dirigée par Peter a ensuite encouragé l’adoption d’Asana par toute l’organisation au travers d’une approche d’apprentissage par la pratique. Ils n’ont plus accepté que les demandes d’assistance formulées via des tâches Asana, rejetant celles en provenance d’e-mails ou de Slack. Ainsi, les autres équipes de l’organisation se sont familiarisées avec Asana et ont commencé à l’utiliser pour leurs propres activités.

« Asana est le système le plus reconnu en ce qui concerne l’amélioration des performances. Grâce à lui, nous avons gagné en transparence et en précision quant aux responsabilités et aux échéances des tâches à accomplir. »

Chaque année amène une meilleure conférence… organisée par une équipe plus efficace

Aujourd’hui, tous les organisateurs de DMEXCO utilisent Asana pour planifier la conférence et gérer leurs projets. Citons par exemple le cas de l’équipe marketing, qui s’en sert pour organiser ses partenariats, son marketing par e-mail et les annonces présentant en avant-première les 20 principaux intervenants invités à la conférence.

L’ensemble de l’organisation DMEXCO fait le bilan de l’événement ayant eu lieu l’année précédente et identifie les points d’amélioration à prendre en compte à l’avenir. Dans ce contexte, Asana permet de suivre la liste des tâches à faire et de garder une trace des discussions importantes. L’organisation est ainsi en mesure d’offrir chaque année une meilleure expérience à ses participants. En résumé, la planification de la conférence est facilitée d’une année sur l’autre : pour ce faire, il suffit aux organisateurs de reproduire les projets Asana de l’année précédente, de réattribuer les tâches et d’y apporter des améliorations.

exposition DMEXCO 2

En outre, l’intégration des employés est elle aussi facilitée par l’accessibilité aux informations passées. Même chose pour le départ des employés, quant à lui fluidifié par l’adoption d’un système clair. Mais surtout, l’équipe est plus efficace au quotidien, grâce à une bonne organisation de l’information et à une plus grande transparence. Ainsi, plus besoin d’éplucher des dizaines d’e-mails pour accomplir la moindre petite tâche ! Et enfin, l’équipe se sent beaucoup plus investie et ressent bien plus de fierté et de satisfaction devant le travail accompli visible sur Asana au jour le jour.

DMEXCO et Asana : et maintenant ?

L’équipe DMEXCO continue d’optimiser ses processus et son efficacité. Elle songe désormais à intégrer Asana à ses autres outils.

« Asana, c’est l’assurance d’une productivité optimale, sans le stress habituel. »

Découvrir d’autres exemples de réussite grâce à Asana